大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)經(jīng)營如何做好檔案管理

張曉玲

摘 要：大數(shù)據(jù)時代是社會科技信息發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)據(jù)信息呈爆炸狀增長，在這樣的大背景下加強檔案管理刻不容緩。因此，相關(guān)部門和工作人員應(yīng)該重視檔案的重要性，開拓思維、改革創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)制度和體系，從內(nèi)而外改善傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，為其長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑

1 大數(shù)據(jù)的特征

關(guān)于“大數(shù)據(jù)”，麥肯錫全球研究所在報告《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競爭和生產(chǎn)力的下一個前沿》中定義：大數(shù)據(jù)是指大小超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具的抓取、存儲、管理和分析能力的數(shù)據(jù)群。大數(shù)據(jù)具有體量龐大、種類繁雜、數(shù)據(jù)交換速率快等特征。據(jù)統(tǒng)計，全球企業(yè)2010年在硬盤上存儲了超過7EB的新數(shù)據(jù)，消費者在PC和筆記本電腦等設(shè)備上存儲了超過6EB新數(shù)據(jù)，而1EB數(shù)據(jù)就相當(dāng)于美國國會圖書館中存儲數(shù)據(jù)的4000多倍。大數(shù)據(jù)的種類也是多種多樣，涉及聲音、視頻、圖像、文本等。而數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換率快能夠有效滿足實時需求及決策，比如想知道關(guān)于某產(chǎn)品的性能及評價，通過大數(shù)據(jù)平臺便可迅速查詢到該產(chǎn)品的相關(guān)信息，達(dá)到實時的數(shù)據(jù)傳遞[1]。

2 大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理工作的影響

2.1 檔案管理形式發(fā)生轉(zhuǎn)變

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展與普及，已經(jīng)逐漸被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域當(dāng)中，為人們帶來了極大的便捷，同時也改變了人們的生活與工作方式， 傳統(tǒng)文件檔案材料記錄與管理方式也發(fā)生了巨大的變化，人們可以通過計算機獲取到圖片、文字等相關(guān)信息，不再局限于文字等單一信息載體形式，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案文件，文件的載體形式與呈現(xiàn)方式發(fā)生顛覆性改變。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越普及，覆蓋范圍也在不斷擴大，電子文件的載體形式也不再局限于計算機，可以在平板、手機等終端對文件進(jìn)行審核、傳輸、處理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下幾乎可以完成所有的工作內(nèi)容。尤其是近年來，大數(shù)據(jù)、云計算和無線網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，各項先進(jìn)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，政府部門也逐漸構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)政務(wù)服務(wù)，大量的檔案數(shù)據(jù)都上傳到云端系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行保存，同時也能夠?qū)崟r獲取信息數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時共享?；顒蛹皵?shù)據(jù)記錄形式豐富多樣化，和傳統(tǒng)檔案文件管理方式相比，有了質(zhì)的變化，計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展與更新，極大地改變了傳統(tǒng)檔案記錄與管理形式，也為進(jìn)一步提升檔案管理工作效率與質(zhì)量創(chuàng)造了有利契機。

2.2 檔案管理的安全性有待提高

隨著科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化和互聯(lián)網(wǎng)成了人們?nèi)粘９ぷ魃钪蓄l繁接觸的詞匯，不得不承認(rèn)科技對社會的改變是巨大的，檔案作為緊跟社會、記錄時事的工具自然也離不開現(xiàn)代科技的助力。電子文檔逐漸取代紙質(zhì)文檔，網(wǎng)絡(luò)平臺服務(wù)逐漸取代現(xiàn)場咨詢服務(wù)，這些變化在方便人們的同時也帶來了信息安全隱患。一些內(nèi)部共享的檔案信息可能會被不法分子所竊取，近年來通過“偽基站”進(jìn)行詐騙以及信息騙取的案例不勝枚舉。檔案管理的信息安全隱患還體現(xiàn)在電子文檔比紙質(zhì)文檔更加容易修改，也就是說檔案可能在共享甚至保存的過程中被篡改或者被復(fù)制，這其中存在很大的隱患，因此在大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全依舊是檔案管理需要關(guān)注的重點。

2.3 人才緊缺問題

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用和發(fā)展，對大數(shù)據(jù)人才的需求將越來越多。目前，大數(shù)據(jù)分析在國內(nèi)尚屬一個新興專業(yè)，雖然我國一部分高校開設(shè)了大數(shù)據(jù)專業(yè)，但相關(guān)人才的數(shù)量無法滿足市場的需求。一方面企業(yè)需求巨大，另一方面人才缺口巨大。精通數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)庫建設(shè)的大數(shù)據(jù)人才缺口難以在短時間內(nèi)填補。

2.4 檔案管理方式較為落后

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位想要做好檔案管理工作，就應(yīng)對大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，以此提高檔案管理所取得的成效。事業(yè)單位在檔案管理過程中，對于信息技術(shù)的運用相對較少，即使運用，也僅是在查找與搜索電子檔案信息上，就算在很大程度上能夠讓資料調(diào)節(jié)工作更為方便和高效，但資源總體管理效率與利用程度都還是相對較低?，F(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位建立了健全的管理模式，但個別檔案管理工作者在具體工作當(dāng)中，還是運用以往的檢索方式來完成資料的收集，極少借助大數(shù)據(jù)和云計算來完成信息的查找和篩選，總體來說，對新技術(shù)的運用相對較少，進(jìn)而影響到檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下完善國有企業(yè)檔案管理的策略

3.1 樹立大數(shù)據(jù)意識

雖然大數(shù)據(jù)的應(yīng)用給現(xiàn)代社會生活帶來了巨大的變化，相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍，但一些企業(yè)仍然沒有認(rèn)識到大數(shù)據(jù)應(yīng)用的價值，應(yīng)用意識淡薄，必然導(dǎo)致檔案管理模式不能及時更新。在大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)也將在未來邊緣化檔案管理在協(xié)助企業(yè)決策方面的作用。因此， 企業(yè)檔案管理者應(yīng)樹立“大數(shù)據(jù)”和“大檔案”意識，以適應(yīng)未來檔案工作的新要求[2]。

3.2 創(chuàng)建健全的檔案管理制度

現(xiàn)階段對于事業(yè)單位檔案管理工作已有系統(tǒng)的法律法規(guī)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下，事業(yè)單位開始轉(zhuǎn)變以往的檔案管理方式，在檔案管理工作當(dāng)中主動借助信息技術(shù)，能夠在很大程度上提升檔案工作的管理效率。但是在不斷變化當(dāng)中，陸續(xù)出現(xiàn)一些問題，應(yīng)依據(jù)具體情況來逐漸優(yōu)化和調(diào)節(jié)已有的檔案管理制度，同時嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)強化執(zhí)行力度，杜絕出現(xiàn)違規(guī)操作，使得檔案管理工作有序且安全進(jìn)行[3]。

3.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理建設(shè)與發(fā)展過程中，人才是促進(jìn)其發(fā)展的重要內(nèi)在動力，切實做好檔案管理工作，首先，要加大思想建設(shè)，不斷提升思想素養(yǎng)以及專業(yè)能力。應(yīng)當(dāng)從長期發(fā)展以及現(xiàn)代化建設(shè)2個方面入手，通過招考、選拔等方式引進(jìn)專業(yè)型人才，尤其是具備計算機能力，且又懂得檔案管理工作的專業(yè)化人才，從而有效改善當(dāng)前檔案管理隊伍人才不足、結(jié)構(gòu)不合理等相關(guān)問題。還應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)前檔案管理工作人員的實際情況，定期開展業(yè)務(wù)技能知識培訓(xùn)，通過相關(guān)活動進(jìn)行技能的訓(xùn)練。不斷提升當(dāng)前檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平以及計算機實踐操作能力，能夠充分利用檔案管理系統(tǒng)開展相關(guān)工作，逐步提升電子檔案管理水平與綜合能力。通過人才引進(jìn)，能夠為檔案管理部門輸入新鮮的血液，提升工作人員綜合素養(yǎng)與團隊能力， 全面推進(jìn)檔案管理隊伍的建設(shè)與發(fā)展，逐步建立起一支業(yè)務(wù)能力強、具有凝聚力的專業(yè)型隊伍，為檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展提供人才支持[4]。

3.4 整體優(yōu)化檔案管理體系

檔案管理是綜合管理工作的一部分，也就是說在制定詳細(xì)的管理方案時要明確檔案管理在其中的定位及作用，并以此為基礎(chǔ)建立檔案管理體系。首先要明確檔案管理在歷年中對企業(yè)運行的最基本服務(wù)，還要羅列出與檔案管理合作密切的其他部門，以此為大框架構(gòu)建檔案管理工作的大概內(nèi)容。此外，時刻關(guān)注市場對檔案管理的需求，在原來的基礎(chǔ)上不斷改善創(chuàng)新，從而建立完整的檔案管理體系。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化是保障企業(yè)正常高效運轉(zhuǎn)的前提條件，檔案部門需要根據(jù)企業(yè)實際情況依托大數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念， 促進(jìn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展，適應(yīng)和滿足時代發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 王景玲.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（22）：139-140.