事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

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檔案管理是事業(yè)單位重要的組成部門之一,隨著我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理行業(yè)的迅速發(fā)展,即使已經(jīng)取得了一定成就,管理體制也得到了一定的完善,但是當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀仍舊存在一定問題,因此本文提出了有效的優(yōu)化路徑。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

加強(qiáng)檔案管理工作在事業(yè)單位的檔案管理中具有重大意義。第一,檔案管理能為事業(yè)單位日常的工作提供重要依據(jù),同時(shí)也能為單位的重大經(jīng)營(yíng)決定提供依據(jù),對(duì)內(nèi)部改革體制進(jìn)行深化。此外在檔案信息中,包含了單位組織的實(shí)踐工作,對(duì)于展開各項(xiàng)管理工作有非常重要的價(jià)值。第二,檔案管理是促進(jìn)內(nèi)部控制制度改革的重要內(nèi)容,事業(yè)單位必須把重心放在內(nèi)部控制的建設(shè)中。檔案管理是促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的有效保障,檔案工作的有效落實(shí)和事業(yè)單位的相關(guān)制度改革息息相關(guān)。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的基本現(xiàn)狀

(一)檔案管理重視程度有待加強(qiáng)

事業(yè)單位不重視對(duì)檔案的管理工作。仍舊無法打破傳統(tǒng)的檔案管理的想法,做不到與時(shí)俱進(jìn),相當(dāng)一部分檔案管理工作人員不是通過專業(yè)對(duì)口招聘進(jìn)來的,而是選用一些年齡普遍偏大,沒有受過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),嚴(yán)重影響著檔案工作的發(fā)展。另外,年輕檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定,一般都是身兼數(shù)職沒有足夠的精力做好檔案工作,或是剛熟悉檔案工作業(yè)務(wù)就被調(diào)離檔案管理崗位。

(二)信息化管理手段有待掌握

當(dāng)前,信息技術(shù)的革新速度日新月異,信息技術(shù)被運(yùn)用到在社會(huì)的各行各業(yè),信息技術(shù)與人們帶來的方便已經(jīng)是不可小覷的。檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)代接軌,通過運(yùn)用信息化管理手段展開工作。但是在眾多部門的檔案管理工作上,一些工作人員都沒有意識(shí)到信息技術(shù)帶來的方便,合理的運(yùn)用信息化管理手段、提升檔案管理的水平以及工作效率,其中一部分工作人員年齡普遍偏大,在信息技術(shù)的運(yùn)用與操作方面有待提高,不能及時(shí)有效的利用信心技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

(三)存在注重檔案文件的整理,輕編研現(xiàn)象

現(xiàn)在很多事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在,只注重歸檔文件的整理,把檔案管理工作簡(jiǎn)單的理解為:收集-整理-編目三部曲忽視了檔案編研、統(tǒng)計(jì)等后期工作,導(dǎo)致檔案利用率很低,失去檔案管理提供利用的基本職能,導(dǎo)致檔案管理工作逐步被邊緣化。

(四)人員素質(zhì)水平有待提高

檔案管理人員沒有形成一個(gè)有組織有規(guī)模的工作系統(tǒng),團(tuán)隊(duì)也不穩(wěn)定,有時(shí)候一些工作人員還會(huì)隨意外借,對(duì)檔案的當(dāng)事人非常不負(fù)責(zé),沒有從根本上認(rèn)識(shí)到管理檔案的重要性。近年由于檔案管理主管部門對(duì)基層檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)減少,有一些工作人員對(duì)檔案管理的流程也不熟練,沒有及時(shí)掌握充分的去理解檔案里的信息。檔案主管部門對(duì)基層檔案工作監(jiān)督管理考核有所放松,導(dǎo)致有些事業(yè)單位檔案工作的管理只是應(yīng)付了事,只求過的去,不求過的硬,這種現(xiàn)象比較普遍,影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑可以圍繞提高重視程度,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),完善信息管理,優(yōu)化工作流程和開展素質(zhì)培訓(xùn),提高工作效能三個(gè)方面展開探討。

(一)提高重視程度,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

事業(yè)單位的檔案管理工作,想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,就必須要增強(qiáng)整個(gè)事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的重視程度,就是因?yàn)槿狈χ匾?才導(dǎo)致檔案管理單位處在一種尷尬的境地中。所以,事業(yè)單位可以組織工作人員外出學(xué)習(xí),或者展開宣傳教育講座,將檔案管理知識(shí)的重要性普及到單位中,使每一位工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作,提高其工作的積極性,同時(shí)增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的扶持,提高檔案管理工作的質(zhì)量。

(二)完善信息管理,優(yōu)化工作流程

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位必須要從根本上認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性,開展信息化檔案管理是必然的。事業(yè)單位不僅要在政策上增加對(duì)檔案管理的投入,同時(shí)也要在資金上有效投入,不斷改善對(duì)應(yīng)的設(shè)備,推動(dòng)信息化檔案管理的發(fā)展。積極的學(xué)習(xí)了解檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),面對(duì)不斷出現(xiàn)的新問題,不斷調(diào)整自身的工作狀態(tài),不斷研究和探索創(chuàng)新檔案管理工作管理模式,學(xué)習(xí)并借鑒先進(jìn)的管理技術(shù),從而有效推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)。

(三)強(qiáng)化檔案編研,提高檔案利用

檔案編研工作是將館(室)內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。如何提高事業(yè)單位編研工作質(zhì)量呢?首先加強(qiáng)檔案管理人員編研業(yè)務(wù)的培訓(xùn),配備具有較高文化寫作能力的編研人才,提高整體編研人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵。單位要培養(yǎng)檔案編研工作人員敬業(yè)愛崗意識(shí),制定激勵(lì)機(jī)制,把這項(xiàng)工作抓好抓實(shí)。其次,更新檔案編研觀念。在編纂選材上把對(duì)內(nèi)部館(室)藏資源與外部館(室)藏信息資源的挖掘相結(jié)合,發(fā)揮大數(shù)據(jù)檔案信息共享平臺(tái)、電子聲像檔案直觀優(yōu)勢(shì),著力編纂符合當(dāng)代大眾需要的史志類、畫冊(cè)類、匯編類、組織沿革、檔案電視片等文獻(xiàn)史料,促進(jìn)事業(yè)單位工作開展。

(四)開展素質(zhì)培訓(xùn),提高工作效能

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性和系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作。在社會(huì)不斷發(fā)展、技術(shù)不斷革新的大背景下,檔案管理涉及的內(nèi)容范圍越來越廣,因此對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)、及每一方面的能力都提出了更高的要求。事業(yè)單位不僅要引進(jìn)專業(yè)的人才,還應(yīng)給予優(yōu)秀人才豐厚的待遇,從而有效的引進(jìn)專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才。同時(shí)要進(jìn)行檔案人才的培養(yǎng),不斷開展工作技能培訓(xùn)。在激發(fā)檔案人才工作熱情方面,一方面要培養(yǎng)其對(duì)于工作的責(zé)任感,使其做到遵守相關(guān)制度、做好相關(guān)工作、保守資料秘密;另一方面需要開展人性化管理,幫助改善工作環(huán)境、各項(xiàng)待遇,讓其熱情地投入工作。

四、結(jié)束語

在新的時(shí)代背景下,加強(qiáng)事業(yè)單位中的檔案管理工作需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度,結(jié)合單位實(shí)際情況建立完善信息管理的檔案制度,與此同時(shí)開展高素質(zhì)人才的培訓(xùn),創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式,從而助力事業(yè)單位的改革發(fā)展。