大數(shù)據(jù)環(huán)境下行政事業(yè)單位電子檔案管理研究

梁海云

（中共佛山市直屬機關(guān)工作委員會，廣東佛山528000）

不管行政單位還是事業(yè)單位，做好人事、財務(wù)、歷史、綜合檔案信息管理工作，方便有關(guān)人員隨時查閱，這是許多單位共有的基礎(chǔ)信息管理工作，不但對于員工查閱相關(guān)信息、單位領(lǐng)導(dǎo)開展相關(guān)工作，甚至對于相關(guān)部門、社會服務(wù)等方面，也是一項不可或缺的工作［1］。而電子技術(shù)成為新時代信息檔案管理的普遍選擇，以計算機為中介，以文字、聲像為表現(xiàn)形式的電子檔案，越來越成為新時代檔案工作的重要內(nèi)容。那么，如何更好地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，提升電子檔案工作的管理質(zhì)量，最大限度地增長電子檔案的價值，值得每一位檔案工作者認(rèn)真探討和深思。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理的必要性

大數(shù)據(jù)時代首先是一個信息社會相當(dāng)發(fā)達(dá)的時代，電腦、手機業(yè)已成為人們工作、生活中不可或缺的基本工具；其次是云計算、云共享飛速發(fā)展，人們的生活方式與工作方式因此發(fā)生了巨大變化。在這種背景下，加強和升級電子檔案工作勢在必然。

以往純紙質(zhì)檔案管理工作，雖然在特定歷史時期曾經(jīng)發(fā)揮了相當(dāng)大的作用，但需要依賴很高質(zhì)量的專業(yè)檔案存放室，管理者須具備很高的存放水平與管理水平。而各種檔案的無序集中堆放，無疑會增加資料查詢的巨大不便，容易產(chǎn)生查找困難、保存不完整、共享程度不高等問題，以及衍生出來的信息不對稱、操作作假等不良現(xiàn)象，加上資料儲存、傳遞中衍生出很強的人為干擾因素，復(fù)印或打印資料的油墨褪色，存放條件簡陋，紙質(zhì)資料受到人為的或非人為的磨損侵蝕，導(dǎo)致檔案信息失真問題；加之存放時間過長，存放管理者因為自然退休或工作調(diào)動而變動頻繁，以致檔案目錄不完整、不準(zhǔn)確，甚至有目而無檔案等問題，并從而導(dǎo)致國家、員工個人的相關(guān)損失（如人事、賬務(wù)等方面）。所以，將紙質(zhì)管理升級為電子化管理，提升檔案的采集、歸檔、查詢、存儲、保密等工作質(zhì)量和共享效率，對電子檔案的管理和制度改革、人事改革、人員流動等進(jìn)行必要的匹配，是十分緊迫而且必須的。

其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算、云儲存的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，為電子檔案提供了可行性與現(xiàn)實性，表現(xiàn)在：1）在工作內(nèi)容方面，通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子檔案信息化、科學(xué)化管理，可以減少大量的人力資源，提高檔案管理與服務(wù)工作的效率。由于檔案信息必須隨著時間推移而不斷更新，檔案信息的內(nèi)容也需要長期補入、修訂等，這樣以往紙質(zhì)檔案的局限性顯得越來越明顯，而電子管理可以保證檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性，而且計算機的存儲量很大，不會受到紙張限制，它的信息儲存量遠(yuǎn)比紙質(zhì)更為完整和細(xì)致，不可替代性的優(yōu)勢越來越明顯。2）在成本費用方面，傳統(tǒng)的如原始憑證、記賬憑證、財務(wù)報表等紙質(zhì)檔案，通過電子檔案的采集存儲，依靠電腦來管理，不僅大大降低紙質(zhì)費用，而且某種程度上可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，從而降低管理成本、信息共享成本，從而大大提升管理價值。3）電子檔案將紙質(zhì)的信息保存在電腦中儲備，既提升了工作效率，也克服了紙質(zhì)檔案可能出現(xiàn)的差錯和紕漏。當(dāng)然，電子檔案保存與紙質(zhì)檔案保存兩者并行不悖，可以防止人為涂改，也可防止檔案因自然原因出現(xiàn)遺失或遭侵蝕。所以，電子檔案是必然趨勢，但紙質(zhì)檔案也不能放棄，比如許多蓋章的原件都是需要長久保存的。電子檔案與紙質(zhì)檔案可以分開管理，相互查證，從而確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性與真實性。

再次，查閱工作的必要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，促進(jìn)了電子檔案管理工作和管理方式的改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲為主，發(fā)展為以電子采集存儲、應(yīng)用為主。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，可以隨時隨地進(jìn)行查閱；同時在網(wǎng)絡(luò)中設(shè)計密碼，保證電子檔案不會被外泄，方便其他相關(guān)人員查閱。利用電子檔案的管理模式，可以在計算機中直接查詢到準(zhǔn)確而清楚的名目，按照索引就完全能夠迅速而便捷地得到目標(biāo)資料，能夠在較短時間內(nèi)高效完成工作。在大數(shù)據(jù)時代技術(shù)的協(xié)助下，利用關(guān)鍵字詞的搜索，不僅為單位的管理提供借鑒，同時實現(xiàn)電子檔案的共享服務(wù)。

所以，隨著現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的全面運用，使得電子檔案起著越來越關(guān)鍵的作用?，F(xiàn)代管理離不開電子信息化，新時代檔案信息化，可以帶來紙質(zhì)檔案所缺乏的一系列便捷性、實效性和高效性。新時代中的電子管理的優(yōu)勢非常明顯，它不僅符合檔案管理中的共享理念和共享規(guī)律，而且能夠在很大程度上提升行政、事業(yè)單位的管理價值。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理存在的問題與對策

目前電子檔案管理工作存在許多問題，本文就一些基本的共性問題，提出相關(guān)的對策。

（1）提高電子檔案管理的重要性認(rèn)識，增強信息電子化意識。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、人力資源缺乏、經(jīng)費不足等原因，目前還有許多單位沒有建設(shè)起電子檔案，甚至還有一部分檔案管理部門對信息電子化關(guān)注不夠，尚停留在過去的實體紙質(zhì)狀態(tài)，電子化程度不高，信息化過程較慢。即使有的單位重視了信息系統(tǒng)建設(shè)，但對電子檔案的生成、傳輸和管理流程等后續(xù)管理和再開發(fā)利用缺乏足夠的管理。

因此，無論是對于領(lǐng)導(dǎo)、工作人員還是廣大員工來說，都有必要轉(zhuǎn)變過去的陳舊觀念，提高對電子信息化工作的認(rèn)識，增強相關(guān)意識，嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化、制度化管理，特別是領(lǐng)導(dǎo)的重視尤其關(guān)鍵，要充分認(rèn)識到有效的檔案管理能給檔案工作帶來巨大的促進(jìn)作用，要從制度、經(jīng)費、硬件建設(shè)、隊伍建設(shè)等方面予以支持，完善電子檔案管理工作體系，納入正常工作軌道，明確分工，各司其責(zé)，層層落實，激發(fā)管理人員、工作人員的積極性，正確引導(dǎo)電子檔案管理走向規(guī)范化、制度化發(fā)展軌道。

（2）提高對電子檔案面臨的風(fēng)險認(rèn)識，提升應(yīng)對和管控能力。電子檔案的存儲、管理和共享，給日常行政工作帶來了極大的便捷與高效，已如上述；然而，目前許多單位的電子檔案管理仍然面臨嚴(yán)重風(fēng)險，風(fēng)險主要來自內(nèi)部的或外部的。從內(nèi)部來說，由于檔案室環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件不好，對于長久保存電子檔案不利；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不當(dāng)使用、不法利用，也會給電子檔案造成不同程度上的損失。從外部來說，網(wǎng)絡(luò)黑客利用病毒對關(guān)鍵檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的竊取與破壞，諸如病毒、木馬軟件、黑客、垃圾郵件等主患，直接危害電子檔案信息。產(chǎn)生這些風(fēng)險的原因，除了外在的客觀原因外，也與許多主觀原因相關(guān)，諸如電子檔案管理人員缺乏足夠的信息安全和保密意識，電子文件檔案的處理流程有失規(guī)范，收集、存放、歸檔、整理、移交、接收與保管等缺乏監(jiān)督；查閱權(quán)限沒有規(guī)定；人為的破壞、誤刪等，加上外來的病毒入侵，文件隨意存放，加密文件沒有加密，隨意復(fù)制、傳遞重要電子文檔，隨意使用外來移動存儲設(shè)備，以致電腦感染病毒，安全防范措施不到位等，這里有操作人員的認(rèn)識不足、麻痹大意等因素，也有職業(yè)道德缺失因素，更有技術(shù)不夠嫻熟，管理上的保密限制措施和審批環(huán)節(jié)不規(guī)范。所以，電子檔案的硬件、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)都可能存在安全風(fēng)險問題，從而對檔案管理工作造成不可估量的損失。

健全安全制度、保密制度，建立、健全風(fēng)險管理體制、災(zāi)害管理體制、安全責(zé)任體制、防控技術(shù)體制，完善管理措施與規(guī)范有序的操作流程，構(gòu)筑電子檔案安全體系，是提高電子檔案管理水平、防范不安全因素的根本保證。具體來說，除了硬件建設(shè)、人員隊伍管理外，從制度上、體制上、技術(shù)上防微杜漸，也是十分必要的。制度建設(shè)，比如電子檔案生成制度建設(shè)、歸檔制度建設(shè)、移交和接收與保管制度建設(shè)、保密制度與安全制度建設(shè)等；體制建設(shè)上，建立風(fēng)險管理體制、人員管理體制、災(zāi)害管理體制、系統(tǒng)安全體制；技術(shù)處理上，比如環(huán)境監(jiān)控技術(shù)、測量技術(shù)、簽署技術(shù)、加密技術(shù)、監(jiān)毒防毒殺毒技術(shù)等，都是重要的環(huán)節(jié)。這就需要健全的硬件建設(shè)和高素質(zhì)的隊伍建設(shè)提供必要的保障。

（3）升級硬件建設(shè)，杜絕一切可能存在的安全隱患。不少單位的電子檔案管理缺乏必要的硬件安全環(huán)境，缺乏足夠的硬件建設(shè)規(guī)劃、信息化建設(shè)施工標(biāo)準(zhǔn)、地方數(shù)據(jù)異地備份設(shè)備；或者存放環(huán)境相應(yīng)指標(biāo)達(dá)不到要求，存放方式不規(guī)范，防安全設(shè)備存在強電、弱電線路混裝等現(xiàn)象；或者缺乏必要的軟件安全環(huán)境，甚至連必要的或者高質(zhì)量有效的防火墻都沒有，僅僅從網(wǎng)絡(luò)上下載安裝了大眾化的殺毒軟件和防火墻軟件，無法有效地阻止病毒、黑客或者他人的入侵。

有鑒于此，加強相應(yīng)軟硬件及設(shè)備建設(shè)，顯得十分必要，專門的場地、標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)施設(shè)備和軟件系統(tǒng)缺一不可。采取全面有效的安全防護(hù)措施，特別是五防（防火、防盜、防銹蝕、防濕、防高溫）設(shè)施必須到位［2］。其次，主要服務(wù)器核心交換機、網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等軟件，必須按標(biāo)準(zhǔn)配備?？傊?，軟硬件建設(shè)必須不斷地進(jìn)行全新升級，這樣，應(yīng)用系統(tǒng)才能獲得穩(wěn)定、安全、高效的運行。

（4）優(yōu)化電子檔案管理人員隊伍，提高工作人員素質(zhì)與技能。軟件建設(shè)上存在問題，除了相應(yīng)的電子檔案管理制度建設(shè)很不完善外，單位的電子檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏相應(yīng)知識技能，甚至安排臨近退休老同志和閑散人員擔(dān)任，由于這些人員缺乏專業(yè)知識和技能，缺乏對前沿技術(shù)的掌握和追蹤，對電子檔案管理存在著不專業(yè)、不全面、不系統(tǒng)的情況，也會影響電子檔案工作的安全隱患和服務(wù)質(zhì)量。

對于新時代電子檔案管理人員，除了必須了解全面的檔案專業(yè)知識、職業(yè)道德、保密意識外，最起碼必須具備電腦軟、硬件知識和信息技術(shù)處理能力。在培養(yǎng)和優(yōu)化電子檔案隊伍時，要注重年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，培養(yǎng)有一定能力的管理型人才、研究型人才、操作型人才，有效推進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)［3］。從領(lǐng)導(dǎo)角度來說，鼓勵從業(yè)人員從事檔案管理，組織他們經(jīng)常參加相關(guān)技能知識培訓(xùn)，對其中有突出貢獻(xiàn)的從業(yè)人員予以表彰和獎勵，都是十分必要的。

（5）加強電子檔案的開發(fā)建設(shè)，提高電子檔案的共享程度。電子檔案的安全保護(hù)的目的，就是開發(fā)和利用這個資源寶庫，讓它為工作服務(wù)和社會服務(wù)。新時代社會的檔案利用意識已得到很大提高，檔案的使用率和價值都獲得一定程度的實現(xiàn)，但人們對電子檔案使用的熟悉度低，對網(wǎng)絡(luò)不安全的擔(dān)心，對檔案資源的價值缺乏一個正確的認(rèn)識，這都在一定程度上阻礙了電子檔案資源的共享，檔案資源存儲空間不足，以至于電子檔案的共享程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未滿足不斷增長的社會需求。

針對這些問題，電子檔案的領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員，必先牢牢樹立起開發(fā)意識、利用意識和服務(wù)意識，樹立科學(xué)的電子檔案資源共享理念，把開發(fā)利用電子檔案作為一項重大工作來抓，深入挖掘和開發(fā)電子檔案的價值，從資金投入、軟硬件建設(shè)、引入新技術(shù)入手，創(chuàng)新管理和服務(wù)模式，提升電子檔案管理工作效率。其次，根據(jù)新時代新狀況，加強對電子檔案的后續(xù)利用，比如信息共享、數(shù)據(jù)調(diào)查、資料查詢、文件復(fù)制以及數(shù)據(jù)恢復(fù)等，優(yōu)化檔案檢索工作流程，優(yōu)化電子檔案資源的共享內(nèi)容、共享方式。要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高電子數(shù)據(jù)的使用效率和使用價值：包括建設(shè)內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中心，將單位內(nèi)部財務(wù)、人事、設(shè)備、后勤、員工等信息資源共享，將歷史檔案、圖書檔案、影音檔案等專題、專項電子檔案資源共享，同時將與之相關(guān)的電子信息進(jìn)行授權(quán)查閱、復(fù)制、打印，增強電子檔案界面的愉悅感與可讀性等。如果是歷史檔案、圖書檔案、影音檔案，還可以從電子檔案的信息化進(jìn)而推進(jìn)到數(shù)字化，不斷完善數(shù)字化檔案資源的特色數(shù)據(jù)庫，甚至是互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)利用，達(dá)到信息共享的目的，從而實現(xiàn)電子檔案資源活化，實現(xiàn)電子檔案的增值。

3 結(jié)語

電子檔案管理是一項長期、全面而復(fù)雜的工作。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子檔案面臨的技術(shù)短缺或過時問題與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展相伴而行，防范安全風(fēng)險問題與開發(fā)利用相伴而行。在電子檔案管理工作中，化解安全風(fēng)險、完善軟硬件建設(shè)、優(yōu)化人員隊伍都是十分重要的，而我們的目標(biāo)，不僅是要加強電子檔案管理工作的內(nèi)涵性建設(shè)，更要開發(fā)與利用，提供熱情、安全的共享服務(wù)，發(fā)揮電子檔案工作的作用，在執(zhí)行電子檔案保密制度的前提下，促進(jìn)檔案工作向著共享的方向發(fā)展，這樣電子檔案工作才能實現(xiàn)更大的價值增長。