高校研究生學位論文檔案的價值與開發(fā)利用

李殷青 （廣西師范大學檔案館 541006）

長期以來，研究生學位論文的重要價值一直得到高度重視和開發(fā)利用。目前，國內(nèi)外已建立起了多個相當完善的研究生學位論文數(shù)據(jù)庫，如：國外的PQDD學位論文全文數(shù)據(jù)庫，國內(nèi)的CALIS高校學位論文庫、中國學位論文全文數(shù)據(jù)庫（萬方數(shù)據(jù)庫）、中國優(yōu)秀博士/碩士論文全文數(shù)據(jù)庫等，豐富的信息和良好的運行平臺為用戶提供了很好的服務。在這樣的背景以及研究生培養(yǎng)快速增長的情況下，高校檔案部門將面臨越來越大的保管壓力與越來越相對滯后的開發(fā)利用的矛盾。如何認識研究生學位論文檔案的內(nèi)涵和價值，做好開發(fā)利用工作，已成為高校檔案工作者必須認真思考的問題。

一、研究生學位論文的特性和價值

研究生學位論文是高等院校及科研機構(gòu)的研究生為獲得學位而撰寫的研究論文或科研報告。研究生學位論文有碩士學位論文和博士學位論文兩種類型。一般而言，碩士學位論文是碩士研究生對某一學科某一專題前沿或空白或薄弱領(lǐng)域進行有一定深度，有獨到見解的研究；而博士學位論文是博士研究生在某研究領(lǐng)域的創(chuàng)造性成果，其內(nèi)容新、專、深、具有獨創(chuàng)性，是學位論文中學術(shù)價值最高的一種。研究生學位論文具有下列特性：

一是新穎性。即學位論文探討研究的內(nèi)容新穎。碩士、博士學位論文，強調(diào)研究內(nèi)容的新穎，要有創(chuàng)新，要求在前人的研究基礎(chǔ)上，在空白、薄弱領(lǐng)域開展全新研究，要發(fā)現(xiàn)新問題、新情況，要有獨到的見解，得出新結(jié)果。

二是學術(shù)性。就學術(shù)性而言，碩士、博士的學位論文的學術(shù)水平逐級提高。由于國家對碩士、博士研究生的培養(yǎng)在專業(yè)理論知識、科研能力和學術(shù)上都有嚴格的要求，而且學位論文是其獲得學位的必須條件，是體現(xiàn)其學術(shù)水平的重要依據(jù)，因此，碩士、博士的學位論文的選題一般是某學科專業(yè)急需解決的、重要的，具有前沿性的理論或應用方面的課題，能代表和反映該專業(yè)領(lǐng)域當今的發(fā)展水平，要求在理論上有突破和創(chuàng)新，在生產(chǎn)上有使用價值，能直接或間接地起到指導和推動生產(chǎn)的作用，所以不少課題是國家各部委科學基金、國家科技攻關(guān)、國家教育重大研究、“863”和“973”高技術(shù)等科研項目，有的項目直接瞄準世界先進水平，加之導師的嚴謹治學和研究生的刻苦鉆研，以及校內(nèi)外專家在答辨會上對論文的嚴格把關(guān)，從而使學位論文達到較高的學術(shù)水平

三是情報性。研究生為了完成學位論文都要參考大量相關(guān)的國內(nèi)外文獻，而列入論文之后的參考文獻則是研究生本人認為最有價值或與本課題聯(lián)系最密切的文獻。這些參考文獻是同類課題的最先進技術(shù)的資料匯集，成為豐富的情報資源。據(jù)統(tǒng)計，我國碩士學位論文的平均引文量在40篇，博士學位論文的平均引文量在122篇；

四是不公開性。學位論文在通過答辯后，大部分不公開發(fā)表或出版。學位論文通常為打印品，裝訂簡單，印版很少，答辯后一般存放在檔案館、圖書館和所在院系資料室，只供某部門某專業(yè)的利用者查閱。

學位論文的特性決定了其開發(fā)利用價值。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是學習價值。學位論文是學生取得學位而撰寫的研究論文或科研報告，其新穎性和學術(shù)性，對利用者吸取這些新知識、不斷豐富自己的知識體系具有重要意義；另一方面，學位論文的選題方法、寫作技巧以及反映出來的創(chuàng)新思想和科研態(tài)度等，也是很好的學習之處。通過借鑒他們的經(jīng)驗教訓，可以少走彎路，提高自己的研究水平。

二是查考價值。學位論文的情報特性，使其具有很好的查考價值。每篇學位論文的綜述及參考文獻，包含有相關(guān)研究的大量信息，為利用者了解相關(guān)學科專業(yè)的研究工作、發(fā)展水平和成果提供了查找途徑，可以幫助查閱者開發(fā)思路，同時，可以避免查閱者四處搜集材料， 減少學習和科研工作中的重復勞動，節(jié)省了查閱者大量的時間和精力， 有利于科研的進展。

三是引用價值。碩士、博士的學位論文一般都是質(zhì)量較高的論文，引用其觀點、方法和研究成果，既可以作比較，又可以作為依據(jù)，對開展相關(guān)研究工作具有很好的借鑒意義。

二、研究生學位論文檔案的開發(fā)利用策略

目前，有關(guān)機構(gòu)和高校圖書館收集和利用研究生學位論文已相當成熟和現(xiàn)代化，建立了多個研究生學位論文數(shù)據(jù)庫，提供研究生學位論文基本信息檢索，甚至全文查閱和下載服務。但與高校檔案部門歸檔保管的研究生學位論文檔案比較，有兩大不同。一是數(shù)量和內(nèi)容不同：高校檔案部門歸檔保管的研究生學位論文檔案是本校全部畢業(yè)生的學位論文，包括了密級的學位論文，且還保管有與學位論文相關(guān)的選題（開題）報告，學位論文專家評閱意見書和答辯記錄等材料，這些材料凝結(jié)了導師的心血、專家切實的評價和對當時研究前沿的考慮，倍加珍貴，而前述的數(shù)據(jù)庫（系統(tǒng)）中沒有。二是開放程度不同。高校檔案部門保存的部分學位論文有密級，開放利用有一定的限制，但可以在一定范圍內(nèi)查閱。在這樣的情形下，高校檔案館必須解放思想，大膽創(chuàng)新，提高現(xiàn)代化管理水平，依托自己保存的更為豐富、全面的學位論文檔案資源，強化學位論文檔案信息開發(fā)工作，開展獨具特色的服務，才能發(fā)揮學位論文檔案的作用。

（一）完善制度，強化收集歸檔，豐富館藏

“巧婦難為無米之炊”，豐富的館藏是開發(fā)利用的基礎(chǔ)。完整齊全的學位論文檔案，應包括學位論文，學位論文的選題（開題）報告、專家評閱意見書和論文答辯記錄等相關(guān)材料，這是檔案部門能開展更有特色的學位論文檔案利用服務工作的前提。為此，需要完善制度來使收集歸檔工作規(guī)范化、科學化，要明確研究生管理部門、研究生本人的責任和要求，采取切實有效的措施，保證學位論文及相關(guān)材料齊全完整歸檔。如：將研究生學位論文和相關(guān)材料歸檔工作與研究生管理部門以及相關(guān)責任人的考核結(jié)合起來，將研究生學位論文提交檔案部門歸檔與研究生領(lǐng)取畢業(yè)證書聯(lián)系起來。目前，在電子文檔比較普遍的情況下，檔案部門應完善和應用學位論文電子全文網(wǎng)上提交管理系統(tǒng)，要求畢業(yè)生在提交紙質(zhì)論文的同時，通過網(wǎng)絡提交電子版學位論文。檔案部門要做好檢查督促工作，與研究生管理部門、各學院加強溝通協(xié)作，保證歸檔材料齊全完整，按時按質(zhì)歸檔。

（二）應用現(xiàn)代化手段，加強學位論文檔案信息加工，提供多種學位論文檔案專題資料

首先，編制規(guī)范完善的學位論文檔案目錄。學位論文檔案目錄是開發(fā)學位論文檔案信息資源的鑰匙，是利用者獲得學位論文檔案信息的媒介和工具。在現(xiàn)代技術(shù)下，應充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)或檔案管理系統(tǒng)，按照統(tǒng)一規(guī)范的著錄標準建立完善的學位論文檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制各種檢索工具。特別需要注意的是，要對學位論文進行科學分類，并在數(shù)據(jù)庫中加以標識。如：按學科、專業(yè)、研究方向（問題）進行分類，方便利用者進行多途徑檢索，實現(xiàn)又快又全面地查找到相關(guān)的學位論文及相關(guān)信息資料。

其次，編輯學位論文檔案文獻匯編。建立學位論文中英文摘要數(shù)據(jù)庫、學位論文引文數(shù)據(jù)庫，力爭將學位論文的選題報告、論文評閱書（專家評審意見）、答辯記錄等與學位論文相關(guān)的材料數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫的建立，并通過管理系統(tǒng)的有效管理，可以根據(jù)需要自動形成針對不同利用者或不同類型的專題資料，為利用者提供全面的、深入的服務。

再次，編寫綜合性學位論文參考材料，即選擇不同類型的學位論文從縱向和橫向進行綜述，多角度分析同一問題研究的發(fā)展變化，包括：研究方向、方法、手段、成果等，這些綜述性材料，對利用者全面了解該類問題的研究情況具有很好的參考借鑒作用。

（三）正確處理好學位論文檔案保密和開放的矛盾

由于研究生的學位論文有的是前沿研究，有的是發(fā)明創(chuàng)造，有的是國家高精尖項目， 有部分研究項目和成果是國家機密，屬于保密檔案，另外，學位論文由于沒有發(fā)表， 存在知識產(chǎn)權(quán)或著作權(quán)問題，導師或項目負責人或?qū)W生本人可能要求限制使用。目前學位論文檔案要求限制利用的現(xiàn)象仍然比較普遍， 據(jù)某高校統(tǒng)計，該校每年平均要求限制使用的學位論文約占全部論文的20%，有的高校甚至高達50%。限制使用與開放是一對矛盾，必須要正確處理好這一矛盾才能既保護好國家技術(shù)秘密，維護好作者的知識產(chǎn)權(quán)和利益，同時又能發(fā)揮學位論文檔案的利用價值。一要正確設定學位論文的密級和保密期限，在不違反國家有關(guān)保密條例的前提下，鼓勵研究生開放利用學位論文。同時，檔案部門要規(guī)范做好解密工作，及時提供學位論文利用信息。二要制定學位論文檔案管理和利用辦法，對學位論文及相關(guān)材料（選題報告、學位論文專家評閱意見書、論文答辯記錄）的使用做出規(guī)定，使之有利于保密、開放和體現(xiàn)作者的權(quán)益。在網(wǎng)絡環(huán)境下，這一矛盾尤其要引起檔案部門的重視，不要由于強調(diào)保密而束縛手腳，變得無所作為，而是要在《檔案法》《保密法》和《著作權(quán)法》等法律框架內(nèi)，解放思想，更新觀念，積極開發(fā)檔案部門保存的獨有的學位論文檔案資源，才能發(fā)揮學位論文檔案的價值，才能體現(xiàn)檔案部門的作用。

（四）做好宣傳和服務工作

做好宣傳工作對學位論文檔案的開發(fā)利用具有重要意義，檔案管理部門應通過網(wǎng)絡、校報、廣播、檔案信息專欄等媒介，宣傳報道檔案部門學位論文檔案館藏信息、專題編研資料以及利用規(guī)定和辦法，讓各界人士和學校師生了解學位論文的特點、價值和作用，了解檔案部門的學位論文檔案館藏特色，提高學位論文檔案的知名度和吸引力。同時，提供良好的服務環(huán)境和先進的計算機網(wǎng)絡檢索平臺，方便利用者有效查閱有關(guān)資料。

保管利用好研究生學位論文檔案是高校檔案部門的職責，義不容辭。高校檔案部門只有以積極主動的、有為的態(tài)度開展學位論文檔案的開發(fā)利用工作，體現(xiàn)學位論文檔案的價值，才能激發(fā)檔案工作者的工作熱情，更好促進學校檔案工作發(fā)展。