電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)及安全保障措施分析

張鳳嬌

摘 要：我國經(jīng)濟建設(shè)最近幾年之所以發(fā)展如此迅速，離不開國家經(jīng)濟的支持和政策的扶持，才有今天的成就和成果，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，人們對用電的需求量越來越大，對供電的要求也越來越多樣化，電力部門面臨著更大的挑戰(zhàn)，因而對電力企業(yè)檔案開展數(shù)字化建設(shè)也愈發(fā)受到重視?？茖W(xué)合理的檔案數(shù)字化建設(shè)是電力部門穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)供電出現(xiàn)應(yīng)急事件時，通過數(shù)字化檔案及時地查閱有效信息，可為制定科學(xué)有效的應(yīng)急方案提供支撐。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案數(shù)字化建設(shè);安全保障措施

引言

我國電力行業(yè)發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯的成就，其成果已經(jīng)遙遙領(lǐng)先其他發(fā)展中國家。對于電力企業(yè)管理而言，數(shù)字化檔案有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能比擬的優(yōu)勢，它便捷且高效，能夠快速準(zhǔn)確地將電力企業(yè)中出現(xiàn)的問題進行統(tǒng)計和分析，管理人員可以更加直觀地認(rèn)識到問題的原因，并且及時制定優(yōu)化措施。

1檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1.提升辦公自動化水平，傳統(tǒng)的檔案管理方式較為粗放，電力企業(yè)需增設(shè)檔案人員，定期進行軟件與硬件設(shè)備更新。若一直采用傳統(tǒng)檔案管理方式，電力企業(yè)不僅需增加管理成本，還難以提升檔案管理效率。通過數(shù)字化檔案管理模式，檔案無需采用紙質(zhì)載體形式，利用數(shù)字化方式存儲于電腦內(nèi)，相關(guān)人員能夠隨時調(diào)取并使用，既能節(jié)約空間，減少成本，還可提升工作效率。2.確保檔案得到充分利用，憑借先進的信息技術(shù)，數(shù)字化檔案可及時進行歸檔、存儲。電力企業(yè)的許多部門對于檔案資料的應(yīng)用較為普遍，需查詢、調(diào)用相關(guān)檔案資料以指導(dǎo)工作。檔案中包含著豐富的信息資源，數(shù)字化檔案可為相關(guān)人員提供可靠信息，當(dāng)相關(guān)人員進行決策時，可將檔案作為重要的參考依據(jù)。

2電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)及安全保障措施

2.1存量檔案的數(shù)字化

對于存量檔案進行數(shù)字化的加工，是一項十分煩瑣的內(nèi)容，但也是十分重要的內(nèi)容。尤其是一些建立時間較長的電力企業(yè)，存量檔案內(nèi)容眾多，對于存量檔案的數(shù)字化加工費時費力。不過電力企業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對于存量檔案的加工是必要的基礎(chǔ)工作。在存量檔案的數(shù)字化加工中，要給予一定的支持，配置較為高端的掃描儀、刻錄機等設(shè)備，盡可能地降低人工勞動。同時，在存放數(shù)字存量檔案中，要注意進行科學(xué)合理的編號收錄，保證檔案檢索和瀏覽的方便和快捷。存量檔案數(shù)字化屬于管理對象數(shù)字化的轉(zhuǎn)型范圍，是檔案管理過程數(shù)字化能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。

2.2利用新技術(shù)加強檔案數(shù)字化管理工作

首先，應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)的更新，防止信息資源的質(zhì)量和傳播價值減少，造成質(zhì)量惡化的現(xiàn)象。相關(guān)部門應(yīng)該注重對檔案管理防火技術(shù)以及病毒入侵技術(shù)的掌握，加強數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，保障檔案信息資源在數(shù)字化平臺上得到相應(yīng)的管理和保護;除此之外，技術(shù)、資金和人力都有優(yōu)勢，并且IT文件的構(gòu)建正在迅速增長，能夠為檔案數(shù)字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術(shù)維護工作創(chuàng)造條件。

2.3加強數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的安全管理

優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理最重要的措施就是加強數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。雖然電子檔案比紙質(zhì)檔案方便很多，但也存在一定的安全隱患，其只有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境良好的情況下才具備安全性。因此，在相關(guān)人員要瀏覽電子檔案時，檔案管理人員要及時做好登記，并且要在保證網(wǎng)絡(luò)安全的前提下才能讓其查看檔案。另外，在相關(guān)人員查看傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時也要嚴(yán)格檢查，必須按流程做好相關(guān)登記才能允許其借閱檔案。與此同時，在收集數(shù)據(jù)的過程中檔案管理人員要和各部門工作人員仔細(xì)核對所采集的數(shù)據(jù)是否正確，是否可以入檔，是否是按照標(biāo)準(zhǔn)流程進行采集的。為了確保電子檔案安全，檔案管理人員應(yīng)在計算機上安裝防火墻和防病毒軟件，防止有黑客入侵電腦盜取檔案信息，還應(yīng)規(guī)定在瀏覽電子檔案時只能使用電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，防止外網(wǎng)進入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)破壞電子檔案。

2.4以嚴(yán)格的規(guī)章制度筑牢檔案數(shù)字化建設(shè)底線

確保檔案安全性的關(guān)鍵就是從嚴(yán)做好保密措施，首要的就是制定一系列的檔案管理保密制度，規(guī)范檔案的保密等級、保密目錄、保密方式以及保密檔案借閱流程等。對保密檔案的管理人員和技術(shù)人員要簽訂保密協(xié)議，在訪問數(shù)字化平臺時，要設(shè)置身份驗證等環(huán)節(jié)，確保保密檔案不泄漏。規(guī)章制度的執(zhí)行情況會直接影響到檔案管理的安全性，電力企業(yè)部門要經(jīng)常性地宣傳檔案管理的重要意義以及檔案使用的方式方法，讓企業(yè)營造一種保護檔案的良好氛圍。

2.5組建專業(yè)團隊

電力企業(yè)應(yīng)吸引更多的高素質(zhì)專業(yè)人才開展檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，通過定期培訓(xùn)等方式提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，補齊檔案管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)有短板。在開展專業(yè)技能培訓(xùn)工作的同時，電力企業(yè)可采用合理的獎懲機制對檔案管理人員進行考核、監(jiān)督，努力調(diào)動檔案管理人員的學(xué)習(xí)自主性與工作積極性。在招聘時，電力企業(yè)要結(jié)合崗位性質(zhì)與具體內(nèi)容制定并調(diào)整招聘標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查應(yīng)聘人員的業(yè)務(wù)水平、從業(yè)經(jīng)驗等方面，堅持擇優(yōu)錄取。電力企業(yè)還要合理控制招聘的人員數(shù)量，不可為減少費用支持縮減檔案管理人員的數(shù)量，也不可為追求效率而隨意增加檔案管理人員的數(shù)量，努力組建專業(yè)的檔案管理團隊。

2.6建立完善的數(shù)字化檔案管理責(zé)任制度

建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)責(zé)任制度是順利開展工作的重要步驟。首先要對檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟有一定的了解，并聘請有專業(yè)技能的人才。另外，檔案數(shù)字化建設(shè)的根本離不開檔案的收集、整理、管理等工作，所以傳統(tǒng)的檔案建設(shè)步驟及要求是可以參考的。應(yīng)按照傳統(tǒng)的檔案建設(shè)工作將人員進行大概的分組，然后將人員進行具體的劃分，使得每一項工作都有專門的人員進行監(jiān)督和管理，以此為依據(jù)制定出科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案數(shù)字化建設(shè)責(zé)任制度。

2.7檔案管理電子化與人工智能化的建設(shè)

人工智能是未來社會管理的一個主要的趨勢，對于電力企業(yè)檔案管理來說，其本質(zhì)上也是信息資源的管理。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其主要目的也是對檔案進行更加高效的利用。因此，在檔案管理的電子化與人工智能化建設(shè)，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及未來發(fā)展的主要目標(biāo)。在中共中央、國務(wù)院下發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：加快推進對重要檔案數(shù)字化成果進行文字識別和語音識別。因此，在電力企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，要廣泛利用先進的科學(xué)技術(shù)，來加強檔案信息資源的信息智能化建設(shè)。同時，由于人工智能技術(shù)正處在不斷發(fā)展和完善的階段，在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中，要隨時進行新的技術(shù)和設(shè)備更新，來不斷提升人工智能的應(yīng)用效果。

2.8堅持制度化推進，使檔案信息化建設(shè)更加有力有效

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)化、綜合性工程，非朝夕之功，必須立足實際、轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識，做好長遠(yuǎn)規(guī)劃、頂層設(shè)計。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強制度設(shè)計，因地制宜制定發(fā)展計劃，分步實施、量力而為，建立檔案信息化建設(shè)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作機制，健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度，完善檔案信息化發(fā)展保障等機制，確保檔案信息化事業(yè)在制度化的軌道上與時俱進、逐步升級。

結(jié)語

總而言之，電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨，要在優(yōu)化完善規(guī)章制度、構(gòu)建數(shù)字化檔案、提高工作效率的同時，確保數(shù)字化檔案的安全性，從而有效發(fā)揮數(shù)字化檔案獨特的優(yōu)勢，讓電力企業(yè)的檔案資源獲得最大化地開發(fā)與利用。

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