網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員如何幫助企業(yè)做出更好的IT采購決策？

Tim Greene 沈建苗

IT采購團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)一貫差強(qiáng)人意，這一方面歸因于他們面臨重重障礙：個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員只是偶爾露個(gè)面，卻擁有過大的影響力;沒有讓多方面的利益相關(guān)者加入團(tuán)隊(duì);過分關(guān)注供應(yīng)商在其產(chǎn)品方面的宣傳;對安全不夠重視，不一而足。

那么，當(dāng)IT專業(yè)人員是采購團(tuán)隊(duì)的成員時(shí)，他們可以如何改善情況并確保采購很成功？據(jù)Gartner聲稱，他們其實(shí)大有可為。

這家研究公司調(diào)查了來自全球大中型企業(yè)的1464名受訪者，結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們平均每年做出26項(xiàng)采購決策，采購的產(chǎn)品包括基礎(chǔ)設(shè)施軟件和數(shù)據(jù)中心設(shè)備、托管服務(wù)、安全產(chǎn)品以及應(yīng)用軟件。

成功率由他們是否進(jìn)行了Gartner所說的高質(zhì)量交易來衡量——高質(zhì)量交易滿足了客戶的最初要求，促使采購的產(chǎn)品順利部署，采購的是優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。

據(jù)開展這項(xiàng)研究的Hank Barnes聲稱，達(dá)成高質(zhì)量交易的比率低得驚人，平均僅為27%。而近40%的受訪者表示對自己所做的決策“非常遺憾”。

Barnes在大部分時(shí)間為供應(yīng)商提供咨詢，幫助它們改善銷售和營銷企業(yè)產(chǎn)品的方式，但是他的發(fā)現(xiàn)充分揭示了采購團(tuán)隊(duì)如何運(yùn)作以及IT專業(yè)人員可以如何提高成功率。

定義成功

企業(yè)采購團(tuán)隊(duì)一開始需要確定與新技術(shù)產(chǎn)品或服務(wù)有關(guān)的預(yù)期業(yè)務(wù)成果。先提問：“這項(xiàng)采購的目的是什么？”，然后將答案與提高公司收入、降低風(fēng)險(xiǎn)或促進(jìn)美譽(yù)度之類的業(yè)務(wù)成果掛起鉤來。Barnes說：“我們認(rèn)為，考慮要達(dá)成的目標(biāo)應(yīng)該是決策過程的一部分?！?/p>

比如說，具體任務(wù)可能是更新網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，以支持區(qū)域站點(diǎn)的邊緣計(jì)算。技術(shù)目標(biāo)將是讓物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備無延遲地輸送信息。業(yè)務(wù)目標(biāo)可能是更新后，支持收入增長10%。應(yīng)提出的問題是：“這實(shí)際上意味著什么？”答案可能是在接下來的6個(gè)月每月優(yōu)化25個(gè)站點(diǎn)。這意味著要在某一天制訂好遷移計(jì)劃，以便及時(shí)進(jìn)行切換。Barnes說：“實(shí)際上這是根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)倒推項(xiàng)目計(jì)劃?！?/p>

團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該定義失敗，這是他所說的事前分析的一部分。比如說，明明采購了優(yōu)秀的產(chǎn)品，卻沒人采用，該怎么辦？應(yīng)提前考慮用戶培訓(xùn)，以便采購的產(chǎn)品得到接受和認(rèn)可。

給IT專業(yè)人員支招：清楚了解為什么采購該產(chǎn)品，并確保團(tuán)隊(duì)中其他人對該產(chǎn)品都有所了解。整個(gè)過程中要牢記這個(gè)目標(biāo)，忽視可能出現(xiàn)的次要問題。

團(tuán)隊(duì)規(guī)模很重要

組建設(shè)立采購團(tuán)隊(duì)時(shí)，參與者越多越好，只要他們能提供中肯的意見就行。比如說，業(yè)務(wù)部門代表可以提供寶貴的意見，以便了解最終用戶會同意使用所選擇的產(chǎn)品，還是會需要大量的培訓(xùn)以便使用該產(chǎn)品。Barnes表示，來自業(yè)務(wù)職能部門的這些代表提供了團(tuán)隊(duì)核心決策者原本可能缺乏的背景信息。

Barnes表示，這些職能部門中參與的人越多，采購過程的延誤現(xiàn)象就越少。

給IT專業(yè)人員支招：作為采購委員會的成員，應(yīng)全面考慮采購將對哪些用戶產(chǎn)生影響，并盡量讓這些職能部門的代表暢所欲言。

核心決策者（實(shí)際拍板者）班子以3～5人為宜，他們聽取職能部門給出的意見。據(jù)Barnes的研究顯示，這樣的團(tuán)隊(duì)規(guī)模其采購效果往往最佳。這些成員應(yīng)參加所有團(tuán)隊(duì)會議，聽取職能部門的意見，并補(bǔ)充到討論審議中。

采購團(tuán)隊(duì)難免也會有偶爾參與者：高高在上監(jiān)督項(xiàng)目的高管和高級用戶等，Barnes稱他們?yōu)槭桥紶柕臎Q策者。由于在公司內(nèi)部位高權(quán)重，他們可以左右團(tuán)隊(duì)選定的方向。

由于他們并不參加所有會議，所以無法獲悉提出建議時(shí)考慮的所有因素。Barnes表示，因此，他們可能僅憑個(gè)人喜好，不假思索地一口拒絕建議。

給IT專業(yè)人員支招：準(zhǔn)備簡明扼要地介紹自偶爾參與者上一次出席會議以來團(tuán)隊(duì)所做的工作，向他們簡要介紹情況，好讓對方跟上進(jìn)度。

Barnes說：“我稱之為成功目標(biāo)指引?！边@樣一來，他們提出的建議會更有依據(jù)，而且不太可能導(dǎo)致錯誤的決策。此外，IT專業(yè)人員還可以助一臂之力，只需評估偶爾參與者提出的建議可能會如何影響業(yè)務(wù)成果，這可以盡量杜絕任何不著邊際的建議。

Barnes的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如果可能的話，最好將偶爾參與者的人數(shù)控制在最少。最佳成功率是52%，這相對于積極參與者3～5人，偶爾參與者一個(gè)沒有的采購團(tuán)隊(duì)。表現(xiàn)最糟的團(tuán)隊(duì)是積極參與者1～2人，偶爾參與者不止1人的團(tuán)隊(duì)。

咨詢外部來源

Barnes發(fā)現(xiàn)，采購團(tuán)隊(duì)利用外部資源為決策提供依據(jù)，最終達(dá)成更多的高質(zhì)量交易。如果采購團(tuán)隊(duì)純粹依賴供應(yīng)商所提供的信息，這個(gè)比率只有20%。匯總到采購決策的觀點(diǎn)越迥異不同，暴露出來、可以解決的潛在問題就越多。Barnes說：“這就是多樣性的優(yōu)點(diǎn)。如果我抱著非常狹窄的視角采購產(chǎn)品，偏見確實(shí)會影響采購，而獨(dú)立驗(yàn)證可以幫助我避免這個(gè)問題。”

給IT專業(yè)人員支招：咨詢外部來源，包括獨(dú)立測試和評論、分析師和同行。反過來，IT專業(yè)人員可以把自己使用特定產(chǎn)品方面的評述發(fā)到公共評論網(wǎng)站上，幫助同行參考。

讓安全人員參與進(jìn)來

安全問題是導(dǎo)致做出IT采購決策延誤的最主要因素，不過聽起來令人難以置信的是，提到安全是一大延誤因素的人當(dāng)中只有29%的人有意讓安全、風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)專業(yè)人員參與到采購團(tuán)隊(duì)中。

之所以出現(xiàn)這種情況，是由于團(tuán)隊(duì)成員來自各職能部門，他們可能了解各自的安全問題，以為自己可以解決這些問題，但同時(shí)也缺乏整體安全方面的專業(yè)知識。然后隨著采購過程進(jìn)入到下一個(gè)環(huán)節(jié)，有人要求請教安全專業(yè)人員，而安全專業(yè)人員的分析可能會帶來延誤。

團(tuán)隊(duì)成員包括安全專業(yè)人員不僅可以減少延誤，還可以改善業(yè)務(wù)成果。Barnes的研究發(fā)現(xiàn)，安全專業(yè)人員參與其中時(shí)，為最終的采購感到遺憾的現(xiàn)象大大減少。比如說，當(dāng)數(shù)據(jù)中心的硬件采購者未能將安全專業(yè)人員包括在團(tuán)隊(duì)中時(shí)，53%的人對采購的產(chǎn)品感到非常遺憾。安全專業(yè)人員參與其中時(shí)，非常遺憾的人驟降到了18%。Barnes說：“由于方方面面兼顧安全，我們看到遺憾的現(xiàn)象比較少?！?/p>

給IT專業(yè)人員支招：確保讓安全同事加入進(jìn)來，幫助評估潛在的采購，這項(xiàng)工作宜早進(jìn)行。咨詢安全團(tuán)隊(duì)越晚，整個(gè)過程的進(jìn)度就越容易受阻。

管理時(shí)間和優(yōu)先事項(xiàng)

成為采購團(tuán)隊(duì)的一員不是IT專業(yè)人員日常職責(zé)的一部分，這份額外的工作與全職工作搶時(shí)間。而且許多IT專業(yè)人員同時(shí)是多個(gè)采購團(tuán)隊(duì)的成員，因此很容易分心。

團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該對不同任務(wù)的重要性分清輕重緩急，并分配適當(dāng)?shù)馁Y源。

給IT專業(yè)人員支招：請足夠多有興趣的人加入團(tuán)隊(duì)，他們通曉相關(guān)領(lǐng)域，可以考慮采購的特定方面，并提供反饋報(bào)告。這種委派責(zé)任的做法既減輕了個(gè)人的負(fù)擔(dān)，又為整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擴(kuò)大了知識面。

作為IT采購團(tuán)隊(duì)的一員，責(zé)任很大，而且需要投入大量時(shí)間。IT專業(yè)人員參與其中的主要優(yōu)勢在于他們的技術(shù)專長，不過他們可以出更多的力，幫助團(tuán)隊(duì)更清晰、更專注、更高效地運(yùn)作，以獲得更好的業(yè)務(wù)成果。

本文作者Tim Greene是Network World的執(zhí)行編輯。

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