新形勢下機(jī)要文書檔案保密工作研究

曹晰

摘要：在新形勢之下，機(jī)要檔案工作已經(jīng)慢慢成為保密工作之中的重中之重，其關(guān)乎國家利益、單位發(fā)展。如何更好地順應(yīng)新形勢之下的發(fā)展形態(tài)，針對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行研究，依據(jù)單位的具體情況與管理機(jī)制，將“零差錯(cuò)”貫徹落到實(shí)處，是每一個(gè)機(jī)要工作人員都值得思考的問題。鑒于此，文章詳細(xì)論述了新形勢下機(jī)要文書檔案保密工作，旨在可以為相關(guān)業(yè)界人士提供有價(jià)值的借鑒與參考，從而為行業(yè)的健康可持續(xù)繁榮發(fā)展貢獻(xiàn)應(yīng)有之力。

關(guān)鍵詞：新形勢下;機(jī)要文書檔案;保密工作

前言：

機(jī)要文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作中最常見的檔案，也是泄密問題最突出的檔案。隨著信息化的縱深推進(jìn)，以“兩微一端”（微博、微信、客戶端）為代表的新媒體，對(duì)機(jī)要文書檔案保密工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。深刻認(rèn)識(shí)涉密文件檔案面臨的復(fù)雜形勢和問題，提出可預(yù)見、可操作的對(duì)策，是保密文件檔案管理人員必須認(rèn)真思考的課題。

1機(jī)要文書檔案管理的主要特點(diǎn)

在中國，社會(huì)主義進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代，其軍事、經(jīng)濟(jì)和國際地位也得到了提高。如今，它已成為世界上竊取各種情報(bào)的主要目標(biāo)。一些西方國家為了竊取中國的戰(zhàn)略主動(dòng)權(quán)和信息控制權(quán)，利用各種高新技術(shù)對(duì)中國的關(guān)鍵信息進(jìn)行監(jiān)控和竊取;隨著國內(nèi)外主要敵對(duì)勢力逐漸西化和分裂我國，將有派情報(bào)人員潛入我國進(jìn)行各種形式的秘密竊取，蓄意竊取國家秘密的方式。多起竊密案件的出現(xiàn)，提醒我們必須高度重視文件檔案的保密工作。也就是說，加強(qiáng)保密工作刻不容緩。保密工作形勢的嚴(yán)峻性還體現(xiàn)在保密工作的方式、領(lǐng)域和對(duì)象，保密主體的流動(dòng)性和多樣性，此外，涉密載體逐漸呈現(xiàn)多樣性和復(fù)雜性，泄密渠道越來越多樣化，竊密手段和科技含量也在逐步提高，隱蔽性越來越強(qiáng)，所有這些都會(huì)使保密變得困難。因此，保密工作必須與時(shí)俱進(jìn)，這是應(yīng)對(duì)這一嚴(yán)峻形勢的主要途徑。

為從根本上做好保密工作，各級(jí)機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位要按照《保密法實(shí)施辦法》、《保密法》和各級(jí)會(huì)議精神，要制定保密工作標(biāo)準(zhǔn)，開展保密宣傳教育，最大限度地進(jìn)一步提高干部隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，結(jié)合實(shí)際落實(shí)保密保障服務(wù)工作。檔案管理是安全保衛(wèi)工作中一項(xiàng)非常重要的工作。保密檔案屬于保密性強(qiáng)、密鑰性強(qiáng)的檔案，為此，保密保障工作的重點(diǎn)是要做好機(jī)要文書檔案工作。

2新形勢下機(jī)要文書檔案保密工作面臨的形勢和問題

2.1管理人員保密意識(shí)淡薄

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，檔案工作機(jī)構(gòu)或者負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)當(dāng)配備與工作量相適應(yīng)的專職檔案員，承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)工作。但目前很多事業(yè)單位的保密檔案管理人員都是兼職人員，沒有檔案專業(yè)學(xué)歷，沒有系統(tǒng)的保密工作培訓(xùn)，很容易成為泄密的源頭。為了方便，有的管理人員通過微信、QQ等軟件傳遞涉密文件，有的在涉密電腦上處理非涉密信息，有的不嚴(yán)格遵守涉密規(guī)定，允許外人隨意進(jìn)入保密檔案室，將對(duì)保密檔案的保密工作構(gòu)成嚴(yán)重威脅。

2.2法規(guī)建設(shè)相對(duì)滯后

信息化浪潮是時(shí)代發(fā)展趨勢不可逆轉(zhuǎn)，做好信息化背景下的機(jī)要文書檔案保密工作最終還得依靠法律。但目前現(xiàn)行《檔案法》是1988年施行的，里面沒有涉及機(jī)要文書檔案在互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域保密涉密問題，這對(duì)當(dāng)前檔案管理工作造成困擾。按照《中華人民共和國政府信息公開條例》，包括機(jī)要文書檔案等在內(nèi)的一些法規(guī)文件，都應(yīng)及時(shí)向社會(huì)公開。但許多機(jī)要檔案按照《保守國家秘密法》卻不能公開或不能及時(shí)公開，比如食品藥品檢查檔案、行業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)等等。因此，包括《檔案法》《保密法》等在內(nèi)的法規(guī)修訂迫在眉睫。

2.3泄密風(fēng)險(xiǎn)復(fù)雜嚴(yán)峻

信息化的深入推進(jìn)給政務(wù)工作帶來極大方便，幾乎所有的縣級(jí)以上的機(jī)關(guān)事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，各種“政務(wù)云”“騰訊通”“OA系統(tǒng)”被廣泛運(yùn)用于日常工作中。但與此同時(shí)，也給單位機(jī)要文書的保密工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)沒有任何隱私可言，互聯(lián)網(wǎng)安全的發(fā)展并沒有跟上互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展。而機(jī)要文書檔案作為涉密程度最集中的領(lǐng)域，常常成為泄密的高發(fā)地。

3新形勢下做好機(jī)要文書檔案保密工作的建議

3.1強(qiáng)化教育，提高管理人員保密意識(shí)

機(jī)要文書檔案性質(zhì)特殊，價(jià)值獨(dú)特，尤其是一些關(guān)鍵部門、關(guān)鍵領(lǐng)域的機(jī)要檔案，是竊密人員瞄準(zhǔn)的重點(diǎn)。機(jī)要檔案管理人員是維護(hù)機(jī)要檔案安全的最關(guān)鍵要素，有時(shí)候無意的一句話或者一個(gè)舉動(dòng)就可能造成泄密。因此，單位要把政治素質(zhì)放在第一位，選拔責(zé)任感高，敏銳性強(qiáng)，工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的人員擔(dān)任機(jī)要文書，確保機(jī)要人員自身不出問題。同時(shí)，要經(jīng)常對(duì)機(jī)要檔案管理人員進(jìn)行保密教育，通過專業(yè)培訓(xùn)、實(shí)際操練、案例警醒、情景模擬等手段，提高機(jī)要人員的保密意識(shí)和警惕性。

3.2完善制度，進(jìn)行規(guī)范管理

要嚴(yán)格按照《保密法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)要文件收發(fā)登記》《機(jī)要文件傳閱制度》等，對(duì)機(jī)要文書的簽收、登記、傳閱、回收、歸檔和銷毀等程序嚴(yán)格要求，確保制度執(zhí)行到位。要結(jié)合信息化發(fā)展的形勢和特點(diǎn)，研究透機(jī)要檔案保密工作來自信息安全領(lǐng)域的非傳統(tǒng)威脅因素，以及技術(shù)層面不斷涌現(xiàn)出的新情況新問題，未雨綢繆，查缺補(bǔ)漏，切實(shí)讓制度跑在風(fēng)險(xiǎn)前面。同時(shí)要積極推動(dòng)出臺(tái)政策，加強(qiáng)對(duì)各地大數(shù)據(jù)中心、云平臺(tái)中檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)管，確保具有永久長期保存價(jià)值的數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔并定期向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理

現(xiàn)如今，我國諸多企業(yè)并未重視檔案庫房，導(dǎo)致后期檔案管理的難度加大。在一般情況之下，檔案是存放在庫房之中，基本上是以書面形式或者是電子形式保存的，因此強(qiáng)化針對(duì)庫房管理尤為關(guān)鍵。庫房檔案管理工作在具體實(shí)施的過程之中通常都會(huì)出現(xiàn)一些問題，究其原因主要?dú)w結(jié)于大中型企業(yè)檔案管理的庫房一般都會(huì)選擇在地下層或是辦公樓的底層。這并不利于檔案的保存工作，假使檔案庫房選擇在樓層的底層，日常往來的人員較多，都會(huì)從對(duì)底層經(jīng)過，這很難保障檔案保密工作，勢必會(huì)加大檔案泄漏的概率。假使將檔案管理庫房選擇在樓層的地下室，可能會(huì)發(fā)生由于光照不夠，而使得檔案發(fā)生損壞或是缺失，電子檔案也可能會(huì)發(fā)生返潮的現(xiàn)象，隨即就會(huì)加大檔案保存的難度。由此可見，要將檔案庫房設(shè)置在相對(duì)較高的樓層，這樣一來不但保障其可以都得到充裕的光照時(shí)間，且還可以在很大程度之上避開了嘈雜聲，從根本之上提高檔案儲(chǔ)存的安全可靠性。

3.4做好歸檔，提高審查力度

做好機(jī)要文書檔案保密工作的基礎(chǔ)就是合理界定歸檔范圍，確保歸檔檔案數(shù)量合理化、案卷完整化、檢索利用便捷化。具體工作中，一方面要準(zhǔn)確把握機(jī)要文書立卷歸檔的時(shí)效性，一份檔案完成運(yùn)轉(zhuǎn)符合要求的，即刻歸檔，沒有完成的，堅(jiān)決不歸檔，避免因管理混亂而出現(xiàn)泄密。另一方面，要對(duì)歸檔機(jī)要文書的重要性進(jìn)行合理篩選，注意有效地維護(hù)全宗的完整性，減少歸檔檔案的重復(fù)度和冗余性，提高檔案利用價(jià)值。此外“要根據(jù)實(shí)際情況，應(yīng)對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密不泄密及文件的完好無損”。

結(jié)束語：

總體而言，“天下大事，必作于細(xì);古今事業(yè)，皆成于實(shí)?！睓C(jī)要文檔保密工作事無巨細(xì)，諸多檔案工作者要始終堅(jiān)守安全保密意識(shí)，逐步提升自身的安全保密能力;政府相關(guān)部門要重視文檔的安全保密工作，明確保密職責(zé)，適當(dāng)投入安全保密的人、財(cái)、物;逐步健全文檔保密機(jī)制，以相應(yīng)的規(guī)范機(jī)制規(guī)范文檔保密工作，加大機(jī)要文檔保密工作的規(guī)范合理性。

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