關(guān)于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展研究

解承發(fā)

摘要：檔案是人類社會(huì)發(fā)展最根本的信息資料積累和原始依據(jù)，它不僅記錄了每個(gè)人的工作生活經(jīng)歷軌跡，為個(gè)人的職業(yè)發(fā)展提供最有力的憑據(jù)，也記載了各類大大小小的社會(huì)事件，成為了人類社會(huì)發(fā)展過程中可供查閱的詳細(xì)記錄。目前，大部分檔案管理仍然是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式為主，亟須向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，才能合理分配社會(huì)資源，提高檔案管理的工作效率和檔案利用率，在人類社會(huì)發(fā)展的同時(shí)兼顧環(huán)境保護(hù)，實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新管理電子歸檔

Research on the Development of Digital Transformation of Archives Management

XIE Chengfa

（Jiangyuan District Bureau of Human Resources and Social Security， Baishan， Jilin Province， 134700 China）

Abstract： Archives are the most fundamental information accumulation and original basis for the development of human society. They not only record the track of everyone's work and life experience and provide the most powerful evidence for personal career development， but also record all kinds of social events， which have become detailed records available for reference in the development of human society. At present， most archives management is still based on the traditional paper archives management form. It is urgent to transform to digital， so as to reasonably allocate social resources， improve the work efficiency and utilization rate of archives management， take into account environmental protection while developing human society， and realize the sustainable development of human society.

Key Words： Archives management; Digital transformation; Innovative management; Electronic archiving

伴隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，各種需要記錄存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)也將海量增加。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式需要耗費(fèi)更多的人力資源、物力資源和空間資源，無論是從檔案管理的工作效率、檔案本身的利用率來看，還是從環(huán)境保護(hù)、社會(huì)的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，檔案管理形式都亟須進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是在檔案數(shù)據(jù)資料管理方面的創(chuàng)新，也是對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料有效運(yùn)用的創(chuàng)新，將數(shù)字化作為檔案管理的載體，對(duì)龐大繁雜的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、審核、存儲(chǔ)、查閱、調(diào)取，充分發(fā)揮檔案管理的作用，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的重要一環(huán)。

1 檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的驅(qū)動(dòng)力

1.1 宏觀方面

1.1.1 當(dāng)代經(jīng)濟(jì)形勢的挑戰(zhàn)

人類社會(huì)的發(fā)展由工業(yè)經(jīng)濟(jì)跨越到數(shù)字經(jīng)濟(jì)，無論是人們的日常生活還是社會(huì)各行各業(yè)的工作都已經(jīng)離不開信息數(shù)字化的運(yùn)營和管理。同樣，數(shù)字化經(jīng)濟(jì)模式也推動(dòng)了全球各國經(jīng)濟(jì)在質(zhì)和量上的變革，真正將全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密聯(lián)系在一起。在這種經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢下，檔案管理作為各經(jīng)濟(jì)單位的數(shù)據(jù)儲(chǔ)備大本營，向數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然且緊迫的，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以幫助各經(jīng)濟(jì)單位構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)體系，為各經(jīng)濟(jì)單位進(jìn)行最有效的資源配置提供原始依據(jù)和數(shù)據(jù)參考，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)在質(zhì)量、效率、可持續(xù)發(fā)展等方面的進(jìn)步[1]。

1.1.2 社會(huì)公共衛(wèi)生安全危機(jī)的影響

由于人類的社會(huì)活動(dòng)，各類社會(huì)問題、自然災(zāi)害頻頻發(fā)生，當(dāng)各類災(zāi)害發(fā)生引起社會(huì)公共衛(wèi)生安全危機(jī)時(shí)，就會(huì)對(duì)人類的社會(huì)活動(dòng)造成巨大的沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理為主，海量的紙質(zhì)檔案資料在遇到水災(zāi)、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時(shí)，不僅會(huì)造成損毀，還會(huì)因?yàn)檫@些自然災(zāi)害導(dǎo)致的交通通信不便造成檔案信息無法及時(shí)更新的情況。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就可以很好避免社會(huì)自然災(zāi)害帶來的種種限制和檔案資料的損失，可以保證檔案管理在線上進(jìn)行收集、審核、存儲(chǔ)、查閱、調(diào)取等工作，大大提高了檔案管理的工作效率[2]。

1.2 微觀方面

1.2.1 各單位基礎(chǔ)運(yùn)營對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求

各企事業(yè)單位的檔案管理工作都涉及了單位基礎(chǔ)運(yùn)營的各個(gè)方面。在人事方面，檔案管理資料是每位員工錄用、升職加薪、崗位調(diào)動(dòng)的參考依據(jù)，檔案管理能讓單位更迅速、詳細(xì)了解員工的工作履歷、學(xué)歷背景，并對(duì)員工的任職安排做出合理的決策。在財(cái)務(wù)方面，對(duì)單位的每一筆預(yù)算、支出都做好明細(xì)進(jìn)行存檔，保證單位的資金分配都有據(jù)可考。除此之外，各單位的每一份檔案管理資料都是合理、合法的文字材料，可以保證各單位的基礎(chǔ)運(yùn)營。在各單位的發(fā)展運(yùn)營過程中，檔案資料會(huì)迅速增加，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以充分滿足各單位平穩(wěn)運(yùn)營的要求，更加安全、高效地為各單位的每一項(xiàng)工作分配和決策提供合理、合法的保障。

1.2.2 增加檔案管理的安全保密性

通常，檔案管理資料會(huì)涉及個(gè)人和各單位的隱私，其安全保密性非常重要。在對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)保管時(shí)，要非常注意檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境，包括檔案室的容量、溫度、濕度、監(jiān)控等。在檔案資料出現(xiàn)查閱、調(diào)取的情況時(shí)，還要進(jìn)行上級(jí)審批、申請(qǐng)簽字等工作，而且在檔案資料被調(diào)取外借時(shí)，也可能出現(xiàn)遺失、損壞、被盜用等情況。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型就很好地避免了這些問題，檔案資料被數(shù)字化后存儲(chǔ)到了網(wǎng)上數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫，可以進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，即使在遇到意外的社會(huì)自然災(zāi)害，也不用擔(dān)心檔案資料出現(xiàn)損壞，且在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱、調(diào)取、外借時(shí)，也可以通過線上提交申請(qǐng)，簽字審批，大大縮短了利用檔案資料的效率。另外，數(shù)字化檔案管理的操作流程均為線上，在有需要的時(shí)候可以隨時(shí)對(duì)檔案管理過程進(jìn)行核查，并大大提高了檔案管理的工作效率[3]。

2 檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略分析

2.1 提高全員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)

2.1.1 改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的觀念

檔案管理在很長的一段時(shí)間里都是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理工作人員會(huì)因?yàn)閷?duì)數(shù)字化信息技術(shù)了解不夠，而在實(shí)際操作中遇到各種難題，其他人員也應(yīng)為不夠了解數(shù)字化檔案管理，無法轉(zhuǎn)換檔案管理的傳統(tǒng)觀念。因此要保證檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，就要對(duì)單位全員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的宣傳、培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理的同時(shí)，也能得到其他人員的配合與支持[2]。

2.1.2 提高檔案管理中對(duì)檔案的開發(fā)利用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)重視程度大于對(duì)檔案資料的利用，然而，檔案管理的最終目的仍然是為了保證各單位的基礎(chǔ)運(yùn)營服務(wù)，對(duì)檔案資料的利用才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理忽視了對(duì)檔案資料的利用，對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)后，并沒有將其作用發(fā)揮到單位的基礎(chǔ)運(yùn)營中，而且在需要查閱、調(diào)取檔案資料時(shí)，也有查找困難、耗時(shí)較長的問題。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型很好地解決了這一問題，當(dāng)開始重視檔案資料的利用率時(shí)，在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)模塊設(shè)計(jì)時(shí)，就能注意更多模塊細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)，使數(shù)字化檔案管理模式為單位的基礎(chǔ)運(yùn)營帶來更多便利[4]。

2.2 構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新制度

2.2.1 優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的流程

檔案管理的各類文件資料保密程度較高，那么從檔案資料的收集、審核、存檔，到查閱、調(diào)取這一系列的檔案管理流程，都需要在保證其流程順利進(jìn)行的同時(shí)，也要保證其安全保密性。因此，在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式時(shí)，要對(duì)全員進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管控，根據(jù)每個(gè)人不同的崗位、負(fù)責(zé)的項(xiàng)目工作內(nèi)容，授予相應(yīng)的操作權(quán)限，這樣才能保證不阻礙單位基礎(chǔ)運(yùn)營的同時(shí)，也能保證檔案資料的安全。單位也應(yīng)該將數(shù)字化檔案管理的流程和規(guī)范普及到全員，實(shí)現(xiàn)了跨部門對(duì)數(shù)字化檔案管理的預(yù)覽、上傳下載、修改等工作，讓數(shù)字化的檔案資料得到最大化的利用，也確保了數(shù)字化檔案管理最終版本的統(tǒng)一性，便于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開展[5]。

2.2.2 完善數(shù)字化檔案管理的監(jiān)管

檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型雖然提高了檔案管理的工作效率，讓單位的基礎(chǔ)運(yùn)營有了更高質(zhì)、高量的保證，但享受數(shù)字化檔案管理在給工作帶來便利的同時(shí)，也不能忽略了其安全隱患。雖然在檔案資料的存儲(chǔ)方面和對(duì)抗社會(huì)自然災(zāi)害對(duì)檔案資料造成的威脅方面，數(shù)字化檔案管理有非常大的優(yōu)勢，但在面對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊方面，仍然需要重視。如果數(shù)字化檔案管理的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)遭到攻擊，可能導(dǎo)致數(shù)量龐大的檔案資料被泄露、盜用、銷毀，這種情況會(huì)為個(gè)人或單位帶來極大的損失和傷害，因此在檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，必須對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)的檔案管理人員對(duì)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管[6]。

3 結(jié)語

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，各單位的基礎(chǔ)運(yùn)營受到固定工作流程的制約，在對(duì)檔案資料的管理和利用過程中，無法保證檔案管理的時(shí)效性、統(tǒng)一性和環(huán)保性。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，正是以綠色環(huán)保理念為指導(dǎo)，以迅速發(fā)展的信息技術(shù)為支撐，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次改革。檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型即滿足了個(gè)人、單位的基礎(chǔ)運(yùn)營在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景中，對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)和利用，也順應(yīng)了全球經(jīng)濟(jì)在發(fā)展中越來越重視環(huán)境保護(hù)的需求，需要對(duì)全員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和優(yōu)勢的普及，推動(dòng)各單位的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在實(shí)踐中完善數(shù)字化檔案管理模式，保證各單位在全球發(fā)展中的競爭力。

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