小眾財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的創(chuàng)新探索

◆劉璐 謝勇/谷城縣審計(jì)局

筆者在對(duì)某投資公司進(jìn)行損益審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，該公司使用“神州易橋財(cái)稅大管家”進(jìn)行電子賬務(wù)處理，此款財(cái)務(wù)軟件相當(dāng)小眾，在網(wǎng)絡(luò)上基本搜索不到有用信息，前臺(tái)生成的DBB數(shù)據(jù)庫文件無法被AO識(shí)別。審計(jì)時(shí)只能要求先提供基礎(chǔ)表數(shù)據(jù)，但查閱時(shí)發(fā)現(xiàn)該軟件自動(dòng)生成的科目余額表是按月進(jìn)行全年匯總，某些有期初余額的科目并不在1月反映，多次輔助導(dǎo)入的數(shù)據(jù)與資產(chǎn)負(fù)債表總是不一致。焦頭爛額之際只能另辟蹊徑，鑒于明細(xì)賬數(shù)據(jù)表里某些單元格可以反映科目的期初余額和方向，筆者想到利用EXCEL的“遙控器”——VBA，實(shí)現(xiàn)高效準(zhǔn)確地提取每個(gè)工作表特定單元格內(nèi)容。接下來就是對(duì)這小眾軟件特異數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的探索之路。

一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查看分析

1.統(tǒng)計(jì)工作表個(gè)數(shù)，點(diǎn)擊“公式”→“名稱管理器”，如圖1所示。

圖1 打開名稱管理器

2.新建公式，名稱自定，“引用位置”輸入“=GET.WORKBOOK(1)”。

3.在表中任意單元格輸入公式“=COUNTA(TJ)”，如圖2所示。

圖2 子表個(gè)數(shù)

統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看到明細(xì)賬中存在559個(gè)工作表（已包含新增的4個(gè)子表，實(shí)際源表中555個(gè)子表）。

4.查看發(fā)現(xiàn)各個(gè)工作表名稱存在科目代碼+科目名稱、科目代碼、默認(rèn)表名3種命名方式（如圖3所示），但結(jié)構(gòu)相同（如圖4所示），符合批量提取的條件。

圖3 表名結(jié)構(gòu)

圖4 各個(gè)子表結(jié)構(gòu)

二、利用VBA批量提取所有工作表中特定單元格內(nèi)容

1.在所有工作表最后添加一個(gè)工作表，取名為“匯總”。利用快捷鍵Alt+F11，調(diào)出代碼窗口，添加模塊，編寫代碼如下：

Sub Opiona()

Rem禁止系統(tǒng)刷屏?觸發(fā)其他事件等

'On Error Resume Next '//發(fā)生錯(cuò)誤，自動(dòng)執(zhí)行下一句，就是忽略錯(cuò)誤

Application.ScreenUpdating=False'//關(guān)閉屏幕刷新

Application.DisplayAlerts=False'//關(guān)閉系統(tǒng)提示

Application.EnableEvents=False'//禁止觸發(fā)其他事件

Application.StatusBar=True'關(guān)閉系統(tǒng)狀態(tài)條

T=Timer'//開始時(shí)間

Set SHX=Worksheets("匯總")

FIRSTROW=3'//匯總表標(biāo)題所在行，下一行開始是數(shù)據(jù)

I=FIRSTROW+1'//數(shù)據(jù)記錄的開始行

SHX.Range("A"&I&":HZ1048576").ClearContents'//清空數(shù)據(jù)區(qū)域

Rem獲取各個(gè)分表清單

For Each SH In Worksheets

If SH.Name＜＞SHX.Name Then

Rem提示信息，在狀態(tài)欄顯示

Application.StatusBar="當(dāng)前提取的表格是："&SH.Name

DoEvents

Rem寫入工作表名

SHX.Cells(I,1).Value=SH.Name

Rem找到需要的單元格位置

For ICOL=2 To SHX.Range("HZ"&FIRSTROW).End(xl-ToLeft).Column

If Len(SHX.Cells(FIRSTROW-1,ICOL).Value)＞0 Then

SHX.Cells(I,ICOL).Value=SH.Range(SHX.Cells(FIRSTROW-1,ICOL).Value).Value

End If

Next

I=I+1'//準(zhǔn)備記錄下一條

End If

Next SH

Application.StatusBar=False'恢復(fù)系統(tǒng)狀態(tài)條

Application.EnableEvents=True'//'//恢復(fù)觸發(fā)其他事件

Application.ScreenUpdating=True'//恢復(fù)屏幕刷新

Application.DisplayAlerts=True'//恢復(fù)系統(tǒng)提示

MsgBox"一共用時(shí)："&Format(Timer-T,"#0.0000")&"秒",,"溫馨提示!!"'//提示所用時(shí)間

End Sub

2.關(guān)閉代碼窗口，返回正常窗口，點(diǎn)擊“開發(fā)工具”，在“匯總”工作表插入窗體按鈕，如圖5所示。

圖5 添加窗體按鈕

同時(shí)編輯好表頭，如圖6所示。

圖6 表頭名稱行

3.單擊按鈕執(zhí)行匯總各子表需要提取的4個(gè)單元格內(nèi)容，將提取結(jié)果復(fù)制，選擇性粘貼到新工作表“余額結(jié)果表”，如圖7所示。

圖7 統(tǒng)計(jì)結(jié)果

AO要求余額表包含關(guān)鍵字段：科目代碼、科目名稱、科目方向、科目余額，因此接下來還需要對(duì)科目進(jìn)行切分。從“科目”列我們發(fā)現(xiàn)單元格內(nèi)容都是“科目:科目代碼科目名稱”的結(jié)構(gòu)，可以利用組合函數(shù)查找冒號(hào)和空格的位置進(jìn)行對(duì)科目代碼和科目名稱的提取，在C3輸入公式“=MID(B3,FIND(":",B3)+1,FIND("",B3)-FIND(":",B3)-1)”，如圖8所示。

圖8 C3單元格公式和結(jié)果

4.在D3輸入公式“=RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND("",B3))”，利用下拉鍵，批量完成所有科目代碼和科目名稱的生成，結(jié)果如圖9所示。

圖9 分割后的科目代碼和科目名稱結(jié)果

5.最后一步形成標(biāo)準(zhǔn)的科目余額表，555行數(shù)據(jù)與源表數(shù)據(jù)一致。至此，科目余額表的標(biāo)準(zhǔn)化工作已全部完成，加上之前提供的憑證表，可以完成AO財(cái)務(wù)賬套的采集。

由于AO模板的有限性，小眾財(cái)務(wù)軟件基本無法直接采集轉(zhuǎn)換，但采集思路是固定的，我們只需要取得科目表、余額表、憑證表即可完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，滿足工作需要。而實(shí)際工作中，小眾財(cái)務(wù)軟件的表格數(shù)據(jù)邏輯性可能與AO不對(duì)稱，這時(shí)就需要積極創(chuàng)新、大膽探索，總能從中找到有用的數(shù)據(jù)，再配合相應(yīng)的辦法手段，最終完成數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化工作。