人事檔案管理信息建設(shè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)

文 張春生 中共云南省委宣傳部譯制中心

當(dāng)前新時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化創(chuàng)新人事檔案管理制度，促進(jìn)人事檔案管理模式科學(xué)發(fā)展。

夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。打造人事檔案信息化管理模式，離不開良好的硬件設(shè)施。同時(shí)，良好的硬件設(shè)施，也是使人事檔案信息實(shí)現(xiàn)共享與傳輸?shù)奈镔|(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化管理，首先應(yīng)加大資金投入力度，結(jié)合企業(yè)自身情況，購(gòu)置先進(jìn)的信息化建設(shè)設(shè)施。其次，應(yīng)打造相對(duì)完善的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，并做到對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新與維護(hù)，確保信息化管理系統(tǒng)能夠有序運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，企業(yè)還應(yīng)在建設(shè)信息化人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，開設(shè)人事檔案共享功能，以此提高人力資源管理效率。

打造自動(dòng)化檔案管理模式。建設(shè)信息化人事檔案管理，是當(dāng)前新時(shí)代背景下的必然趨勢(shì)。人事檔案管理人員應(yīng)將信息化技術(shù)密切融入日常工作當(dāng)中，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理功能，從而提高人事檔案管理工作質(zhì)量。在使用信息化系統(tǒng)時(shí)，管理人員還應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)使用標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作，避免因錯(cuò)誤操作而導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。在錄入人事信息時(shí)，管理人員應(yīng)始終抱以認(rèn)真、細(xì)致的工作態(tài)度，充分發(fā)揮自動(dòng)化管理優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化人事檔案管理工作效率。

建設(shè)數(shù)據(jù)化人事檔案信息。企業(yè)在建設(shè)人事檔案信息化管理模式時(shí)，還應(yīng)同步建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，管理人員應(yīng)以我國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)前提，結(jié)合企業(yè)的人力資源實(shí)際情況，將原始檔案錄入到計(jì)算機(jī)檔案資料內(nèi)，并對(duì)入庫(kù)的檔案信息進(jìn)行細(xì)致的處理，細(xì)致地劃分人事檔案科目，避免人事檔案信息出現(xiàn)混雜的現(xiàn)象，確保錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息充滿條理性，使調(diào)閱人事檔案過程中，對(duì)人事檔案分類一目了然。其次，定期維護(hù)人事檔案管理信息化系統(tǒng)，以便于及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息。最后，管理人員在生成信息化檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格審核各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，對(duì)錄入信息進(jìn)行反復(fù)校對(duì)，以此生成真實(shí)性與準(zhǔn)確性的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

加強(qiáng)人事檔案信息化安全。企業(yè)在開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)保證人事信息安全與人事信息共享之間，處于相互協(xié)調(diào)的狀態(tài)，避免因人事檔案信息的共享功能，而對(duì)信息安全造成威脅。因此，管理人員在對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)人事信息的安全性，避免發(fā)生信息泄露問題。其次，企業(yè)在確保人事信息真實(shí)性的基礎(chǔ)上，建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，通過各種安全保護(hù)措施，抵御違法泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。另外，企業(yè)在處理人事信息泄露問題時(shí)，應(yīng)提高處理層面，做到嚴(yán)格執(zhí)法，以此提高人事檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性。最后，檔案管理人員應(yīng)以信息化制度為工作準(zhǔn)則，不與無關(guān)人員談?wù)撈髽I(yè)人事信息，并且在獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的許可下，方可引導(dǎo)相關(guān)人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，調(diào)閱人事檔案。

提高信息化服務(wù)意識(shí)能力。首先，企業(yè)應(yīng)通過各種渠道，加大建設(shè)信息化人事檔案管理宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)各部門人員積極配合人事檔案管理人員開展的相關(guān)工作，以便于更好地收集、整理企業(yè)人事信息，確保信息化建設(shè)工作順利開展。其次，應(yīng)對(duì)人事檔案管理人員采取定期教育培訓(xùn)的管理辦法，企業(yè)可邀請(qǐng)信息化建設(shè)領(lǐng)域中的專家，走入企業(yè)當(dāng)中，以先進(jìn)的管理技術(shù)為主要培訓(xùn)內(nèi)容，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，并幫助管理人員能夠靈活應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，從而充分發(fā)揮信息化人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效率。最后，企業(yè)應(yīng)針對(duì)信息化人事檔案管理模式，制定相應(yīng)的管理制度與考核機(jī)制，要求管理人員嚴(yán)格按照信息化制度開展相關(guān)工作，并引導(dǎo)管理人員明確自身的崗位職責(zé)，以便于在發(fā)生檔案管理信息化問題時(shí)，做到責(zé)任到人。

建立健全管理制度體系。隨著企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，人事檔案管理部門應(yīng)緊隨企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，針對(duì)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，積極建立相對(duì)健全的人事檔案信息化管理制度體系。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理部門而言，信息化建設(shè)雖然從本質(zhì)上改變了保管人事檔案的方法，但是從目的與任務(wù)上卻沒有改變。因此，建立健全的人事檔案信息化管理制度體系，是人事管理部門的必然態(tài)勢(shì)。首先，人事檔案管理部門應(yīng)針對(duì)各項(xiàng)信息化工作環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的管理制度，如信息錄入規(guī)范、信息調(diào)閱規(guī)范、整合信息規(guī)范等，以此約束檔案管理人員的信息化操作行為。其次，人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)充分發(fā)揮自身的管理力量，將信息化管理制度貫徹落實(shí)，對(duì)管理人員加強(qiáng)監(jiān)督，促進(jìn)信息化人事檔案管理工作的順利開展。