互聯(lián)網(wǎng)+新媒體下的檔案管理方法探究

文 王寧平

隨著互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代的到來，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展趨勢，進(jìn)而帶出一系列的檔案管理問題。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體背景下創(chuàng)新檔案管理方法，已經(jīng)成為當(dāng)下最為主要的話題之一。要想徹底創(chuàng)新檔案管理方法，就需要檔案管理在其自身基礎(chǔ)上搭建自動化管理平臺，并引領(lǐng)檔案管理朝著電子化方向前進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

新媒體技術(shù)對檔案管理的影響

用戶需求發(fā)生變化

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，新媒體時代已全面到來，現(xiàn)如今新媒體影響著我們生活以及工作，給當(dāng)今人們的生活以及工作帶來了翻天覆地的變化。在如今的新媒體環(huán)境下，用戶對于檔案管理的需求也發(fā)生了一定的變化。在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下，檔案管理會受到多方面的制約，比如說檔案管理會受到時間的制約、空間的制約以及信息存儲量的制約等，這會導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理不能夠充分滿足人們對于檔案管理的需要。而在新媒體環(huán)境之下，檔案媒介發(fā)生了變化，檔案媒介不再只是局限于紙質(zhì)檔案，除了紙質(zhì)檔案之外，還會存在著電子檔案等。檔案用戶獲取檔案的途徑、檔案用戶對檔案信息內(nèi)容的需求、以及檔案管理的服務(wù)形式都發(fā)生了一定的變化。

傳統(tǒng)的檔案管理工作會受到時間、空間以及儲存的限制，且由于檔案管理工作量較大，就會導(dǎo)致在檔案管理過程當(dāng)中可能會出現(xiàn)一定的問題，比如說在信息儲存以及信息查詢時出現(xiàn)問題。而多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠在一定程度上解決傳統(tǒng)的檔案管理工作所存在的問題，解決了時間與空間對檔案錄入的限制，同時能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息之間的交流與共享，使得檔案管理工作更加便捷高效。

推動了檔案管理工作的發(fā)展

隨著新媒體時代的全面來臨，人們對于新媒體的使用度越來越高，現(xiàn)如今為了充分滿足檔案用戶對檔案管理的需求，必須運(yùn)用新媒體技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行一定的改革，為檔案管理工作的改革提供了動力。新媒體技術(shù)的應(yīng)用使得人們獲取檔案信息的渠道進(jìn)一步增多，人們獲取信息的途徑不僅僅局限于紙質(zhì)報(bào)紙、電視等，除了這些渠道之外，還可以從網(wǎng)絡(luò)、電腦、手機(jī)等多媒體終端中獲取。為了充分適應(yīng)新媒體技術(shù)所帶來的變化，進(jìn)一步滿足人們對檔案管理的需求，就需要對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改革。

現(xiàn)如今正是因?yàn)橛辛硕嗝襟w技術(shù)，人們的日常生活以及工作才能變得更加便捷，人們工作以及學(xué)習(xí)的效率才能得到進(jìn)一步提高。現(xiàn)如今，人們的生活離不開各種移動終端設(shè)備，人們的生活被互聯(lián)網(wǎng)、多媒體技術(shù)全面覆蓋。檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)努力趕上這一浪潮，追求檔案管理的信息化建設(shè)，在檔案管理過程當(dāng)中，應(yīng)用多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為輔助，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量以及檔案管理工作的效率。

互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代下檔案管理特征分析

新媒體有助于檔案管理平臺的拓展

手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)等都是新媒體傳播信息的方式，新媒體可以結(jié)合多種新興技術(shù)，使信息成為新媒體形態(tài)，超越地域、空間甚至文化的限制，迅速地將大量信息傳播出去。開展檔案管理時，可以借助各種網(wǎng)絡(luò)工具，發(fā)揮新媒體的平臺優(yōu)勢，構(gòu)建檔案管理載體，例如：開設(shè)檔案管理主題網(wǎng)站、手機(jī)消息推送、微信公眾號等，將檔案管理內(nèi)容借助多樣化的平臺傳遞出去，拓寬檔案管理平臺。

新媒體有助于提高檔案管理的實(shí)效性

新媒體可以跨越時空限制，信息可以實(shí)現(xiàn)資源共享。例如，信息可以從電腦網(wǎng)絡(luò)傳至手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、傳至數(shù)字電視網(wǎng)絡(luò)等。這種傳播形式一般稱之為流媒體。流媒體可以輻射、滲透進(jìn)入每一個微小的地域?；诖?，檔案管理者一方面可以借助手機(jī)、電腦等載體，不受時空限制獲取信息，也可以在相應(yīng)的網(wǎng)站或平臺對國際局勢、社會發(fā)展?fàn)顩r、新聞熱點(diǎn)等進(jìn)行實(shí)時關(guān)注；另外檔案管理者也可以借助新媒體的便捷性，對檔案管理進(jìn)行及時更新，使檔案管理覆蓋面擴(kuò)大，同時也可以提高檔案安全性。

檔案信息化管理需要不斷更新

互聯(lián)網(wǎng)+以及新媒體都是發(fā)展速度極快的社會產(chǎn)物，因此檔案的管理應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)。這也就向檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)持續(xù)的創(chuàng)新與發(fā)展，更是需要根據(jù)實(shí)際情況制定特殊的發(fā)展方案。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體的背景下，應(yīng)當(dāng)為檔案管理提供重要的法律保障，加強(qiáng)有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)技能，以此適應(yīng)社會的發(fā)展。

互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代檔案管理模式轉(zhuǎn)變

檔案管理理論體系的轉(zhuǎn)變

在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代下，數(shù)據(jù)信息的數(shù)量正在大幅度增加，從一定意義上來說，這也是互聯(lián)網(wǎng)及新媒體不斷發(fā)展的重要特征。在這個過程當(dāng)中，“大檔案觀理念”屬于一種較為新穎的檔案管理理念。這個理念將檔案管理工作進(jìn)行了全新的定義，也涵蓋了大部分?jǐn)?shù)據(jù)的理論知識內(nèi)容，可以使它直接用數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出社會生產(chǎn)以及人們生活當(dāng)中的所有信息，并且具備一定的真實(shí)性以及有效性，可以更好地為人們提供服務(wù)。

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)及新媒體不斷發(fā)展的時代背景下，改變檔案管理方式不僅僅是停留在服務(wù)層面，而是要求在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行變革。在大檔案觀的理念引導(dǎo)之下，不僅可以為用戶提供真實(shí)性極高的數(shù)據(jù)文件，還需要包含大量數(shù)據(jù)文件本身所隱含的信息。

檔案信息資源體系轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的檔案信息資源當(dāng)中，通常是以館藏?cái)?shù)量來衡量信息資源的大小。舉例來說，某個館藏資源的數(shù)量會直接影響到某個企業(yè)檔案管理部門的業(yè)績好壞。但這樣的做法很容易導(dǎo)致每個部門之間的檔案管理形成獨(dú)立的局面，而且還容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)的檔案資源在使用過程當(dāng)中產(chǎn)生一系列的障礙，進(jìn)而降低檔案本身的利用效率。在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代下的檔案資源主要是來自大數(shù)據(jù)平臺以及各種信息平臺，其中數(shù)據(jù)資源的收集與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比會存在較為明顯的差異。在此過程當(dāng)中，通過構(gòu)建一個檔案資源共享平臺，可以加大各部門檔案的利用頻率，進(jìn)而為客戶提供最大的便利。

檔案安全保障體系轉(zhuǎn)變

在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代下，檔案管理在實(shí)際工作當(dāng)中是否可以實(shí)現(xiàn)向數(shù)據(jù)化以及信息化的轉(zhuǎn)變，是當(dāng)今安全保障工作的重點(diǎn)問題。這不僅僅是因?yàn)闄n案的安全保障會直接影響到管理部門政府職能的底線，更因?yàn)闄n案管理是職權(quán)行使的邊界線。由于當(dāng)今數(shù)據(jù)檔案的數(shù)量正在急劇增加，在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，可以借助一些大數(shù)據(jù)或者是云平臺的形式來實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理，但網(wǎng)絡(luò)給人們帶來使用便利的同時，也會引發(fā)一系列的信息安全問題，這也使得檔案信息的安全保障越來越凸顯。

檔案管理現(xiàn)狀

觀念相對落后

一些用戶又或者是檔案管理工作者，對于檔案管理的認(rèn)識不足，單純的認(rèn)為檔案管理就是將檔案信息收入并儲存，在需要的時候可以隨時查詢。但是檔案管理工作并不只是簡單的檔案信息的整合和儲存，檔案管理工作有著十分重要的意義。用戶以及檔案管理工作人員對于檔案管理的認(rèn)識不夠充分，這就導(dǎo)致在檔案管理工作中的資金投入較少，檔案管理工作沒有得到充分的重視，進(jìn)而檔案管理工作沒能充分發(fā)展。用戶以及多媒體管理人員對于檔案管理工作缺乏認(rèn)識，在一定程度上制約了新媒體環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展。

管理模式轉(zhuǎn)換困難

傳統(tǒng)的檔案管理模式，大多是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔。在進(jìn)行檔案管理時，檔案管理工作人員會將手寫的紙質(zhì)檔案放置于統(tǒng)一的檔案室中進(jìn)行儲存。在如今的新媒體時代下，若想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化改革，首先就要解決檔案模式轉(zhuǎn)換這一難題。由于以往的檔案資料，大多采用紙質(zhì)檔案資料的形式，因此在新媒體環(huán)境下，在進(jìn)行檔案資料的信息化改革時，首先要解決紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息這一問題。紙質(zhì)檔案信息管理到電子檔案信息管理的轉(zhuǎn)換，需要耗費(fèi)較大的時間以及人力資源，在紙質(zhì)信息錄入過程當(dāng)中，也會由于紙質(zhì)破損導(dǎo)致信息錄入錯誤或者是失敗，這些都會影響到檔案管理的質(zhì)量。

缺乏管理人才

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對于那些紙質(zhì)的檔案進(jìn)行儲存以及記錄，因此在進(jìn)行檔案管理工作人員的招聘時，不要求管理人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技能。但是現(xiàn)如今在新媒體背景下，檔案管理逐步變得信息化，這也就意味著檔案管理工作需要更多的具有專業(yè)工作技能以及信息化知識的工作人員。但是現(xiàn)如今檔案管理工作中工作人員的計(jì)算機(jī)水平較差，不能熟練掌握各項(xiàng)信息技術(shù)。

互聯(lián)網(wǎng)+新媒體下檔案管理方法

完善相關(guān)法律法規(guī)

為了保障在實(shí)際工作過程中，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化這一進(jìn)程，同時也是為了保障在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中可以有法可依，我國應(yīng)當(dāng)為此推出一系列與之相關(guān)的法律法規(guī)，例如《中華人民共和國檔案法》等，這些都可以被當(dāng)作開展檔案管理工作的重要準(zhǔn)則及根本依據(jù)。應(yīng)當(dāng)對互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代下的檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行完善，并且在完善的過程中應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)今社會發(fā)展的新形勢以及對檔案管理的新要求，不斷研發(fā)出更為恰當(dāng)?shù)闹贫葍?nèi)容，這樣才可以減少檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，同時可以使其符合時代發(fā)展的需求。

除此之外，還應(yīng)該在進(jìn)行檔案管理的過程中，樹立一定的嚴(yán)肅性，運(yùn)用一定的大數(shù)據(jù)管理技能，針對各個行業(yè)以及業(yè)務(wù)提出政策性的建議，并且結(jié)合其實(shí)際背景推出相對應(yīng)的規(guī)章制度，這樣才可以引導(dǎo)檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)與新媒體時代下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)進(jìn)行的，為了進(jìn)一步提高檔案管理的信息化、高效化，需要完善互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及多媒體技術(shù)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施。這就要求在檔案管理工作當(dāng)中，投入更多的資金來進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，首先檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采購信息技術(shù)設(shè)備，比如說計(jì)算機(jī)、信息處理系統(tǒng)等，除此之外，也應(yīng)當(dāng)在信息檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中加大資金的投入，要構(gòu)建更加完善的信息管理系統(tǒng)，使用戶查找信息更加方便。

檔案數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新

在探究互聯(lián)網(wǎng)+新媒體下的檔案管理新方法的過程中，應(yīng)當(dāng)對檔案數(shù)據(jù)管理進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)服務(wù)多元化。在互聯(lián)網(wǎng)+新媒體時代背景下檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)從全新的角度對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，并且要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上大力提倡檔案管理工作的個性化以及人性化服務(wù)理念。從具體的服務(wù)層面來說，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，做好辨別以及分析工作，盡可能地使檔案數(shù)據(jù)更為真實(shí)、更為全面、更為有效，并且應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)背后大力展開工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的檔案進(jìn)行定性分析，并對啟動其中的內(nèi)容進(jìn)行解釋說明，同時借用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案當(dāng)中所存在的知識內(nèi)容，并且借助一定的科學(xué)技術(shù)方法提高檔案的使用率。在服務(wù)質(zhì)量方面，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)采集，從使用目的以及開發(fā)路徑等方面對檔案進(jìn)行詳細(xì)歸類。

強(qiáng)化責(zé)任追究制度

在進(jìn)行檔案管理方法創(chuàng)新的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)責(zé)任追究制度，將責(zé)任落實(shí)到每一個人身上。在檔案管理工作的過程當(dāng)中最為核心的問題就是檔案的安全，這就要求相關(guān)的檔案管理部門，積極改善檔案管理過程中的安全責(zé)任制度，并且需要在此基礎(chǔ)上，建立起由上至下、由大至小的責(zé)任劃分管理體系，大力完善檔案安全的應(yīng)急管理制度，并且要定期提高檔案管理相關(guān)工作人員的安全防范意識，進(jìn)而構(gòu)建較為完善的檔案管理安全防控體系。除此之外，應(yīng)當(dāng)對檔案管理過程當(dāng)中可能遇到的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范預(yù)警，并且根據(jù)實(shí)際情況制定出相對應(yīng)的治理措施，盡可能的減少檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

提高工作人員管理意識

掌握信息化知識以及信息技術(shù)的人才也是互聯(lián)網(wǎng)與多媒體環(huán)境下，檔案管理工作所需要的元素，為了使得檔案信息管理工作更加高效，檔案信息管理系統(tǒng)更加完備，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)以及多媒體人才。這些人才不僅要能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)、多媒體相關(guān)的技術(shù)知識，也要對檔案管理有充分的認(rèn)識。

在進(jìn)行檔案管理的過程中，最為重要也最為簡單的方法便是定期對相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。除此之外，需要挑選政治素質(zhì)好的同志成為檔案管理工作人員。當(dāng)企業(yè)擁有專門的檔案管理人員之后，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并定期對檔案管理工作開展審查，時刻保持其在檔案管理工作方面的高度熱情，為檔案數(shù)據(jù)的安全提供一定保障。

在互聯(lián)網(wǎng)+多媒體背景下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)更為謹(jǐn)慎，應(yīng)當(dāng)隨著時代的變化而變化。在創(chuàng)新檔案管理方法的過程中，各大企業(yè)應(yīng)當(dāng)以自身企業(yè)的實(shí)際情況為準(zhǔn)，在不斷實(shí)踐的過程中選擇最為合適的管理方法，積極探尋檔案管理的有效路徑，促進(jìn)檔案管理行業(yè)的長久發(fā)展。