隆昌市城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理調(diào)研

文/鄧林明

社會保險業(yè)務(wù)檔案是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理業(yè)務(wù)過程中形成的原始記錄，是確定參保對象享受社保待遇的重要依據(jù)，也是反映社保事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證，是重要的民生檔案。推進(jìn)社保檔案規(guī)范化管理，維護(hù)好、實現(xiàn)好、發(fā)展好廣大參保群眾的根本利益，是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的共同責(zé)任。

近年來，內(nèi)江隆昌市城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照人社部、國家檔案局的部署要求，以貫徹落實《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》為契機(jī)，以完善制度為前提，在推動實現(xiàn)社保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化方面下足了功夫。

業(yè)務(wù)檔案管理基本情況

隆昌市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作在各級領(lǐng)導(dǎo)及上級業(yè)務(wù)部門的大力指導(dǎo)下，檔案管理基本完成“落實制度措施、落實場地設(shè)施、落實專業(yè)人員、落實經(jīng)費(fèi)保障”的要求，實現(xiàn)了制度從無到有、機(jī)制從無序到規(guī)范、管理從粗放到精細(xì)的三大轉(zhuǎn)變，于2014 年達(dá)到了檔案管理省二級。。

檔案資源比較完善。隆昌市城鄉(xiāng)居保中心高度重視檔案資源建設(shè)。健全規(guī)章制度。統(tǒng)一分類檔案，明確各類檔案歸檔范圍和保管期限，建立檔案收集、整理、保管、保密、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等十幾項制度。集中規(guī)范整理。自2011 年7 月隆昌市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點(diǎn)工作啟動以來，通過不斷實踐摸索，規(guī)范整理業(yè)務(wù)檔案大致分為兩個類別：一類是2011 年—2013 年，參保人所有參保檔案均按個人裝袋，共計237781 件；二類是2014 年至今，參保人所有參保檔案采用分類組卷裝盒，共計1164盒3402 卷29791 件。其中2017 年和2018 年裝訂全民參保和社保扶貧檔案資料共計310 盒624 卷8310 件。檔案涵蓋業(yè)務(wù)、文書、會計、聲像、實物、電子等門類，形成門類較齊全、內(nèi)容較豐富的檔案資源體系。實行部門立卷。按照“誰經(jīng)辦、誰整理”的原則，明確經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理和立卷工作，檔案室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和集中保管、利用，確保業(yè)務(wù)材料收集齊全完整，檔案整理編目編號準(zhǔn)確規(guī)范。

基礎(chǔ)條件明顯改善。隆昌市城鄉(xiāng)居保中心積極協(xié)調(diào)專項資金，檔案管理的基礎(chǔ)條件不斷改善。目前，業(yè)務(wù)檔案管理專用庫房兩間，庫房面積約102 平方米，檔案庫房設(shè)在辦公樓內(nèi)，管理嚴(yán)格，有保安24 小時巡邏，有防盜、防蟲、防潮設(shè)施，檔案室內(nèi)干凈、整齊、有序。配備了27組密集架、3 組雙節(jié)內(nèi)抽、一部書車、一架書梯，檔案用具的樣式和規(guī)格及質(zhì)量均符合國家規(guī)定。檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒，外觀和質(zhì)量符合國家要求。庫房內(nèi)安裝了5臺空調(diào)、3臺除濕機(jī)、2個溫濕度計，達(dá)到了防潮要求；定期投放防蟲防鼠藥，達(dá)到防蟲、防鼠要求。檔案管理部門配備了7 臺電腦、1 臺打印復(fù)印一體機(jī)、3 臺打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公用品，基本實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

管理隊伍不斷壯大。隆昌市城鄉(xiāng)居保中心設(shè)置信息檔案股，專門負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理，并具體落實各股室業(yè)務(wù)檔案整理、歸檔，對庫藏檔案進(jìn)行保管、借閱和統(tǒng)計。人員配置方面，共有檔案管理人員4 名，均具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文字表達(dá)能力，熟悉檔案業(yè)務(wù)、愛崗敬業(yè)，專業(yè)能力不斷提升。

服務(wù)利用效果初顯。隆昌市城鄉(xiāng)居保中心注重檔案開發(fā)與有效利用，與優(yōu)化業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，對不符合規(guī)程的檔案不予接受，重新補(bǔ)正完善后監(jiān)交入庫；與風(fēng)險控制相結(jié)合，利用業(yè)務(wù)檔案對經(jīng)辦工作進(jìn)行內(nèi)部審計，審驗業(yè)務(wù)辦理的適宜性，查找經(jīng)辦風(fēng)險，建立了查閱、借閱制度，做好查閱、借閱登記。近年來，累計接待檔案查閱2000余人次，查閱案卷500 余卷，累計復(fù)印材料13 余萬份，向隆昌市檔案局移交退休檔案89404 件。規(guī)范整理后的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案在社?；饘ｍ棇徲嬕约敖鉀Q歷史遺留問題、信訪維穩(wěn)等方面發(fā)揮了重要作用。

業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

從隆昌市的實際情況看，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案在安全保管、庫房建設(shè)、人員配備、收集立卷、信息化管理等方面仍存在一些問題。

庫房安全措施不到位。業(yè)務(wù)檔案安全是檔案管理的重中之重，目前還存在庫房后續(xù)硬件建設(shè)投入不足，“九防”措施落實不到位，空調(diào)、滅火器等設(shè)施更新維護(hù)不及時等問題，還沒有建立檔案出入庫記錄、人員出入庫記錄和溫濕度調(diào)控日常記錄。

檔案場地面積不夠。根據(jù)人社部、國家檔案局有關(guān)規(guī)定和國標(biāo)《社會保障服務(wù)中心設(shè)施設(shè)備要求》，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理要實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室（整理室）分開設(shè)置，庫房面積要在100 平方米以上，并且?guī)旆棵娣e要適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案增長需要，不得低于40 平方米/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)。目前隆昌市城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案專用庫房承重不達(dá)標(biāo)，檔案安全保管存在隱患；檔案庫房已無多余空間，近幾年的業(yè)務(wù)檔案無法入庫，檔案存放在辦公室或者分散在各業(yè)務(wù)部門等問題。

檔案管理力量薄弱。工作人員與管理的檔案數(shù)量不相匹配，低于1 人/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)要求，人員配備上存在一定差距。檔案人員流動頻繁、未經(jīng)培訓(xùn)、無證上崗、規(guī)范化管理能力欠缺等問題突出，制約了業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展，導(dǎo)致檔案管理水平下降。同時，對業(yè)務(wù)檔案管理人員開展培訓(xùn)力度也不夠。

檔案信息化水平不高。沒有檔案管理軟件和應(yīng)用業(yè)務(wù)檔案管理的信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員仍采用原始的手工錄入方式進(jìn)行著錄；沒有對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和計算機(jī)管理及網(wǎng)上檢索，也沒有實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化掛接，檔案立卷效率和信息化管理水平較低，不利于檔案安全和風(fēng)險防控。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理的對策建議

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是一項長期、系統(tǒng)的工作，需要投入大量人力、物力、財力。在今后一段時間，要繼續(xù)認(rèn)真落實人社部、國家檔案局要求，持續(xù)做好社保檔案規(guī)范化管理工作，重點(diǎn)推進(jìn)社保業(yè)務(wù)和檔案管理一體化、電子化。

加強(qiáng)人員隊伍建設(shè)。以加強(qiáng)專業(yè)化檔案人員隊伍建設(shè)為目標(biāo)，提升人員素質(zhì)。按照人社部辦公廳《關(guān)于開展業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗收工作的通知》要求，每萬卷檔案配備1 名工作人員，以滿足業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的需要。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案人員每年至少進(jìn)行一次培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平。通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、總結(jié)交流、典型示范活動，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高、相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍。

加快信息化建設(shè)。順應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)、網(wǎng)上經(jīng)辦的趨勢，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案一體化，減少業(yè)務(wù)材料立卷不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不齊全問題，助力經(jīng)辦風(fēng)險防控。加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，要以應(yīng)用一體化系統(tǒng)為契機(jī)，努力推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，建立全省社保檔案全文數(shù)字資源庫。推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案電子化，創(chuàng)新和突破傳統(tǒng)檔案管理方式，推行電子檔案在線歸檔，做好電子檔案存儲備份工作，全面提升經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案信息化管理水平。

加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。應(yīng)強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)意識，認(rèn)真貫徹落實《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)。建立健全各項管理制度，完善社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限。做好業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計分析，做好大事記錄、組織機(jī)構(gòu)沿革續(xù)編、檔案利用實例匯編等工作，提升服務(wù)利用水平。

夯實硬件基礎(chǔ)。夯實打牢規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，爭取資金支持社保檔案建設(shè)，力爭建立常態(tài)化的經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制。強(qiáng)化庫房建設(shè)和安全管理，改善檔案保管條件，及時更新和完善防護(hù)設(shè)施設(shè)備，達(dá)到檔案“九防”要求。嚴(yán)格落實各項檔案管理制度，完善應(yīng)急預(yù)案，每年至少開展一次檔案安全專項檢查，確保檔案安全。

綜上所述，社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是一項基礎(chǔ)性、長期性的工作，這就要求社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)常抓不懈。從目前的情況看，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還需要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識，在人員、硬件、資金、技術(shù)等方面加大投入，認(rèn)真貫徹國家標(biāo)準(zhǔn)，落實檔案管理制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案資源建設(shè)，夯實檔案管理基礎(chǔ)，推進(jìn)社保檔案專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，提升社保檔案服務(wù)利用水平，實現(xiàn)為參保人員“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的目標(biāo)。