關于檔案管理數(shù)字化轉型的發(fā)展研究

解承發(fā)

摘要：檔案是人類社會發(fā)展最根本的信息資料積累和原始依據(jù)，它不僅記錄了每個人的工作生活經(jīng)歷軌跡，為個人的職業(yè)發(fā)展提供最有力的憑據(jù)，也記載了各類大大小小的社會事件，成為了人類社會發(fā)展過程中可供查閱的詳細記錄。目前，大部分檔案管理仍然是以傳統(tǒng)的紙質檔案管理形式為主，亟須向數(shù)字化轉型，才能合理分配社會資源，提高檔案管理的工作效率和檔案利用率，在人類社會發(fā)展的同時兼顧環(huán)境保護，實現(xiàn)人類社會的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理數(shù)字化轉型創(chuàng)新管理電子歸檔

Research on the Development of Digital Transformation of Archives Management

XIE Chengfa

（Jiangyuan District Bureau of Human Resources and Social Security， Baishan， Jilin Province， 134700 China）

Abstract： Archives are the most fundamental information accumulation and original basis for the development of human society. They not only record the track of everyone's work and life experience and provide the most powerful evidence for personal career development， but also record all kinds of social events， which have become detailed records available for reference in the development of human society. At present， most archives management is still based on the traditional paper archives management form. It is urgent to transform to digital， so as to reasonably allocate social resources， improve the work efficiency and utilization rate of archives management， take into account environmental protection while developing human society， and realize the sustainable development of human society.

Key Words： Archives management; Digital transformation; Innovative management; Electronic archiving

伴隨著社會的迅速發(fā)展，各種需要記錄存儲的數(shù)據(jù)也將海量增加。傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式需要耗費更多的人力資源、物力資源和空間資源，無論是從檔案管理的工作效率、檔案本身的利用率來看，還是從環(huán)境保護、社會的長遠發(fā)展來看，檔案管理形式都亟須進行數(shù)字化轉型。檔案管理的數(shù)字化轉型不僅是在檔案數(shù)據(jù)資料管理方面的創(chuàng)新，也是對檔案數(shù)據(jù)資料有效運用的創(chuàng)新，將數(shù)字化作為檔案管理的載體，對龐大繁雜的檔案數(shù)據(jù)資料進行收集、審核、存儲、查閱、調取，充分發(fā)揮檔案管理的作用，是順應社會發(fā)展需求的重要一環(huán)。

1 檔案管理數(shù)字化轉型的驅動力

1.1 宏觀方面

1.1.1 當代經(jīng)濟形勢的挑戰(zhàn)

人類社會的發(fā)展由工業(yè)經(jīng)濟跨越到數(shù)字經(jīng)濟，無論是人們的日常生活還是社會各行各業(yè)的工作都已經(jīng)離不開信息數(shù)字化的運營和管理。同樣，數(shù)字化經(jīng)濟模式也推動了全球各國經(jīng)濟在質和量上的變革，真正將全球經(jīng)濟發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。在這種經(jīng)濟發(fā)展的形勢下，檔案管理作為各經(jīng)濟單位的數(shù)據(jù)儲備大本營，向數(shù)字化轉型是必然且緊迫的，檔案管理的數(shù)字化轉型，可以幫助各經(jīng)濟單位構建一個完整的數(shù)據(jù)資料存儲體系，為各經(jīng)濟單位進行最有效的資源配置提供原始依據(jù)和數(shù)據(jù)參考，推動社會經(jīng)濟在質量、效率、可持續(xù)發(fā)展等方面的進步[1]。

1.1.2 社會公共衛(wèi)生安全危機的影響

由于人類的社會活動，各類社會問題、自然災害頻頻發(fā)生，當各類災害發(fā)生引起社會公共衛(wèi)生安全危機時，就會對人類的社會活動造成巨大的沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質檔案管理為主，海量的紙質檔案資料在遇到水災、火災、地震等自然災害時，不僅會造成損毀，還會因為這些自然災害導致的交通通信不便造成檔案信息無法及時更新的情況。檔案管理的數(shù)字化轉型，就可以很好避免社會自然災害帶來的種種限制和檔案資料的損失，可以保證檔案管理在線上進行收集、審核、存儲、查閱、調取等工作，大大提高了檔案管理的工作效率[2]。

1.2 微觀方面

1.2.1 各單位基礎運營對數(shù)字化轉型的需求

各企事業(yè)單位的檔案管理工作都涉及了單位基礎運營的各個方面。在人事方面，檔案管理資料是每位員工錄用、升職加薪、崗位調動的參考依據(jù)，檔案管理能讓單位更迅速、詳細了解員工的工作履歷、學歷背景，并對員工的任職安排做出合理的決策。在財務方面，對單位的每一筆預算、支出都做好明細進行存檔，保證單位的資金分配都有據(jù)可考。除此之外，各單位的每一份檔案管理資料都是合理、合法的文字材料，可以保證各單位的基礎運營。在各單位的發(fā)展運營過程中，檔案資料會迅速增加，檔案管理的數(shù)字化轉型可以充分滿足各單位平穩(wěn)運營的要求，更加安全、高效地為各單位的每一項工作分配和決策提供合理、合法的保障。

1.2.2 增加檔案管理的安全保密性

通常，檔案管理資料會涉及個人和各單位的隱私，其安全保密性非常重要。在對傳統(tǒng)的紙質檔案進行存儲保管時，要非常注意檔案資料的存儲環(huán)境，包括檔案室的容量、溫度、濕度、監(jiān)控等。在檔案資料出現(xiàn)查閱、調取的情況時，還要進行上級審批、申請簽字等工作，而且在檔案資料被調取外借時，也可能出現(xiàn)遺失、損壞、被盜用等情況。檔案管理的數(shù)字化轉型就很好地避免了這些問題，檔案資料被數(shù)字化后存儲到了網(wǎng)上數(shù)據(jù)存儲庫，可以進行實時備份，即使在遇到意外的社會自然災害，也不用擔心檔案資料出現(xiàn)損壞，且在對檔案資料進行查閱、調取、外借時，也可以通過線上提交申請，簽字審批，大大縮短了利用檔案資料的效率。另外，數(shù)字化檔案管理的操作流程均為線上，在有需要的時候可以隨時對檔案管理過程進行核查，并大大提高了檔案管理的工作效率[3]。

2 檔案管理數(shù)字化轉型的策略分析

2.1 提高全員的數(shù)字化檔案管理意識

2.1.1 改變傳統(tǒng)紙質檔案管理的觀念

檔案管理在很長的一段時間里都是以傳統(tǒng)的紙質檔案管理為主，在檔案管理數(shù)字化轉型的過程中，檔案管理工作人員會因為對數(shù)字化信息技術了解不夠，而在實際操作中遇到各種難題，其他人員也應為不夠了解數(shù)字化檔案管理，無法轉換檔案管理的傳統(tǒng)觀念。因此要保證檔案管理數(shù)字化轉型的推進，就要對單位全員進行數(shù)字化檔案管理的宣傳、培訓，讓檔案管理工作人員在對檔案資料進行數(shù)字化管理的同時，也能得到其他人員的配合與支持[2]。

2.1.2 提高檔案管理中對檔案的開發(fā)利用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對檔案資料的存儲重視程度大于對檔案資料的利用，然而，檔案管理的最終目的仍然是為了保證各單位的基礎運營服務，對檔案資料的利用才能實現(xiàn)檔案資料的價值。傳統(tǒng)的紙質檔案管理忽視了對檔案資料的利用，對檔案資料進行存儲后，并沒有將其作用發(fā)揮到單位的基礎運營中，而且在需要查閱、調取檔案資料時，也有查找困難、耗時較長的問題。檔案管理的數(shù)字化轉型很好地解決了這一問題，當開始重視檔案資料的利用率時，在進行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的相關模塊設計時，就能注意更多模塊細節(jié)的設計，使數(shù)字化檔案管理模式為單位的基礎運營帶來更多便利[4]。

2.2 構建完整的數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新制度

2.2.1 優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的流程

檔案管理的各類文件資料保密程度較高，那么從檔案資料的收集、審核、存檔，到查閱、調取這一系列的檔案管理流程，都需要在保證其流程順利進行的同時，也要保證其安全保密性。因此，在構建數(shù)字化檔案管理模式時，要對全員進行嚴格的權限管控，根據(jù)每個人不同的崗位、負責的項目工作內容，授予相應的操作權限，這樣才能保證不阻礙單位基礎運營的同時，也能保證檔案資料的安全。單位也應該將數(shù)字化檔案管理的流程和規(guī)范普及到全員，實現(xiàn)了跨部門對數(shù)字化檔案管理的預覽、上傳下載、修改等工作，讓數(shù)字化的檔案資料得到最大化的利用，也確保了數(shù)字化檔案管理最終版本的統(tǒng)一性，便于檔案管理數(shù)字化轉型工作的開展[5]。

2.2.2 完善數(shù)字化檔案管理的監(jiān)管

檔案管理的數(shù)字化轉型雖然提高了檔案管理的工作效率，讓單位的基礎運營有了更高質、高量的保證，但享受數(shù)字化檔案管理在給工作帶來便利的同時，也不能忽略了其安全隱患。雖然在檔案資料的存儲方面和對抗社會自然災害對檔案資料造成的威脅方面，數(shù)字化檔案管理有非常大的優(yōu)勢，但在面對網(wǎng)絡攻擊方面，仍然需要重視。如果數(shù)字化檔案管理的相關網(wǎng)絡和系統(tǒng)遭到攻擊，可能導致數(shù)量龐大的檔案資料被泄露、盜用、銷毀，這種情況會為個人或單位帶來極大的損失和傷害，因此在檔案管理的數(shù)字化轉型過程中，必須對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和相關的檔案管理人員對進行嚴格的監(jiān)管[6]。

3 結語

在傳統(tǒng)的紙質檔案管理時代，各單位的基礎運營受到固定工作流程的制約，在對檔案資料的管理和利用過程中，無法保證檔案管理的時效性、統(tǒng)一性和環(huán)保性。檔案管理的數(shù)字化轉型，正是以綠色環(huán)保理念為指導，以迅速發(fā)展的信息技術為支撐，對傳統(tǒng)檔案管理模式的一次改革。檔案管理的數(shù)字化轉型即滿足了個人、單位的基礎運營在經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代背景中，對檔案資料的存儲和利用，也順應了全球經(jīng)濟在發(fā)展中越來越重視環(huán)境保護的需求，需要對全員進行數(shù)字化檔案管理相關專業(yè)知識和優(yōu)勢的普及，推動各單位的檔案管理數(shù)字化轉型，在實踐中完善數(shù)字化檔案管理模式，保證各單位在全球發(fā)展中的競爭力。

參考文獻

[1] 趙彩彩.國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉型策略研究--以濟南軌道交通集團有限公司為例[D].濟南：山東大學，2021.

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[3] 陳慧，羅慧玉，王曉曉，等.數(shù)字化轉型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理探究[J].知識管理論壇，2020，5（3）：147-158.

[4] 石海燕.企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉型發(fā)展探究[J].城建檔案，2021（8）：20-21.

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[6] 姜超.新發(fā)展階段浙江檔案工作轉型發(fā)展新征程——對貫徹落實《關于新時代全面推進檔案工作數(shù)字化轉型的意見》的認識和思考[J].浙江檔案，2020（12）：8-11.