淺談檔案的保管保護

摘要：檔案存儲是維護檔案完整性和安全性的特定任務，并且是基本檔案操作的重要組成部分。其中心任務是采取有效措施，延長檔案的使用壽命并確保檔案的安全性。檔案存儲的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律。通過常規(guī)工作，采取了特殊的技術措施來最大程度地防止和減少檔案損壞，延長檔案的使用壽命，并維護檔案的完整性和安全性。

關鍵詞：檔案保護;預防措施;監(jiān)督檢查

檔案是重要信息的載體，對今后工作的正確發(fā)展具有重要的指導意義，因此做好檔案的保存工作是非常必要的。作為檔案管理員，必須提高對檔案存儲和使用的認識，將獲得的知識應用到實際工作中，并真正實現(xiàn)檔案的價值。

一、檔案保護的重要價值和重要性

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，在建設具有中國特色的現(xiàn)代化強大社會主義國家中發(fā)揮著重要作用，這些檔案是歷史性的和真實的。它的歷史和真實性在人們的實踐中逐漸形成，任何檔案都有一定的內容和價值。無論檔案內容多么重要和有價值，它們都通過某些物質支持表達。如果在保存過程中這些材料由于各種不良因素而縮短其壽命，如果檔案中留下的寶貴歷史痕跡消失了，那么檔案的歷史和真實性及其功能也將受到影響。稍有疏忽會造成無法彌補的損失，應引起我們的極大關注。隨著中國經濟體制改革開放政策的深入實施，檔案業(yè)蓬勃發(fā)展。如何正確保護這些檔案給我們帶來了許多新研究課題。只有解放思想，更新觀念，不斷提高檔案保護和保管水平，最大限度地延長檔案使用壽命，為經濟建設和各項工作服務，檔案工作人員才能認識到其重要的現(xiàn)實意義。

二、技術檔案保護工作的特點和性質

在檔案管理中，檔案保護技術工作是非常重要的部分，也是檔案管理的非常重要的部分。檔案保護技術工作與檔案工作中的其他鏈接之間有一些區(qū)別。檔案的收集，整理和使用基于檔案的內容。盡管在工作中使用了檔案，但主要在調查方向上仍存在一些差異。將檔案轉換為材料后，必須使用某些物質進行存儲。檔案保護的技術工作主要包括掌握保存物質的變化規(guī)律和運動規(guī)律，同時掌握物理，化學和物質變化規(guī)律，這一點要充分做好，尋找保護檔案的科學技術方法。因此，技術檔案保護工作是科學的技術工作。

三、檔案保護要點

（一）取預防措施

首先，主管部門應當在檔案評估和檢查工作中納入對檔案質量，檔案媒體和記錄材料質量的保護。從事檔案管理工作的人員，應養(yǎng)成良好的習慣，應使用具有良好耐久性的手寫材料來編寫檔案。特別是在填寫重要的報告并編寫一些重要檔案時，更應使用耐久的手寫材料，例如鉛筆，藍色墨水筆和彩色筆。其次，為了確保檔案保護的永久性，要從意識形態(tài)的角度加以注意，首先要樹立預防的觀念，并始終注意審查保管中的檔案，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，消除檔案損壞的現(xiàn)象。

（二）采用先進技術，提高存儲和保護水平

隨著科學技術的不斷發(fā)展，存儲方法和檔案保護技術也得到了不斷的改進和創(chuàng)新。這引入了檔案保護的新要求。只有積極探索和大膽創(chuàng)新工作方法和工作機制，不斷引進和吸收高新技術成果，借鑒先進的管理經驗，并將其與實際工作相結合，才能不斷改善管理工作和檔案保護。

（三）改善保管庫存儲環(huán)境

在現(xiàn)有的管理條件下，要努力創(chuàng)造良好的條件，改善管理環(huán)境。因此，一方面必須注意控制和調節(jié)檔案館的溫度和濕度，并做好防止光，霉菌，灰塵和各種有害物質侵蝕的工作;另一方面，做好清理檔案存儲的工作，例如倉庫安全和檔案存儲。最好以垂直和平行的方式存儲檔案，而不要堆疊它們，并最大程度地減少由于紙張之間的擠壓而對檔案書寫造成的損害。同時，在使用過程中，還需要妥善保管檔案，以免造成人為損壞。

四、使用檔案過程中的保護方法

使用過程中的檔案保護系統(tǒng)應包括所有基本問題以及與檔案使用過程中的保護問題相關的方面。它主要包括兩個方面：

（一）檔案使用登記和轉讓系統(tǒng)

如果出于任何原因使用檔案，則必須執(zhí)行嚴格的登記過程以進行檔案返回和傳輸。如檔案的傳遞和存儲記錄，借出記錄和轉移計數(shù)。

（二）管理系統(tǒng)和檔案使用限制

該系統(tǒng)涉及檔案的使用方式以及必須避免的不良現(xiàn)象。例如，不允許用戶抽煙，喝水，吃食物等，在檔案上繪畫或涂抹，拍照，未經許可的復制，并且不允許破壞性行為，例如撕裂和切割，檔案必須保持完整。損壞檔案的行為將根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》和其他法律法規(guī)進行處罰。

（1）數(shù)量和順序控制。使用檔案時（無論是內部使用還是外部使用的），當所需檔案數(shù)量很大時，可以根據(jù)管理系統(tǒng)以批量和有限的數(shù)量提供它們，并且應要求用戶保持其物理順序在使用過程中和歸還檔案時。

（2）加強現(xiàn)場使用行為的監(jiān)督檢查。對于外部使用，應指派檔案人員監(jiān)視站點的使用情況，隨時檢查用戶的使用行為，發(fā)現(xiàn)問題后及時指出并糾正問題，并消除發(fā)芽的不良現(xiàn)象。尤其是供社會使用的檔案，必須配備電視監(jiān)視系統(tǒng)。

（3）使用形式和使用地點的限制。使用檔案的基本方法是就地讀取。原則上，許可的拍攝或復制工作必須由檔案（室）工作人員進行;使用檔案的地方應該是一個集中的閱讀中心，并且通常沒有單獨的房間供用戶使用以避免發(fā)生事故。

（4）對重要檔案采取有效的保護措施。對于貴重檔案，檔案（室）要實施：密鑰保護。盡量不提供原始檔案，僅提供縮微膠卷或影印本等。使用時特別注意監(jiān)護問題，檔案工作的根本目的是為社會各階層提供檔案信息服務。檔案室必須正確處理管理與使用之間的關系，充分發(fā)揮檔案信息在物質文明，政治文明和精神文明建設中的作用。

五、結束語

隨著社會的發(fā)展和時間的流逝，一方面，檔案的數(shù)量和構成繼續(xù)增加，另一方面，檔案館正在不斷銷毀。檔案管理是一個重要的項目，可以保持歷史的真實外觀。檔案存儲涉及許多鏈接，例如分類，合并，排序，編號，設置資金和日常安全檢查。只有根據(jù)檔案和材料形成的規(guī)則以及材料的價值確定檔案的保存期限，檔案才能為保存和用戶方便地保存檔案。

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作者簡介：

張文婷（1983—），女，漢族，山東濰坊人，工學學士，檔案館員，從事檔案研究。

（濰坊中學?山東?濰坊?261041）