高等學(xué)校設(shè)備招標(biāo)管理的研究

朱潔 桂林理工大學(xué)資產(chǎn)管理處

引言

自2000年《投招標(biāo)法》實施以來，我國各行業(yè)的采購工作均在招標(biāo)的大背景下逐漸展開，而且逐漸成為各行業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)采購的主要方式。針對上述情況，國家又在2002年頒布了《中華人民共和國政府采購法》，該法于2003年1月1日正式實施。該法的頒布使得各行業(yè)的招標(biāo)工作愈發(fā)的合法化、規(guī)范化以及程序化。此后，該法又于2014年經(jīng)第十二屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十次會議修正，使得該法在招投標(biāo)、采購等方面的規(guī)范與指導(dǎo)更加細(xì)化且更具有一定的指導(dǎo)意義。

高校作為國家科研發(fā)展進(jìn)步的前沿陣地，其擔(dān)負(fù)著諸多重要的科研工作。而科研工作的推進(jìn)離不開優(yōu)質(zhì)設(shè)備的支持。所以在高校當(dāng)中，相關(guān)設(shè)備的招標(biāo)和采購是其日常工作中的重要且周期性的工作。但是在高校的招標(biāo)和采購過程中，也面臨著諸多問題。首先，在目前的高校招標(biāo)采購工作中，普遍存在工作量大、涉及面廣、任務(wù)繁重等現(xiàn)象[1]。另外，由于各高校的發(fā)展方向不同、需要突破的領(lǐng)域不同，這使得高校在采購相關(guān)設(shè)備時均存在一定的特殊性[2]。而且在高校環(huán)境當(dāng)中，即便是在同一所高校當(dāng)中，基于科研工作的推進(jìn)、每次所需設(shè)備也不盡相同，由此導(dǎo)致高校在設(shè)備招標(biāo)和采購的過程中，都需要重新展開對于所需設(shè)備的論證。使得高校的設(shè)備招標(biāo)工作十分的繁瑣，且難以形成固定的模式。綜上所述，在高校設(shè)備招投標(biāo)以及采購的相關(guān)工作逐漸成為高校的主要設(shè)備來源的背景下，面對其所體現(xiàn)出的各種問題，高校應(yīng)如何調(diào)整工作模式、構(gòu)建符合時代背景的運行體系是當(dāng)前高校招投標(biāo)工作亟待解決的重要問題。

一、高校設(shè)備招標(biāo)現(xiàn)狀與不足

（一）部門之間信息交流不充分

在當(dāng)前的高校招標(biāo)采購系統(tǒng)當(dāng)中，由于高校的發(fā)展方向、發(fā)展階段以及相關(guān)政策的限制，使得高校的招標(biāo)工作十分繁重。在整個招標(biāo)過程中，各部門需要根據(jù)所需采購設(shè)備的對應(yīng)政策及要求對招標(biāo)各個環(huán)節(jié)展開論證，同時還需要相關(guān)專家對整個過程中的專業(yè)問題進(jìn)行論證，以保證整個招標(biāo)過程能夠安全、有序進(jìn)行。但是在招標(biāo)的整個過程中，其所涉及的相關(guān)部門較多，財務(wù)、監(jiān)察、設(shè)備、科研、資產(chǎn)等多個部門均需要參與其中，并在招標(biāo)的多個環(huán)節(jié)當(dāng)中發(fā)揮作用[3]。由此可見，在高校的招標(biāo)過程是一個多部門、多環(huán)節(jié)的長期工作。因此在該過程中，信息的高效傳遞與各主體之間的高效溝通是保障高校招標(biāo)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。但是在目前的高校招標(biāo)過程中，由于各部門之間的信息大多采取獨立保存的方式，招投標(biāo)管理系統(tǒng)其設(shè)計定位局限于獨立的信息管理系統(tǒng)[4-6]，使得高校在招標(biāo)過程中諸多信息難以及時匯總到相關(guān)部門，進(jìn)而則會影響到招標(biāo)的進(jìn)程。所以，針對當(dāng)前高校招標(biāo)所存在的問題，如何轉(zhuǎn)變高校在招標(biāo)過程中的信息交流問題是目前高校需要重點關(guān)注的部分。

（二）招標(biāo)各環(huán)節(jié)銜接不緊密

在高校在招標(biāo)過程中，其所涉及到的主體十分豐富。在整個過程當(dāng)中，從起初的申報論證階段到中期的信息發(fā)布、開展招投標(biāo)再到后期的資金結(jié)付、設(shè)備運輸、安裝、使用等，其所涉及的環(huán)節(jié)十分冗雜。在目前的高校招投標(biāo)模式當(dāng)中，各個環(huán)節(jié)主體普遍存在重復(fù)溝通、多部門交涉的問題存在，由此則會導(dǎo)致工作進(jìn)程在推進(jìn)過程中出現(xiàn)信息不對等、各環(huán)節(jié)銜接不緊密等情況出現(xiàn)。因此在該過程當(dāng)中，如果各個環(huán)節(jié)不能進(jìn)行有效的銜接，那么高校的招標(biāo)工作就會出現(xiàn)短暫等停滯，進(jìn)而影響到整個工作的進(jìn)程。而且在傳統(tǒng)的高校招標(biāo)體系當(dāng)中，其招標(biāo)模式主要采取“計劃+招標(biāo)活動+采購合同”的方式進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的招標(biāo)采購[7]，而在上述過程中卻包含了諸多環(huán)節(jié)，例如采購計劃的編制、開展招標(biāo)采購活動、與供應(yīng)商簽訂采購合同以及供應(yīng)商履行采購合同等環(huán)節(jié)。而在上述模式當(dāng)中，運行效率同樣也受到信息傳遞效率的影響。所以在現(xiàn)行情況下，高校的招投標(biāo)體系當(dāng)中，提高各環(huán)節(jié)之間的銜接，間接促進(jìn)各部門之間的信息傳遞效率是當(dāng)前高校招投標(biāo)系統(tǒng)亟待解決的問題。

二、高校設(shè)備招標(biāo)管理模式的建立

（一）領(lǐng)導(dǎo)小組輔以部門聯(lián)絡(luò)辦公室

在高校的招標(biāo)運行體系當(dāng)中，由于其涉及諸多部門及環(huán)節(jié)，所以保證信息的高效傳遞、形成有效的信息傳遞渠道是高校設(shè)備招標(biāo)管理系統(tǒng)需要保證的基本條件。并且針對規(guī)章制度及例行問題處理方式以外的特殊情況，高校設(shè)備招標(biāo)體系需要具有能夠及時相應(yīng)并作出相關(guān)正確決策的主體。所以基于當(dāng)前高校設(shè)備招標(biāo)的管理體系，高校在推進(jìn)設(shè)備招標(biāo)工作時，可以通過構(gòu)建招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，采用部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。該領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)制定招標(biāo)過程中各環(huán)節(jié)的框架要求，并對招標(biāo)過程中出現(xiàn)的例外事件進(jìn)行處理。同時，為了保證整個招標(biāo)工作的有序進(jìn)行，領(lǐng)導(dǎo)小組需要輔以部門聯(lián)絡(luò)小組，部門聯(lián)絡(luò)小組主要負(fù)責(zé)在相關(guān)階段對各個職能部門和主體展開有效的溝通和聯(lián)絡(luò)，并進(jìn)行相關(guān)信息、文件的分發(fā)和收回工作，以此保證高校設(shè)備招標(biāo)在各個環(huán)節(jié)中的有效銜接。由此，針對高校設(shè)備招標(biāo)工作，通過領(lǐng)導(dǎo)小組輔以部門聯(lián)絡(luò)辦公室的形式，能夠?qū)崿F(xiàn)招投標(biāo)過程中信息的高效傳遞以及矛盾的及時解決。另外，領(lǐng)導(dǎo)小組的存在也有利于招標(biāo)過程中專家小組的建設(shè)以及相關(guān)監(jiān)管工作的展開。

（二）交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的組織形式

由于高校設(shè)備招標(biāo)工作涉及到諸多高校部門以及多個供應(yīng)商，所以在招標(biāo)過程的不同階段，需要不同部門之間的配合才能夠?qū)崿F(xiàn)招標(biāo)工作的高效運行。因此對于高校設(shè)備招標(biāo)工作的組織管理，可以選擇交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的管理模式。具體來說，在設(shè)備招標(biāo)的過程中，財務(wù)、科研、設(shè)備、監(jiān)察、資產(chǎn)等多個高校部門都需要參與到設(shè)備招投標(biāo)的工作當(dāng)中，并在招投標(biāo)的各個階段發(fā)揮不同的職能與作用。同時，在招投標(biāo)的過程中，必然存在多家供應(yīng)商的參與。因此，在招標(biāo)工作的各個階段，采用交叉結(jié)構(gòu)展開工作可以有效避免不公平情況的出現(xiàn)。

特別需要說明的是，在上述組織形式當(dāng)中，各個部門的參與均屬于因工作項目為導(dǎo)向的工作安排，即相關(guān)工作人員依舊屬于其自身所在部門，從事招標(biāo)工作則是因為該招標(biāo)項目需要相關(guān)專業(yè)人才完成其中的各項工作。綜上所述，交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)是基于招標(biāo)工作的工作特點而形成的多部門聯(lián)合的組織形式，其既能夠保證專業(yè)人才在對應(yīng)崗位的工作，又能夠?qū)崿F(xiàn)招投標(biāo)工作的公平、公正。

（三）基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式

根據(jù)上述環(huán)節(jié)和組織模式的建立，在高校的設(shè)備招標(biāo)工作中，高?？梢灾鸩綐?gòu)建起基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的設(shè)備招標(biāo)管理體系。該體系是在領(lǐng)導(dǎo)小組的帶領(lǐng)下，輔以部門聯(lián)絡(luò)小組，利用交叉網(wǎng)狀的結(jié)構(gòu)建立起來的管理模式。圖1為基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式。

根據(jù)基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式，我們不難看出，該管理模式能夠有效整合設(shè)備招標(biāo)的各個部門，并通過領(lǐng)導(dǎo)小組和部門聯(lián)絡(luò)組對高校各部門形成有效的管理、監(jiān)督以及調(diào)整。以此提高了高校在設(shè)備招標(biāo)過程中的整體工作效率，使招標(biāo)各個環(huán)節(jié)聯(lián)系更加緊密同時也加深了部門之間的溝通交流。另外，針對招標(biāo)的各個供應(yīng)商，該模式也通過交叉的方式，以隨機性實現(xiàn)招標(biāo)過程的公平公正。而在整個招標(biāo)過程中，專家組的評審是保證整個招標(biāo)工作推進(jìn)的重要一環(huán)，專家組的評審意見對高校開展設(shè)備招標(biāo)具有一定的指導(dǎo)意見，因此在該模式中，專家組的評審意見需要貫穿審評、對比過程始終。

三、高校設(shè)備招標(biāo)的機遇與挑戰(zhàn)

（一）雙重領(lǐng)導(dǎo)對招標(biāo)工作的影響

根據(jù)圖1所構(gòu)建的基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式，我們可知，該項工作是需要高校多個部門之間通過合作交流才能完成的一項任務(wù)。而上述模式所采用的網(wǎng)狀管理模式則需要各職能部門以招標(biāo)工作為基本出發(fā)點，安排相關(guān)專業(yè)人才從事相關(guān)工作。但是在完成工作的過程中，各部門的工作人員既要受到招標(biāo)工作小組的管理，同時還會受到自身所在部門領(lǐng)導(dǎo)的管理，從而形成工作人員的雙重領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象。這種現(xiàn)象會對工作人員造成一定的影響，使其難以專心于一項工作，甚至?xí)蛊湓诟黜椆ぷ髦谐霈F(xiàn)工作狀態(tài)不好的情況。所以在上述管理模式中，領(lǐng)導(dǎo)小組需要格外關(guān)注各部門工作人員對待工作的態(tài)度以及工作的完成情況，并且做好其工作協(xié)調(diào)工作。使雙重領(lǐng)導(dǎo)所帶來的影響降到最低，保證高校招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

（二）專家組制度的建立

根據(jù)基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式，我們不難發(fā)現(xiàn)，在整個高校設(shè)備招標(biāo)過程當(dāng)中，專家組的評審將會貫穿始終，而且專家組在評審過程中，既會對高校的招標(biāo)運行體系展開深入的了解，也會對供應(yīng)商進(jìn)行評估，所以專家組在整個高校設(shè)備招標(biāo)過程中具有十分重要的作用。因此，高校應(yīng)當(dāng)注重在設(shè)備招標(biāo)工作中專家組制度的建立與完善。該制度具體可劃分為前期專家信息數(shù)據(jù)庫的建立、招標(biāo)工作開展前專家組的組建以及招標(biāo)工作過程中專家組評審工作的開展。高?？梢酝ㄟ^上述方式，逐漸構(gòu)建起基于學(xué)校實際情況的設(shè)備招標(biāo)專家組制度。另外，高校在豐富完善專家組制度的過程中，也需要關(guān)注招標(biāo)工作的公平公正，在組成專家組的過程中，可采用隨機選擇、隨機分配的方式讓專家展開評功工作。

四、結(jié)語

針對高校的設(shè)備招標(biāo)管理工作，由于各個高校自身情況并不統(tǒng)一，所需采購的設(shè)備也不盡相同，因此在高校設(shè)備招標(biāo)工作中，并沒有一個統(tǒng)一的設(shè)備招標(biāo)處理辦法與工作流程。但是在設(shè)備招標(biāo)的管理模式方面，基于招標(biāo)主體與客體在各高校之間差異不大，所以可以根據(jù)當(dāng)前高校的實際情況與問題，形成符合當(dāng)前高校環(huán)境的高校設(shè)備招標(biāo)管理模式。因此，本文通過構(gòu)建基于交叉網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的高校設(shè)備招標(biāo)管理體系，希望采用領(lǐng)導(dǎo)小組、專家組以及高校各個部門的協(xié)同配合的工作方式，推動高校設(shè)備招標(biāo)的發(fā)展。并逐漸改善目前高校設(shè)備招標(biāo)過程中信息孤立、整合度不高的情況。