信息收集、匯總工作技巧研究

樂瓊

摘 要：在信息化高速發(fā)展的今天，社會各個工作崗位工作進行的過程中，都涉及到信息的收集、匯總工作，當面對超多節(jié)點信息的收集匯總工作，必然會增加工作難度，采用合理的工作方式，可以提高信息收集、匯總工作的工作效率，并提高準確性。本文將以中鐵建設集團有限公司二級單位物資數(shù)據(jù)分析崗的角度，對信息收集、匯總的工作技巧進行研究。

關鍵詞：信息;收集;匯總;技巧

1 信息收集前的準備工作

1.1 設定統(tǒng)一模板進行收集

1.2 盡量以表格的形式對數(shù)據(jù)進行收集

（以下主要以表格形式收集進行闡述）

1.3 模板盡量涵蓋可能涉及的所有數(shù)據(jù)

避免信息遺漏導致的重復工作。

1.4 限定最終期限

2 信息收集的時間要求

2.1 預留復核時間

針對上級安排的統(tǒng)計、匯總工作，在上級單位截止時限前提前1-2天，為本級層面檢查復核留出必要的工作時間。

2.2 給下級單位一定的處理時間

應根據(jù)安排的工作復雜程度給下級單位一定的處理時間。如較復雜、系統(tǒng)性的工作，可安排1個月內完成;如簡單匯總的信息，可要求1-2天內完成。

2.3 根據(jù)緊要程度來設置截止時間

較為緊要、著急的信息匯總，可安排在較短時間內完成。

2.4 盡量縮短收集、匯總工作周期

除較為復雜或者階段性的工作以外，盡量安排在1-2天的時間內完成。時間限定越長，下級單位會遺忘此項工作，降低工作效率。

3 信息收集

3.1 及時對下級單位反饋上報情況

收集過程中及時在工作群反饋上報情況，對較快下級單位起到表揚作用，并提醒、督促未注意到此項工作或者工作效率較低的節(jié)點。

3.2 及時檢查

收集到的數(shù)據(jù)，在下級單位發(fā)回后及時打開檢查填報情況，有問題及時要求修改。時間拖長了下級單位還要重新復習此項工作內容，降低整體工作效率。

3.3 單獨催促、單獨提醒

針對工作效率較低的下級單位，單獨催促、單獨提醒。根據(jù)木桶效應[1]，短板下級單位才是控制整體事項完成的關鍵。

3.4 要注意對收集的電子資料的存儲

通常應以時間+收集的文件工作內容對工作文件夾進行命名，如：“2021年3月9日2020年分公司績效審計物資提供資料”。文件夾內針對各下級單位建立文件夾，或直接以文件存儲命名為各下級單位名稱，便于復核未上報情況理清處理思路。

4 信息的匯總

4.1 以統(tǒng)一發(fā)布模板對所有數(shù)據(jù)進行匯總

4.2 核對表頭

匯總時連同表頭進行復制，先核對表頭，避免因下級單位自行調整格式導致數(shù)據(jù)匯總錯誤。

4.3 注意粘貼方式

針對有公示的內容，盡量選擇“選擇性粘貼數(shù)值”的方式匯總，避免公式及數(shù)據(jù)鏈接錯誤導致的匯總數(shù)據(jù)錯誤。

4.4 對已匯總的下級單位文件名進行標記

如在文件名后標“-”符號等，防止匯總時出現(xiàn)遺漏、重復等情況。

4.5 匯總后應對字體、行間距、單元格格式進行統(tǒng)一排版

5 信息、數(shù)據(jù)的常見錯誤及復核方法

5.1 格式錯誤

由于粘貼后，比如日期錯誤顯示為數(shù)值、數(shù)值以文本形式顯示，導致亂碼。這類情況及時調整單元格格式。

5.2 數(shù)據(jù)異常

例如欠款、結算等匯總數(shù)據(jù)超過正常值，或者低于正常值。這種情況應使用表格篩選功能，將異常數(shù)值（如超大或者負值）的單位篩選出來，重新聯(lián)系下級單位復核。必要時可以用vlOOkup公式與已有數(shù)據(jù)或報表數(shù)據(jù)等進行對比，查找異常。

5.3 設置驗證公式進行驗證

如上期庫存+本期收入-本期消耗-本期庫存=0;結算>欠款;上月開累-本月開累=上月年累-本月年累=本月結算等。驗證數(shù)據(jù)異常的，單獨復核。

其他各行業(yè)可以根據(jù)行業(yè)情況分別設置驗證公式。

5.4 與上月對比驗證

類似成本數(shù)據(jù)分析類的連續(xù)月份的數(shù)據(jù)，可以采取與上月對比的方式匯總，通過上下兩個月對比，檢查合理性、查找問題。

6 信息輸出

通過掌握一定的工作技巧，我們對信息收集、匯總，保證一定的準確性，達到信息輸出的要求，圓滿完成信息收集、匯總工作。

參考文獻

[1]劉炎.“木桶效應”在管理學方面的思考[J]. 卷宗. 2017，（19）