探討做好企業(yè)退休人員檔案管理的對策

王桂燕

摘 要：企業(yè)退休人員是一個相對特殊的群體，其在職期間為社會的建設和發(fā)展做出了巨大的貢獻，這些人員在退休之后，仍然應當享受到一定的福利待遇?；诖耍髽I(yè)的檔案管理部門就應當有效管理退休人員的檔案。一方面，這可以為退休人員獲取福利待遇提供保障，另一方面，也是有效推進我國建設和諧社會進程的重要支撐力量。本文對提升企業(yè)退休人員檔案管理質(zhì)量的對策展開了探討。

關鍵詞：企業(yè)退休人員;檔案管理;對策

在我國社會保障機制中，企業(yè)退休人員是其中的重點對象。企業(yè)退休人員的檔案不僅能夠直觀展示出其在職期間的思想政治水平以及工作經(jīng)歷，還可以作為一項關鍵憑證，為其獲取相關的福利待遇提供保障。所以，對企業(yè)退休人員的檔案進行有效管理應當是企業(yè)檔案管理部門工作的重點內(nèi)容，與此同時，這項工作應當注重從多方面入手，切實增強企業(yè)管理退休人員檔案的水平。

1建立健全企業(yè)退休人員檔案管理機制

在建立健全企業(yè)退休人員的檔案管理機制時，企業(yè)的檔案管理部門應當以現(xiàn)階段工作中存在的缺陷作為依據(jù)，對欠缺的部分進行改進，從而有效完善檔案管理機制。不僅如此，從事檔案管理的工作人員需要對整個檔案管理流程展開系統(tǒng)的調(diào)查與研究，搜尋出其中存在的問題，并采取合理的解決措施，以實現(xiàn)對檔案管理流程的優(yōu)化。一個規(guī)范的標準是開展管理工作的必要前提，企業(yè)應當建立健全相關的檔案管理標準，進而實現(xiàn)規(guī)范化管理企業(yè)退休人員檔案管理中所包含的檔案收集、檔案整理、檔案形成、檔案存儲以及檔案使用等各個管理流程的目標，促使這項工作開展的有序化。

除此之外，完善的檔案管理機制中還涉及到檔案管理的監(jiān)管機制。有效的監(jiān)管機制能夠為各個管理環(huán)節(jié)與既定的檔案管理有關標準和制度相吻合提供保障，并且有利于短時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)中存在的問題和缺陷，并借助科學有效的方法對其進行優(yōu)化。與此同時，為了能夠客觀且公正的評估檔案管理人員開展管理工作的質(zhì)量和效率，企業(yè)需要對管理機制中所涵蓋的考核評價機制進行完善，設計并推行有效的量化考核標準。如此一來，檔案管理人員晉升職位和薪資待遇評價等環(huán)節(jié)就可以與其考核結果進行有機結合，在考核機制以及自身發(fā)展的推動下，檔案管理人員工作的主觀能動性會得到有效的增強，從而提升企業(yè)退休人員檔案管理工作開展的質(zhì)量。除考核機制外，還應當建立合理的激勵機制，以形成良好的管理氛圍，促進管理機制的建立健全[1]。

2提升對企業(yè)退休人員檔案管理的重視程度

企業(yè)退休人員的檔案管理工作是一項十分重要的基礎性工作，企業(yè)的經(jīng)濟管理者以及企業(yè)檔案管理部門的工作人員應當對這方面內(nèi)容有著深刻的認知，強化對于這項工作的重視程度。首先，企業(yè)的管理層面應當增加投入到這項工作中的人力資源與物力資源，為這項工作的開展提供物質(zhì)上的支持，打下良好的基礎;其次，檔案管理部門的人員配置要進行優(yōu)化，一方面，需要加大引進信息管理技術人才和專職管理人才的力度，積極從企業(yè)外部吸納高素質(zhì)人才，促使這些人才在退休人員檔案管理中發(fā)揮出自身的價值，提升管理質(zhì)量，另一方面，還應當對現(xiàn)有人才進行有效的培訓，通過培訓活動向其傳輸更加先進的管理理論和方法，推動現(xiàn)有管理人員服務意識的提升，并作用于檔案管理工作的進程中。對人員配置進行優(yōu)化有著多方面的作用，不僅可以實現(xiàn)與企業(yè)內(nèi)部其他職能部門之間的協(xié)調(diào)合作，還可以為企業(yè)退休人員能夠及時獲取應得的權利和福利提供保障。

在開展工作的過程中，為了能夠真正提升對于企業(yè)退休人員檔案管理工作的重視程度，就應當有效培養(yǎng)有關工作人員的思想政治水平，只有使其思想水平達到一定的高度，才能夠正確認知退休人員檔案管理工作的重要性。第一，在日常的工作中，檔案管理人員要合理分析并充分利用與檔案管理工作相關的資料，充分理解其中的精華內(nèi)容;第二，要培養(yǎng)管理人員的服務意識，提升其工作的責任心，并鼓勵管理人員深入學習我黨的指導思想，使國家層面與檔案管理工作相關的政策和方針能夠真正落到實處。

3建立健全信息化管理機制

當前，信息化的發(fā)展趨勢已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作也在這樣的環(huán)境下對自身工作中的多個環(huán)節(jié)進行了優(yōu)化和改善，以便更好地適應現(xiàn)階段的發(fā)展需求。建立健全企業(yè)檔案信息化管理機制是提升檔案管理工作信息化的關鍵舉措，首先，要深入調(diào)查并研究退休人員的檔案管理過程，從而為完善信息化管理機制創(chuàng)造良好的條件;其次，要有效規(guī)范檔案信息化管理的程序，并建立相對完善的管理制度和標準;最后，搭建起一個檔案資料數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并嚴格審查并反復核算退休人員檔案信息的收集和錄入等環(huán)節(jié)，使錄入到檔案管理系統(tǒng)中的資料做到真實有效。此外，針對檔案管理過程中所涉及到的檔案交接環(huán)節(jié)，企業(yè)的管理層面應當對其進行嚴格的規(guī)定，并科學指導該環(huán)節(jié)的有關工作，促使其有序開展，實現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案管理工作可以具備更好的延續(xù)性[2]。

信息化檔案管理機制與傳統(tǒng)檔案管理機制一項最顯著的差異就在于檔案形式。信息化檔案管理中，檔案信息基本是以電子形式存在的，而傳統(tǒng)檔案管理機制中，紙質(zhì)檔案是檔案信息最基本的存在形式。因此，在信息化檔案管理機制下，檔案管理人員需要對電子形式的檔案信息進行有效的錄入，并做到無遺漏。同時， 對檔案信息進行重新核查和比對時，也可以借助信息技術，一方面，借助計算機設備就可以完成檔案的錄入，其后續(xù)查詢和使用也會更加便捷，加快了檔案管理的效率，另一方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案信息相比，電子檔案信息無需占用過多的實際空間，節(jié)約了資源，對電子檔案進行備份也更加容易。由此可見，借助信息化檔案管理手段不僅可以加快對企業(yè)退休人員檔案進行管理的效率，還能夠在很大程度上提升這項工作開展的質(zhì)量。與此同時，對于企業(yè)內(nèi)部原有關于退休人員的紙質(zhì)版檔案信息，檔案部門要利用合理的方法對其進行妥善的保管，避免這些檔案遭到破壞或者是丟失，并保證每隔一段時間就對其進行檢查，將存在的安全風險有效消除。

總結：

綜上所述，企業(yè)的退休人員是社會中的不可或缺的一個特殊群體，提升企業(yè)管理退休人員檔案的質(zhì)量是十分重要的基礎性工作。企業(yè)應當建立健全針對退休人員的檔案管理機制，并轉變原有的意識，強化對于這項工作的重視程度。不僅如此，新的時代條件下，信息化已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，基于這樣的環(huán)境，企業(yè)退休人員檔案管理工作中應當充分融入信息化，并完善信息化管理機制，做好企業(yè)退休人員檔案管理工作。

參考文獻：

[1]王俐.企業(yè)退休人員檔案管理淺析[N].大同日報，2020-08-26（007）.

[2]謝延斌，楊艷，謝智強.深入做好退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作[J].蘭臺世界，2020（07）：6-7.