淺談固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及其優(yōu)化改進(jìn)措施

段盼盼，李 斌，吳西彪，劉 海

（中國核動力研究設(shè)計院，四川成都 610213）

0 引言

RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別技術(shù)）是一種簡單的、非接觸式識別技術(shù)，它由閱讀器、電子標(biāo)簽和數(shù)據(jù)終端構(gòu)成。作為構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵技術(shù)之一，RFID技術(shù)已廣泛應(yīng)用于商品零售、倉庫管理、醫(yī)療、圖書管理、智能制造、身份識別、防偽、物資追蹤及資產(chǎn)管理等各行各業(yè)[1-6]。相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)標(biāo)簽或二維碼標(biāo)簽，RFID具有無需可視、批量閱讀、信息儲存量大、存儲數(shù)據(jù)可反復(fù)編輯、標(biāo)簽讀取距離遠(yuǎn)、標(biāo)簽唯一等優(yōu)點(diǎn)。這些優(yōu)點(diǎn)均可以與資產(chǎn)管理中的標(biāo)識、維保、盤點(diǎn)等管理業(yè)務(wù)相結(jié)合，對現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的全生命周期線上管理和無紙化管理，進(jìn)一步提高管理效率，緩解科研人員資產(chǎn)管理壓力。基礎(chǔ)科研工作離不開各種各樣的儀器設(shè)備，固定資產(chǎn)管理工作開展的好壞，直接影響了科研生產(chǎn)活動開展的質(zhì)量和效益。分析某單位當(dāng)前固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀和存在的問題，基于RFID技術(shù)對現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理模式進(jìn)行改進(jìn)和提升，進(jìn)一步推進(jìn)固定資產(chǎn)管理向智能化、自動化和數(shù)字化方向發(fā)展。

1 固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

1.1 信息化建設(shè)

目前使用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，功能涵蓋了資產(chǎn)卡片的新增、臺賬管理、資產(chǎn)處置等三個方面的內(nèi)容。系統(tǒng)現(xiàn)有功能局限于完成固定資產(chǎn)相關(guān)報表數(shù)據(jù)，如臺套數(shù)、原值、折舊等的統(tǒng)計和上報，資產(chǎn)使用過程如維保、維修等仍然執(zhí)行的是紙質(zhì)化管理。從維保計劃制定到實(shí)施，產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，一方面文件歸檔占用大量空間，不便于管理，并且記錄中大量運(yùn)行、維護(hù)數(shù)據(jù)變成僵尸數(shù)據(jù)，不能有效指導(dǎo)下一步設(shè)備維保維修工作的開展，造成數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)；另一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理流程手工工作量大、效率低，維保效果的監(jiān)督檢查只能采取維保記錄抽查的形式，導(dǎo)致無法實(shí)時并真實(shí)掌握設(shè)備維保工作是否切實(shí)開展，對防范維保工作形式主義缺乏有效的監(jiān)控手段。

1.2 臺賬管理

當(dāng)前，資產(chǎn)管理系統(tǒng)中臺賬新增，全部依靠資產(chǎn)管理員手動錄入或批量導(dǎo)入資產(chǎn)信息方式，生成資產(chǎn)卡片，進(jìn)而完成資產(chǎn)臺賬新增，工作量大且效率低。同時，資產(chǎn)臺賬維護(hù)方面的規(guī)章制度執(zhí)行，過度依賴責(zé)任人的主動性及責(zé)任心，缺少必要的技術(shù)跟蹤及監(jiān)控手段，在保證賬實(shí)一致性和防范國有資產(chǎn)流失方面，技術(shù)管控力度不足。

1.3 狀態(tài)管理

資產(chǎn)狀態(tài)分為在用、閑置、封存、待報廢、報廢、待處置等六大類。根據(jù)現(xiàn)有院所管理制度，科研生產(chǎn)類設(shè)備需粘貼資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識牌，現(xiàn)用的資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識為圓盤指針形，需職工手動維護(hù)。資產(chǎn)狀態(tài)信息從臺賬變更到現(xiàn)場狀態(tài)標(biāo)識調(diào)整，存在時間差、滯后性甚至不一致性。資產(chǎn)狀態(tài)是資產(chǎn)臺賬的重要信息，保證臺賬中資產(chǎn)狀態(tài)信息與現(xiàn)場狀態(tài)標(biāo)識牌指示一致，是臺賬管理的重要內(nèi)容之一。日常管理中，不管是臺賬中資產(chǎn)狀態(tài)信息維護(hù)還是現(xiàn)場狀態(tài)標(biāo)識的維護(hù)，全部依賴職工手動維護(hù)：設(shè)備責(zé)任人根據(jù)資產(chǎn)使用頻率或使用狀況確定資產(chǎn)狀態(tài)，并在資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起資產(chǎn)狀態(tài)變更審批；臺賬變動后，職工到現(xiàn)場維護(hù)資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識牌，保證臺賬資產(chǎn)狀態(tài)與實(shí)物資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識一致。日常管理中，臺賬中資產(chǎn)狀態(tài)信息與現(xiàn)場標(biāo)識牌信息不一致的情況十分常見。

2 基于RFID技術(shù)的資產(chǎn)管理模式

基于RFID技術(shù)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，要求所有資產(chǎn)粘貼RFID電子標(biāo)簽，在所有辦公室門口、辦公樓或?qū)嶒瀰^(qū)出入口安裝RFID閱讀器，各資產(chǎn)使用部門配備移動手持閱讀器開展工作。

2.1 資產(chǎn)新增

合同管理員在開展新購資產(chǎn)驗收時，同步粘貼RFID電子標(biāo)簽，并完成RFID電子標(biāo)簽與驗收報告的綁定，同時在線提交驗收報告。資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理平臺收到新增驗收報告消息提醒，及時開展資產(chǎn)臺賬新增。資產(chǎn)管理員在開展資產(chǎn)新增業(yè)務(wù)時，可直接引用驗收報告，資產(chǎn)系統(tǒng)自動提取驗收報告中相關(guān)資產(chǎn)信息，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、使用部門、責(zé)任人、安裝地點(diǎn)、采購申請、合同編號等，并根據(jù)資產(chǎn)原值及使用屬性完成資產(chǎn)分類，如固定資產(chǎn)、低值易耗設(shè)備、在建工程等，對應(yīng)的資產(chǎn)臺賬就會自動更新。

2.2 資產(chǎn)狀態(tài)管理

電子紙顯示技術(shù)是具有與紙張一樣輕薄、又可擦寫的電子顯示技術(shù)，圖像保持時并不需要耗電，能大大節(jié)省能源。目前，電子紙顯示技術(shù)已廣泛應(yīng)用于廣告牌、電子閱讀器以及柔性顯示等方面[7-11]。將RFID技術(shù)和電子紙技術(shù)相結(jié)合，設(shè)計制作新版電子資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識。該資產(chǎn)狀態(tài)標(biāo)識可自動讀取RFID電子標(biāo)簽中存儲的資產(chǎn)狀態(tài)信息，并自動顯示與臺賬信息一致的資產(chǎn)狀態(tài)信息，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)狀態(tài)的實(shí)時動態(tài)更新，保證賬實(shí)一致性，大幅度降低設(shè)備責(zé)任人的狀態(tài)標(biāo)識日常維護(hù)管理工作。

2.3 位置管理

RFID技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的實(shí)時追蹤監(jiān)控，在保證賬實(shí)一致、防止國有資產(chǎn)流失方面具有重要應(yīng)用意義。當(dāng)前資產(chǎn)管理的安裝位置信息只精確到房間號。以資產(chǎn)安裝時房間號變動為例進(jìn)行說明：當(dāng)固定資產(chǎn)從辦公室A移動到辦公室B時，B房間門口處的RFID閱讀器定時自動讀取所轄區(qū)域內(nèi)的RFID電子標(biāo)簽，更新所屬區(qū)域資產(chǎn)的位置信息，最終實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)臺賬的實(shí)時動態(tài)更新。

2.4 維護(hù)管理

基于RFID技術(shù)的維護(hù)管理功能實(shí)現(xiàn)過程如下：

（1）拓展現(xiàn)有資產(chǎn)卡片信息項。增加維護(hù)保養(yǎng)模塊，該模塊包含日常點(diǎn)檢和定期維保。資產(chǎn)管理員在完成資產(chǎn)卡片新增入賬后，使用部門資產(chǎn)管理員收到相應(yīng)的新增資產(chǎn)消息提醒。使用部門資產(chǎn)管理員打開消息提醒單進(jìn)入對應(yīng)資產(chǎn)卡片，補(bǔ)充完善新增資產(chǎn)的維保信息。

（2）補(bǔ)充日常點(diǎn)檢項目、周期等信息。系統(tǒng)根據(jù)補(bǔ)充內(nèi)容自動生成對應(yīng)設(shè)備的日常點(diǎn)檢表。設(shè)備責(zé)任人持手持RFID閱讀器掃描設(shè)備電子標(biāo)簽，下載日常點(diǎn)檢表，根據(jù)表格提示完成設(shè)備日常點(diǎn)檢并記錄。

（3）補(bǔ)充定期維保項目、周期及相關(guān)操作要求、步驟等信息。系統(tǒng)根據(jù)補(bǔ)充內(nèi)容自動生成對應(yīng)設(shè)備的定期維保周計劃、月計劃，并自動發(fā)送至對應(yīng)設(shè)備責(zé)任人，設(shè)備責(zé)任人按計劃開展相應(yīng)定期維保工作。設(shè)備責(zé)任人持手持RFID閱讀器掃描設(shè)備電子標(biāo)簽，下載定期維保記錄表，根據(jù)表格提示完成設(shè)備定期維保工作并記錄。

基于RFID技術(shù)的維護(hù)管理模塊，可實(shí)現(xiàn)對設(shè)備年度維護(hù)保養(yǎng)計劃執(zhí)行率統(tǒng)計，實(shí)時掌握設(shè)備定期維保開展情況。由于維保工作只能通過掃描設(shè)備電子標(biāo)簽后下載對應(yīng)維保記錄表形式開展，一定程度上可以防止維保形式主義，在保障設(shè)備維保效果方面具有一定實(shí)際意義。

2.5 盤點(diǎn)管理

基于RFID技術(shù)的資產(chǎn)盤點(diǎn)改變了傳統(tǒng)盤點(diǎn)中以賬對物、以物核賬的工作模式，不再需要人工對臺賬和實(shí)物進(jìn)行一一比對，借助RFID技術(shù)的無接觸式識別，實(shí)現(xiàn)了對區(qū)域內(nèi)資產(chǎn)的批量盤點(diǎn)和識別，大幅度提高了工作效率，降低了人工成本。盤點(diǎn)人員只需手持移動RFID閱讀器到達(dá)相應(yīng)的辦公或工作區(qū)域，點(diǎn)擊盤點(diǎn)鍵，RFID閱讀器便會對區(qū)域內(nèi)的電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描、識別和信息讀??；盤點(diǎn)結(jié)束后會自動生成盤點(diǎn)單，盤點(diǎn)單包含資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編碼、規(guī)格型號、位置等基本信息，盤點(diǎn)單經(jīng)工作人員確認(rèn)后發(fā)送至數(shù)據(jù)終端，與數(shù)據(jù)終端中存儲資產(chǎn)對應(yīng)信息進(jìn)行比對，并生成差異調(diào)整單，差異調(diào)整單經(jīng)確認(rèn)或?qū)徟?，?shù)據(jù)終端系統(tǒng)臺賬自動更新。

3 RFID技術(shù)在其他業(yè)務(wù)中應(yīng)用前景

3.1 門禁系統(tǒng)

RFID技術(shù)還可應(yīng)用于門禁系統(tǒng)。在每位職工的工牌上粘貼RFID電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽內(nèi)寫入職工的基本信息如姓名、工牌號、所在科室等；在門禁系統(tǒng)處安裝RFID閱讀器，當(dāng)職工上班到達(dá)辦公樓門口時，RFID閱讀器自動識別職工工牌上的電子標(biāo)簽儲存信息，并自動與數(shù)據(jù)終端存儲信息進(jìn)行比對，確認(rèn)信息無誤后，出入通道門禁自動打開。采用RFID技術(shù)的門禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了非接觸式信息讀取，識別速度快，可批量識別?？稍趯?shí)驗區(qū)域及辦公區(qū)域門禁處同時裝配RFID閱讀器，一方面可以實(shí)現(xiàn)職工在所區(qū)任意工作場所打卡，無需在辦公樓打卡后再到實(shí)驗室工作；另一方面，可以實(shí)時掌握員工工作地點(diǎn)，提高考勤人員工作效率，不必再對照名單到每個辦公室查考勤。同時，由于安裝RFID閱讀器的門禁系統(tǒng)可自動讀取并識別進(jìn)出人員的基本信息，實(shí)現(xiàn)了門禁系統(tǒng)對人員出入權(quán)限的控制，無需在每棟樓配備門衛(wèi)人員，大幅度降低人工成本。

3.2 計量器具管理

與RFID技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用相似，RFID技術(shù)也可應(yīng)用于計量器具管理，在每個計量器具上粘貼RFID電子標(biāo)簽，在實(shí)驗場所安裝RFID閱讀器。在電子標(biāo)簽初始信息錄入時，將檢定相關(guān)信息如計量器具名稱、規(guī)格型號、檢定周期、末次檢定日期等進(jìn)行錄入，并在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警期限，如臨近檢定有效期一周，系統(tǒng)自動向科室計量器具管理員發(fā)送消息提醒，還可自動生成月送檢清單，方便計量管理員開展送檢工作。計量器具檢定完成后，計量器具管理員持手持RFID閱讀器讀取其電子標(biāo)簽，手動更新其檢定內(nèi)容，聯(lián)動更新系統(tǒng)終端數(shù)據(jù)。引入RFID技術(shù)的計量器具管理方式，改變了傳統(tǒng)計量器具手動檢索形成臨檢計量器具清單，再行送檢的工作方式，實(shí)現(xiàn)了對計量器具有效性實(shí)時監(jiān)管，提高了工作效率，降低了漏檢率。

4 結(jié)束語

隨著RFID技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定統(tǒng)一和工藝的不斷提高，其成本正逐步降低，識別距離更遠(yuǎn)、數(shù)據(jù)交換速度更快，RFID將會成為各大企業(yè)未來實(shí)現(xiàn)智能管理、無人管理的有效手段和技術(shù)基礎(chǔ)。盡快將RFID技術(shù)應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理，打造智慧固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對提升固定資產(chǎn)管理智能化和自動化水平，釋放科研人員管理壓力，具有重要意義。