事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

崔海霞

摘 要：檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講十分的重要，為了提高工作效率、避免檔案的內(nèi)容泄露，將現(xiàn)代技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中顯得尤為重要，本篇文章主要闡述了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用所出現(xiàn)的問(wèn)題以及給予了相關(guān)的建議，相關(guān)工作者可以進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)

前言：

當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中的檔案數(shù)量越來(lái)越龐大，給工作人員帶來(lái)了較大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能現(xiàn)在工作的需要。需要結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步，因此將數(shù)字化技術(shù)結(jié)合檔案管理是一個(gè)大勢(shì)所趨的方向。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)

當(dāng)前人們處在一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代中，很多領(lǐng)域都開(kāi)始將互聯(lián)網(wǎng)融入到工作當(dāng)中，從而提高工作效率，檔案管理工作也不例外。但是就目前來(lái)看仍有部分工作人員習(xí)慣于之前的檔案管理工作方式，并不愿意接受新的理念。主要原因是在于部分工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，且認(rèn)為對(duì)于傳統(tǒng)技術(shù)人員已經(jīng)非常熟悉，而且不需要添加其他的工具。對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)缺乏一個(gè)全面的認(rèn)知[1]。有個(gè)別的單位滿(mǎn)足于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，并不愿意有所突破。有的單位引進(jìn)了檔案管理數(shù)字化技術(shù)，但是并不是十分的認(rèn)可，這就阻礙了數(shù)字化技術(shù)發(fā)揮出真正的功能。

（二）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面存在的問(wèn)題

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要有專(zhuān)業(yè)的人才，但是目前個(gè)別單位的工作人員并不是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)，對(duì)于工作并不是十分的熟悉，造成工作效率低下。有的事業(yè)單位當(dāng)中人員較少，工作任務(wù)較為繁重，所以調(diào)遣其他崗位的工作人員來(lái)完成檔案管理工作，這些都會(huì)影響數(shù)字化技術(shù)的使用。數(shù)字化技術(shù)主要是依靠互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，難免會(huì)有一定程度上的安全威脅，給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。有的單位在招聘人才時(shí)過(guò)于重視檔案管理專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容，但是忽略了人員對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的了解和使用，使檔案管理工作缺乏復(fù)合型人才，最終使工作質(zhì)量下降。有的單位數(shù)字化技術(shù)仍然不夠成熟，不能滿(mǎn)足現(xiàn)在檔案管理工作的需要，需要不斷完善。

（三）相關(guān)配套設(shè)施的不完善

當(dāng)前檔案管理工作基本上都需要依靠現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)，但是仍然有部分的單位沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)備。有的設(shè)備已經(jīng)較為陳舊，造成檔案管理工作的效率低下。個(gè)別的管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性并不愿意投入相應(yīng)的資金在數(shù)字化技術(shù)方面。所以說(shuō)如果能夠加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)很多問(wèn)題都能夠迎刃而解。有的單位給予檔案管理工作的面積較小，設(shè)備不完善，工作環(huán)境較差，這都會(huì)影響工作的正常進(jìn)展。沒(méi)有設(shè)立檢查設(shè)備的專(zhuān)業(yè)人員，使設(shè)備即便出現(xiàn)問(wèn)題也不能夠立馬的發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致問(wèn)題的擴(kuò)大化，最終只能選擇淘汰，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

二、事業(yè)單位檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的策略

（一）工作者應(yīng)當(dāng)給予數(shù)字化應(yīng)用高度的重視

相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)知，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、書(shū)籍、報(bào)紙等等多種途徑，了解一些數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)。管理者在工作當(dāng)中樹(shù)立一個(gè)清楚的目標(biāo)，有所側(cè)重的完成工作。組織員工外出學(xué)習(xí)，使員工了解到市場(chǎng)上較為先進(jìn)的一些技術(shù)，學(xué)習(xí)較為完善的操作系統(tǒng)。當(dāng)前許多領(lǐng)域都逐漸結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，提高工作質(zhì)量[2]。數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中無(wú)疑是一個(gè)新的突破。相關(guān)工作者需要結(jié)合市場(chǎng)的需求及時(shí)做出調(diào)整。數(shù)字化技術(shù)的高效運(yùn)行離不開(kāi)完整的制度。完整的制度能夠使信息更加全面，實(shí)現(xiàn)資源共享，有效的整合作用。管理者要對(duì)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合有一個(gè)具體的認(rèn)知，將其每一個(gè)環(huán)節(jié)都安排適合的人才，使工作當(dāng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)能夠環(huán)環(huán)相扣，有效提高工作效率。管理者可以舉辦一些關(guān)于檔案管理工作的活動(dòng)，是事業(yè)當(dāng)中的所有人員都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供良好的工作氛圍。

（二）建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

數(shù)字化管理系統(tǒng)的不斷完善需要有專(zhuān)業(yè)的人員，單位在招聘人才時(shí)應(yīng)當(dāng)做到公開(kāi)、公正、透明。招聘的人才不僅僅需要對(duì)檔案管理知識(shí)激起熟悉，也需要了解數(shù)字化技術(shù)。對(duì)于人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使其能夠滿(mǎn)足當(dāng)代檔案管理的需求。目前人們處在一個(gè)數(shù)據(jù)化時(shí)代，資源的有效利用及其的重要，應(yīng)當(dāng)通過(guò)現(xiàn)代的技術(shù)將資源進(jìn)行整合。使工作人員能夠快速的找到自己所需要的數(shù)據(jù)。之前傳統(tǒng)的錄入方式不僅速度較慢，而且人工參與較多，難免會(huì)有錯(cuò)誤。為了有效解決此問(wèn)題出現(xiàn)了OCR技術(shù)，人們可以通過(guò)這種技術(shù)，快速的將內(nèi)容錄入到電腦當(dāng)中，不僅僅對(duì)于文字，包括圖片也都可以錄入，有效的降低了工作失誤，減輕了工作人員的工作壓力[3]。當(dāng)前我國(guó)的數(shù)字化技術(shù)并不是十分的成熟，可以派遣人員到其他國(guó)家進(jìn)行學(xué)習(xí)，引進(jìn)一些前端的技術(shù)和理念。請(qǐng)到業(yè)單位檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的專(zhuān)家進(jìn)行演講，提供一些具有建設(shè)的建議，有效提高工作者的技術(shù)能力。

（三）完善相關(guān)設(shè)施

設(shè)備對(duì)于當(dāng)前數(shù)據(jù)化技術(shù)的運(yùn)用起到的作用是舉足輕重，工作人員應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。定期對(duì)于當(dāng)前設(shè)備進(jìn)行檢查，對(duì)于已經(jīng)損壞的設(shè)備做出統(tǒng)計(jì)，匯報(bào)給上級(jí)，進(jìn)行維修，避免問(wèn)題的擴(kuò)大化。在單位當(dāng)中應(yīng)當(dāng)有設(shè)備維護(hù)的專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)于相關(guān)設(shè)備非常熟悉能夠在日常工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，而且能夠有效防止重要信息的泄露。倘若設(shè)備已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足工作的需要，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的更換，避免影響正常工作，單位應(yīng)當(dāng)投入相應(yīng)相應(yīng)的資金幫助檔案管理更新設(shè)備。各大單位可以交換人員互相學(xué)習(xí)，做出調(diào)查目前什么設(shè)備性?xún)r(jià)比更高，效果更好。對(duì)于一些投入資金較大、效率較低的設(shè)備及時(shí)淘汰。工作人員也應(yīng)當(dāng)合理的使用設(shè)備，避免因?yàn)檫^(guò)度、不恰當(dāng)?shù)氖褂枚乖O(shè)備有所損耗。在上崗之前給予工作者關(guān)于設(shè)備的培訓(xùn)，使工作者了解如何使用這些設(shè)備，以及設(shè)備使用過(guò)程當(dāng)中容易出現(xiàn)的問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，數(shù)字化技術(shù)出現(xiàn)并且投入使用，能夠在很大程度上提高工作效率，推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。不斷的完善數(shù)字化技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)是非常有必要的，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展有重大意義。但是就目前來(lái)講我國(guó)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合仍有較大的進(jìn)步空間，需要工作者不懈努力，爭(zhēng)取有所突破，

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