高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策

張芝慧

摘 要：檔案管理工作含有高校的學(xué)校信息、科研立項、資源分配等資料，是高校管理的重要參考依據(jù)，對對高校管理有著十分重要的意義。本文對高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題進(jìn)行了剖析，并對其提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：高校管理;主要問題;解決措施

高校檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前高校檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，需要引起高效管理的重視。檔案管理數(shù)字化程度能夠有效反映該校的辦學(xué)水平。高校實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，能夠在節(jié)約人力資源的基礎(chǔ)上，有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.高校檔案管理數(shù)字化面臨的問題

1.1硬件投入不足

數(shù)字化管理建設(shè)首先要建立充足的軟硬件設(shè)備。當(dāng)前，我國的高校檔案管理數(shù)字化缺乏足夠的硬件設(shè)備，具體體現(xiàn)在：第一，缺乏良好的網(wǎng)絡(luò)連接環(huán)境，不能穩(wěn)定輸送信息。目前，很多高校受限于經(jīng)費或者其它客觀因素，一些過于老化的硬件設(shè)施不能及時得到更新?lián)Q代，當(dāng)下的信息管理系統(tǒng)很難進(jìn)行大體積的網(wǎng)絡(luò)信息輸送，導(dǎo)致信息傳遞困難;第二，一些經(jīng)費充足的高校雖然更換了足夠先進(jìn)的硬件水平，但是其與硬件匹配的軟件水平落后，不能充分發(fā)揮硬件的作用，無法為檔案管理人員提供高效便捷、人性化的工作系統(tǒng)，導(dǎo)致信息處理和信息共享方面存在極大的障礙，影響了高校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。

1.2管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)體系不統(tǒng)一

當(dāng)前，高校檔案管理并未建立同一的管理規(guī)范和管理體系，各高校之間互不兼容。數(shù)字化管理工作對共享安全性要求高、對兼容性要求高，這就需要統(tǒng)一的技術(shù)支持、統(tǒng)一的管理體系和統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。但目前，檔案管理數(shù)字化在信息收集、歸類、分檔和共享方面存在多個標(biāo)準(zhǔn)，各高校的檔案數(shù)字化工作建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一、進(jìn)度不同，加之相應(yīng)的管理制度和管理體系不完善，沒有形成一致的高標(biāo)準(zhǔn)管理意識，制約了高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

1.3缺乏專業(yè)性人才

檔案管理需要復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理的知識，又要對現(xiàn)代信息技術(shù)有較好的掌握。但是目前，滿足這兩方面要求的人才較少，從事檔案管理工作的人員整體素質(zhì)較低，沒有足夠的專業(yè)能力;一方面他們沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不能高效利用數(shù)字化工具，另一方面他們沒有經(jīng)過完整的培訓(xùn)，檔案管理知識還停留在紙質(zhì)版時代。這導(dǎo)致了人才隊伍不能很好完成高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，難以適應(yīng)高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要。專業(yè)人才的缺失導(dǎo)致了檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高，影響了高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

1.4安全方面存在較大隱患

檔案信息的安全十分重要。但是就目前而言，我國的信息管理安全工作仍不到位，對檔案信息安全的重視程度不夠，加之檔案信息工作本身具有一定的保密性，教職工和學(xué)生普遍對信息管理的重要程度重視不夠，使得檔案管理工作的安全性存在較大隱患。

2.提升高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

2.1加大硬件設(shè)備的投入

高校檔案管理數(shù)字化工作高度依賴于硬件設(shè)備的建設(shè)。檔案的載體和記錄方式隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷發(fā)展，推動數(shù)字化工作的建設(shè)首要就是需要足夠的硬件設(shè)備建設(shè)。首先要保障優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，選用滿足需要的數(shù)字化硬件設(shè)施，提升檔案信息化工作的經(jīng)費投入，及時更新硬件設(shè)施，保障基礎(chǔ)設(shè)施，如計算機(jī)、硬盤、網(wǎng)絡(luò)帶寬、掃面儀等硬件投入，為高校檔案管理數(shù)字化夯實設(shè)備基礎(chǔ);其次還要為檔案管理工作提供良好的數(shù)字化軟件、系統(tǒng)等，使用專業(yè)的管理系統(tǒng)能夠提高檔案管理工作的規(guī)范程度，同時提升工作人員的工作效率，切實推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

2.2完善的高校檔案管理體系

完善的規(guī)章制度和管理體系是提高高校檔案管理數(shù)字化工作的重要一步。應(yīng)當(dāng)建立健全當(dāng)前的高校檔案管理工作的管理制度，建立完善的監(jiān)督、考核體系，以便于管理制度的順利實施和整個檔案管理工作的順暢運行，依據(jù)目前的《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定適合各高校的檔案管理制度，不斷修正、完善管理體系。明確檔案管理工作的職責(zé)，建立嚴(yán)格的管理規(guī)范，在檔案整理工作的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的歸納;此外，還應(yīng)建立完善的考核體系，設(shè)立專門的管理組織，定期或不定期對檔案管理工作進(jìn)行視察、考核，保障數(shù)字化管理工作的高效;最后還應(yīng)簡化工作程序，指定便捷、高效的管理手段進(jìn)行檔案管理，保障高校檔案管理數(shù)字化工作順暢運轉(zhuǎn)。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的人才隊伍。

高校檔案管理數(shù)字化工作離不開高效、專業(yè)的人才。首先，高校應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)的檔案管理知識和管理能力，提升其數(shù)字化方面的知識和能力，更新他們對檔案管理的認(rèn)識，提高其對檔案管理的重視程度;其次，高校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案管理建設(shè)的人才，積極引入檔案管理學(xué)和計算機(jī)科學(xué)的人才，充分發(fā)揮他媽呢的專業(yè)優(yōu)勢，提升整體的高校檔案管理數(shù)字化工作人員的專業(yè)化素質(zhì)。高校可借助當(dāng)前豐富的教學(xué)資源和師資力量，快速對現(xiàn)有的檔案管理人才隊伍進(jìn)行培養(yǎng)和教育，提升他們的專業(yè)能力;最后，高校還應(yīng)當(dāng)制定良好的工作競爭機(jī)制和晉升機(jī)制，提升工作人員的競爭意識，調(diào)動工作人員的積極性，提升他們的工作能力，滿足高校檔案管理數(shù)字化工作的需要。

2.4加強安全管理，提高重視。

檔案是個人隱私，應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理工作安全方面的重視程度;一方面，國家和地方應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格立法，確立相應(yīng)的保密制度和保密措施，提高檔案管理工作從業(yè)人員的保密意識;另一方面，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)完善目前的安全制度，防范外來黑客對檔案系統(tǒng)的破壞和攻擊，此外，還應(yīng)當(dāng)提升學(xué)生對高校檔案工作的重視程度，加強對檔案管理知識的普及，讓教職工和學(xué)生對檔案管理工作有更加深入的認(rèn)識，這樣才能更好地推進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化工作。

3.結(jié)論

高校檔案管理工作是高校重要的管理工作，我國的高校檔案數(shù)字化建設(shè)剛剛起步，面臨著極大的挑戰(zhàn)。目前，高校的檔案管理主要存在硬件投入不足、管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)體系不統(tǒng)一、缺乏專業(yè)性人才、安全方面存在較大隱患等問題，需要高校提升硬件設(shè)施投入，進(jìn)一步重視相關(guān)人才培養(yǎng)，完善管理規(guī)范和管理體系，提升安全方面的重視程度，切實推進(jìn)高校的檔案數(shù)字化管理工作。

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