加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的探索與實踐

張瑩

摘要：人事檔案管理作為事業(yè)單位常規(guī)管理工作中的一項重要內(nèi)容，加強人事檔案規(guī)范化管理，對促進事業(yè)單位日常管理有序開展、推動事業(yè)單位取得長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。因此，這就需要事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思路，確保人事檔案管理向著規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。本文首先分析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，并進一步簡要指出當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的問題，最終提出加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的對策建議，旨在為我國各事業(yè)單位開展檔案管理工作提供一點借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;規(guī)范化;探索

隨著各項事業(yè)的不斷綜合發(fā)展，近年來我國的事業(yè)單位也取得了蓬勃的發(fā)展。人事檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成之一，但是很多行政事業(yè)單位目前在認(rèn)識檔案管理工作中都存在不規(guī)范等問題，造成單位檔案管理水平不高，無法發(fā)揮檔案管理對推動單位整體發(fā)展的作用。當(dāng)前，我國行政事業(yè)單位正在改革的深化階段，加強人事檔案規(guī)范化管理對促進單位整體發(fā)展的重要性更加得以彰顯，因此，對于事業(yè)單位來說，務(wù)必要加強對人事檔案規(guī)范化管理的重視，充分發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，為單位取得長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、行政事業(yè)單位加強人事檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）有利于提高工作效率

當(dāng)前，我國市場經(jīng)濟體制愈發(fā)成熟，行政事業(yè)單位也在不斷加快適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的步伐，對于用工用人的傳統(tǒng)制度也需要不斷改革，促進人員更加適應(yīng)崗位。在這種背景下，人事檔案管理工作決定了人員的價值能否發(fā)揮至最大，因此規(guī)范、高效的人事檔案管理工作對推動單位選人用人工作、推動事業(yè)單位整體發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。在提高工作效率上主要表現(xiàn)為兩個方面：第一，規(guī)范化的人事檔案管理對提高人事資料的使用率作用明顯，有利于幫助管理人員快速、全面的了解職工資料;第二，加強人事檔案的規(guī)范化管理對推動人員信息資料的及時性、準(zhǔn)確性和真實性具有保障性作用，有人事檔案資料使用需求的人可以按照相關(guān)借閱流程快速查看所需資料，減少檔案管理工作者的工作量，降低檔案資料使用人的時間成本，進而實現(xiàn)人事檔案管理高效開展。

（二）能夠反映事業(yè)單位人員的變化情況

當(dāng)前，我國行政事業(yè)單位大多處于深化改革期，在這個變化的過程中，人員發(fā)生流動也屬于常態(tài)，因此人事檔案管理工作的主要作用就是對人員的變動記性全面的記錄和反映，對單位發(fā)展過程中的不同階段下的人員配置情況進行直接記錄，在一定程度上能夠反映事業(yè)單位人員變化乃至單位整體發(fā)展的情況[1]。人員的數(shù)量以及崗位發(fā)生變動和調(diào)整都是隨著單位的發(fā)展在不斷進行的動態(tài)過程，加強人事檔案規(guī)范化管理，能夠直觀反映事業(yè)單位的發(fā)展的變化過程，提高人事檔案的完整性和規(guī)范性，調(diào)整單位人員招聘以及人員培養(yǎng)的策略，滿足單位發(fā)展對職工吐故納新的需求，提高單位人員的整體素質(zhì)，進而幫助事業(yè)單位在市場競爭中保留一席之地。

（三）有利于單位吐故納新

首先，提高人員分類的科學(xué)性和合理性。人事檔案管理是對每位職工從入職、到工作、到升職、最后到離職或退休等情況的全程記錄，因此對指導(dǎo)事業(yè)單位開展人才篩選工作具有至關(guān)重要的作用。借助人事檔案管理，能夠幫助管留著明確對人才的需求，為之后開展人才招聘奠定基礎(chǔ)，提高單位對外吸收人才的科學(xué)性;其次，促進單位對人員開展科學(xué)的培訓(xùn)工作。借助人事檔案能夠?qū)Ξ?dāng)前單位人員結(jié)構(gòu)的知識水平、專業(yè)技能等方面進行綜合衡量，便于單位對人才庫進行知識技能的更新，進而對職工進行有針對性的培訓(xùn)和進修工作，提高職工在開展工作方面的綜合水平;最后，提高人員崗位之間的合理調(diào)配效率。通過人事檔案資料上記錄的信息，能夠?qū)β毠ぴ诠ぷ鲘徫簧系谋憩F(xiàn)一覽無余，有利于人事管理部門對人員進行調(diào)整，促進各職工在不同的崗位上最大限度發(fā)揮其優(yōu)勢和積極性。同時，對于在工作崗位上偷奸?；穆毠?，或者職業(yè)道德低下的職工基于一定的懲罰，激發(fā)職工開展工作的主觀能動性，實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理對單位人員配置的參考作用。

二、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的普遍問題

（一）檔案管理人員缺乏科學(xué)開展人事檔案管理工作的意識

人事檔案管理屬于單位檔案管理工作下的一項重要內(nèi)容，對推動事業(yè)單位整體發(fā)展具有重要的作用，但很多管理人員無法意識到這一點，在落實具體的人事檔案管理的過程中，缺乏對檔案規(guī)范化管理工作的熱情，甚至自身對于人事檔案管理工作存在認(rèn)知錯誤，導(dǎo)致失業(yè)單位人事檔案管理工作的效率不高。一些單位的管理者錯誤的將檔案管理工作理解為簡單的資料保管，對人事檔案管理的重視不夠，缺乏派遣專人開展人事檔案管理的意識。另外，由于單位管理人員與落實人事檔案管理的直接經(jīng)辦人沒有重視人事檔案的規(guī)范化管理，導(dǎo)致現(xiàn)存人事檔案資料存在不同程度的失真或不完整，難以保證人事檔案資料的客觀性和真實性，進而降低了事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的價值，不能發(fā)揮人事檔案對單位職工工作能力、工作情況的真實反映[2]。

（二）開展人事檔案管理的人員綜合水平較低

由于行政事業(yè)單位融入市場經(jīng)濟體制的時間較短，很多部門的職工都存在年齡老化、技術(shù)水平跟不上崗位和單位發(fā)展需要的情況，對于人事檔案管理工作來說同樣如此。由于老齡化的人事檔案管理隊伍導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理的專業(yè)人員較為缺乏，導(dǎo)致單位開展檔案管理改革的困難增加。人事檔案管理離不開展業(yè)人員，但目前很多事業(yè)單位還沒有設(shè)置人事檔案管理的專門崗位，通常開展人事檔案管理的人員就是檔案管理的人員，沒有接受過人事檔案管理的專業(yè)知識培訓(xùn)，進而增加了事業(yè)單位人事檔案管理過程中的出現(xiàn)各種問題的機率，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案資料管理的質(zhì)量受到直觀影響，不利于單位開展人力資源管理工作，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展進程。

（三）人事檔案管理仍然以傳統(tǒng)管理為主

目前，一些行政事業(yè)單位逐漸認(rèn)識到人事檔案資料規(guī)范化管理存在很多需要改進的地方，并逐漸開始進行相關(guān)工作改革，但是在人事檔案管理工作實際開展的過程中，還是無法完全擺脫傳統(tǒng)檔案資料管理的思維，缺乏從制度上進行改革的意識，導(dǎo)致單位人事檔案管理工作效率低下，管理方式單一落后，導(dǎo)致人事檔案資料的利用率始終不高。促進事業(yè)單位人事檔案管理改革不是一朝一夕就能完成的工作，加強人事檔案規(guī)范化管理需要一段時間，傳統(tǒng)落后的管理手段對制約事業(yè)單位人事檔案管理的結(jié)果是非常明顯的[3]?；趥鹘y(tǒng)管理下的人事檔案管理，在信息搜集、整理、分類、保管等環(huán)節(jié)的工作都主要依賴于人工進行，管理效率低、出錯率高的現(xiàn)象，造成事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的改革進一步受阻。

三、加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的工作建議

（一）提高管理意識，優(yōu)化管理制度

檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在管理過程中，若是缺乏科學(xué)管理意識、系統(tǒng)管理制度，將直接影響到檔案管理的質(zhì)管理意識量和效率。因此，在檔案管理具體工作中，必須要提高工作人員的管理意識，優(yōu)化管理制度，切實落實管理效能，充分發(fā)揮出檔案的參考價值與借鑒作用。在落實檔案管理各項制度的時候，領(lǐng)導(dǎo)干部更應(yīng)當(dāng)以身作則，切實落實檔案管理規(guī)章制度，發(fā)揮出制度的強制性作用，并引導(dǎo)基層人員認(rèn)真負(fù)責(zé)。此外，事業(yè)單位人事檔案管理構(gòu)成中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)制度規(guī)定，要依據(jù)規(guī)章制度來完善檔案管理人員和檔案使用人員的借調(diào)標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在優(yōu)化管理制度的時候，可以將工作人員崗位職責(zé)與績效考核掛鉤，建立獎懲機制，充分依據(jù)制度來提高工作人員內(nèi)在動力，確保檔案管理質(zhì)量的提升;同時，還要利用培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方法，充分提高檔案管理人員的意識，保證其能夠遵循規(guī)范合理的要求和原則進行工作，充分提高檔案管理工作的效率。

（二）提升人事檔案管理工作隊伍的整體工作水平

人是促進單位發(fā)展的重要因素，不論是事業(yè)單位的人力資源管理，還是人事檔案資料的規(guī)范化管理工作，都需要相關(guān)人員自身具備較高的工作素養(yǎng)，才能切實滿足崗位和單位發(fā)展的需要。因此，在加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)著重提高檔案資料管理人員的綜合水平，結(jié)合單位發(fā)展的實際需要類配置人事檔案資源，加強人事檔案管理人員的崗位專業(yè)培訓(xùn)，強化人員開展人事檔案資料管理的專業(yè)技能[4]。另外，在加強事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的改革中，還應(yīng)當(dāng)著手建立一支專業(yè)的人事檔案管理隊伍，不斷優(yōu)化這支管理隊伍業(yè)務(wù)水平的同時，加強其政治素養(yǎng)、大局意識等方面的建設(shè)，加強管理人員對單位人事檔案資料保密的意識，提高檔案管理人員創(chuàng)新開發(fā)式管理的能力。

（三）善于借助現(xiàn)代化信息手段創(chuàng)新人事檔案資料管理手段

隨著我國信息技術(shù)領(lǐng)域不斷取得新的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立借助現(xiàn)代化信息手段開展人事檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新的意識，積極推進事業(yè)單位信息化人事檔案規(guī)范化管理。一方面，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，提高對人事檔案的統(tǒng)一、快捷管理;另一方面，重點構(gòu)建安全等級高的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)定來實現(xiàn)人事檔案的調(diào)閱以及利用等。

結(jié)語

總而言之，人員作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，人員信息檔案的真實和有效性在一定程度上決定著事業(yè)單位未來的發(fā)展方向，因此堅持公平、公正、公開、民主原則開展的人事檔案管理工作，符合事業(yè)單位的發(fā)展需要。加強事業(yè)單位人事規(guī)范化管理能夠顯著提升單位綜合管理效率，對人員信息和崗位工作開展情況進行精準(zhǔn)掌握，能夠促進各崗位人員對工作的價值效用發(fā)揮至最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]張偉城.大數(shù)據(jù)時代下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內(nèi)外，2020（28）：4-6.

[2]鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實困境與對策[J].人才資源開發(fā)，2020（13）：24-25.

[3]李林波.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].傳播力研究，2019，3（28）：297.

[4]黃瑞生.試論提高事業(yè)單位干部人事檔案利用工作水平的途徑[J].中外企業(yè)家，2019（18）：106.

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