事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探析

蘭冰潔

（中國(guó)動(dòng)物疫病預(yù)防控制中心，北京 100125）

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍在不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量不斷增加，財(cái)政、紀(jì)檢、稅務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)部門的管理越來(lái)越嚴(yán)格，各種報(bào)表數(shù)據(jù)也愈來(lái)愈多，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化核算模式已經(jīng)無(wú)法滿足快速發(fā)展的管理需求。與此同時(shí)，隨著科技水平迅速發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”“云計(jì)算”“5G時(shí)代”等新事物、新技術(shù)的出現(xiàn)為事業(yè)單位信息系統(tǒng)整合提供了技術(shù)保證，而“無(wú)現(xiàn)金支付”“電子發(fā)票”的出現(xiàn)則真正讓“無(wú)紙化辦公”成為了可能。但是當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在難點(diǎn)，需要討論分析并提出對(duì)策。

1 事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要意義

自2019 年起，新的政府會(huì)計(jì)制度全面實(shí)施，事業(yè)單位在會(huì)計(jì)核算內(nèi)容和方法上發(fā)生了改變，“雙基礎(chǔ)”“雙報(bào)告”的會(huì)計(jì)核算要求對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高要求。一方面，加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，能夠優(yōu)化現(xiàn)有的工作流程，將信息流、資金流、業(yè)務(wù)流充分融合；也能夠調(diào)整固有的工作方法，將財(cái)務(wù)人員從煩瑣的重復(fù)工作中脫離出來(lái)，把更多的時(shí)間和精力放在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理、分析、管理等方面，從而提高財(cái)務(wù)管理水平和工作效率、保證財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。另一方面，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠簡(jiǎn)化日常報(bào)銷工作流程，員工無(wú)須往返于財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，有效提高事業(yè)單位整體工作水平，節(jié)約資源，讓各部門之間交流更加順暢和高效。

2 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足

從目前狀況看，即便一些事業(yè)單位結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，已經(jīng)把信息技術(shù)應(yīng)用其中，并且取得了一定的工作成果，但大多數(shù)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與管理上并沒(méi)有做到全面化。比如日常報(bào)銷依然采用傳統(tǒng)的手工填制報(bào)銷單據(jù)，使得報(bào)銷審批受到時(shí)間和空間方面的制約；而在賬務(wù)處理時(shí)采用手工錄賬，主觀性強(qiáng)，一方面增加了出錯(cuò)的概率，另一方面也使財(cái)務(wù)人員單一重復(fù)工作，服務(wù)水平和服務(wù)效率受到影響。出現(xiàn)這種情況的原因，一是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視力度不夠，沒(méi)有把財(cái)務(wù)信息化建設(shè)作為促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的工作重點(diǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)水平偏低，與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需求不符。二是信息化管理模式會(huì)改變?cè)胸?cái)務(wù)崗位的技術(shù)要求和操作方式，財(cái)務(wù)人員需要重新花費(fèi)時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)與適應(yīng)，因此對(duì)財(cái)務(wù)信息化工作有畏難和排斥情緒，制約了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 財(cái)務(wù)信息化處理平臺(tái)不健全

現(xiàn)階段，事業(yè)單位普遍面臨財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不到位的狀況。在實(shí)際工作中，部分事業(yè)單位出于對(duì)成本的考量，沒(méi)有完善的信息處理平臺(tái)，各部門之間相互獨(dú)立，缺少協(xié)作。單位的財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、OA 辦公系統(tǒng)等各個(gè)系統(tǒng)之間獨(dú)立運(yùn)行，需要多次登錄認(rèn)證，其數(shù)據(jù)分別存放且未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享調(diào)用和流程協(xié)同關(guān)聯(lián)，形成了“信息孤島”。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享，在匯總分析中涉及到調(diào)用其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，需要大量的手工操作，增加了工作量。

2.3 內(nèi)部控制管理機(jī)制有待完善

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)該和配套管理機(jī)制相互融合，在機(jī)制約束下為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供指導(dǎo)。事業(yè)單位不可一味依賴現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作，還需要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制管理體系。目前大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)制定了健全的財(cái)務(wù)管理制度，但是并沒(méi)有隨著信息化建設(shè)去完善相應(yīng)制度。相關(guān)人員工作職責(zé)劃分不明確，無(wú)法將具體職責(zé)落實(shí)到位，財(cái)務(wù)信息化工作無(wú)法順利開展。在人員職責(zé)分配不清晰、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的環(huán)境下，容易引發(fā)各種會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，給事業(yè)單位帶來(lái)不良社會(huì)影響。

2.4 財(cái)務(wù)信息化安全程度不高

隨著財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的開展，會(huì)計(jì)信息開始在網(wǎng)絡(luò)中流通。大多數(shù)事業(yè)單位采用普通計(jì)算機(jī)，在缺少安全保護(hù)的公共網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化處理，沒(méi)有安裝專用的會(huì)計(jì)信息備份磁盤，容易造成重要會(huì)計(jì)信息的丟失。而在市場(chǎng)中，財(cái)務(wù)信息化軟件大部分不具備事業(yè)單位行業(yè)特點(diǎn)，軟件功能單一，容易面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，會(huì)計(jì)核算為密碼授權(quán)分工，操作人員只要掌握密碼就可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算流程操作，極易引發(fā)各種安全隱患。

2.5 財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)信息化專業(yè)素質(zhì)亟待提高

2019 年1 月1 日，具有“雙基礎(chǔ)、雙報(bào)告”特征的新《政府會(huì)計(jì)制度》開始全面推行，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作更加復(fù)雜化。事業(yè)單位大多數(shù)財(cái)務(wù)人員都是財(cái)會(huì)專業(yè)出身，同時(shí)具備高水平信息化知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才較少，無(wú)法滿足單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的具體設(shè)計(jì)及實(shí)施，不能有效的提出財(cái)務(wù)需求并進(jìn)行字段及流程設(shè)計(jì)，造成系統(tǒng)建設(shè)和使用需求不一致，后期調(diào)整過(guò)多等問(wèn)題的出現(xiàn)。

3 加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的對(duì)策建議

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)層和財(cái)務(wù)人員重視程度

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層、財(cái)務(wù)人員自上而下充分重視，明確信息化建設(shè)的重要性與迫切性，將信息化建設(shè)當(dāng)作單位內(nèi)部管理工作中的重要內(nèi)容。通過(guò)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，在提升財(cái)務(wù)人員工作效率的同時(shí)，減輕其工作強(qiáng)度，促進(jìn)事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，提高單位整體工作水平。

3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息交換平臺(tái)

構(gòu)建涵蓋預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)輔助系統(tǒng)三大體系的應(yīng)用框架。利用內(nèi)部財(cái)務(wù)管控一體化業(yè)務(wù)應(yīng)用及外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息交換平臺(tái)，有效解決單位內(nèi)部業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理，并能與外部系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，為使用者提供方便快捷的數(shù)據(jù)調(diào)用功能，為管理者提供輔助決策支持。

（1）預(yù)算管理系統(tǒng)是整個(gè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的起點(diǎn)，單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算指標(biāo)編制預(yù)算，財(cái)務(wù)部門最終整合數(shù)據(jù)、獲取決策信息、加強(qiáng)對(duì)各部門預(yù)算情況的了解與控制。最終通過(guò)建立精細(xì)化管理導(dǎo)向的預(yù)算編制模式，統(tǒng)一單位的整體財(cái)務(wù)目標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一調(diào)配，從而將預(yù)算管理制度層層落實(shí)。

（2）財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)以預(yù)算管控為指引，以優(yōu)化費(fèi)用預(yù)算管控流程和費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程為中心，以強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理為目標(biāo)，以費(fèi)用預(yù)算為主線，建立以費(fèi)用的申請(qǐng)、借款、報(bào)銷、還款、支付、入賬周期管理及流程化審批控制體系，進(jìn)行費(fèi)用的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷的全流程管理。財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷的實(shí)現(xiàn)，將傳統(tǒng)的預(yù)算末端被動(dòng)控制推向前端事前控制，完善了預(yù)算控制機(jī)制，并能夠在事后對(duì)費(fèi)用執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行有效分析，掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。系統(tǒng)解決了單位內(nèi)部全員報(bào)賬的在線全流程審批、會(huì)計(jì)憑證的智能生成、報(bào)銷資金的自動(dòng)化線上支付，并利用工作流、短信、移動(dòng)客戶端等審批模式，方便財(cái)務(wù)部門工作，提升報(bào)銷體驗(yàn)，提高財(cái)務(wù)人員工作效率。幫助財(cái)務(wù)部門加速實(shí)現(xiàn)從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提升預(yù)算資金的使用效益。

圖1 數(shù)據(jù)信息交換平臺(tái)架構(gòu)

（3）財(cái)務(wù)輔助系統(tǒng)主要包括項(xiàng)目管理、合同管理、資產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、票據(jù)管理、部門管理、人員管理、制度管理等與財(cái)務(wù)密切相關(guān)的系統(tǒng)模塊。預(yù)算管理及報(bào)銷管理中的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都應(yīng)從這些相關(guān)模塊中提取，同時(shí)預(yù)算管理和報(bào)銷管理中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)也應(yīng)反饋到相應(yīng)模塊，能夠最大限度地保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

在建設(shè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)做到界面簡(jiǎn)單明了，充分考慮用戶體驗(yàn)，字段的設(shè)計(jì)不應(yīng)大量使用財(cái)務(wù)專用術(shù)語(yǔ)。報(bào)銷人員不一定是財(cái)務(wù)人員，他們只需要填寫最基本、最原始的數(shù)據(jù)即可，具體的經(jīng)費(fèi)分類、會(huì)計(jì)科目選擇應(yīng)由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行后期處理。在單據(jù)填寫時(shí)應(yīng)多使用列表選擇的方式填寫。只有系統(tǒng)界面友好、使用方便、用戶體驗(yàn)感強(qiáng)，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)才能更快的推廣并為大家所接受。

3.3 規(guī)范內(nèi)部控制制度，重塑業(yè)務(wù)流程

首先，對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)制度及流程進(jìn)行重新梳理，在滿足內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，完善各項(xiàng)制度、簡(jiǎn)化審批流程，但同時(shí)又不能盲目放權(quán)。要使財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程相匹配，以業(yè)務(wù)流程為主線，將財(cái)務(wù)流程嵌入業(yè)務(wù)流程。從以財(cái)務(wù)流程為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為主導(dǎo)，從項(xiàng)目立項(xiàng)→項(xiàng)目預(yù)算→合同簽訂→事項(xiàng)審批→財(cái)務(wù)報(bào)銷→賬務(wù)處理→報(bào)表生成→財(cái)務(wù)分析→績(jī)效評(píng)價(jià)進(jìn)行全流程的管理。其次，根據(jù)財(cái)務(wù)信息化需求，以單位實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況，給予財(cái)務(wù)信息化預(yù)算、人力、決策等資源傾斜，加強(qiáng)對(duì)預(yù)算編制和執(zhí)行等重點(diǎn)財(cái)務(wù)活動(dòng)的管理，做好事前風(fēng)險(xiǎn)控制。

3.4 加強(qiáng)硬件及軟件維護(hù)，劃分?jǐn)?shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限

財(cái)務(wù)系統(tǒng)搭建前應(yīng)充分調(diào)研，選擇符合需求的優(yōu)秀軟件公司，購(gòu)進(jìn)高質(zhì)量硬件設(shè)備，安排專職人員對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行定期或不定期檢查，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期維護(hù)，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性。信息數(shù)據(jù)的安全是系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要保障，因此首先要加強(qiáng)員工的權(quán)限管理、明確不同層級(jí)不同職能的員工所能訪問(wèn)的數(shù)據(jù)。其次要對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行全方位的監(jiān)控和記錄，所有操作都要記錄進(jìn)操作日志，保留痕跡。最后，加快單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，完善風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，保護(hù)單位的財(cái)務(wù)信息免遭破壞。

3.5 強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)人員的信息專業(yè)化培訓(xùn)

財(cái)務(wù)人員需要深入了解信息化系統(tǒng)中各模塊的功能，在自身具備的財(cái)務(wù)框架體系基礎(chǔ)上，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，熟練掌握信息化技術(shù)的操作技巧，做到專業(yè)與技能融會(huì)貫通。對(duì)于一些有難度的電腦操作問(wèn)題,可以通過(guò)組織單位內(nèi)部不定期培訓(xùn)、舉辦專家講座的形式得以解決。另外，還可以引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)及能力的優(yōu)秀人才，培養(yǎng)一批具有高水平、高能力的復(fù)合型人才，為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展提供人才保障。