論國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)與對策

林仲城

摘 要：在信息化時(shí)代背景下，國有企業(yè)人事檔案電子化管理工作符合時(shí)代發(fā)展要求，但不能忽視其中存在的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。這里結(jié)合自身從事企業(yè)人事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，在分析了人事檔案電子化管理的優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，多角度探討了國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險(xiǎn)，并有針對性提出了國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略，希望對全面提升國有企業(yè)的人事檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;檔案管理;電子化管理

在國有企業(yè)的深化改革實(shí)踐中，企業(yè)人事檔案管理工作則是全方位反映及考察員工的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革發(fā)展中的重要方面。在信息化時(shí)代背景下，電子檔案符合時(shí)代發(fā)展潮流，在企業(yè)管理中體現(xiàn)出可利用程度高、使用便捷及利于保護(hù)的特點(diǎn)，是國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的必經(jīng)之路，也是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的方向所在。結(jié)合國有企業(yè)的檔案管理的實(shí)際情況，在人事檔案的電子化發(fā)展中依然存在著一系列的問題，本文結(jié)合自身從事國有企業(yè)檔案管理的實(shí)踐經(jīng)營，從實(shí)際出發(fā)，重點(diǎn)探討了如何加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案電子化管理水平應(yīng)該注意的問題。

1 人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

1.1儲存量較多

在傳統(tǒng)的人事檔案的紙質(zhì)化管理過程中，肯定會造成存儲信息量受到限制。在基于信息技術(shù)背景下的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)幫助下，能有效滿足較大的人事檔案的存儲量要求，從容量的角度來看已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲模式。

1.2 易于分類

考慮到國有企業(yè)所涉及到比較龐大且復(fù)雜的人事檔案，應(yīng)積極開展一系列的分類管理工作，方可以體現(xiàn)出檔案管理的優(yōu)勢。只有充分保障發(fā)揮出信息化檔案管理平臺的作用，方可以全面保障結(jié)合實(shí)際需求來自動(dòng)化、數(shù)字化分析人事檔案，實(shí)現(xiàn)其分類的更加合理及科學(xué)。

1.3應(yīng)用方便

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理實(shí)踐中，往往存在著資料查找難度比較大，檔案信息的總體利用率偏低。借助于檔案的電子化管理的優(yōu)勢，能借助于關(guān)鍵詞搜索，在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行精確化檢索，大大提升人事檔案應(yīng)用效率。

1.4 提升工作效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，涉及到大量的人力勞動(dòng)，還會造成容易存在各種各樣的錯(cuò)誤，整體工作效率偏低。借助于電子化管理模式的方式，能在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的人事檔案管理工作，并由于沒有采用紙張，還能體現(xiàn)出一定的環(huán)保性，有利于社會發(fā)展的可持續(xù)化發(fā)展。

2 國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險(xiǎn)

2.1 物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

結(jié)合國企的電子檔案的管理情況，涉及到一系列的物理設(shè)備，諸如鍵盤、硬盤、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等，這些直接關(guān)系到人事檔案的電子化管理的水平。一般來說，主要涉及到如下方面。一是，在自然環(huán)境方面，如存在著暴雨、地震等極端天氣的影響下，會造成硬件設(shè)備可能存在著損壞的問題;二是，在人員管理方面，盡管開展電子化人事檔案管理中涉及到人力內(nèi)容不多，但由于操作人員的信息化水平不高，也會造成存在著的一定的風(fēng)險(xiǎn)性問題。

2.2 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

在信息化時(shí)代背景下，特別是開展國有企業(yè)的電子檔案管理的實(shí)踐中，從網(wǎng)絡(luò)安全的角度出發(fā)，主要涉及到外部網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等方面。具體來說，體現(xiàn)在如下方面。一是，員工整體的安全理念意識不強(qiáng)，只有保障員工具有較強(qiáng)的信息綜合素養(yǎng)，方能有效處理各種信息安全隱患;二是，部分檔案管理系統(tǒng)平臺存在著隨意安裝軟件應(yīng)用，配置硬件設(shè)備等情況，各種移動(dòng)設(shè)備為工作提供了便利，但隨之會帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，造成病毒傳播而出現(xiàn)計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)被破壞或者遭到竊取，嚴(yán)重影響人事檔案管理水平。

2.3 外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

結(jié)合國有企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理要求，應(yīng)避免內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接，有效避免信息泄露問題出現(xiàn)。但部分員工在實(shí)際工作中，存在著內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)連接的情況，這樣也意味著人事檔案資料的安全隱患問題。由于系統(tǒng)存在著漏洞問題，這樣會造成不法人員信息存在著竊取風(fēng)險(xiǎn)隱患的問題，另外，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存在著安全防護(hù)措施不到位的情況，則容易造成信息數(shù)據(jù)資料受到攻擊，輕者會造成信息泄露，嚴(yán)重會造成計(jì)算機(jī)癱瘓的問題，嚴(yán)重影響到企業(yè)的電子化檔案的安全性。

3 國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略

3.1 提升對物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)

在開展國有企業(yè)的人事檔案的電子化管理的實(shí)踐過程中，大都是容易受到人為和自然等兩方面的因素的影響，容易造成存在著安全隱患問題，難以開展高質(zhì)高效的檔案管理工作，影響到國有企業(yè)的正常化發(fā)展。在具體實(shí)踐中，國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)工作。首先，及時(shí)了解周邊環(huán)境，重點(diǎn)應(yīng)對好極端惡劣天氣的影響。針對可能存在的隱患問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行硬盤轉(zhuǎn)移安全位置，落實(shí)人事檔案的安全性、完整性要求。在雷雨天氣下，還應(yīng)落實(shí)具體的避雷措施。另外，還應(yīng)提升操作人員的綜合信息素養(yǎng)，借助于信息化培訓(xùn)工作，全面提升操作人員及管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，盡量控制由于人為因素而造成的信息安全風(fēng)險(xiǎn)問題。

3.2 強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識

在落實(shí)數(shù)字化人事檔案的網(wǎng)絡(luò)安全的過程中，還應(yīng)重視落實(shí)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識的提升，避免造成存在內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)問題。首先，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)而增強(qiáng)廣大員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識，可以選擇網(wǎng)絡(luò)教育、培訓(xùn)活動(dòng)、會議等多種方式，并能借助于新媒體平臺，選擇抖音短視頻、微信公眾號等渠道，開展立體化的網(wǎng)絡(luò)安全教育，改變職工的傳統(tǒng)落后觀念，保障員工行為得到合理化約束。借助于專業(yè)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的定期維護(hù)及管理，保障整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性狀態(tài)要求。另外，在移動(dòng)硬件的應(yīng)用實(shí)踐中，還應(yīng)結(jié)合安全規(guī)范管理要求，明確規(guī)范性操作，生活中使用U盤杜絕在企業(yè)內(nèi)部使用，避免造成由于移動(dòng)硬盤設(shè)備交叉使用、網(wǎng)址釣魚等植入各種病毒，從而造成企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性大大降低。

3.3 加強(qiáng)對外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控

在上述風(fēng)險(xiǎn)防范的基礎(chǔ)上，國有企業(yè)還不能忽視對于外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管及防控措施。結(jié)合國有企業(yè)的電子化檔案管理的要求，可以從以下方面予以重視。一是，嚴(yán)格遵照網(wǎng)絡(luò)使用制度，明確落實(shí)各種網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)范，避免出現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)混合連接的情況，并應(yīng)落實(shí)具體的懲罰措施，通過制度來約束職工的行為，確保職工在工作內(nèi)不主動(dòng)和外網(wǎng)連接，從整體上降低外網(wǎng)病毒入侵的概率。二是，及時(shí)有效更新系統(tǒng)中的各種安全軟件，定期升級殺毒軟件，落實(shí)系統(tǒng)自動(dòng)化檢查，如系統(tǒng)中存在的病毒，應(yīng)能在短時(shí)間內(nèi)警報(bào)給工作人員，并實(shí)現(xiàn)病毒滅殺。其中，系統(tǒng)中的攔截系統(tǒng)，能起到進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息的分析作用，有針對性的阻攔不良代碼及信息資料，避免其進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)。同時(shí)，開展秘鑰管理，結(jié)合不同等級人員來設(shè)置相應(yīng)的密碼，不同操作人員具有不同的權(quán)限，這樣也有助于增強(qiáng)人事檔案的保護(hù)力度。

4 總結(jié)

由此可見，在全面推進(jìn)國企人事檔案電子化管理的實(shí)踐中，符合時(shí)代發(fā)展的潮流，有利于滿足國有企業(yè)深化改革發(fā)展的要求。但在此環(huán)節(jié)中，考慮到自然環(huán)境、人員以及網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面的影響，我們也應(yīng)重視國有企業(yè)的電子化檔案管理中的安全隱患，應(yīng)積極思考如何應(yīng)對存在著人事檔案損壞或泄露等問題。因此，在具體的人事檔案電子化管理的實(shí)踐中，應(yīng)通過加強(qiáng)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作，配置物理硬件設(shè)備等方式，盡可能降低網(wǎng)絡(luò)安全隱患發(fā)生頻次，保障國企人事檔案的電子化管理的安全性。

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