學(xué)校辦公室主任在工作中面臨的問題與對策分析

徐少春

【摘要】在學(xué)校運(yùn)行過程中，辦公室是整個學(xué)校的中樞機(jī)構(gòu)，對學(xué)校的發(fā)展起到了重要的作用，它將各部門之間以及學(xué)校與教師之間緊密地連接在一起，是整個學(xué)校的紐帶。要看一個學(xué)校工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率如何，首先要看這個學(xué)校的辦公室工作開展得如何，而辦公室工作是否向著一個好的方向發(fā)展，辦公室主任的作用十分重要。辦公室主任只有做好日常工作，充分帶動教職工的工作積極性，才能使學(xué)校向著更好的方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室主任;角色;問題;對策

一、學(xué)校辦公室主任在工作中面臨的問題

在分析辦公室主任在工作中遇到的問題時，專業(yè)人士卡恩提出了有關(guān)角色的沖突模式，因此，可以將辦公室主任的角色代入這個沖突模式圖中，然后對辦公室主任在工作中遇到的問題進(jìn)行相關(guān)分析（如圖）。

圖中所反映的辦公室主任在日常工作中面對的問題是多種多樣的，影響辦公室主任工作的外在因素包括人際關(guān)系因素、組織因素等，而內(nèi)在因素則是辦公室主任的個人因素，只有對這些問題及影響因素進(jìn)行不斷的研究，并找到解決這些問題的辦法，才能促使辦公室工作良好運(yùn)行。

（一）外在因素

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。一是我國各類學(xué)校中行政機(jī)構(gòu)的組成在大體上是相近的，整體上是由校長室、黨政辦、教務(wù)處、人事處、總務(wù)處等構(gòu)成。但是由于不同區(qū)域、不同學(xué)校的情況不同，所以并不是所有的學(xué)校都設(shè)置了校長室和政教處。二是部分學(xué)校對于辦公室的設(shè)置沒有明確的規(guī)范，并且把主要精力放在了教育教學(xué)方面，認(rèn)為辦公室機(jī)構(gòu)并不是發(fā)揮教育教學(xué)職能的主要機(jī)構(gòu)，只是起到工作輔助性的作用，沒有重視辦公室工作，導(dǎo)致辦公室設(shè)置存在不清晰、不合理的問題，辦公室成了各類大小雜事集中的場所，這對辦公室主任的工作也造成了困擾。

2.干部選拔機(jī)制不健全。近年來，雖然我國干部隊(duì)伍建設(shè)逐漸科學(xué)化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化，但是我國對于教育領(lǐng)域的干部隊(duì)伍建設(shè)并沒有給予很高的關(guān)注度，也沒有制定一個比較完善的選拔機(jī)制，導(dǎo)致干部的選拔機(jī)制不健全。即便很多辦公室主任能力強(qiáng)、素質(zhì)高，也很難成為干部選拔的對象，尤其是二級單位的辦公室主任，一個崗位干到退休，因此打消了很多有干勁的優(yōu)秀年輕辦公室主任的激情。

3.缺乏科學(xué)的考核機(jī)制。目前我國各類學(xué)校的管理不斷加強(qiáng)，管理體制也在不斷深化，大多數(shù)公辦的學(xué)校已經(jīng)形成了一套相對比較完整、健全的管理體系，并且這種管理方式的成效越來越明顯，但是在對學(xué)校中層干部進(jìn)行考核的過程中，產(chǎn)生了明顯的管理機(jī)制缺乏的情況。在日常的工作中，辦公室的瑣碎事務(wù)比較多，很難取得亮點(diǎn)或者突出成效。辦公室工作雖然是學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的保障，但在干部考核時卻往往忽略這個部門，如果只用量化的形式對辦公室進(jìn)行考核是有失公正的，只有不斷完善辦公室的考核制度，按一定比例考核提拔辦公室主任，使辦公室建設(shè)過程中的薄弱環(huán)節(jié)有所改善，才能減少辦公室主任的壓力。

（二）內(nèi)在因素

在辦公室主任工作過程中，除了學(xué)校的外在因素會給辦公室主任的工作帶來一些問題外，辦公室主任的個人因素也會給他們的工作帶來一定的影響。

1.自身角色定位不明確。在工作中，辦公室主任只有明確個人定位，才能使辦公室工作具有制度性;只有辦公室主任具有一定的思想認(rèn)識、道德準(zhǔn)則，才能對整個辦公室的工作產(chǎn)生一定的影響。

2.自身缺乏相關(guān)的知識儲備。辦公室工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，不僅要求辦公室主任有很強(qiáng)的工作能力，還要有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，這樣才能將工作做好。因此，辦公室主任要全面提升自己的綜合素質(zhì)，不僅要有較強(qiáng)的心理素質(zhì)、工作協(xié)調(diào)能力，還要具備全面的知識素養(yǎng)和完善的知識結(jié)構(gòu)。

3.自我調(diào)控能力不足。要想扮演好辦公室主任這個角色，就要具備較強(qiáng)的自我調(diào)控能力，面對工作中的壓力和遇到的問題時，應(yīng)當(dāng)及時調(diào)節(jié)自己的情緒，保證在工作中不帶有負(fù)面的情緒，這樣才能很好地解決工作中存在的問題。如果辦公室主任沒有較強(qiáng)的自我調(diào)控能力，在面對突發(fā)情況時，只會緊張，找不到解決問題的方法。不僅如此，辦公室主任的個人情緒還會不斷蔓延，影響到整個辦公室的氣氛和工作環(huán)境。

二、解決學(xué)校辦公室主任所面臨問題的對策

目前，很多學(xué)校處于改革和發(fā)展的關(guān)鍵時期，所以辦公室主任的工作量也在不斷增加，隨之而來的工作難題也越來越多。應(yīng)當(dāng)及時對這些問題進(jìn)行總結(jié)，從而找出解決問題的對策。

（一）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)都是根據(jù)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行劃分的，按照學(xué)校在發(fā)展中需要的崗位和人員進(jìn)行有機(jī)組合形成了比較完整的組織結(jié)構(gòu)類型，學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)是學(xué)校管理的載體，而辦公室主任在整個組織機(jī)構(gòu)中扮演著重要角色，所以要想規(guī)范辦公室主任的日常工作，減少辦公室主任在工作中遇到的問題，就要不斷優(yōu)化學(xué)校的管理系統(tǒng)，對學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行更加合理的劃分，將各類工作不斷專業(yè)化、細(xì)分化，由不同崗位專業(yè)管理，遇到綜合型的問題由辦公室統(tǒng)籌管理，這樣不僅能減少工作中的失誤，還可以提高學(xué)校的組織力凝聚力。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

要加強(qiáng)學(xué)校的制度建設(shè)，保證各項(xiàng)制度落實(shí)具有很強(qiáng)的針對性和操作性，起到很好的規(guī)范和約束功能。同時還要在落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度的過程中完善獎懲制度和各項(xiàng)激勵措施，從而提高辦公室主任的工作積極性和主動性。

（三）加強(qiáng)自我調(diào)適的能力

辦公室主任應(yīng)當(dāng)有意識地提高自己的知識水平、溝通能力，只有不斷提高自己的綜合能力，才能在日常工作中充分發(fā)揮自己的才能，才能有效解決工作中遇到的一些問題。辦公室主任應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自我認(rèn)知，了解自己的優(yōu)缺點(diǎn)。在工作中，要保持身心健康，不斷調(diào)整自己的心態(tài)，要學(xué)會抑制自己的不良情緒，不要過于高估自己的能力，對自己的缺點(diǎn)要有正確的認(rèn)識，并及時調(diào)整，從而使自我潛能得到更好地發(fā)揮。因此，在平時的工作中辦公室主任應(yīng)當(dāng)從各個方面、通過多個渠道對自己進(jìn)行了解，從而形成健全的自我意識。辦公室主任應(yīng)努力做好平凡煩瑣的工作，在平凡中凸顯出自己的不平凡，堅(jiān)持把簡單的事情做好，把平凡的事情做好。

三、結(jié)語

在學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)中，一般會劃分一個比較分明的層次結(jié)構(gòu)，在這個組織機(jī)構(gòu)中，不僅有明確的分工，還有健全的制度和完善的規(guī)定。辦公室工作屬于學(xué)校的核心工作，只有辦公室工作做得越來越好，學(xué)校的管理工作才能更具推動力，所以辦公室主任的任務(wù)非常艱巨，辦公室主任在工作時只有不斷規(guī)避身邊不良環(huán)境的影響，并且對自身的情緒進(jìn)行很好的調(diào)節(jié)和控制，才能使辦公室工作效率得到提升，只有在工作中不斷完善自我，學(xué)會緩解壓力，才能正確、及時解決辦公室工作中出現(xiàn)的各種問題，使辦公室工作向著更全面的方向發(fā)展。

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（作者單位：南京工業(yè)大學(xué)藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院）