流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)探究

姚雄永

在社會不斷發(fā)展的過程中，人員流動量在逐漸增加，造成這一現(xiàn)象的原因有很多，可能是求學(xué)、工作等。而這就給人事檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，以往的流動人員人事檔案管理方式和現(xiàn)如今的發(fā)展形勢不相適應(yīng)，所以，結(jié)合現(xiàn)階段的信息化手段，進行流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)成為相關(guān)部門工作的主要任務(wù)。鑒于此，本文主要對流動人員人事檔案信息化管理的內(nèi)涵及優(yōu)勢進行了分析，并提出了信息化建設(shè)的路徑，以供參考。

由于社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，大眾為了獲得更好的生活而選擇去往不同的地區(qū)進行發(fā)展，使得流動人口的數(shù)量在逐漸增加，這給流動人員人事檔案管理工作帶來較大的困難。由于人事檔案中包含一個人學(xué)歷、學(xué)業(yè)表現(xiàn)、工作經(jīng)歷、獎懲等信息，對于個人和單位集體有重要的作用，所以人事檔案管理工作十分關(guān)鍵。但是以往的流動人員人事檔案管理方式和現(xiàn)如今的社會發(fā)展形勢已經(jīng)不相適應(yīng)，因此，需要利用信息化手段，進行流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)，有效提高檔案管理的水平。

人事檔案信息化管理主要是指改變以往紙質(zhì)化檔案管理的方式，建立多層次的檔案綜合信息系統(tǒng)，借助于信息化手段對檔案資源進行合理化的處理和使用。人事檔案的信息化具有標準化、數(shù)字化、以及網(wǎng)絡(luò)化的特點，能夠利用相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而記錄到信息管理系統(tǒng)中，經(jīng)過統(tǒng)一整合、分類、存儲等，實現(xiàn)一體化管理。通過網(wǎng)絡(luò)進行跨區(qū)域的檔案資源傳遞和共享，達到檔案管理統(tǒng)一化，更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求。

人事檔案管理實現(xiàn)信息化具有較大的優(yōu)勢，改變了以往人事檔案管理的方式，使檔案管理的水平得到有效提升。具體來講，首先，信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠較好地降低檔案管理人員的工作量，同時還能夠?qū)n案信息進行實時更新，確保檔案信息的完整性和準確性。其次，人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，能夠?qū)n案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動化的處理，對管理工作的時間成本可以有效節(jié)約。再者，應(yīng)用信息系統(tǒng)進行檔案管理，在進行檔案信息查詢時，能夠通過搜索功能快速找到，可以更高效的提供信息服務(wù)。同時人事檔案信息可以幫助相關(guān)單位良好的執(zhí)行勞動合同，防止出現(xiàn)人事糾紛。最后，信息化的管理方式，使得人事檔案信息的安全性得到有效保障，對檔案的查閱需要具備相應(yīng)的權(quán)限。

對檔案信息化管理的法規(guī)制度進行完善

在如今的社會發(fā)展形勢下，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)在多個行業(yè)領(lǐng)域中得到深化，關(guān)于流動人員人事檔案管理也開始了信息化建設(shè)。人力資源和社會保障部辦公廳發(fā)布了《關(guān)于加快流動人員檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》，各省市也相繼出臺了關(guān)于推進流動人員人事檔案信息化建設(shè)有關(guān)事項的通知[2]。然而受到不同地區(qū)發(fā)展情況和有關(guān)部門重視度的影響，在實際的工作過程中還存在一定的問題，因此，需要通過完善相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度，這樣才能確保流動人員人事檔案信息化管理工作的有效開展。對人事檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)范進一步加快制定，從法律法規(guī)以及政策的角度為檔案信息化建設(shè)提供標準依據(jù)。從省市層面來講，需要結(jié)合本地區(qū)實際的流動人口情況，制定出有關(guān)的規(guī)范細則，完善建立可靠的流動人員人事檔案信息化管理體系，指導(dǎo)工作有序進行。對人事檔案信息化標準進行規(guī)范建設(shè)

對紙質(zhì)化人事檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案信息的過程中，要在紙質(zhì)化檔案規(guī)范的基礎(chǔ)上制定出規(guī)范的流動人員人事檔案信息化管理的流程，以使管理工作的成效得到良好的提升，從而保證人事檔案信息化的統(tǒng)一性管理。構(gòu)建出人才公共服務(wù)機構(gòu)和有關(guān)部門檔案信息數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)集成的格局，使流動人口的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)整個業(yè)務(wù)流程的自動化。同時加強流動人口人事檔案管理服務(wù)平臺和檔案信息數(shù)據(jù)庫的對接，使人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)達到順利的對接交換。

進一步加快信息系統(tǒng)建設(shè)進度

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，信息技術(shù)的更新速度更快，對流動人員的檔案進行信息化管理，相應(yīng)的系統(tǒng)軟硬件要求也會逐漸提高。加強流動人員的檔案信息化建設(shè)，就需要有完善的信息系統(tǒng)支持，這樣才會提高信息化管理的成效。因此，人力資源公共服務(wù)中心需要根據(jù)信息化建設(shè)的總體目標要求，對信息化建設(shè)中的各種軟硬件設(shè)備進行快速建設(shè)，基礎(chǔ)的硬件設(shè)備需要進行更新完善。從軟件方面來講，其兼容性特點非常關(guān)鍵，需要大力開發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，通過多種途徑對軟件開發(fā)進行優(yōu)化，建設(shè)出一套能夠滿足流動人員人事檔案管理信息化要求、能夠和有關(guān)組織進行良好對接的軟件，進而使管理信息系統(tǒng)更具實用性。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，關(guān)于流動人員人事檔案管理信息化的建設(shè)，更需要加大對相關(guān)系統(tǒng)軟件的開發(fā)。福建省人力資源和社會保障廳辦公室轉(zhuǎn)發(fā)了人社部辦公廳關(guān)于推進流動人員人事檔案信息化建設(shè)有關(guān)事項的通知，要求要加快系統(tǒng)建設(shè)進度，根據(jù)全國統(tǒng)一軟件，開發(fā)建設(shè)省級集中的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。并抓緊編制《福建省流動人員人事檔案信息系統(tǒng)技術(shù)方案》，在經(jīng)過專家論證后實施建設(shè)。其中流動人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦功能模塊已經(jīng)上線運行。

加快數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，及時完成數(shù)據(jù)采集

在新的社會環(huán)境形勢下，關(guān)于流動人員的人事檔案信息化建設(shè)，需要重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，滿足信息數(shù)據(jù)采集的需求，以更好地實現(xiàn)檔案智能化、自動化管理。這就需要借助于多種信息化技術(shù)手段，加強流動人員人事檔案的全國通用數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對流動人員的檔案信息進行收集、記錄、分類以及存儲等，達到動態(tài)化管理的目標。此外，關(guān)于流動人員的檔案資料，在使用時通過信息化技術(shù)手段進行檢索，能夠使檔案管理和利用效率得到有效的提升。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中，同樣要大力推進網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，比如專用網(wǎng)絡(luò)、公共網(wǎng)絡(luò)，對網(wǎng)絡(luò)權(quán)限進行相應(yīng)設(shè)定，通過數(shù)據(jù)庫構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動平臺，使檔案信息的數(shù)據(jù)采集更加高效，同時也能夠深化檔案信息的共享。

加大信息化建設(shè)的投入資金

關(guān)于流動人員的人事檔案信息化建設(shè)，需要有充足的資金支持?？梢赃m當?shù)卦黾淤Y金投入，設(shè)立信息化建設(shè)的專項資金，對信息化管理的設(shè)施設(shè)備進行更新升級，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，同時，大力研發(fā)檔案信息化管理的軟件系統(tǒng)，通過信息技術(shù)構(gòu)建人才信息跟蹤系統(tǒng)，滿足檔案管理的現(xiàn)代化需求。各地人社部門需要大力爭取本級財政支持，確保流動人員人事檔案信息化建設(shè)有充足的經(jīng)費。依照人社部辦公廳《關(guān)于加快推進流動人員人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》以及《福建省就業(yè)補助資金管理實施辦法》的規(guī)定，檔案信息化建設(shè)需要的有關(guān)經(jīng)費可以優(yōu)先從就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)補助資金建設(shè)經(jīng)費中支出，也可統(tǒng)籌人才發(fā)展資金、基本公共服務(wù)經(jīng)費等渠道支出，確保信息化建設(shè)的順利開展。

加強信息化人才的培養(yǎng)

在對流動人員的人事檔案管理進行信息化建設(shè)時，人才也是非常重要的保障。因此，需要強化對人才的培養(yǎng)，從整體上提高人事檔案管理隊伍的信息化水平。首先，對目前的管理組織結(jié)構(gòu)以及人員的綜合能力進行全面的分析，接著制定出科學(xué)的教育培訓(xùn)體系，通過專家講座、集中培訓(xùn)等多樣化的培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的信息化水平。省廳同人才市場聯(lián)合舉辦了全省流動人員人事檔案管理人員系統(tǒng)操作培訓(xùn)班，主要培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)流動人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程、數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)實操等內(nèi)容。通過學(xué)習(xí)檔案信息化管理的專業(yè)知識，更好地開展實踐工作。同時，為了有效提高管理團隊教育培訓(xùn)的能動性，對相關(guān)的考核機制進行完善建立，通過獎懲激勵機制，使檔案管理團隊的整體綜合能力得以提升。

在如今的社會環(huán)境下，流動人口的數(shù)量在不斷增加，關(guān)于流動人口的人事檔案管理已經(jīng)成為工作的重要任務(wù)。為了有效提高流動人員人事檔案管理的質(zhì)量和效率，需要不斷加強檔案管理信息化建設(shè)，使檔案資料更好地發(fā)揮作用，這樣才能提高檔案信息的利用率。

（福建省福鼎市人事人才公共服務(wù)中心）

參考文獻：

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