學校辦公室主任在工作中面臨的問題與對策分析

徐少春

【摘要】在學校運行過程中，辦公室是整個學校的中樞機構，對學校的發(fā)展起到了重要的作用，它將各部門之間以及學校與教師之間緊密地連接在一起，是整個學校的紐帶。要看一個學校工作運轉效率如何，首先要看這個學校的辦公室工作開展得如何，而辦公室工作是否向著一個好的方向發(fā)展，辦公室主任的作用十分重要。辦公室主任只有做好日常工作，充分帶動教職工的工作積極性，才能使學校向著更好的方向發(fā)展。

【關鍵詞】辦公室主任;角色;問題;對策

一、學校辦公室主任在工作中面臨的問題

在分析辦公室主任在工作中遇到的問題時，專業(yè)人士卡恩提出了有關角色的沖突模式，因此，可以將辦公室主任的角色代入這個沖突模式圖中，然后對辦公室主任在工作中遇到的問題進行相關分析（如圖）。

圖中所反映的辦公室主任在日常工作中面對的問題是多種多樣的，影響辦公室主任工作的外在因素包括人際關系因素、組織因素等，而內在因素則是辦公室主任的個人因素，只有對這些問題及影響因素進行不斷的研究，并找到解決這些問題的辦法，才能促使辦公室工作良好運行。

（一）外在因素

1.組織機構設置不合理。一是我國各類學校中行政機構的組成在大體上是相近的，整體上是由校長室、黨政辦、教務處、人事處、總務處等構成。但是由于不同區(qū)域、不同學校的情況不同，所以并不是所有的學校都設置了校長室和政教處。二是部分學校對于辦公室的設置沒有明確的規(guī)范，并且把主要精力放在了教育教學方面，認為辦公室機構并不是發(fā)揮教育教學職能的主要機構，只是起到工作輔助性的作用，沒有重視辦公室工作，導致辦公室設置存在不清晰、不合理的問題，辦公室成了各類大小雜事集中的場所，這對辦公室主任的工作也造成了困擾。

2.干部選拔機制不健全。近年來，雖然我國干部隊伍建設逐漸科學化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化，但是我國對于教育領域的干部隊伍建設并沒有給予很高的關注度，也沒有制定一個比較完善的選拔機制，導致干部的選拔機制不健全。即便很多辦公室主任能力強、素質高，也很難成為干部選拔的對象，尤其是二級單位的辦公室主任，一個崗位干到退休，因此打消了很多有干勁的優(yōu)秀年輕辦公室主任的激情。

3.缺乏科學的考核機制。目前我國各類學校的管理不斷加強，管理體制也在不斷深化，大多數(shù)公辦的學校已經(jīng)形成了一套相對比較完整、健全的管理體系，并且這種管理方式的成效越來越明顯，但是在對學校中層干部進行考核的過程中，產(chǎn)生了明顯的管理機制缺乏的情況。在日常的工作中，辦公室的瑣碎事務比較多，很難取得亮點或者突出成效。辦公室工作雖然是學校各項事務正常運行的保障，但在干部考核時卻往往忽略這個部門，如果只用量化的形式對辦公室進行考核是有失公正的，只有不斷完善辦公室的考核制度，按一定比例考核提拔辦公室主任，使辦公室建設過程中的薄弱環(huán)節(jié)有所改善，才能減少辦公室主任的壓力。

（二）內在因素

在辦公室主任工作過程中，除了學校的外在因素會給辦公室主任的工作帶來一些問題外，辦公室主任的個人因素也會給他們的工作帶來一定的影響。

1.自身角色定位不明確。在工作中，辦公室主任只有明確個人定位，才能使辦公室工作具有制度性;只有辦公室主任具有一定的思想認識、道德準則，才能對整個辦公室的工作產(chǎn)生一定的影響。

2.自身缺乏相關的知識儲備。辦公室工作是一項比較復雜的工作，不僅要求辦公室主任有很強的工作能力，還要有很強的協(xié)調能力，這樣才能將工作做好。因此，辦公室主任要全面提升自己的綜合素質，不僅要有較強的心理素質、工作協(xié)調能力，還要具備全面的知識素養(yǎng)和完善的知識結構。

3.自我調控能力不足。要想扮演好辦公室主任這個角色，就要具備較強的自我調控能力，面對工作中的壓力和遇到的問題時，應當及時調節(jié)自己的情緒，保證在工作中不帶有負面的情緒，這樣才能很好地解決工作中存在的問題。如果辦公室主任沒有較強的自我調控能力，在面對突發(fā)情況時，只會緊張，找不到解決問題的方法。不僅如此，辦公室主任的個人情緒還會不斷蔓延，影響到整個辦公室的氣氛和工作環(huán)境。

二、解決學校辦公室主任所面臨問題的對策

目前，很多學校處于改革和發(fā)展的關鍵時期，所以辦公室主任的工作量也在不斷增加，隨之而來的工作難題也越來越多。應當及時對這些問題進行總結，從而找出解決問題的對策。

（一）優(yōu)化組織結構

學校的組織結構都是根據(jù)學校的發(fā)展目標進行劃分的，按照學校在發(fā)展中需要的崗位和人員進行有機組合形成了比較完整的組織結構類型，學校的組織機構是學校管理的載體，而辦公室主任在整個組織機構中扮演著重要角色，所以要想規(guī)范辦公室主任的日常工作，減少辦公室主任在工作中遇到的問題，就要不斷優(yōu)化學校的管理系統(tǒng)，對學校的組織結構進行更加合理的劃分，將各類工作不斷專業(yè)化、細分化，由不同崗位專業(yè)管理，遇到綜合型的問題由辦公室統(tǒng)籌管理，這樣不僅能減少工作中的失誤，還可以提高學校的組織力凝聚力。

（二）加強制度建設

要加強學校的制度建設，保證各項制度落實具有很強的針對性和操作性，起到很好的規(guī)范和約束功能。同時還要在落實各項規(guī)章制度的過程中完善獎懲制度和各項激勵措施，從而提高辦公室主任的工作積極性和主動性。

（三）加強自我調適的能力

辦公室主任應當有意識地提高自己的知識水平、溝通能力，只有不斷提高自己的綜合能力，才能在日常工作中充分發(fā)揮自己的才能，才能有效解決工作中遇到的一些問題。辦公室主任應當加強自我認知，了解自己的優(yōu)缺點。在工作中，要保持身心健康，不斷調整自己的心態(tài)，要學會抑制自己的不良情緒，不要過于高估自己的能力，對自己的缺點要有正確的認識，并及時調整，從而使自我潛能得到更好地發(fā)揮。因此，在平時的工作中辦公室主任應當從各個方面、通過多個渠道對自己進行了解，從而形成健全的自我意識。辦公室主任應努力做好平凡煩瑣的工作，在平凡中凸顯出自己的不平凡，堅持把簡單的事情做好，把平凡的事情做好。

三、結語

在學校的組織機構中，一般會劃分一個比較分明的層次結構，在這個組織機構中，不僅有明確的分工，還有健全的制度和完善的規(guī)定。辦公室工作屬于學校的核心工作，只有辦公室工作做得越來越好，學校的管理工作才能更具推動力，所以辦公室主任的任務非常艱巨，辦公室主任在工作時只有不斷規(guī)避身邊不良環(huán)境的影響，并且對自身的情緒進行很好的調節(jié)和控制，才能使辦公室工作效率得到提升，只有在工作中不斷完善自我，學會緩解壓力，才能正確、及時解決辦公室工作中出現(xiàn)的各種問題，使辦公室工作向著更全面的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]龍建剛.加強教育宣傳 提升服務水平?省教育廳召開地市縣（區(qū)）教育局辦公室主任會議暨基礎教育宣傳工作會議[J].廣東教育（綜合版），2010，05：4-5.

[2]李冰.認識自我 揚長避短 當好領導的助手——談高校二級學院辦公室主任的工作能力[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2011，20：147.

[3]抓住機遇 迎接挑戰(zhàn)——2011年全國十六城市開發(fā)公司經(jīng)理年會成員單位辦公室主任會議在南京召開[J].城市開發(fā)，2011，02：28-30.

[4]李國有.高標準嚴要求完成農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目建設——河南省農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室主任座談會在濟源召開[J].農(nóng)村.農(nóng)業(yè).農(nóng)民（A版），2011，09：65.

[5]農(nóng)村能源戰(zhàn)線的光榮與驕傲——祝賀龍大友 蔡建華 劉建中 劉建東四同志被評為全國農(nóng)業(yè)勞動模范[J].可再生能源，1990，05：3.

[6]徐明祥.加強辦公室建設發(fā)揮綜合協(xié)調作用 更好地為高等教育改革和發(fā)展服務——全省高等學校辦公室主任會議在濟召開[J].婦女學苑，1991，02：58.

[7]曉沙.落實糧改政策 建立飼料糧流通新體制——飼料行業(yè)貫徹國務院糧改決定座談會在哈爾濱召開[J].中國飼料，1998，20：2-3.

[8]田淑蘭.把握大局 高效高質 推動辦公室工作躍上新臺階——在全國省市婦聯(lián)辦公室主任第二期研討班開幕式上的講話[J].中國婦運，1997，09：4-5.

（作者單位：南京工業(yè)大學藝術設計學院）