我院加強對醫(yī)用耗材供應商管理的探索

朱永佳

廣東省中醫(yī)院珠海醫(yī)院 設(shè)備科，廣東珠海 519000

我院加強對醫(yī)用耗材供應商管理的探索

朱永佳

廣東省中醫(yī)院珠海醫(yī)院 設(shè)備科，廣東珠海 519000

我院通過采取制定供應商管理辦法、考核評價項目、處罰方法及監(jiān)控供應商業(yè)務(wù)往來行為等措施，加強對醫(yī)用耗材供應商管理。提高了供應商服務(wù)能力及水平，達到醫(yī)療機構(gòu)低風險使用耗材及享受供應商優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的。

醫(yī)用耗材；供應商管理；耗材采購；低風險

隨著醫(yī)學工程學快速發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)使用醫(yī)用耗材的品種、數(shù)量越來越多，相對應醫(yī)療機構(gòu)的耗材供應商隨之增多，眾多的耗材供應商從業(yè)人員職業(yè)水平良莠不齊，給醫(yī)療機構(gòu)使用醫(yī)用耗材帶來不同程度風險[1]。目前醫(yī)療機構(gòu)對供應商管理的經(jīng)驗多是采購前期的，供應商與醫(yī)療機構(gòu)達成合作后，后期的管理大都沒有形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理辦法。

1 制定醫(yī)用耗材供應商管理辦法

根據(jù)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》及我院對醫(yī)用耗材管理的要求，我設(shè)備科制定了《供應商管理辦法》[2]。依此對供應商進行管理，不僅可促使供應商提高自身管理水平，更好地服務(wù)醫(yī)院；同時我院也得到了質(zhì)優(yōu)價廉、合法合規(guī)的產(chǎn)品及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使合作雙方達到雙贏。供應商管理辦法核心部分是對供應商進行評價、考核，保留優(yōu)秀的供應商，淘汰考核不及格的供應商[3]。

1.1 供應商評價內(nèi)容及分值

（1）產(chǎn)品質(zhì)量：主要評價供應商供應產(chǎn)品質(zhì)量合格率、供應產(chǎn)品的規(guī)范性（包括中文標識、檢測報告、合格證）、產(chǎn)品包裝的完好率等，分值30分。

（2）產(chǎn)品價格：主要評價供應產(chǎn)品價格是否合理、優(yōu)惠程度、主動提出供應產(chǎn)品降價通知、消化漲價產(chǎn)品的漲幅能力等，分值10分。

（3）供貨時間：主要評價接到供貨通知后的反應速度、交貨及時，分值10分。

（4）供貨能力：主要評價供應產(chǎn)品的質(zhì)量保障體系是否完善、供貨方式、供貨的準確度、增減供貨數(shù)量的應變能力等，分值10分。

（5）供應商信譽：主要評價供應商有無商業(yè)賄賂不良記錄、有無進入醫(yī)療機構(gòu)“黑名單”、是否經(jīng)常更換企業(yè)名稱，分值10分。

（6）售后服務(wù)：供應商能對銷售耗材質(zhì)量及其安全高度負責，包裝破損、質(zhì)量不合格的耗材能無條件更換；對醫(yī)療機構(gòu)或患者提出產(chǎn)品質(zhì)量問題時，能及時派人妥善處理；能主動培訓醫(yī)療機構(gòu)對產(chǎn)品的使用方法和使用范圍；在突發(fā)公共衛(wèi)生事緊急情況時，能主動為醫(yī)療機構(gòu)提供應急服務(wù)，分值20分。

（7）其他服務(wù)：主要評價是否按照醫(yī)療機構(gòu)要求提供產(chǎn)品相關(guān)證件、更件或新過期證件，分值10分。

按上述評價內(nèi)容，制定扣分、加分標準，每年考核供應商行為后評定供應商得分。

1.2 供應商考核細則及分值

（1）產(chǎn)品質(zhì)量：① 配送劣質(zhì)、不合格產(chǎn)品，每發(fā)現(xiàn)1次扣5分；② 配送產(chǎn)品包裝損壞，每發(fā)現(xiàn)1箱（件、個）扣1分；③ 產(chǎn)品未按照規(guī)范標識，每發(fā)現(xiàn)一批產(chǎn)品扣2分；④ 產(chǎn)品與供應商提供產(chǎn)品注冊證不相符，每發(fā)現(xiàn)1次扣2分；⑤ 未提供近生產(chǎn)日期1年內(nèi)且近失效期半年的產(chǎn)品，每發(fā)現(xiàn)1次扣2分；⑥ 提供了不符合合同要求的產(chǎn)品，每發(fā)現(xiàn)1次扣5分；⑦ 科室投訴及不良反應，如與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)的，每發(fā)生1次扣5分；如果確實與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)，每發(fā)生1次扣10分。

（2）產(chǎn)品價格：① 供應產(chǎn)品價格高于市場價格，每發(fā)現(xiàn)1個產(chǎn)品扣2分；② 供應產(chǎn)品價格低于本地市場價格，獎勵2分；③ 供應商主動提出降價并真正實現(xiàn)有效降價的，每個產(chǎn)品，獎勵3分；④ 產(chǎn)品進入醫(yī)院后，在一個產(chǎn)品周期內(nèi)原則上不能再變更價格，如因產(chǎn)品生產(chǎn)成本大幅上漲，經(jīng)醫(yī)院審核后可進行相應的價格調(diào)整。每發(fā)生1個產(chǎn)品調(diào)價，扣1分。

（3）供貨能力及供貨時間：① 采用直接送貨到醫(yī)院方式的，獎勵1分，其他方式不得分；② 未能準時、正確提供銷售單據(jù)或單據(jù)與產(chǎn)品不一致的，發(fā)生1次扣1分；③ 未將產(chǎn)品送設(shè)備科倉庫驗收，發(fā)現(xiàn)1次扣1分；④ 不能按照醫(yī)院訂貨要求將相應的產(chǎn)品送到醫(yī)院的，每發(fā)生1次扣1分；如果嚴重影響臨床工作的，1次扣5分；⑤ 不能按要求的時間將訂購耗材及時送到的，每發(fā)生1次扣2分；如果嚴重影響臨床工作的，1次扣5分；⑥ 在醫(yī)院調(diào)整送貨數(shù)量和送貨品種時，如果能及時反應并成功供應的，1次獎勵1分。

（4）售后服務(wù)：① 發(fā)現(xiàn)一個產(chǎn)品證件過期未及時更換的，扣3分；② 處理科室投訴反應慢，不積極的，每發(fā)生1次扣2分，如果因此嚴重影響臨床工作的，1次扣5分；③ 供應商不及時更換或不愿意處理包裝破損或質(zhì)量不合格產(chǎn)品的，1次扣2分；④ 供應商不主動培訓臨床工作人員，造成操作失誤或醫(yī)療風險的，1次扣2分；⑤ 無專人負責售后服務(wù)的，扣2分；⑥ 在發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件或其他緊急情況時，能主動為醫(yī)院提供應急服務(wù)的，獎勵5分；⑦ 不能及時響應醫(yī)院合理要求的，1次扣2分。

（5）供應商信譽：① 收到過醫(yī)院“警告”記錄的，1次扣5分；② 在評價年度，變更企業(yè)名稱的，1次扣2分。

1.3 監(jiān)控記錄供應商業(yè)務(wù)往來行為

監(jiān)控供應商是系統(tǒng)行為，需多部門共同完成，設(shè)備科負責監(jiān)控記錄供應商日常業(yè)務(wù)異常行為，常規(guī)由臨床使用部門記錄為主、耗材收發(fā)部門記錄為輔，均通過填寫不良事件報告單或電話反饋給設(shè)備科，設(shè)備科嚴格按供應商管理辦法進行公平公正處理和建立記錄管理表格登記，認真進行扣分和加分，并按管理辦法與其溝通處理，提出解決方案[5]。監(jiān)控記錄供應商行為內(nèi)容作為考核評價主要依據(jù)，供應商若對評定的結(jié)果提出質(zhì)疑，可隨時查閱供應商異常行為內(nèi)容與處理依據(jù)。

1.4 考核評價供應商

考核評價供應商由醫(yī)院設(shè)備科組織，紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督，評價人員由設(shè)備科、審計、財務(wù)、醫(yī)技及部分臨床科室護士長組成。供應商評價采用百分制，評價結(jié)果分為：85分以上（含85分）為優(yōu)秀、75～84分為良好、60～74分為合格、60分以下為不合格。設(shè)備科依據(jù)考核細則對供應商作出最后評分，得分可高于100分，評價人員依據(jù)供應商的得分和年度業(yè)務(wù)行為表現(xiàn)兩方面對供應商作出最終評分[6]。

1.5 供應商違規(guī)處罰辦法

（1）供應商若存在商業(yè)賄賂或不正當競爭行為，立即終止與其供貨合同。

（2）如果供應商存在以下問題：① 供應產(chǎn)品質(zhì)量不符合國家標準或合同規(guī)定標準；② 進口產(chǎn)品無中文標識，國產(chǎn)產(chǎn)品無檢測報告；③ 供應產(chǎn)品價格遠高于公認市場價格；④ 未在規(guī)定的時間內(nèi)供應貨物且未通知醫(yī)院；⑤ 不能及時提供售后服務(wù)和其他服務(wù)；⑥ 未在規(guī)定時間內(nèi)提供貨物票據(jù)，或貨物票據(jù)不符合醫(yī)院規(guī)定；⑦ 供應商證件過期而不能在規(guī)定時間內(nèi)更新；⑧ 供應商未按照規(guī)定提供產(chǎn)品證件；⑨ 供應商在接到針對產(chǎn)品質(zhì)量的負面反饋意見后，不愿承擔責任不積極處理。醫(yī)院耗材管理部門向該供應商發(fā)出書面“警告”通知，扣壓貨款3個月；如問題嚴重的可立即停止供貨合同。

（3）供應商存在商業(yè)賄賂或不正當競爭行為或收到書面警告3次，或在供應商年度評價中結(jié)果為“不合格”，停止與該供應商的供貨合同，2年內(nèi)不再采購該供應商的產(chǎn)品。

（4）建立嚴格的供應商變更登記審查、追溯制度，對列入行業(yè)黑名單或存在不良記錄的供應商，醫(yī)院嚴格審查、追溯，原則上不予變更。

2 供應商管理成效

我院自2013年實行供應商管理辦法后，對供應商管理成效明顯，一定程度上降低了耗材使用風險，對醫(yī)院發(fā)展起到一定作用[7]。經(jīng)統(tǒng)計：① 2年時間淘汰不合格供應商11家；② 由于產(chǎn)品質(zhì)量方面問題而造成的醫(yī)療風險2013年48件，2014年降為16件，降幅達70%；③ 由于供應商不能及時供貨造成的風險2013年25件，2014年降為18件，降幅為28%；④ 由于售后服務(wù)方面的問題發(fā)生的醫(yī)療風險2013年10件，2014年降為8件，降幅為20%；⑤ 2013年發(fā)生4起供應商違反醫(yī)院醫(yī)療器械管理規(guī)定私自提供耗材給臨床使用，2014年則沒有發(fā)生。經(jīng)過2年對供應商的管理，供應商無論在產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、售后服務(wù)還是在信譽方面，都基本達到醫(yī)院對供應商管理要求，在一定程度上保障醫(yī)院臨床業(yè)務(wù)規(guī)范化運轉(zhuǎn)，同時使醫(yī)院管理更加規(guī)范，另外對供應商自身提高管理水平也起到一定作用。

3 結(jié)語

我院在管理供應商方面取得一定成效，但也暴露出一些問題：如臨床科室無專人負責耗材管理，耗材管理工作均由護士長兼任；部分臨床科室出現(xiàn)問題時直接與供應商溝通處理而繞開設(shè)備科；部分臨床科室對耗材異常問題上報積極性不高；設(shè)備科缺乏管理軟件輔助，不能進行精細分析管理等，這些問題將會對精益化管理供應商帶來諸多困難[8]。無論實際情況怎么樣，醫(yī)院在供應商管理方面還是有很大提升空間，加強對供應商的管理，既可降低使用耗材的風險，又可享受供應商優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時還可促進醫(yī)療器械行業(yè)健康發(fā)展。

[1] 張漢國.加強供應商管理 提高物資采購質(zhì)量[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2009,16(5):57-58.

[2] 韓文英.政府采購中供應商的全程評估[J].現(xiàn)代管理科學, 2010,4(2):15-16.

[3] 張和華,吳旋,向華,等.醫(yī)療設(shè)備供應商標準化評價體系建立與實踐[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29(1):98-99.

[4] 劉新平.醫(yī)療器械采購管理的探索和嘗試[J].醫(yī)療裝備,2006,(6):31-32.

[5] 牟利娟.醫(yī)療器械采購中加強供應商管理與合作的建議[J].企業(yè)導報,2013,(23):47-48.

[6] 曲揚.供應商評估和評選標準的戰(zhàn)略分析[J].企業(yè)管理,2008, 4(4):30-32.

[7] 馬穎,田利,鄒健,等.供應商選擇與評估工作探討[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2015,30(5):150-151.

[8] 張魏,李潮波.對醫(yī)療器械耗材管理管理的淺析[J].中國療養(yǎng)醫(yī)學,2011,20(3):280-281.

Exploration of Strengthened Management of Medical Consumable Suppliers in the Hospital

ZHU Yong-jia
Department of Equipment, Guangdong Province Hospital of the Traditional Chinese Medicine Zhuhai Branch, Zhuhai Guangdong 519000, China

The hospital took multiple improvement measures to strengthen the management of medical consumable suppliers, including formulation of management methods, evaluation items and a series of penalties for medical consumable suppliers as well as monitoring of their business contacts. This practice improved the quality of suppliers’ serviceability so as to reduce the risks in using medical consumables and benefit from the quality service.

medical consumables; supplier management; consumables procurement; low risks

R197.32；R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.08.037

1674-1633(2016)08-0116-02

2015-10-26

2015-12-23

作者郵箱：nba3325080@163.com