“雙高”背景下的高職教務(wù)秘書工作探究

戴 艷

高等職業(yè)教育擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)數(shù)以千萬計(jì)的高素質(zhì)技能型專門人才的重要使命，在提高國(guó)民素質(zhì)和社會(huì)進(jìn)步方面發(fā)揮了不可替代的作用。2019年4月教育部、財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于實(shí)施中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見》（簡(jiǎn)稱“雙高”），標(biāo)志著高職院校進(jìn)入了新的發(fā)展期，指明了新時(shí)代我國(guó)職業(yè)教育發(fā)展的重要方向。隨著“雙高”建設(shè)任務(wù)的推進(jìn)，各個(gè)高職院校在改革人才培養(yǎng)模式改革、完善專業(yè)群課程體系等方面需要做大量工作[1]。由于高校教務(wù)秘書是高職院校基層教學(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員，在教學(xué)管理中起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的重要作用。探討“雙高”背景下的教務(wù)秘書工作存在的不足及改進(jìn)途徑，對(duì)于順利實(shí)施建設(shè)計(jì)劃，提高教學(xué)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

1 高職教務(wù)秘書工作現(xiàn)狀

1.1 教務(wù)秘書職責(zé)定位

教務(wù)秘書是高職院校基層行政人員的重要組成部分，是連接行政與教師之間的重要紐帶。教務(wù)秘書的管理范圍工作根據(jù)院系分工不同，其核心職責(zé)就是將教務(wù)處及二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)通知傳遞給學(xué)院內(nèi)的相關(guān)人員，主要需要協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)管理的常規(guī)事務(wù)，以及協(xié)調(diào)好院(系)與學(xué)院其他部門之間的關(guān)系，保證各項(xiàng)教學(xué)工作的順利進(jìn)行[2]。工作范疇包括輔助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)任務(wù)的組織安排、組織教師日常調(diào)停課管理、教學(xué)檔案的歸整管理、組織各項(xiàng)考試及配合督導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檢查等，日常的工作特點(diǎn)是煩瑣復(fù)雜且時(shí)效性要求高。

1.2 教務(wù)秘書工作存在的問題

1.2.1 信息化管理方式存在短板

隨著人工智能時(shí)代的來臨，越來越多的高職院校啟動(dòng)了智慧校園建設(shè)工作[3]。在教學(xué)管理、學(xué)生管理、社團(tuán)管理等方面引入信息化手段，實(shí)現(xiàn)了信息化操作。但是，在諸如檔案管理，教學(xué)計(jì)劃制定等一些教學(xué)運(yùn)行環(huán)節(jié)卻還存在著信息化管理的盲區(qū)，依然需要人工管理，在部門和人員之間以紙質(zhì)材料的方式在傳遞，工作效率較低。

1.2.2 教育教育管理理念落后

教務(wù)秘書由于崗位的原因，能參與的專業(yè)培訓(xùn)相較于普通專任教師要少很多。一些教務(wù)秘書年齡偏大，在日常工作中普遍存在思維慣性，較少接觸到當(dāng)前較新的管理理念。雖然在調(diào)研中普遍能認(rèn)識(shí)自身在業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力等方面的不足，也希望進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)、考察學(xué)習(xí)、交流[4]。但是目前針對(duì)教務(wù)秘書的職業(yè)能力培訓(xùn)，不管是內(nèi)容安排還是培訓(xùn)數(shù)量往往都不盡如人意。

1.2.3 工作權(quán)責(zé)分配及過程復(fù)雜

教務(wù)秘書的工作煩瑣復(fù)雜，在常規(guī)任務(wù)之外，也需要面臨很多突發(fā)情況。同時(shí)，教務(wù)秘書的工作往往具有較高的時(shí)效性要求，如果不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，很容易造成管理或者教學(xué)事故。在上傳下達(dá)過程中，常常因?yàn)槟硞€(gè)環(huán)節(jié)的工作不及時(shí)，不到位，受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，教師的不理解，從而造成事業(yè)挫敗感。

1.2.4 團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)不合理

高職院校的教務(wù)秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)相較于專任教師，輔導(dǎo)員等群體缺少規(guī)劃。有些高校的教務(wù)秘書年齡偏大，信息化水平偏弱，不能很好地勝任工作。一些新引進(jìn)的年輕教務(wù)秘書在工作中，由于諸如工作煩瑣，不受重視，難出成績(jī)，職稱評(píng)聘沒有優(yōu)勢(shì)等原因，常常也有轉(zhuǎn)崗的想法。

2 “雙高”背景下教務(wù)秘書工作改進(jìn)建議

“雙高”提出了要打造技術(shù)技能人才培養(yǎng)高地、技術(shù)技能創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)、高水平專業(yè)群、高水平雙師隊(duì)伍的建設(shè)任務(wù)，其根據(jù)目的就是要進(jìn)一步提升高素質(zhì)技能人才的培養(yǎng)質(zhì)量[5]。另一方面，無論是專業(yè)群中的人才培養(yǎng)，還是師資建設(shè)或其他各項(xiàng)專業(yè)建設(shè)工作，都離不開教務(wù)工作的配合。作為教學(xué)管理的基層人員，在新形勢(shì)下進(jìn)一步做好本職工作，可以從以下方面進(jìn)行改進(jìn)。

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

由于“雙高”必然給教務(wù)秘書工作帶來更多的復(fù)雜和不確定性，如果不充分利用信息化手段來提升工作效率，則教務(wù)秘書必然疲于應(yīng)付，不利于教學(xué)運(yùn)行管理工作及個(gè)人發(fā)展。因此，教務(wù)秘書可以針對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)方面的薄弱環(huán)節(jié)，提出工作建議。二級(jí)學(xué)院會(huì)同學(xué)校的信息中心等部門，開發(fā)響應(yīng)的教學(xué)運(yùn)行管理的信息化軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集。期末時(shí)候，可以方便實(shí)現(xiàn)匯總功能，方便數(shù)據(jù)分析與考核評(píng)價(jià)，以信息化手段減少教學(xué)秘書的工作量。

2.2 重視培訓(xùn)學(xué)習(xí)

教學(xué)運(yùn)行管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，對(duì)于支撐“雙高”建設(shè)有著重要作用。作為這項(xiàng)工作的基層執(zhí)行者，教務(wù)秘書需要掌握最新的發(fā)展政策，管理理念，創(chuàng)新工作方法。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視教務(wù)秘書的能力提升工作，可以仿效專業(yè)教師及輔導(dǎo)員的培訓(xùn)做法，通過設(shè)立專項(xiàng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)資金，鼓勵(lì)和支持教務(wù)秘書的業(yè)務(wù)進(jìn)修。教務(wù)秘書也可以適當(dāng)參與專業(yè)教師的信息化教學(xué)等培訓(xùn)，進(jìn)一步了解當(dāng)前教學(xué)特點(diǎn)，切實(shí)提高教務(wù)管理水平和工作效率。

2.3 明確工作職責(zé)

教務(wù)秘書的工作相對(duì)煩瑣，接受的工作任務(wù)可能來自教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)等多個(gè)渠道。為了明確責(zé)任，高職院校應(yīng)該規(guī)范化教學(xué)管理，從學(xué)校層面明確教務(wù)秘書工作的基本要求和職責(zé)，制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確工作的權(quán)責(zé)，從而避免互相推諉的情況。學(xué)校的教務(wù)主管部門應(yīng)該根據(jù)高職院校自身發(fā)展的需求，從流程中進(jìn)一步簡(jiǎn)化管理，通過信息化的方式，將一些工作直接對(duì)應(yīng)到個(gè)人，從而避免每件事情都需要教務(wù)秘書的轉(zhuǎn)達(dá)，進(jìn)一步減輕教務(wù)秘書工作壓力。

2.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

建立一支高素質(zhì)的教務(wù)秘書的隊(duì)伍對(duì)于提升高職院校的教學(xué)管理水平尤為重要。高職院校一方面要積極調(diào)整教務(wù)秘書隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)教務(wù)秘書的培訓(xùn)工作。另一方面，也要在人才隊(duì)伍建設(shè)的實(shí)施過程中進(jìn)行評(píng)估和考核，創(chuàng)造了良好的工作氛圍，通過建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，使教務(wù)秘書真正成為“雙高計(jì)劃”建設(shè)和學(xué)校改革發(fā)展的參與者和基礎(chǔ)力量，為高水平高職院校建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。