探究目前建筑工程資料管理中存在的問題與對策

仇新勝 齊志國

摘要：有效的收集、整理以及存儲工程資料，對工程的順利開展具有重要保障作用。應(yīng)重視各部門間的協(xié)作，將部門間的力量結(jié)合起來，重視資料整理工作，進(jìn)一步完善管理制度，引用更加先進(jìn)的管理方法，保證工程資料的真實(shí)、可靠以及有效。故而本文將結(jié)合實(shí)踐針對建筑工程資料整理時面臨的一些常見問題展開探討及分析，并提出了可行的改進(jìn)對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：建筑工程;資料整理;工程管理

中圖分類號：TU198文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2096-6903（2021）10-0063-03

0引言

隨著時代的進(jìn)步，建筑工程行業(yè)得到了前所未有的發(fā)展，同時形成了大量的工程檔案，檔案不僅是工程建設(shè)的一部分，更是工程建設(shè)實(shí)體形成的重要?dú)v史依據(jù)，為后續(xù)工程實(shí)施擴(kuò)建、改建以及維護(hù)等工作的順利開展提供數(shù)據(jù)支持。建筑工程檔案資料管理工作量較大，涉及到的內(nèi)容較為繁雜，直接影響著工程項(xiàng)目的開展效果，故而必須加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視，通過有效的收集、整理、存儲以及利用建筑工程資料，實(shí)現(xiàn)對整個工程信息的有效管理，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并采取相關(guān)措施進(jìn)行整改，從而為工程項(xiàng)目建設(shè)的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升工程資料管理水平[1]。

1建筑工程資料管理的重要作用

為了保障各個施工環(huán)節(jié)的安全及施工質(zhì)量，就必須重視工程資料的有效管理，所有工程都不例外。作為完善建筑工程管理不可缺少的環(huán)節(jié)，工程資料管理必須做到程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，是保障建筑工程順利開展的重中之重，具有不可替代的意義。具體可表現(xiàn)為三個方面：首先，工程資料對于建筑工程的開發(fā)建設(shè)來說屬于開發(fā)管理的一種有效路徑，能夠全面保障工程建設(shè)質(zhì)量。因?yàn)樵诮ㄖ┕み^程中，需要不斷查閱資料，探索施工中面臨的問題，并詳細(xì)記錄整個問題的處理過程，這樣才能為下次施工中遇到的困難提供參考資料，同時在資料上也可以充分反映出工程的建設(shè)質(zhì)量;其次，作為工程項(xiàng)目管理不可缺少的一個環(huán)節(jié)，資料管理工作的開展，需要結(jié)合相關(guān)規(guī)定，收集完整、真實(shí)的工程資料，以此來保證工程進(jìn)度的穩(wěn)步推進(jìn)，保證下一項(xiàng)工作的順利開展。一般來說，只有在建筑工程中收集真實(shí)、齊全以及完善的工程資料，才能保證建筑工程的

作者簡介：仇新勝（1985—），男，山西曲沃人，本科，工程師，研究方向：工程建設(shè)、安全管理、洗煤廠洗選工藝、鐵路裝運(yùn)等。

完整性，為相關(guān)人員在后續(xù)工程進(jìn)程中隨時查閱施工資料或者檢查工程內(nèi)容提供便利，這不僅保證了工程的完整性，還為后續(xù)工作的開展保駕護(hù)航;最后，建筑工程管理水平可以通過建筑工程資料管理充分展現(xiàn)出來，因?yàn)樵诠こ讨腥抠Y料都是相關(guān)人員在工程中對材料、技術(shù)等信息的管理和收集而來，與工程本身有同等不凡的作用，能夠?qū)⒐こ虒?shí)際情況充分展現(xiàn)出來。故而對于建筑工程項(xiàng)目而言，建筑工程資料管理至關(guān)重要，應(yīng)做好資料管理工作，才可以為工程穩(wěn)步、有效地開展奠定基礎(chǔ)。不僅如此，基于建筑工程各個項(xiàng)目的差異性，建筑工程還有隱蔽性特點(diǎn)，在人員、資料、進(jìn)度等各層面缺乏有效監(jiān)管，這時工程資料在建筑工程開展中就可以起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，保證項(xiàng)目的良好開發(fā)，最大程度避免施工中的不足之處，引導(dǎo)工程項(xiàng)目向良好的方向邁進(jìn)，全面推動建筑工程的圓滿進(jìn)行，為其后續(xù)的順利開展發(fā)揮積極作用[2]。

2工程資料管理中面臨的問題

2.1缺乏健全的建筑工程資料管理制度

第一，管理效率不高。眾所周知，建筑工程資料具有較大的信息量，特別是在建筑業(yè)的迅猛發(fā)展下，工程資料愈加復(fù)雜，變動性也較大，需要及時跟進(jìn)工程的施工進(jìn)展不斷整理與收集相關(guān)資料信息，但是若管理效率不高，必將造成大量資料的積壓，不但會直接影響工程的施工進(jìn)度，還會導(dǎo)致資料管理質(zhì)量難以保證。第二，資料管理質(zhì)量不高。工程資料涉及到的范圍較為廣泛，包括項(xiàng)目中各階段形成的文件及數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，需要實(shí)施有效的分類收集。一些企業(yè)在資料管理中過于重視收集資料數(shù)量，但對于資料的安全性、實(shí)用性卻未能給予重視，沒有實(shí)施專業(yè)的甄別鑒定，長此以往，必將影響資料的管理水平。除此之外，相關(guān)管理人員不重視對重要文件的保管，導(dǎo)致資料丟失，不僅影響工程后續(xù)建設(shè)，還會降低資料管理質(zhì)量，使得整體工作效率不高，項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益更是無從保障。所以，必須制定明確、健全的管理制度，使資料管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行，更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不然就會出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，特別是在工程項(xiàng)目資料管理量較大時，管理效率難以有效提升，管理難度較大，對工程的開展十分不利[3]。

2.2資料管理人員綜合素質(zhì)不高

資料管理人員與建筑工程技術(shù)人員相比，還未制定明確的專業(yè)考核制度，故而在選拔資料管理人員的過程中，無法準(zhǔn)確測評人員的綜合素質(zhì)水平。同時由于管理價值難以在其工作開展中發(fā)揮出來，不僅會對建筑工程資料管理效率造成影響，還會導(dǎo)致資料管理出現(xiàn)資料丟失、不全以及混亂等問題。例如，在開展項(xiàng)目準(zhǔn)確階段的資料管理工作時，未能將資料的引導(dǎo)作用發(fā)揮出來，使得工程項(xiàng)目難以順利開展;在項(xiàng)目竣工過程中，需要對建筑工程項(xiàng)目作出總結(jié)，這時若管理人員素質(zhì)不高，那么資料的總結(jié)作用也將無法落到實(shí)處。

2.3資料管理人員對收集資料的了解不全面

資料管理工作開展中，建筑工程資料收集尤為重要，在管理一些繁雜的資料信息時，一些管理人員未能全面了解建筑工程收集資料的具體需求，導(dǎo)致諸多問題存在于資料細(xì)節(jié)中，造成資料搜集不全面、不完整。例如，管理人員未能做到對收集資料的真實(shí)核查、沒有認(rèn)真書寫資料內(nèi)容以及缺少對數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確核對等，導(dǎo)致建筑工程資料的準(zhǔn)確度無法得到保障[4]。

3建筑工程資料管理流程

3.1施工前的資料管理計(jì)劃

工程開工前，首先施工要滿足施工現(xiàn)場及規(guī)范要求的人員配備，且各管理人員必須持證上崗，人員的配備為施工資料的規(guī)范管理打下基礎(chǔ)。

工程開工前，可由公司檔案管理部根據(jù)國標(biāo)、地標(biāo)及相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對項(xiàng)目管理人員進(jìn)行施工資料交底，簽訂資料管理責(zé)任制，各責(zé)任人員對所編制的施工資料的真實(shí)性及完整性負(fù)責(zé)。

項(xiàng)目部根據(jù)工程實(shí)際情況，制定資料管理計(jì)劃，也可以制定階段性資料管理計(jì)劃，計(jì)劃中明確資料分工，分工要詳細(xì)，避免在施工過程中出現(xiàn)分工不明確，各責(zé)任人互相推脫的情況。

3.2施工過程中的資料管理

施工過程中的資料管理，既要保證資料的進(jìn)度與現(xiàn)場保持一致，又要保證施工資料的質(zhì)量，施工資料與現(xiàn)場實(shí)際進(jìn)度保持一致，真實(shí)地反映現(xiàn)場的實(shí)際情況，不能出現(xiàn)施工現(xiàn)場一個樣，施工資料另外一個樣，此為施工資料弄虛作假，是絕對不允許的[5];

3.2.1工程資料的滯后

很多工程普遍存在施工資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后施工進(jìn)度的情況，對于此情況，建立一個健全有效的資料管理機(jī)制（監(jiān)理單位參與）尤為重要，且監(jiān)理單位在資料管理機(jī)制中起重要作用;為保證現(xiàn)場資料與工程實(shí)際進(jìn)度保持一致，工程報(bào)驗(yàn)必須攜帶施工資料驗(yàn)收，驗(yàn)收通過后，核查施工資料，核查無誤后，監(jiān)理工程師當(dāng)場在施工資料上簽字，交于項(xiàng)目檔案管理人員形成完整閉環(huán)的施工資料，這樣做既保證了施工資料與現(xiàn)場保持高度一致，也保證了資料的完整性與真實(shí)性，避免了后期大量補(bǔ)施工資料，出現(xiàn)的各種資料不交圈，不閉環(huán)，不完整的情況;

在施工過程中，公司級管理人員要經(jīng)常對項(xiàng)目部進(jìn)行資料檢查，檢查資料的完整性與真實(shí)性，并與施工現(xiàn)場保持一致，形成項(xiàng)目級與公司級的雙控資料管理，確保施工資料的質(zhì)量;

建立資料考核機(jī)制，對于不履行自己職責(zé)的項(xiàng)目管理人員，制定獎罰機(jī)制，每月進(jìn)行考核考評，計(jì)入年終考核，公司評級、評優(yōu)不得推薦;項(xiàng)目資料員及時收集施工資料，做好三級目錄，形成完整的資料體系，方便查閱檢查，資料員也應(yīng)經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解施工現(xiàn)場實(shí)際情況，這樣才能更好地管理資料，不至于查資料時缺什么資料都不清楚，也能在施工資料中，檢查出資料的問題所在，更好地管理資料;對于施工管理資料、技術(shù)資料、物資資料、試驗(yàn)資料等施工資料，一定要提前準(zhǔn)備，規(guī)范管理，其中施工物資資料，當(dāng)天來的施工物資，必須隨車攜帶施工物資的產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證明文件等資料供施工單位、監(jiān)理單位驗(yàn)收，對于需要復(fù)試的施工物資，必須在監(jiān)理單位人員的見證取樣下送往相應(yīng)的試驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)，復(fù)試合格后，才能用于現(xiàn)場施工，并及時完善施工物資料，交于項(xiàng)目資料員，形成完成的施工物資資料[6]。

3.2.2專業(yè)分包的資料管理

分包進(jìn)場之前，必須配備相應(yīng)足夠的管理人員，且必須配備駐場資料員，進(jìn)場前，專業(yè)分包單位提交資料管理計(jì)劃表，并有相應(yīng)責(zé)任人簽字;定分包管理資料考核制度，計(jì)入到分包管理綜合考核中;不定期、每周定期檢查分包資料情況，匯總查出的資料問題，下發(fā)資料整改通知單，并限期整改，對不履行整改的分包，降低分包考核評價，也可以根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行分包施工資料管理罰款;培訓(xùn)總包及分包資料員及資料編制人員，不定期或定期進(jìn)行資料培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)資料管理規(guī)程及相關(guān)技術(shù)規(guī)范，提高施工資料質(zhì)量，提升資料管理水平。

3.3竣工結(jié)束后的資料組卷和歸檔移交

資料組卷及檔案移交是資料員的重要工作，區(qū)域的不同，組卷及歸檔的要求也就不相同，甚至移交各方的施工資料各不相同，這就很考驗(yàn)資料員的管理水平，所以，資料員要首先熟悉移交各方的資料及資料標(biāo)準(zhǔn)是什么，這樣才能更好地深入工作;資料員前期可以充分學(xué)習(xí)資料歸檔各方的標(biāo)準(zhǔn)，對于重大施工節(jié)點(diǎn)完成后，形成完整成套的資料，提前按照各方歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類歸檔，每過一個施工節(jié)點(diǎn)，完成歸檔一個節(jié)點(diǎn)，這樣節(jié)奏有序地逐漸持續(xù)到竣工結(jié)束，最后完成竣工歸檔，這樣可以大大節(jié)約最后的歸檔工作量，也不容易出錯，有充分的時間去管理資料[7]。

4提高建筑工程資料管理規(guī)范性的有效措施探析

4.1提高重視度和相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

要想有效增強(qiáng)建筑工程資料管理的規(guī)范性，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高對資料管理的重視度，并相應(yīng)提升相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全工程資料管理體系，在內(nèi)部形成系統(tǒng)化的資料管理體系可直接提高工作嚴(yán)謹(jǐn)性;其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有針對性地對資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)或開展思想政治教育，以此促進(jìn)提升其職業(yè)素養(yǎng)，讓員工保持對資料管理的正確認(rèn)知，從而在根本上提高工作的規(guī)范性，也從根本上杜絕思想不端、行為不正。

4.2創(chuàng)新完善管理機(jī)制

創(chuàng)新完善管理機(jī)制可以說是增加資料管理重視度的有效措施，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)資料管理工作的形式和內(nèi)容健全管理機(jī)制，包括對資料管理工作建立新的標(biāo)準(zhǔn)和章程，對管理工作行為進(jìn)行約束，以及增設(shè)將獎懲制度等。明確各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和細(xì)化責(zé)任歸屬，可以保障有效貫徹落實(shí)規(guī)章條例，確保建筑工程資料管理的規(guī)范性，工作中出現(xiàn)問題也能夠有章可依、有規(guī)可循實(shí)現(xiàn)責(zé)任追究。此外，監(jiān)督機(jī)制的完善也不容忽視，增強(qiáng)監(jiān)督性可以提高相關(guān)工作人員的警覺性，降低工作失誤的發(fā)生率[8]。

4.3應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

當(dāng)前社會發(fā)展進(jìn)程中各種先進(jìn)學(xué)科技術(shù)層出不窮，比如大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、智能線上辦公系統(tǒng)等，建筑企業(yè)資料管理工作的開展應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用先進(jìn)科技，讓科技的先進(jìn)性帶動提高管理規(guī)范性。企業(yè)可以搭建專屬于建筑工程資料管理的智能辦公系統(tǒng)，從項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備階段開始將所有搜集的資料信息都錄入進(jìn)去，與項(xiàng)目相關(guān)的工作人員提供專屬資料查閱賬號，利用這種線上、線下結(jié)合辦公的形式減少復(fù)雜性，從而促進(jìn)提高規(guī)范性。

5結(jié)語

對于建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施和建筑企業(yè)的發(fā)展而言，建筑工程資料管理規(guī)范性的提高至關(guān)重要。建筑工程資料管理工作中問題的產(chǎn)生是多方面原因造成的，所以問題的解決就需要從多方面著手，提高重視度和相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新完善資料管理機(jī)制，應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)等措施，可有效促進(jìn)提高資料管理的規(guī)范性，保障建筑工程項(xiàng)目實(shí)施和建筑企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定。事實(shí)上，無論是建筑企業(yè)還是其他企業(yè)，其發(fā)展進(jìn)程中對于資料的保存與管理都十分重要，良好地存儲發(fā)展中的信息，可以讓企業(yè)保持自我充實(shí)，并且資料還能成為企業(yè)發(fā)展的歷史見證。

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Explore the Existing Problems and Countermeasures in Current Construction Engineering Data Management

QIUXinsheng，QI Zhiguo

（Shanxi China Coal HualiTongda Coal Transportation and Sales Co.，Ltd.，Jinzhong Shanxi 031300）

Abstract：The effective collection，sorting and storage of project data has an important role in guaranteeing the smooth development of the project. We should attach importance to the cooperation between various departments，combine the forces between departments，pay attention to the work of data collation，further improve the management system，and make more references. Advanced management methods ensure the truthfulness，reliability and effectiveness of engineering materials. Therefore，this article will combine practice to discuss and analyze some common problems faced in the compilation of construction engineering data，and propose feasible improvement countermeasures for reference.

Keywords：construction engineering;data sorting;project management