大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

戴曉蕓 昆明市盤龍區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理服務(wù)中心

引言：大數(shù)據(jù)在檔案管理中的滲透與應(yīng)用，推動(dòng)了檔案工作思維的更新。傳統(tǒng)檔案工作的管理觀念、管理效率、管理信息化程度等存在明顯的缺陷，越來越不適應(yīng)爆炸式增長的信息數(shù)據(jù)資源，越來越不能滿足市場發(fā)展的實(shí)際需要。檔案部門要想盡快的提升檔案管理工作效果，需要明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的積極意義，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢作用。通過大數(shù)據(jù)促進(jìn)檔案工作在管理思維上的革新，優(yōu)化檔案管理整體結(jié)構(gòu)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)制定完善的、科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制，進(jìn)而為檔案管理創(chuàng)造更加充分的能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的活力與動(dòng)力。本文將分析當(dāng)前檔案管理工作存在的不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展缺陷問題，并積極探討檔案管理思維更新的具體方向與舉措。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理暴露的局限問題

（一）對檔案管理信息化的認(rèn)知不夠深入

檔案工作在各行業(yè)，尤其是政府機(jī)關(guān)各單位中的重要性不言而喻。然而，①政府機(jī)關(guān)對各種檔案工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理的措施不規(guī)范，各種檔案的管理水平出現(xiàn)參差不一。同時(shí)，由于檔案工作的落實(shí)不到位，檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢。②檔案信息收集不夠完整，無法準(zhǔn)確分類。政府機(jī)關(guān)的檔案工作涉及的內(nèi)容比較繁雜，工作人員之間相互分工也不太明確，在這種復(fù)雜的工作關(guān)系中，對檔案的梳理及管理就會(huì)不夠集中，出現(xiàn)材料處理不規(guī)范，資料不完整等諸多現(xiàn)象。③各部門的日常工作中，常常會(huì)增加一些臨時(shí)的，短期的項(xiàng)目，導(dǎo)致檔案工作人員任務(wù)繁重，無法有效完成附件任務(wù)。甚至于有些單位的檔案工作人員頻繁調(diào)整，在交接過程中導(dǎo)致大量資料、文檔丟失、保管的檔案內(nèi)容不齊全、不完善，從而影響檔案信息完整性。④檔案管理人員在管理過程中缺乏保密意識。在檔案管理中檔案工作人員由于多為兼職，缺乏檔案專業(yè)知識，信息化保密力度不夠，往往疏忽了保密工作，造成檔案的泄密。

（二）檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施有待完善

隨著大數(shù)據(jù)的飛躍發(fā)展，檔案信息化成為必然發(fā)展趨勢，然而目前政府機(jī)關(guān)各單位檔案管理部門配套的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件并不完善，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式仍占主體地位。這種單一、僵硬的管理方式，阻礙了機(jī)關(guān)檔案管理的信息化發(fā)展。一些計(jì)算機(jī)軟件硬件配置較低，造成信息存儲(chǔ)不便，后續(xù)維修工作難度大，日常管理工作中信息管理系統(tǒng)很容易出現(xiàn)程序崩潰和機(jī)器故障。除此之外，計(jì)算機(jī)防火墻等建設(shè)并不完善，給信息檔案管理埋下安全隱患。

二、檔案管理思維方式轉(zhuǎn)變的具體方向與策略

（一）推動(dòng)政府檔案信息化建設(shè)管理

針對當(dāng)前檔案管理信息資源共享效果不佳，管理信息系統(tǒng)建設(shè)不完善的問題。需要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理的服務(wù)型、開放性和共享性，有效提升管理信息化的利用率，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理軟件的通用功能。檔案管理人員也需要強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)意識和信息化檔案管理理念，加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案學(xué)科體系的深入研究和進(jìn)一步完善。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極優(yōu)化和創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理模式機(jī)制，實(shí)施信息化高效辦公。各部門信息化、自動(dòng)化辦公需要有集中、統(tǒng)一的管理，通過統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)的高效管理，推動(dòng)政府各單位、各部門及各類檔案管理工作信息化、高效化的順利實(shí)施。

（二）朝著網(wǎng)絡(luò)思維的方向轉(zhuǎn)變

1.以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)思維帶有明顯的動(dòng)態(tài)性和發(fā)散性特征。檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)思維的方向發(fā)展，堅(jiān)持以大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢作用為基礎(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的挖掘和提升數(shù)據(jù)分析技術(shù)的水平，更高質(zhì)量、更高效率的展開存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的整合與分析。檔案管理部門需要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，采取靈活高效的手段方法，對檔案資源展開深入的分析和研究，旨在為政府采購項(xiàng)目提供更加完善、更有針對性的檔案管理服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)了檔案管理服務(wù)范圍的擴(kuò)展。檔案管理者網(wǎng)絡(luò)思維的形成，以滿足多樣化需求為檔案管理目標(biāo)，完善信息數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案管理的智慧化發(fā)展。2.資源信息數(shù)據(jù)的高度共享，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的最為突出的特征。檔案工作中，管理人員需要首先建立起高度的共享意識，通過大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)多個(gè)區(qū)域信息的有效整合，同時(shí)協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間形成良好的合作機(jī)制，建立起完整的具備高度共享的信息數(shù)據(jù)庫。面對各種復(fù)雜的檔案歸整信息，加快建成高度共享的信息數(shù)據(jù)庫，更好的適應(yīng)各個(gè)檔案部門對于不同資源的實(shí)際需要。3.技術(shù)性思維指的是通過調(diào)整外部環(huán)境自然因素，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的目標(biāo)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，需要管理者形成技術(shù)性思維。檔案室與信息技術(shù)手段應(yīng)當(dāng)進(jìn)行緊密的結(jié)合，充分利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息儲(chǔ)存技術(shù)展開對檔案資源的管理。管理人員需要借助相關(guān)技術(shù)提取出檔案管理中有價(jià)值的部分，以更加直觀的形式展示，滿足對信息數(shù)據(jù)的需要。除此之外，技術(shù)性思維的形成，能夠很好的把握信息數(shù)據(jù)的多樣化需求，相對應(yīng)的調(diào)整和控制檔案資源，成為雙向控制的良好條件。

結(jié)束語：大數(shù)據(jù)視野下，檔案管理思維朝著網(wǎng)絡(luò)化、共享化和技術(shù)性方向發(fā)展，需要檔案工作人員加強(qiáng)對自身專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能的培養(yǎng)，強(qiáng)化對大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)變化的敏銳意識。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理思維的更新，帶動(dòng)相應(yīng)的管理模式和方法的創(chuàng)新。加強(qiáng)分析，積極實(shí)踐，致力于推進(jìn)檔案管理更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢，促進(jìn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。