行動學(xué)習(xí)法在財務(wù)共享管理中的應(yīng)用研究

陸勐哲 孫開寶

（1.宜興交通產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司，江蘇 宜興 214200；2.淮陰工學(xué)院，江蘇 淮安 223001）

在國家對國有資源的不斷整合的形勢背景下，A集團(tuán)作為國資背景的獨立產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，負(fù)責(zé)交通基礎(chǔ)設(shè)施項目的投融資、建設(shè)和管理，以及經(jīng)營性國有資產(chǎn)的監(jiān)管、重組和運營等業(yè)務(wù)，下轄全資子公司36個、投資參股公司12個，為了實現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)可持續(xù)的快速發(fā)展，我們需要通過內(nèi)部管理的優(yōu)化和變革來支撐集團(tuán)的發(fā)展目標(biāo)。

一、國有企業(yè)財務(wù)共享中心現(xiàn)狀分析

財務(wù)共享中心是基于信息軟件系統(tǒng)為企業(yè)提供預(yù)算控制、會計核算、業(yè)財融合等多種跨地區(qū)、跨組織的服務(wù)平臺業(yè)務(wù)。我們創(chuàng)建財務(wù)共享中心，可以實現(xiàn)將一些重復(fù)的、不復(fù)雜的、流水線式的會計業(yè)務(wù)統(tǒng)一到中心進(jìn)行規(guī)范的、格式化的處理，從而降低會計人員在從事會計核算時候的重復(fù)勞動，從而不斷提升財務(wù)治理能力與治理水平的現(xiàn)代化。根據(jù)目前掌握的數(shù)據(jù)，集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)有一部分建立了財務(wù)共享中心從事跨地區(qū)、跨組織的財務(wù)核算，大多數(shù)企業(yè)還處在原來的財務(wù)治理水平上。但截至目前，我國已經(jīng)建成財務(wù)共享中心的企業(yè)中大多數(shù)為外資企業(yè)、合資企業(yè)和大型私有企業(yè)，大型國有企業(yè)正在計劃建設(shè)財務(wù)共享中心，而地方性國企仍在摸索中。此外，運行財務(wù)共享中心的集團(tuán)企業(yè)，不少共享服務(wù)還停留在提供基礎(chǔ)報銷業(yè)務(wù)層級，還沒有拓展到財務(wù)分析、內(nèi)部控制、往來款項、預(yù)算編制、成本控制、稅務(wù)籌劃等業(yè)務(wù)。

建立財務(wù)共享中心的國有企業(yè)，通過實踐證明，可以起到倒逼企業(yè)不斷精簡和科學(xué)優(yōu)化各項業(yè)務(wù)的財務(wù)管理流程，促進(jìn)工作效率和治理效能的不斷提升。然而，很多地方性國企內(nèi)部系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在設(shè)計財務(wù)共享中心時很難把所有的部門崗位完全有效整合，在后期通過中心進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時不順暢，系統(tǒng)與系統(tǒng)間存在割裂感。且原有的財務(wù)工作人員在財務(wù)共享中心建設(shè)前主要負(fù)責(zé)單一的業(yè)務(wù)，在建設(shè)完成后將負(fù)責(zé)塊狀業(yè)務(wù)，這種改變能否成功尚未可知，尤其是目前國內(nèi)財務(wù)共享的高端人才不夠多，地方性國企很難在短時間內(nèi)對財務(wù)人員進(jìn)行全方位的轉(zhuǎn)型升級。

本次課題針對江蘇省A集團(tuán)在財務(wù)共享方面存在的問題進(jìn)行了深度剖析，并且通過將創(chuàng)新型現(xiàn)代財務(wù)管理工具——OTC行動學(xué)習(xí)法應(yīng)用于財務(wù)共享中心建設(shè)來提升財務(wù)管理體系的效用性。

二、財務(wù)共享中心的籌建

隨著集團(tuán)的不斷發(fā)展壯大，集團(tuán)下屬子公司及三級子公司的增多，導(dǎo)致集團(tuán)內(nèi)部組織層次越來越復(fù)雜，管理層次和管理寬度加大，然而當(dāng)前集團(tuán)財務(wù)管理的方式方法還相對傳統(tǒng)，仍存在分散辦公導(dǎo)致人員忙閑不均、紙質(zhì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)導(dǎo)致大量的手工核算記賬與對賬、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致對管理戰(zhàn)略支撐力薄弱等現(xiàn)象，為了改變財務(wù)管理現(xiàn)狀，A集團(tuán)財務(wù)部在2019年開始建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心以來，打破原來會計工作人員歸屬管理和崗位的優(yōu)化設(shè)置，規(guī)范化的流程設(shè)計實現(xiàn)了業(yè)財一體化融合，構(gòu)建了業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù)和戰(zhàn)略財務(wù)的價值創(chuàng)新型財務(wù)管控體系，提高了財務(wù)核算與結(jié)算效率，降低了財務(wù)核算與管理成本，加強(qiáng)了集團(tuán)的內(nèi)控體系建設(shè)，從而使得集團(tuán)實現(xiàn)了跨越式轉(zhuǎn)型升級。

為了確保財務(wù)共享服務(wù)中心模式的穩(wěn)步快速推進(jìn)，先選擇7家公司作為試點單位，上線費用共享、出納共享、總賬共享、報表共享模塊，待應(yīng)用上線并運營成熟后，再逐步地進(jìn)行全集團(tuán)和全業(yè)務(wù)共享的推廣應(yīng)用。以這4個模塊為基礎(chǔ)，之后將繼續(xù)對應(yīng)上線應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊、合并報表模塊、合同管理模塊等更加復(fù)雜的模塊，使得財務(wù)治理能力和治理水平顯著提升。形成了A集團(tuán)的財務(wù)共享中心獨特優(yōu)勢：

1.財務(wù)模塊優(yōu)勢

（1）以預(yù)算編制為抓手，對接商戶系統(tǒng)。實現(xiàn)商戶系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)信息共享，達(dá)到企業(yè)事前預(yù)算控制的目的，從根本上解決了企業(yè)的費用支出在預(yù)算內(nèi)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，很好的起到了成本控制作用。

（2）財務(wù)報銷系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)實現(xiàn)24小時無縫對接。財務(wù)報銷網(wǎng)上預(yù)約，APP上線上審批，縮短了報銷時長，提高了工作效率和效果。

（3）財務(wù)數(shù)據(jù)的適時報送，為會計人向管理人轉(zhuǎn)型成為一種可能。共享中心數(shù)據(jù)的整合為企業(yè)實時提供財務(wù)各類數(shù)據(jù)成為可能，使得核算型會計向管理型會計轉(zhuǎn)型升級。

2.內(nèi)部控制優(yōu)勢

（1）資金風(fēng)險可控。資金的實時數(shù)據(jù)可實現(xiàn)資金風(fēng)險可控，改變過去關(guān)鍵崗位輪崗方可實現(xiàn)的內(nèi)控效果。

（2）24小時資金結(jié)算。財務(wù)報銷系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)實現(xiàn)24小時無縫對接，企業(yè)支付跟便捷，資金結(jié)算更實時。

（3）融資不在困難。共享中心與銀行系統(tǒng)的對接，為企業(yè)提供更多的金融服務(wù)，企業(yè)貸款時效性更強(qiáng)。

三、實現(xiàn)財務(wù)共享后出現(xiàn)的難點和堵點

A集團(tuán)財務(wù)共享中心主要服務(wù)范圍是全集團(tuán)各子公司財務(wù)事項的集中審核、資金集中支付、會計財務(wù)集中處理三個方面。財務(wù)事項集中審核：各子公司以掃描的形式將原始單據(jù)錄入系統(tǒng)，按照公司業(yè)務(wù)審批流程，在分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，傳到集團(tuán)財務(wù)共享中心，財務(wù)人員對上傳的信息進(jìn)行制度性審查，全程審查實現(xiàn)信息化，最后支付崗會計對信息確認(rèn)無誤后發(fā)出支付指令，系統(tǒng)自動將指令傳遞給網(wǎng)上銀行系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)銀支付。各子公司不再承擔(dān)會計基礎(chǔ)核算工作，會計核算工作統(tǒng)一由財務(wù)共享中心完成，財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)總賬系統(tǒng)無縫對接，每月按期自動結(jié)賬，財務(wù)總賬系統(tǒng)會根據(jù)審查后的合規(guī)信息，自動生成會計分錄，完成會計基礎(chǔ)核算工作。但財務(wù)共享中心運營過程也出現(xiàn)了一些難點和堵點，急需解決。

1.財務(wù)共享服務(wù)中心人員素質(zhì)急需提高與變革相適應(yīng)

由于A集團(tuán)財務(wù)共享中心每日處理子公司財務(wù)單據(jù)工作量繁重，需要一批具有良好核算水平和業(yè)務(wù)能力的財務(wù)人員，短時間內(nèi)塑造業(yè)務(wù)水平高、素養(yǎng)高的職員隊伍出現(xiàn)明顯的問題。因為大量財務(wù)任務(wù)逐漸匯集到共享服務(wù)中心，工作人員需要解決大量常規(guī)的工作，由于處理能力的不足，導(dǎo)致工作開展進(jìn)程緩慢。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心和軟件公司合作中處被動地位

A集團(tuán)對于財務(wù)共享系統(tǒng)平臺構(gòu)建中技術(shù)層面的事項并不熟悉，在和軟件公司的合作中有時會處于較為被動的地位。比如在軟件方提出要加購某些模塊才能實現(xiàn)原定功能目標(biāo)時，由于不了解軟件技術(shù)領(lǐng)域的相關(guān)知識，在談判中往往處于下風(fēng)，最終妥協(xié)，導(dǎo)致資金投入高于預(yù)期。此外，軟件公司和電信服務(wù)器運營商、安全運營商，甚至掃描系統(tǒng)負(fù)責(zé)商，在項目出現(xiàn)問題需要認(rèn)責(zé)、運維時，常常會相互推諉，扯皮避責(zé)，影響工作效率及質(zhì)量。

3.相關(guān)制度有待完善與變革相匹配

在前期進(jìn)行項目調(diào)研的過程中，通過對現(xiàn)有問題的梳理以及各子公司的需求匯總，A集團(tuán)發(fā)現(xiàn)制度被提及次數(shù)很多?，F(xiàn)有的財務(wù)制度在有些方面并沒有統(tǒng)一的具體的嚴(yán)格條款，工作中遇到模棱兩可的情況時就比較難處理，隨著系統(tǒng)的進(jìn)一步升級，流程管控更加嚴(yán)格，亟需制定、細(xì)化、完善制度，使各項財務(wù)工作都有規(guī)可依。此外，A集團(tuán)內(nèi)各公司涉及的行業(yè)很多，不同行業(yè)適用的制度必然不同。

四、OTC行動學(xué)習(xí)法在財務(wù)共享中的應(yīng)用

為了解決財務(wù)共享中心運行中的堵點和難點，我們嘗試將OTC行動學(xué)習(xí)法應(yīng)用于財務(wù)共享中心。OTC行動學(xué)習(xí)法是一種以建立有組織、有制度、分工明確、目標(biāo)一致、結(jié)構(gòu)清晰的工作體系為前提，充分激勵員工敢于提升并展現(xiàn)自我、主動挖掘業(yè)務(wù)難題，用共享智慧提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的新型現(xiàn)代管理工具。根據(jù)中心不同的崗位（主要有資金崗，收入崗，費用崗，總賬崗四個崗位），從組織效能O（Organization）、人才管理T（Talent management）、貢獻(xiàn)度C（Contribution）三個維度出發(fā)，具體執(zhí)行目標(biāo)任務(wù)。

圖1 組織效能

（1）成立領(lǐng)導(dǎo)小組。成立由分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長的財務(wù)管理體系優(yōu)化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，組員由共享中心成員及分子公司主要財務(wù)負(fù)責(zé)人組成。

（2）有效融合財務(wù)和業(yè)務(wù)流程。梳理業(yè)務(wù)流程時，遵循由易到難，由簡單到復(fù)雜的原則進(jìn)行梳理，對會計相關(guān)的政策制度、會計科目設(shè)定、核算明細(xì)等進(jìn)行統(tǒng)一。同時在制度、流程標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)過程中借助外部供應(yīng)商咨詢顧問，負(fù)責(zé)對體系化建設(shè)所涉及的組織機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)、人員配置以及內(nèi)部管理流程再造等方面提供專業(yè)化的咨詢意見。此外，集團(tuán)還不斷解決制度的執(zhí)行問題，及時制度更新，加強(qiáng)對制度執(zhí)行情況的跟蹤。

（3）建立良好高效的溝通渠道。通過現(xiàn)場訪談、問卷調(diào)研、流程穿行等多種方式，對組織、人員、流程以及信息系統(tǒng)現(xiàn)狀進(jìn)行了解，分析業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與共享中心模式的差距，出具調(diào)研分析報告，提出與共享中心詳細(xì)方案設(shè)計相關(guān)的關(guān)鍵決策點、業(yè)務(wù)與流程改進(jìn)點并給出參考建議。同時，建設(shè)高效的溝通平臺，充分分析了解業(yè)務(wù)部門的需求及需求的重點，并讓對方一定程度了解共享中心的情況，增進(jìn)雙方的互相理解，如果溝通不理想，要及時尋求各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助，合理借用外部力量達(dá)到既定目標(biāo)。

經(jīng)過OTC行動學(xué)習(xí)小組的討論研究后，制定了整體業(yè)務(wù)方案包括以下幾個方面：①共享中心服務(wù)模式、戰(zhàn)略定位及建設(shè)路徑。②共享中心組織及人力方案。③共享中心流程方案。④共享中心信息化規(guī)劃方案。⑤共享中心運營管理方案。

圖2 人才管理

創(chuàng)建學(xué)習(xí)型的財務(wù)共享中心團(tuán)隊，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊理念，全面營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，制定全面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)計劃。職員可以在集團(tuán)學(xué)習(xí)培訓(xùn)模式中，尋找現(xiàn)在出現(xiàn)的問題并制定良好的處理方案，能夠全面提升隊伍綜合解決問題的實力。

圖3 貢獻(xiàn)度

五、OTC行動學(xué)習(xí)法在財務(wù)共享中心應(yīng)用成效

1.從財務(wù)發(fā)展的視角看

促進(jìn)了會計工作由核算到管理的改變；促進(jìn)業(yè)務(wù)、財務(wù)形成更加緊密的伙伴關(guān)系；統(tǒng)一了核算標(biāo)準(zhǔn)，有利于驅(qū)動集團(tuán)流程統(tǒng)一規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，引導(dǎo)業(yè)務(wù)合規(guī)管理，提高會計信息質(zhì)量。

財務(wù)共享中心平均每月處理單據(jù)780筆，極大提高了處理事務(wù)的效率，另外還提高工作的透明化，清晰掌握各個流程環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題；同時杜絕各單位標(biāo)準(zhǔn)、制度執(zhí)行有差異，使整個財務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程，強(qiáng)化內(nèi)部控制。工作期間，快速實現(xiàn)財務(wù)人員工作分工調(diào)整，解放大量財務(wù)人員，為管理會計轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)，對于財務(wù)業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣的A集團(tuán)，降低了財務(wù)風(fēng)險，降低財務(wù)成本等終極目標(biāo)。

在OTC行動學(xué)習(xí)法的機(jī)制下，各崗位都從獨立的PDCA循環(huán)體，在工作中不斷通過計劃-實施-反饋-改進(jìn)來明確目標(biāo)、執(zhí)行目標(biāo)、自我回查，到最終改進(jìn)問題、結(jié)束任務(wù)。例如，共享中心發(fā)現(xiàn)子公司的收款類型、往來戶類型、對方科目等填寫有誤或者漏填，子公司財務(wù)對流程不熟悉，頁面操作復(fù)雜等，導(dǎo)致返單率比較高，結(jié)賬工作任務(wù)繁重。共享中心各崗位組員梳理分公司集中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析討論，共享智慧，根據(jù)問題逐一制定解決方案，對問題多且工作進(jìn)度緩慢的子公司財務(wù)進(jìn)行單獨輔導(dǎo)。在此期間，組員們充分考慮前段業(yè)務(wù)人員的操作習(xí)慣，充分考慮各方面需求，操作便捷、易學(xué)易用等，在A集團(tuán)財務(wù)部的組織下，共享中心與子公司也進(jìn)行了獨立的財務(wù)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平的同時，共享中心組員也進(jìn)行輪崗機(jī)制，深入業(yè)務(wù)一線了解子公司財務(wù)的需求，在前端加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與管控，加強(qiáng)溝通。共享中心也能根據(jù)子公司的實際業(yè)務(wù)需求，反饋于軟件公司，根據(jù)業(yè)務(wù)需求優(yōu)化流程，方便子公司操作。在這樣的機(jī)制下，子公司的返單率也從之前的16%降到了5%。通過上下協(xié)同，共享中心及子公司財務(wù)人員建立了良好的溝通模式，為基礎(chǔ)公司提供管理決策服務(wù)，使得財務(wù)管理水平和業(yè)務(wù)能力都能共同持續(xù)成長。

2.從企業(yè)的發(fā)展視角看

從財務(wù)流程到全業(yè)務(wù)流程的持續(xù)改進(jìn)，也從財務(wù)共享中心向財務(wù)管理中心轉(zhuǎn)變，同時也有利于集團(tuán)協(xié)調(diào)各方，為企業(yè)戰(zhàn)略服務(wù)，支撐戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

財務(wù)共享模式的集核算、資金、預(yù)算為一體的財務(wù)結(jié)算中心的時機(jī)已經(jīng)成熟，可以將重復(fù)性高的會計處理和基礎(chǔ)核算類工作由結(jié)算中心統(tǒng)一處理，能夠規(guī)范、統(tǒng)一、高效，專業(yè)化分工、流程更標(biāo)準(zhǔn)、實現(xiàn)流水線式作業(yè)。同時能夠提高財務(wù)工作質(zhì)量、使工作更為精細(xì)化、專業(yè)化。從而釋放出部分財務(wù)人員更多地從事管理會計工作?；诠蚕碇行哪Ｊ较碌膶I(yè)化數(shù)據(jù)，提供決策有用的信息，服務(wù)公司戰(zhàn)略布局，促進(jìn)業(yè)財融合。

3.從個人發(fā)展視角看

增加了工作挑戰(zhàn)性，有余力感興趣的前提下全面熟悉業(yè)務(wù)流程，管理方式，增加自身價值。同時也能學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識增加管理經(jīng)驗，把挑戰(zhàn)變成機(jī)遇的信心。

同時A集團(tuán)降本增效、優(yōu)化資源配置，集團(tuán)下屬企業(yè)眾多，通過新的企業(yè)財務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型有效提升財務(wù)治理能力與治理水平的現(xiàn)代化，降低財務(wù)核算成本，推進(jìn)財務(wù)人員專業(yè)化分工、釋放潛能、提升財務(wù)價值創(chuàng)造。

六、結(jié)語

一個功能穩(wěn)定全面的信息系統(tǒng)是建立財務(wù)共享中心的基礎(chǔ)保障，在穩(wěn)定的信息系統(tǒng)下，集團(tuán)企業(yè)各類財務(wù)信息數(shù)據(jù)傳輸才能做到實時和真實。實施財務(wù)共享中心建設(shè)要按照企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及規(guī)模等自身的需求特點，做好前期的可行性研究，做到路徑明確，尤其會計人員的培訓(xùn)，提高他們復(fù)合型能力提升，保證項目的有效推進(jìn)。同時加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部管理層及相關(guān)操作人員相關(guān)的專題培訓(xùn)，培訓(xùn)有效就能保證財務(wù)共享中心的建設(shè)落地。OTC行動學(xué)習(xí)法能有效的幫助企業(yè)在員工培訓(xùn)和框架搭建上奠定好的基礎(chǔ)，還可以依據(jù)企業(yè)自身的條件，決定財務(wù)共享中心的運行模式。企業(yè)實際的組織構(gòu)架，分公司的層級及數(shù)量，企業(yè)的主營業(yè)務(wù)都是財務(wù)共享中心選擇何種運行模式的核心考慮因素。這就要求集團(tuán)企業(yè)選擇何種運行模式的時候，充分考慮各分子公司的業(yè)務(wù)需求，合理的設(shè)計優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，在實踐中不斷摸索創(chuàng)新，構(gòu)建符合企業(yè)實際需求的財務(wù)共享中心。