科技檔案的整理及其規(guī)范化實(shí)踐

鄭超平

摘 要：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展及其在社會(huì)生產(chǎn)中的越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，科技檔案作為企業(yè)的主要信息資源越來(lái)越顯示出它在科研生產(chǎn)上的重大的作用;所以，搞好科技檔案的管理，改革現(xiàn)存的科技檔案利用體制，勢(shì)在必行。作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作重要組成部分的企業(yè)檔案工作，尤其是重中之重的科技檔案管理工作如何發(fā)展，如何鞏固其升級(jí)成果，如何發(fā)揮其職能作用，以適應(yīng)企業(yè)之需要，是擺在我們每一位企業(yè)檔案工作者面前等待解決的新課題。

關(guān)鍵詞：科技檔案;整理;規(guī)范化

引言

科技檔案主要保存的是在科學(xué)研究和生產(chǎn)過(guò)程中的形成的具有一定價(jià)值的材料以及聲像資料等。正因如此，要著力探索科技檔案的管理新路徑，保障科技檔案管理質(zhì)量。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，要學(xué)會(huì)把這些技術(shù)充分地融入帶到科技檔案的創(chuàng)新管理之中，加快科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

1科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。為保證社會(huì)快速發(fā)展，各大單位需要積極地開(kāi)展科技檔案管理工作，確?？萍紮n案管理工作沿著正確的方向完善與發(fā)展。其中，集中統(tǒng)一為科技檔案管理的基本原則。通過(guò)科學(xué)地管理科技檔案，不僅有利于確?？萍紮n案信息資料的完整性，而且有利于充分地發(fā)揮出科技檔案的價(jià)值。“四同步”乃是科技檔案管理工作的要求，具體包括的內(nèi)容如下所述。一是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步;二是檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步;三是驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步;四是申報(bào)、登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。在按照基本原則及要求開(kāi)展管理工作的情況之下，能夠很好地保證科技檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2科技檔案規(guī)范化管理措施

2.1健全、完善科技檔案管理制度

為規(guī)范科技檔案管理工作，要不斷地完善科技檔案管理制度。一方面，要健全檔案的利用、保管制度。比如，規(guī)范案的借閱時(shí)間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點(diǎn)等。通過(guò)案的利用、保管制度，可以提高檔案管理質(zhì)量。另一方面，要健全獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度。如果科技檔案管理人員以及工作人員完成了工作內(nèi)容，并且在工作表現(xiàn)較佳，就可以對(duì)他們進(jìn)行物質(zhì)與精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。反之，則需要對(duì)他們進(jìn)行懲罰，進(jìn)而督促他們有效地落實(shí)工作。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在變化，科技檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，完善與調(diào)整科技檔案管理制度，這樣就可以更好地起到強(qiáng)化科技檔案管理工作的目的。

2.2建立科學(xué)的科技檔案管理方法

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升和迅猛發(fā)展，對(duì)于管理這些科學(xué)技術(shù)的輔助工作更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。做好管理工作更需要科學(xué)的管理方法，著重提升管理人員的工作素養(yǎng)，從而促進(jìn)科技檔案管理的正規(guī)化發(fā)展。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)，良好監(jiān)督機(jī)制對(duì)檔案管理工作既是標(biāo)準(zhǔn)也是督促;其次，對(duì)于科技檔案管理工作人員，要注重思想教育，培養(yǎng)科技檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，對(duì)夠?qū)ψ晕衣殬I(yè)道德不斷提升高要求。在管理機(jī)制建設(shè)加強(qiáng)與管理人員素質(zhì)提升的雙重作用下，更好地促進(jìn)管理工作的規(guī)范化。通過(guò)對(duì)科技檔案管理工作人員進(jìn)行公正、科學(xué)的考核，建立相關(guān)獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，幫助相關(guān)人員樹(shù)立健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃。另外，科技檔案管理方法的提升離不開(kāi)財(cái)政的有力支持，應(yīng)從基礎(chǔ)建設(shè)上創(chuàng)造更好管理環(huán)境和提供幫助，這樣才能保證檔案管理工作走向正規(guī)化和專業(yè)化。檔案管理工作要依據(jù)管理制度將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，確保有問(wèn)題時(shí)具體問(wèn)題可以找到具體負(fù)責(zé)個(gè)人，從根本上督促管理人員執(zhí)行管理職責(zé)。

2.3融入信息技術(shù)

科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展一直是相輔相成的，都能在各自發(fā)展的道路上彼此成就，將信息技術(shù)融入到科技檔案管理工作之中也是完全契合了當(dāng)代科技發(fā)展的大趨勢(shì)，為科技企事業(yè)單位的發(fā)展增添助力。全球貿(mào)易化對(duì)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖擊日益增大，科技企業(yè)如何有力搶占市場(chǎng)份額，提升技術(shù)核心競(jìng)爭(zhēng)力，關(guān)鍵在于優(yōu)化科技產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，通過(guò)研發(fā)不同層次的科技產(chǎn)品來(lái)滿足不同人群的需求。因此，我們科技檔案管理工作人員更要立足崗位實(shí)際，在日常的檔案管理工作之中提升信息技術(shù)運(yùn)用頻率，借助科技檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，完善科技檔案分類與匯總。同時(shí)，科技企業(yè)也要善于從科技檔案中尋找機(jī)會(huì)，充分運(yùn)用科技檔案信息管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)內(nèi)的權(quán)限要求，實(shí)名制注冊(cè)個(gè)人信息，查詢所需科技檔案資源，積極運(yùn)用好科技檔案管理信息化的契機(jī)。

2.4培養(yǎng)專業(yè)人才

科技檔案信息資源管理工作人員需要具備較高的專業(yè)知識(shí)與綜合素質(zhì)水平，這對(duì)于科技創(chuàng)新檔案管理會(huì)產(chǎn)生重要的影響。如果科技檔案管理人員的整體素質(zhì)低下，將會(huì)導(dǎo)致檔案資源信息的使用效率大大降低。當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用與創(chuàng)新，在科技檔案管理工作中也必將被廣泛應(yīng)用。隨著科技檔案信息管理水平的逐漸提高，相應(yīng)科技檔案管理人員綜合素質(zhì)也需要不斷加強(qiáng)。針對(duì)這一發(fā)展形勢(shì)，科技檔案管理工作人員需要全面掌握相關(guān)科技檔案管理的專業(yè)知識(shí)與相關(guān)規(guī)范規(guī)定，合理利用科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)信息化管理水平的提高。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技檔案管理乃是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，對(duì)于科技檔案人員來(lái)講，其需要把控科技檔案管理的工作環(huán)節(jié)，比如做好檔案的搜集工作、資料整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案開(kāi)發(fā)與利用工作、檔案管理制度建設(shè)工作。在科技快速發(fā)展的背景之下，科技檔案管理部門需要開(kāi)拓檔案管理思路，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]李衛(wèi)忠.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2020.

[2]張斌，徐擁軍.我國(guó)科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策建議[J].檔案學(xué)研究，2021（03）.

[3]徐擁軍，張斌.我國(guó)科技檔案管理體制機(jī)制的現(xiàn)存問(wèn)題[J].檔案學(xué)研究，2021（02）.

[4]黃羿宇.新形式下科技檔案資源信息開(kāi)發(fā)與利用問(wèn)題及解決策略[J].工程技術(shù)研究，2020（06）.

[5]陳永新.論新形勢(shì)下企業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理與利用[J].合肥學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2020（02）：125-127.