企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題分析及對(duì)策

引言

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。尤其是近年財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實(shí)施使得企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理從原來(lái)橫向、屬地化管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向、流程化管理，由此帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理各方面工作的改變，再加上對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，更是弱化了會(huì)計(jì)檔案的管理，從而造成會(huì)計(jì)檔案歸檔的完整性與合規(guī)性受到考驗(yàn)。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》描述會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證;會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)書(shū)、其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不夠

大多數(shù)中小型企業(yè)缺乏會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，忽略會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性。首先，財(cái)務(wù)人員少，沒(méi)有專(zhuān)職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，大都是會(huì)計(jì)人員代為管理會(huì)計(jì)檔案，而會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識(shí)與操作技能;另外兼職會(huì)計(jì)檔案管理的基本上初級(jí)財(cái)務(wù)人員，對(duì)檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前任口口相傳，而由于各人的理解程度不一，造成對(duì)檔案的分類(lèi)、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一， 這些都會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作相脫節(jié)。

（二）企業(yè)內(nèi)部缺乏明確的檔案管理工作流程

流程管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中很重要的組成部分，流程管理一方面明確員工做什么，一方面明確員工怎么做。目前很多企業(yè)沒(méi)有明確的檔案管理工作流程，明確指導(dǎo)會(huì)計(jì)人員如何進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理。大多企業(yè)只對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔，卻忽視會(huì)計(jì)文件資料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會(huì)計(jì)檔案的完整和齊全性，讓會(huì)計(jì)檔案的作用沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理除了收集資料，還需要分析、鑒定、儲(chǔ)存等，對(duì)于價(jià)值意義不大或過(guò)期的資料需要鑒定銷(xiāo)毀。

（三）對(duì)新形式下的會(huì)計(jì)檔案管理變化難以適應(yīng)

財(cái)務(wù)共享的建立導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從依賴(lài)經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系轉(zhuǎn)化為依賴(lài)共享服務(wù)中心構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，由此帶來(lái)傳統(tǒng)屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系變化，一方面會(huì)計(jì)檔案管理流程變得更加復(fù)雜，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)诮?jīng)營(yíng)單位所在地一直延伸至共享服務(wù)中心，過(guò)程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、鏈條長(zhǎng)，其間介入崗位增多且職責(zé)存在交叉，管理責(zé)任分工不明確甚至出現(xiàn)缺失;另一方面財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心采用影像系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管及調(diào)閱都和原來(lái)不一樣了，加上相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理流程沒(méi)有及時(shí)跟上，對(duì)會(huì)計(jì)人員造成了一定的困擾。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度

要想全面做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，首先就必須轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，在這一思想轉(zhuǎn)變中領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起帶頭作用，提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。一方面企業(yè)對(duì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，另一方面要不斷加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入，盡快把會(huì)計(jì)檔案管理納入到會(huì)計(jì)的日常工作事務(wù)中來(lái)，以確保其能夠盡快的跟上會(huì)計(jì)工作的步伐。

（二）建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度

要想提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，需要一套健全的管理制度。各單位應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定出一套符合企業(yè)的科學(xué)完整的會(huì)計(jì)檔案管理流程，從會(huì)計(jì)資料的產(chǎn)生到整理，到編碼歸檔，再到定期鑒定以及如何根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的處置措施，及責(zé)任部門(mén)參與鑒定的人員，再到會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀等一系列問(wèn)題有一個(gè)清晰可操作的流程來(lái)指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作，以確保會(huì)計(jì)檔案能夠有序存放、妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。保證會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠規(guī)范有序的發(fā)展。

（三）索財(cái)務(wù)共享工作中的會(huì)計(jì)檔案管理新模式

雖然新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，自2016年1月1日起施行。但從內(nèi)容來(lái)看，其并未考慮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種特殊財(cái)務(wù)管理變革模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的問(wèn)題。基于會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生的變化，應(yīng)不斷探索共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)模式。一方面要建立會(huì)計(jì)檔案管理新體系：財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程新責(zé)任體系，作為責(zé)任劃分和集團(tuán)管控的基礎(chǔ)。另一方面加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案流程管理：選用條形碼、射頻識(shí)別等信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)和步驟的實(shí)時(shí)跟蹤和定位，并據(jù)此進(jìn)行加工處理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化流程管理。另外，由于財(cái)務(wù)共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存，應(yīng)確保兩種形式檔案資料一致，并得到政府監(jiān)管部門(mén)的認(rèn)可。

（四）加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，會(huì)計(jì)檔案管理的重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，加快會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源共享，加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，盡早實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化和使用便捷化。在財(cái)務(wù)共享模式下整合會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，通過(guò)規(guī)模效應(yīng)降低會(huì)計(jì)檔案管理成本，增加會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作，發(fā)揮集中化、信息化管理優(yōu)勢(shì)，延伸和革新會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案的管理在財(cái)務(wù)工作中是一項(xiàng)非常重要的工作，它不但占用財(cái)務(wù)人員大量精力進(jìn)行整理和歸檔，后期的資料保管也要面臨反復(fù)查詢。要保證這些資料的安全完整，更需要財(cái)務(wù)人員精心、細(xì)致的工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的集中管理，引入電子條碼和檔案管理系統(tǒng)，不但提升了會(huì)計(jì)檔案資料整理的高效率，而且實(shí)現(xiàn)了文檔資料的精準(zhǔn)定位、查詢及保管工作，使會(huì)計(jì)檔案工作變得容易和可操作。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中國(guó)檔案》雜志2016年第2期作者：蔡盈芳單位：國(guó)家檔案局經(jīng)科司）《規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平》

[2] 張慶龍 聶興凱 潘麗靖 主編 電子工業(yè)出版的《中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心典型案例》

[3] 陳劍 梅震 著 清華大學(xué)出版社出版的《構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心》

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作者簡(jiǎn)介：陳曦（1978.10），女，漢，河南，大學(xué)本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，工作單位：格蘭富水泵（無(wú)錫）有限公司，研究方向：新形勢(shì)下財(cái)務(wù)人員發(fā)展方向探索。