人力資源檔案信息化管理研究

蘇華堅(jiān) 廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名信宜供電局

人力資源檔案信息化管理，是指結(jié)合實(shí)際工作需要，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)施錄入、查閱、傳遞、共享等操作的過(guò)程。利用信息技術(shù)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理，能夠更便捷地查找檔案和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，從而提高檔案管理效率；能夠更有效地實(shí)現(xiàn)人力資源信息的發(fā)布與查閱，從而提高資源利用程度；能夠更科學(xué)地縮減檔案管理機(jī)構(gòu)的層級(jí)，從而促進(jìn)管理方式的轉(zhuǎn)型[1]。當(dāng)前，雖然經(jīng)過(guò)積極建設(shè),各企事業(yè)單位人力資源檔案信息化管理已取得相當(dāng)進(jìn)展，但還存在著一些問(wèn)題，不能完全發(fā)揮應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的優(yōu)勢(shì)，因此對(duì)其進(jìn)行探討十分必要。

一、人力資源檔案信息化管理的驅(qū)動(dòng)因素

檔案管理復(fù)雜程度的增加、人才選聘儲(chǔ)備的現(xiàn)實(shí)需求是驅(qū)動(dòng)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行信息化管理的主要因素。一方面，隨著社會(huì)的發(fā)展、人力資源檔案范圍的擴(kuò)大、公眾檔案利用意識(shí)的覺(jué)醒，人們對(duì)檔案管理的要求也逐步提高，不再僅局限于對(duì)檔案資料的妥善保管、按需查閱等方面，更擴(kuò)展至信息公開(kāi)、即時(shí)檢索、開(kāi)發(fā)利用等方面，人力資源檔案管理的復(fù)雜程度較以往有明顯增加。面對(duì)此種形勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已難于應(yīng)對(duì)，必須利用信息技術(shù)以豐富檔案管理的載體、增加檔案管理的技術(shù)含量。另一方面，各類企事業(yè)單位在人才選聘、儲(chǔ)備、提拔、培養(yǎng)等方面對(duì)人力資源檔案的依賴程度進(jìn)一步增加，對(duì)采用信息化手段管理人力資源檔案有著現(xiàn)實(shí)需求。各企事業(yè)單位對(duì)于人才的選聘、提拔以及培養(yǎng)，均需要通過(guò)查看檔案以了解相關(guān)人才的受教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)情況、業(yè)務(wù)勝任能力等信息；對(duì)于尚未進(jìn)入企業(yè)的人才，需要建立相應(yīng)的人才信息數(shù)據(jù)予以儲(chǔ)備。企事業(yè)單位的上述檔案信息需求，只有通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)手段才能更好地得以滿足。

二、人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀

新時(shí)期，在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期建設(shè)后，各企事業(yè)單位利用信息技術(shù)管理人力資源檔案的能力已初步具備，實(shí)際檔案管理水平也有所提高，但仍然存在著不足之處，表現(xiàn)為以下方面：首先，認(rèn)識(shí)不足，缺乏正確、清晰目標(biāo)。一些單位和檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)存在片面性，只是簡(jiǎn)單地將其認(rèn)為是利用計(jì)算機(jī)管理檔案或者是檔案的數(shù)字化管理，由此導(dǎo)致不能形成正確、清晰的檔案信息化管理目標(biāo)。其次，投入有限，基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。部分單位對(duì)人力資源檔案信息化管理的資金支持力度有限，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施還需要進(jìn)一步完善。在硬件方面，一些單位雖然也購(gòu)置了專用電腦、掃描儀等電子設(shè)備，但是數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)施還投入過(guò)少；在軟件方面，雖然部分單位也自行開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買了相應(yīng)的系統(tǒng)管理軟件，但大多數(shù)單位還是利用傳統(tǒng)的辦公軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理。再次，安全意識(shí)薄弱，信息保密措施不到位。部分單位檔案管理人員的信息安全意識(shí)薄弱，對(duì)已掃描或錄入的信息沒(méi)有及時(shí)備份，對(duì)相關(guān)設(shè)備未做安全防護(hù)；一些單位的信息保密措施不到位，對(duì)信息沒(méi)有采取分級(jí)管理，檔案隨意查閱甚至修改的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。最后，專業(yè)信息化檔案管理人才缺乏。人力資源檔案管理從業(yè)人員多為文科專業(yè)畢業(yè)，信息技術(shù)知識(shí)缺乏、技術(shù)應(yīng)用能力欠缺的現(xiàn)象普遍存在。不僅如此，部分單位的專職檔案管理人員數(shù)量不足，還存在其他部門工作人員兼任檔案管理職位的現(xiàn)象。

三、人力資源檔案信息化管理的路徑研究

（一）轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤觀念，合理確立檔案管理目標(biāo)

擁有正確的觀念、確立合理的管理目標(biāo)是應(yīng)用信息技術(shù)管理人力資源檔案的基礎(chǔ)。一是，轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤的管理觀念。錯(cuò)誤的檔案信息化管理觀念直接導(dǎo)致不能形成正確的檔案管理目標(biāo)，不能實(shí)施有效的檔案管理活動(dòng)，影響應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的效果。因此，應(yīng)通過(guò)對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)以正確認(rèn)識(shí)和把握檔案信息化管理的內(nèi)涵，通過(guò)與其他單位人員的交流和探討以發(fā)現(xiàn)自身認(rèn)識(shí)的不足，從而為確立合理的管理目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。二是，確立正確的管理目標(biāo)。在正確認(rèn)識(shí)人力資源檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實(shí)際確立短期、長(zhǎng)期管理目標(biāo)。檔案信息化管理的短期目標(biāo)就是檔案信息的數(shù)字化，通過(guò)掃描與處理圖像，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，以方便查閱和傳遞；長(zhǎng)期目標(biāo)則是檔案信息利用的高效化，通過(guò)控制文檔生成過(guò)程、規(guī)劃文檔運(yùn)作環(huán)節(jié)等方式，最大化地發(fā)揮檔案信息的效用。通過(guò)確立合理目標(biāo)，為進(jìn)一步有計(jì)劃、分步驟地實(shí)施具體管理工作指明方向。

（二）加大資金投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

類別齊全、性能優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施是人力資源檔案信息化管理的物質(zhì)保障，因此各企事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施[2]。一是，完善檔案管理的硬件設(shè)施。根據(jù)檔案信息化管理的目標(biāo)規(guī)劃硬件設(shè)施建設(shè)，并與已有硬件設(shè)施進(jìn)行對(duì)照，從而找出需要進(jìn)一步增加或完善的硬件設(shè)施。重點(diǎn)完善網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)增加交換機(jī)、路由器、光纖線路、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房等設(shè)施，營(yíng)造出適于檔案信息化管理的硬件設(shè)施環(huán)境。二是，完善檔案管理的軟件設(shè)施。及時(shí)開(kāi)發(fā)或購(gòu)買檔案信息管理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)用性和兼容性。實(shí)用性，即信息系統(tǒng)能夠滿足使用單位的各項(xiàng)檔案信息管理需求；兼容性，即信息系統(tǒng)能夠?qū)τ善渌到y(tǒng)產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)格式的信息文檔實(shí)施讀取、保存、修改、傳遞等操作。定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，不斷完善功能，使之能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)長(zhǎng)期發(fā)展的需要。

（三）強(qiáng)化安全意識(shí)，做好信息安全防護(hù)工作

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，在信息化條件下人力資源檔案管理所面臨的信息安全問(wèn)題更加復(fù)雜，各企事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化安全意識(shí)，做好信息安全防護(hù)工作。一是，做好硬件安全防護(hù)工作。定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行檢查，確保其性能穩(wěn)定、功能正常。定期備份數(shù)據(jù)，必要時(shí)可以利用云服務(wù)器儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，以防止因火災(zāi)、設(shè)備故障等原因而造成的信息丟失情況的發(fā)生。加密重要數(shù)據(jù)，以防止因盜竊、操作不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻男畔⑼庑骨闆r的發(fā)生。二是，做好軟件安全防護(hù)工作。嚴(yán)格管理用戶權(quán)限，按不同類別對(duì)用戶進(jìn)行分級(jí)管理并分配不同的訪問(wèn)權(quán)限。系統(tǒng)用戶只能查閱其所擁有的權(quán)限范圍內(nèi)的信息，未獲授權(quán)前不能查看或修改檔案信息。安裝系統(tǒng)殺毒軟件，在外部設(shè)備與系統(tǒng)連接、傳輸文檔時(shí)，必須進(jìn)行病毒掃描。安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，防止信息系統(tǒng)被其他人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)非法侵入。定期對(duì)殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)防火墻進(jìn)行更新升級(jí)。

（四）及時(shí)補(bǔ)充人才，提高管理人員綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)也是決定人力資源信息化管理效果的重要因素之一。一是，及時(shí)補(bǔ)充具備專業(yè)能力的專職人員。只有配備足夠數(shù)量的專職檔案管理人員，才能有效開(kāi)展檔案信息化管理工作。應(yīng)通過(guò)多種渠道招聘專職人員，可以在高等院校定向招聘專業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生，也可以在社會(huì)上公開(kāi)招聘專職人員，還可以在單位內(nèi)部半公開(kāi)招聘專職人員。無(wú)論采取何種渠道招聘，都需對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行專業(yè)能力測(cè)試，確保其能勝任檔案管理工作。二是，通過(guò)多種培訓(xùn)方式提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。可舉辦專題研討會(huì)，通過(guò)不同單位人員之間的探討交流達(dá)到培訓(xùn)人員的目的；可與相關(guān)科研單位合作，借調(diào)信息技術(shù)專家開(kāi)展知識(shí)技能培訓(xùn)；可采取后續(xù)教育的方式，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等等。在培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案管理人員的知識(shí)短板，重點(diǎn)培訓(xùn)其信息技術(shù)知識(shí)，提升其技術(shù)應(yīng)用能力。

結(jié)束語(yǔ)：總之，在不同因素的驅(qū)動(dòng)下，利用信息技術(shù)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行管理已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。各企事業(yè)單位應(yīng)適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全、人才培養(yǎng)等方面找出差距、彌補(bǔ)不足，不斷提高運(yùn)用信息技術(shù)管理人力資源檔案的能力。