ERP在生產(chǎn)型企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用

蔡文宇

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國生產(chǎn)型企業(yè)不斷壯大。而ERP系統(tǒng)的引入能夠系統(tǒng)地配合現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)信息的集成。但在實(shí)際應(yīng)用中，很多企業(yè)的ERP系統(tǒng)，未能真正發(fā)揮功效。

本文將對ERP在內(nèi)控應(yīng)用中的優(yōu)缺點(diǎn)展開探討，期望ERP系統(tǒng)更好地融合服務(wù)企業(yè)。

生產(chǎn)型企業(yè)特點(diǎn)及其對ERP在內(nèi)部控制中應(yīng)用的影響

生產(chǎn)型企業(yè)相對于其他類型的企業(yè)，主要的特點(diǎn)是：（1）組織架構(gòu)較為復(fù)雜，崗位設(shè)置多;（2）員工數(shù)量龐大，整體素質(zhì)參差不齊;（3）生產(chǎn)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計變更頻繁，過程控制復(fù)雜多變;（4）實(shí)物資產(chǎn)形態(tài)多樣，存放地點(diǎn)分散，資產(chǎn)管理較為困難。由于生產(chǎn)型企業(yè)的以上特點(diǎn)，使其在管理上較其他類型的企業(yè)難度更大。

ERP系統(tǒng)化是一個對企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)，其利用信息技術(shù)，對企業(yè)人力，資金，材料，設(shè)備，技術(shù)，信息，時間等七項資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門圍繞市場開展業(yè)務(wù)活動，旨在實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范明確內(nèi)部控制的目標(biāo);合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財務(wù)報告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)部控制和ERP的目標(biāo)是一致的，ERP系統(tǒng)不僅是企業(yè)信息化的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)計劃控制和經(jīng)營決策管理的關(guān)鍵系統(tǒng)。

生產(chǎn)型企業(yè)應(yīng)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制的優(yōu)勢

1.優(yōu)化作業(yè)流程，強(qiáng)化對所有資源的管控。生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計變更頻繁，ERP能夠結(jié)合不同工藝進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的再造，設(shè)置各類B0M滿足不同生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的需求;通過B0M結(jié)構(gòu)樹清晰地顯示產(chǎn)品的多階關(guān)系，且同一產(chǎn)品可以維護(hù)多條加工工藝，解決了生產(chǎn)型企業(yè)工藝設(shè)計變更與實(shí)際加工不一致的難題。

生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程長，過程控制復(fù)雜多樣。ERP通過加工單進(jìn)行訂單生產(chǎn)按排，并進(jìn)行實(shí)時過程控制，可以準(zhǔn)確了解當(dāng)前各個生產(chǎn)車間，以及各產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，隨時進(jìn)行各類資源的生產(chǎn)能力調(diào)整，進(jìn)行生產(chǎn)的有序調(diào)控。

生產(chǎn)型企業(yè)存貨形態(tài)多樣，頻繁地收發(fā)，生產(chǎn)流轉(zhuǎn)，存貨動態(tài)地存放于企業(yè)各環(huán)節(jié)，一直是企業(yè)管理的一個難點(diǎn)。ERP對每一存貨設(shè)置唯一物料編碼，對存放地點(diǎn)設(shè)置不同庫位，ERP支持動態(tài)的監(jiān)控，實(shí)時記錄供應(yīng)鏈全程收發(fā)存狀態(tài)，確保生產(chǎn)供給、銷售訂單完成和盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性;并且通過ERP查詢可以迅速分析倉庫呆滯料，及時按照安全庫存需求進(jìn)行生產(chǎn)采購調(diào)整，減輕庫存積壓對資金的高占用。

生產(chǎn)型企業(yè)成本計算復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后ERP可以自動數(shù)據(jù)處理，使業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性與及時性大大提高，成本核算更加精細(xì)，企業(yè)管理人員可更側(cè)重于進(jìn)行管理、預(yù)測與分析，有利于提供合理的方案與企業(yè)人力資源的合理配置。

2.面向供應(yīng)鏈管理的信息集成、傳遞系統(tǒng)。ERP是覆蓋整個供應(yīng)鏈的信息集成，圍繞核心企業(yè)，通過對信息流，資金流，物流的控制，將供應(yīng)商，制造商，分銷商，零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，供應(yīng)鏈上的信息迅速傳遞，解決了生產(chǎn)型企業(yè)產(chǎn)供銷信息不暢出現(xiàn)脫節(jié)的問題，增強(qiáng)了各環(huán)節(jié)的及時交流，提高了企業(yè)的競爭力。

生產(chǎn)型企業(yè)的組織架構(gòu)較復(fù)雜，崗位設(shè)置多，ERP實(shí)現(xiàn)了企業(yè)部門問信息的暢通與數(shù)據(jù)共享。相關(guān)信息可在企業(yè)內(nèi)部各管理級次、責(zé)任單位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間進(jìn)行溝通和反饋，滿足各管理層的需求，促進(jìn)內(nèi)控有序運(yùn)行，解決了生產(chǎn)型企業(yè)信息反饋慢的問題，決策層能及時決策應(yīng)對經(jīng)營管理風(fēng)險。

3.支持權(quán)限控制，內(nèi)控能力得到提升。生產(chǎn)型企業(yè)的員工數(shù)量多，整體素質(zhì)參差不齊，ERP在系統(tǒng)初始階段，就對各審批操作人員，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置操作權(quán)限控制，可以規(guī)避源于人員舞弊形成的風(fēng)險，使內(nèi)控能力得到提升。

生產(chǎn)型企業(yè)在應(yīng)用ERP內(nèi)部控制中存在問題

1.意識問題。內(nèi)部控制的成功與否，在很大程度取決于企業(yè)管理者的態(tài)度和管理意識，而ERP更加劇了這一點(diǎn)：因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大量錄入，使各部門的ERP擔(dān)當(dāng)怨聲載道;或者為了配合ERP的實(shí)施，涉及部門職能的重新劃分、工作環(huán)境和習(xí)慣的重新適應(yīng)，帶來焦躁心理;此時企業(yè)管理者如不能堅持現(xiàn)代管理理念使用新系統(tǒng)，數(shù)據(jù)跟進(jìn)往往不實(shí)時，ERP系統(tǒng)流于形式，最終將無法正常使用下去。

ERP的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均來自于企業(yè)普通職員的手工錄入，在共享狀態(tài)下，沒有傳統(tǒng)環(huán)境的數(shù)據(jù)核對和檢查過程，輸入有誤則會造成連環(huán)錯誤，直接影響其他流程運(yùn)作。而生產(chǎn)型企業(yè)數(shù)據(jù)錄入端口又特別多，差錯較難查找，因此各ERP擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ髫?zé)任意識尤顯重要。

2.環(huán)境問題。系統(tǒng)會帶來組織結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，想要按照ERP的實(shí)時處理原則，領(lǐng)導(dǎo)如有需要授權(quán)處理的業(yè)務(wù)，也必須進(jìn)行實(shí)時操作，否則無法進(jìn)行ERP的正常運(yùn)行，也就根本談不上ERP的內(nèi)控管理效果。

3.系統(tǒng)問題。主要來自于計算機(jī)軟件方面的風(fēng)險，容易受到內(nèi)部用戶和外部人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的無意或惡意攻擊和病毒攻擊等。而ERP系統(tǒng)功能繁多，免不了存在一定功能不足或潛在的軟件缺漏，當(dāng)有人刻意修改，造成錯誤，常常會因為不留痕跡而難以查找。

4.資金問題。ERP各模塊的開發(fā)是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)設(shè)置，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的模型，對于工藝流程復(fù)雜，開發(fā)難度大，人員多的生產(chǎn)型企業(yè)，需有足夠的資金投入保證前期開發(fā)、定期的維護(hù)，不斷的培訓(xùn)，后續(xù)功能開發(fā)升級，才能實(shí)現(xiàn)ERP在企業(yè)管控中做出貢獻(xiàn)。

生產(chǎn)型企業(yè)在ERP條件下完善企業(yè)內(nèi)控的策略

1.做好內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)對ERP的重視。企業(yè)引入ERP就是引入了一種管理理念，通過對員工的不斷培訓(xùn)宣傳，以及強(qiáng)制性考核激勵措施，加強(qiáng)對ERP的重視和管理，不僅需要高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可，更要求全體員工從思想上積極接受，培養(yǎng)整個企業(yè)的信息化文化建設(shè)。

2.成立獨(dú)立IT組，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。具備經(jīng)濟(jì)實(shí)力的企業(yè)引入ERP首先應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的IT部門，在軟件開發(fā)時應(yīng)檢驗整個系統(tǒng)的完整性，對非法數(shù)據(jù)，系統(tǒng)抗干擾能力各應(yīng)變能力及系統(tǒng)遭受破壞后的恢復(fù)能力重點(diǎn)測試;使用時，IT部門應(yīng)建立共享平臺，及時解決使用過程中發(fā)生的小問題，共享解決經(jīng)驗。將解決不了的問題點(diǎn)發(fā)給開發(fā)商進(jìn)行有效溝通解決，保證ERP使用的暢通性，并按照企業(yè)管理要求，逐步開發(fā)應(yīng)用。

3.完善ERP崗位責(zé)任制，強(qiáng)化管理和監(jiān)督。建立健全ERP崗位責(zé)任制，明確每個ERP崗位的職責(zé)范圍，實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的分離，按照職責(zé)范圍的規(guī)定，設(shè)置有限權(quán)限的開放。對人員的崗位實(shí)行定期輪換制，從而達(dá)到對人員的監(jiān)管。細(xì)化企業(yè)的管理制度，以內(nèi)部制度來規(guī)范和保證ERP業(yè)務(wù)操作，減少ERP操作中無意造成的差錯和人為差錯。

4.提供持續(xù)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。人員素質(zhì)控制是ERP系統(tǒng)內(nèi)控的根本。ERP系統(tǒng)管理員過硬的技術(shù)水平和良好的職業(yè)道德是必備的條件，其他系統(tǒng)操作員也要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和信息安全意識，以滿足企業(yè)對跨計算機(jī)、財會、管理及相關(guān)復(fù)合型人才的需要，針對生產(chǎn)型企業(yè)人員眾多，素質(zhì)參差不齊的特點(diǎn)，加強(qiáng)對人員進(jìn)行培訓(xùn)。ERP就是個從培訓(xùn)開始到培訓(xùn)結(jié)束的軟件使用過程。