提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

袁堂婷 山東臨沂煙草有限公司臨沭分公司

一、辦公室文秘人員需要提升的專業(yè)素養(yǎng)

（一）遵守公司制度

對(duì)于辦公室文秘工作人員來說，其在工作中要貫徹自身職業(yè)道德，做到嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，在其日常的工作中，由于其所做的工作對(duì)于其他相關(guān)工作具有輔助作用，因此還是較為繁重的，但盡管如此，也需要盡可能的將每項(xiàng)工作都做好充足的準(zhǔn)備，從而能夠?qū)崿F(xiàn)自身的工作規(guī)劃滿足領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際工作需求的目的，若不能夠提升對(duì)于實(shí)際工作的把控，從而長期處于手忙腳亂的工作狀態(tài)，則會(huì)很容易為自身的工作以及辦公室整體工作帶來麻煩，從而拉低整體工作質(zhì)量與效率[1]。

（二）以大局為重

以大局為重也是一名辦公室文秘工作人員必須要具備的專業(yè)素養(yǎng)，在日常的工作過程中，其需要將公司利益放在首位，個(gè)人利益盡可能的服從公司利益，由此在面臨每項(xiàng)工作的過程中，都能夠用整體全面的眼光去對(duì)待，從而確保實(shí)際工作的順利開展，這就要求文秘人員要具備足夠的韌性與忍耐度，從而有效承擔(dān)緩解自身工作中承擔(dān)的壓力以及挫折，嚴(yán)格杜絕假公濟(jì)私的情況出現(xiàn)。

（三）提升辦事效能

辦事效能是衡量一個(gè)辦公室文秘人員工作質(zhì)量與水平的重要指標(biāo)，其的側(cè)重點(diǎn)是工作質(zhì)量，基于此，在實(shí)際的工作中文秘人員時(shí)刻保持對(duì)于自身工作的熱情以及積極性，從而在面對(duì)不同類型的工作時(shí)能夠充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性，發(fā)揮個(gè)人工作激情，達(dá)到做事用心有效開展的目的，除此之外，文秘人員還需要在企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過程中不斷強(qiáng)化自身知識(shí)儲(chǔ)備，從而與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻關(guān)注企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展經(jīng)營理念，并針對(duì)市場發(fā)展動(dòng)向以及新出臺(tái)的政策進(jìn)行及時(shí)的掌握及了解，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于工作方式以及工作理念的合理協(xié)調(diào)，更好的勝任文秘工作的各項(xiàng)要求，不斷強(qiáng)化解決問題的能力。

（四）提高辦事效率

辦事效率也是文秘人員非常重要的一個(gè)必備素養(yǎng)，其在日常工作中，要保障與領(lǐng)導(dǎo)溝通的有效性，從而運(yùn)用客觀性的活躍思維，去落實(shí)所接收的工作命令，對(duì)于職責(zé)范圍內(nèi)的事情需要不斷優(yōu)化工作完成質(zhì)量，并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通意見或建議，避免工作失誤，此外，文秘工作人員不能盲目的進(jìn)行每天的工作，其需要有計(jì)劃的進(jìn)行，從而有針對(duì)性的進(jìn)行各項(xiàng)工作的規(guī)劃安排，確保工作效率[2]。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

（一）構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度

為落實(shí)辦公室文秘人員的工作質(zhì)量與水平，可借助完善的獎(jiǎng)懲制度，賞罰分明的工作模式能夠有效的激發(fā)文秘人員的工作積極性，并幫助其養(yǎng)成競爭意識(shí)，不斷強(qiáng)化自身的工作理念與追求，并且，合理的懲罰制度能夠在很大程度上對(duì)文秘人員的實(shí)際工作做出規(guī)范，從而促使其不斷完善自身工作標(biāo)準(zhǔn)，在提升其自身工作能力與水平的基礎(chǔ)上，還可以為各項(xiàng)工作的合理性、科學(xué)性、可靠性提供有效保障。

（二）激發(fā)文秘人員創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新意識(shí)是文秘人員乃至企事業(yè)單位整體發(fā)展的重要因素，對(duì)于部分的辦公室文秘工作人員來說，其普遍存在按部就班完成自己的工作即可的意識(shí)，事實(shí)上，這是一個(gè)誤區(qū)，文秘人員在做好自身工作的基礎(chǔ)上，還需要不斷提升自身創(chuàng)新意識(shí)，從而全方位的提升工作質(zhì)量及水平，基于此，主要可以從以下方面入手：其一，從辦公行為以及思想上鼓勵(lì)文秘人員進(jìn)行創(chuàng)新，從而引導(dǎo)其進(jìn)行辦公模式以及方法的改善，摒棄低效落后的工作方式，探尋先進(jìn)高效的工作模式；其二，辦公室領(lǐng)導(dǎo)可以以身作則，從而在日常的工作及行事上保持前瞻意識(shí)，并在其中實(shí)現(xiàn)對(duì)于創(chuàng)新意識(shí)的融合，從而為文秘工作人員做出有效指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)技能培訓(xùn)

不同工作單位對(duì)于文秘人員的專業(yè)水平的需求也存在明顯差異，為了能夠盡可能的滿足各類型工作處理的需求，企事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)于文秘工作人員的技能培訓(xùn)，從而加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)體系的資金投入，以此充分發(fā)揮培訓(xùn)價(jià)值，確保文秘工作人員的技術(shù)能力以及科學(xué)知識(shí)理念能夠不斷更新優(yōu)化，文秘人員自身在日常中也需要加強(qiáng)對(duì)于自身素養(yǎng)的提升，多學(xué)習(xí)前輩的工作經(jīng)驗(yàn)以及成功案例，并重視對(duì)于國家相關(guān)法律以及政策的了解，從而掌握價(jià)值觀動(dòng)向，并落實(shí)其對(duì)自身工作的實(shí)際指導(dǎo)，更好的勝任各項(xiàng)工作[3]。

（四）合理配置文秘人員

辦公室文秘工作較為繁雜多樣，因此企事業(yè)單位針對(duì)文秘人員數(shù)量需要進(jìn)行合理的配置，從而依據(jù)工作類型以及實(shí)際情況進(jìn)行合理劃分，以此進(jìn)行人員的協(xié)調(diào)配置，避免因?yàn)槿藛T過少，造成工作完成效果不佳，拖延或工作余量大的問題，以及因?yàn)槿藛T過多，對(duì)于各種工作挑挑揀揀或相互推諉而造成的實(shí)際工作效率及質(zhì)量低下的問題，更好的發(fā)揮各個(gè)文秘人員的自身價(jià)值，確保人力資源的合理分配，減少浪費(fèi)。

結(jié)語：綜上所述，辦公室文秘工作與企事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展中的各項(xiàng)工作都有著千絲萬縷的聯(lián)系，因此相關(guān)人員必須要重視對(duì)于文秘人員實(shí)際工作質(zhì)量與水平的提升，以此有效發(fā)揮文秘工作的實(shí)際價(jià)值，更好促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。