寫通知，“嚴(yán)謹(jǐn)”當(dāng)?shù)?/h1>
2021-01-24 06:14:12張志華
十幾歲 2020年2期
文/張志華
怎么把通知寫得嚴(yán)謹(jǐn)周密，怎么讓想要表達(dá)的意思準(zhǔn)確無誤地“通知”到他人，讓我們跟著張志華教授一起學(xué)寫通知吧。根據(jù)功能，通知可以分為布置性通知、告知性通知和發(fā)布性通知三種。
布置性通知怎么寫
陽光中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作的緊急通知
標(biāo)題
這則通知標(biāo)題完整，事由明確，突出了“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”的主旨，“緊急”二字用得恰到好處，正當(dāng)其時(shí)。“學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”事關(guān)重大，不能有絲毫耽擱，必須立即采取行動。
校屬各部門：
2019年12月22日10時(shí)32分，陽光中學(xué)學(xué)生在該校2號樓環(huán)境工程實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行污水處理實(shí)驗(yàn)時(shí)，現(xiàn)場發(fā)生爆炸，造成參與實(shí)驗(yàn)的3名學(xué)生不同程度受傷，目前，受傷學(xué)生正在積極治療，傷情穩(wěn)定，事故原因也正在進(jìn)一步調(diào)查之中。此次事件給學(xué)校安全工作敲響了警鐘。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)迅速作出批示，分管校領(lǐng)導(dǎo)迅速召開了會議，要求嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類似事件再次發(fā)生。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示精神，為確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定，特就進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作緊急通知如下：
主旨
通知的主旨明確、肯定，主旨是其最主要的目的和意圖，明確回答要求下級機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”的問題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的核心內(nèi)容。這則通知面對危難，沉著指揮，首先出現(xiàn)的是目的性主旨，表明領(lǐng)導(dǎo)的目的——“嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類似事件再次發(fā)生”。緊接著，又直接表明了意圖性主旨，即工作的意圖——“確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”，而且是要立即采取行動。
一、高度重視，提高安全防范意識。各部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、切實(shí)加強(qiáng)本部門安全工作。要以此次事件為活生生、血淋淋的教材，緊密結(jié)合部門實(shí)際，深刻汲取教訓(xùn)，持續(xù)開展宣傳教育，不斷提高全員安全防范意識。
二、立即行動，全面自查安全隱患。近期，各部門要全面自查一次本部門各類安全隱患，防微杜漸。自查重點(diǎn)：一是各類實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)場所、實(shí)驗(yàn)器材設(shè)備、化學(xué)品使用、實(shí)驗(yàn)流程等是否安全；二是辦公室的電腦、電器、插座、電線、門窗、電源開關(guān)、電取暖設(shè)備等是否安全；三是校園內(nèi)網(wǎng)信息是否安全。部門自查情況要形成書面材料，于2019年12月26日以前通過學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)送給保衛(wèi)科賀平安老師處匯總，再專題報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。
三、狠抓整改，確保校園安全穩(wěn)定。各部門對自查發(fā)現(xiàn)的安全隱患，能夠立即整改的，應(yīng)該立即整改到位；暫時(shí)無法整改的，要區(qū)別輕重緩急，分別制訂整改方案，提出具體整改建議，報(bào)送學(xué)校專題研究，按計(jì)劃分步驟整改落實(shí)。
正文
這則通知的理據(jù)清楚，要求明確，因?yàn)槭玛P(guān)重大，對于“接收通知”的人來說，通知里既說明了依據(jù)，又告知了情況，還闡明了道理，更提出了警醒，讓人知其然，更知其所以然，自然會對通知高度重視，自覺嚴(yán)格執(zhí)行。
各部門接此通知后，請迅速傳達(dá)至本部門全體教職員工，并認(rèn)真組織開展相關(guān)工作。
分旨
通知的分旨，是關(guān)于“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”的問題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的具體內(nèi)容，寫作時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。這則通知，沒有抽象空泛的說明，對于嚴(yán)重安全事故，妥善應(yīng)對，周到部署，列寫了三個(gè)方面的分旨，從思想到行動，從工作到落實(shí)，從部署到反饋，邏輯嚴(yán)密，周全嚴(yán)謹(jǐn)，具體可行。
陽光中學(xué)
2019年12月23日
寫作要點(diǎn)
布置性通知適用于要求貫徹執(zhí)行有關(guān)事項(xiàng)、布置安排有關(guān)工作。
布置性通知標(biāo)題。由通知的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由與通知文種組成。
布置性通知正文。包括“為什么布置”（依據(jù)）、“執(zhí)行什么”（主旨）、“怎樣執(zhí)行”（分旨）三個(gè)部分。
“為什么布置”，即布置性通知發(fā)布的依據(jù)，包括發(fā)布的原因、根據(jù)、理由?！安贾檬裁础?，是布置性通知的主旨，包括通知的目的和意圖，要明確要求下級機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”?！盀槭裁床贾谩保ㄒ罁?jù)）、“布置什么”（主旨），一般構(gòu)成一個(gè)自然段。寫完以后，再以一個(gè)過渡句承上啟下，如“現(xiàn)就×××工作，通知如下”。
“怎樣執(zhí)行”，是實(shí)現(xiàn)主旨的具體措施、辦法，即分旨，要讓下級機(jī)關(guān)知道“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”。應(yīng)當(dāng)圍繞主旨來寫，考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。
布置性通知一般沒有結(jié)尾段，正文寫完，自然結(jié)束。
告知性通知怎么寫
××省教育廳辦公室關(guān)于召開2019年全省教育工作會議的通知
各市州教育局、普通高等學(xué)校，省教育工會，廳委機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位：
經(jīng)研究，定于2019年×月×日在××市召開全省教育工作會議?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會議內(nèi)容
傳達(dá)貫徹2019年全國教育工作會議等會議精神，認(rèn)真總結(jié)2018年全省教育工作，研究部署2019年的教育工作。
二、會議時(shí)間
×月×日（星期×）上午9:00開始，會期1天。
三、會議地點(diǎn)
××賓館（地址：××，總服務(wù)臺聯(lián)系電話：××）。
四、參會人員
各市州教育局長、主任督學(xué)；各普通高校和廳委直屬單位主要負(fù)責(zé)人（1人）；全體廳委領(lǐng)導(dǎo)；省教育工會和廳委機(jī)關(guān)各處室主要負(fù)責(zé)人。
五、會議報(bào)到
與會人員請于×月×日下午至××賓館報(bào)到。
請各單位于×月×日前將《參會人員名單回執(zhí)》傳真至省教育廳辦公室。聯(lián)系人：××，聯(lián)系電話：××，傳真：××。
附件：參會人員名單回執(zhí).doc
××省教育廳辦公室
2019年×月×日
寫作要點(diǎn)
這是一則告知性通知，告知性通知用于告知設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免人員、啟用印章、召開會議等事項(xiàng)，一般比較簡單。在告知性通知中，會議通知要復(fù)雜一些，使用頻率也很高。
會議通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、會議名稱與文種組成。重點(diǎn)寫好會議名稱，不需加引號。確定會議的名稱有兩種方法：一是根據(jù)會議的內(nèi)容確定，如“全省教育工作會議”。二是根據(jù)參加會議人員確定，如“全縣中小學(xué)校長會議”。會議通知的正文各個(gè)要素必須一一寫清楚，不能有遺漏，否則就會有疑點(diǎn)，不便于執(zhí)行。
《陽光中學(xué)辦公室關(guān)于印發(fā)李明校長在2019級新生開學(xué)典禮上的講話的通知》
發(fā)布性通知寫作要點(diǎn)
發(fā)布性通知用于印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文。本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文用“印發(fā)”（如上），所屬下級機(jī)關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”，上級、同級或者不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，用“轉(zhuǎn)發(fā)”。
被印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，是該通知的附件。
發(fā)布性通知的標(biāo)題有些繁瑣，一般有兩個(gè)或兩個(gè)以上文種，“通知”為第一文種，印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種，寫作時(shí)要求準(zhǔn)確、簡明、完整。發(fā)布性通知的正文一般比較簡略，寫清印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱，提出貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的要求即可。
有的發(fā)布性通知，根據(jù)所發(fā)布公文的重要程度，還要闡明其重要意義、貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的必要性等。比如，“現(xiàn)將李明校長在2019級新生開學(xué)典禮上的講話印發(fā)給你們，李明校長的講話循循善誘，對于2019級新生的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及校園生活，進(jìn)行了科學(xué)的指導(dǎo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，請認(rèn)真組織學(xué)習(xí)”。
（文中人名、地名、事件均屬于虛構(gòu)）
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文/張志華
怎么把通知寫得嚴(yán)謹(jǐn)周密，怎么讓想要表達(dá)的意思準(zhǔn)確無誤地“通知”到他人，讓我們跟著張志華教授一起學(xué)寫通知吧。根據(jù)功能，通知可以分為布置性通知、告知性通知和發(fā)布性通知三種。
布置性通知怎么寫
陽光中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作的緊急通知
標(biāo)題
這則通知標(biāo)題完整，事由明確，突出了“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”的主旨，“緊急”二字用得恰到好處，正當(dāng)其時(shí)。“學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”事關(guān)重大，不能有絲毫耽擱，必須立即采取行動。
校屬各部門：
2019年12月22日10時(shí)32分，陽光中學(xué)學(xué)生在該校2號樓環(huán)境工程實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行污水處理實(shí)驗(yàn)時(shí)，現(xiàn)場發(fā)生爆炸，造成參與實(shí)驗(yàn)的3名學(xué)生不同程度受傷，目前，受傷學(xué)生正在積極治療，傷情穩(wěn)定，事故原因也正在進(jìn)一步調(diào)查之中。此次事件給學(xué)校安全工作敲響了警鐘。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)迅速作出批示，分管校領(lǐng)導(dǎo)迅速召開了會議，要求嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類似事件再次發(fā)生。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示精神，為確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定，特就進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作緊急通知如下：
主旨
通知的主旨明確、肯定，主旨是其最主要的目的和意圖，明確回答要求下級機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”的問題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的核心內(nèi)容。這則通知面對危難，沉著指揮，首先出現(xiàn)的是目的性主旨，表明領(lǐng)導(dǎo)的目的——“嚴(yán)密防范和堅(jiān)決杜絕類似事件再次發(fā)生”。緊接著，又直接表明了意圖性主旨，即工作的意圖——“確保學(xué)校師生生命財(cái)產(chǎn)安全和校園秩序的穩(wěn)定”“進(jìn)一步加強(qiáng)校園安全工作”，而且是要立即采取行動。
一、高度重視，提高安全防范意識。各部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、切實(shí)加強(qiáng)本部門安全工作。要以此次事件為活生生、血淋淋的教材，緊密結(jié)合部門實(shí)際，深刻汲取教訓(xùn)，持續(xù)開展宣傳教育，不斷提高全員安全防范意識。
二、立即行動，全面自查安全隱患。近期，各部門要全面自查一次本部門各類安全隱患，防微杜漸。自查重點(diǎn)：一是各類實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)場所、實(shí)驗(yàn)器材設(shè)備、化學(xué)品使用、實(shí)驗(yàn)流程等是否安全；二是辦公室的電腦、電器、插座、電線、門窗、電源開關(guān)、電取暖設(shè)備等是否安全；三是校園內(nèi)網(wǎng)信息是否安全。部門自查情況要形成書面材料，于2019年12月26日以前通過學(xué)校OA系統(tǒng)發(fā)送給保衛(wèi)科賀平安老師處匯總，再專題報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。
三、狠抓整改，確保校園安全穩(wěn)定。各部門對自查發(fā)現(xiàn)的安全隱患，能夠立即整改的，應(yīng)該立即整改到位；暫時(shí)無法整改的，要區(qū)別輕重緩急，分別制訂整改方案，提出具體整改建議，報(bào)送學(xué)校專題研究，按計(jì)劃分步驟整改落實(shí)。
正文
這則通知的理據(jù)清楚，要求明確，因?yàn)槭玛P(guān)重大，對于“接收通知”的人來說，通知里既說明了依據(jù)，又告知了情況，還闡明了道理，更提出了警醒，讓人知其然，更知其所以然，自然會對通知高度重視，自覺嚴(yán)格執(zhí)行。
各部門接此通知后，請迅速傳達(dá)至本部門全體教職員工，并認(rèn)真組織開展相關(guān)工作。
分旨
通知的分旨，是關(guān)于“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”的問題，這是領(lǐng)導(dǎo)、指揮的具體內(nèi)容，寫作時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。這則通知，沒有抽象空泛的說明，對于嚴(yán)重安全事故，妥善應(yīng)對，周到部署，列寫了三個(gè)方面的分旨，從思想到行動，從工作到落實(shí)，從部署到反饋，邏輯嚴(yán)密，周全嚴(yán)謹(jǐn)，具體可行。
陽光中學(xué)
2019年12月23日
寫作要點(diǎn)
布置性通知適用于要求貫徹執(zhí)行有關(guān)事項(xiàng)、布置安排有關(guān)工作。
布置性通知標(biāo)題。由通知的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由與通知文種組成。
布置性通知正文。包括“為什么布置”（依據(jù)）、“執(zhí)行什么”（主旨）、“怎樣執(zhí)行”（分旨）三個(gè)部分。
“為什么布置”，即布置性通知發(fā)布的依據(jù)，包括發(fā)布的原因、根據(jù)、理由?！安贾檬裁础?，是布置性通知的主旨，包括通知的目的和意圖，要明確要求下級機(jī)關(guān)“辦理什么”“執(zhí)行什么”?！盀槭裁床贾谩保ㄒ罁?jù)）、“布置什么”（主旨），一般構(gòu)成一個(gè)自然段。寫完以后，再以一個(gè)過渡句承上啟下，如“現(xiàn)就×××工作，通知如下”。
“怎樣執(zhí)行”，是實(shí)現(xiàn)主旨的具體措施、辦法，即分旨，要讓下級機(jī)關(guān)知道“怎么辦理”“怎么執(zhí)行”。應(yīng)當(dāng)圍繞主旨來寫，考慮周全，條項(xiàng)清楚，邏輯嚴(yán)密。
布置性通知一般沒有結(jié)尾段，正文寫完，自然結(jié)束。
告知性通知怎么寫
××省教育廳辦公室關(guān)于召開2019年全省教育工作會議的通知
各市州教育局、普通高等學(xué)校，省教育工會，廳委機(jī)關(guān)各處室、直屬各單位：
經(jīng)研究，定于2019年×月×日在××市召開全省教育工作會議?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會議內(nèi)容
傳達(dá)貫徹2019年全國教育工作會議等會議精神，認(rèn)真總結(jié)2018年全省教育工作，研究部署2019年的教育工作。
二、會議時(shí)間
×月×日（星期×）上午9:00開始，會期1天。
三、會議地點(diǎn)
××賓館（地址：××，總服務(wù)臺聯(lián)系電話：××）。
四、參會人員
各市州教育局長、主任督學(xué)；各普通高校和廳委直屬單位主要負(fù)責(zé)人（1人）；全體廳委領(lǐng)導(dǎo)；省教育工會和廳委機(jī)關(guān)各處室主要負(fù)責(zé)人。
五、會議報(bào)到
與會人員請于×月×日下午至××賓館報(bào)到。
請各單位于×月×日前將《參會人員名單回執(zhí)》傳真至省教育廳辦公室。聯(lián)系人：××，聯(lián)系電話：××，傳真：××。
附件：參會人員名單回執(zhí).doc
××省教育廳辦公室
2019年×月×日
寫作要點(diǎn)
這是一則告知性通知，告知性通知用于告知設(shè)置機(jī)構(gòu)、任免人員、啟用印章、召開會議等事項(xiàng)，一般比較簡單。在告知性通知中，會議通知要復(fù)雜一些，使用頻率也很高。
會議通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、會議名稱與文種組成。重點(diǎn)寫好會議名稱，不需加引號。確定會議的名稱有兩種方法：一是根據(jù)會議的內(nèi)容確定，如“全省教育工作會議”。二是根據(jù)參加會議人員確定，如“全縣中小學(xué)校長會議”。會議通知的正文各個(gè)要素必須一一寫清楚，不能有遺漏，否則就會有疑點(diǎn)，不便于執(zhí)行。
《陽光中學(xué)辦公室關(guān)于印發(fā)李明校長在2019級新生開學(xué)典禮上的講話的通知》
發(fā)布性通知寫作要點(diǎn)
發(fā)布性通知用于印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文。本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文用“印發(fā)”（如上），所屬下級機(jī)關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”，上級、同級或者不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，用“轉(zhuǎn)發(fā)”。
被印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文，是該通知的附件。
發(fā)布性通知的標(biāo)題有些繁瑣，一般有兩個(gè)或兩個(gè)以上文種，“通知”為第一文種，印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種，寫作時(shí)要求準(zhǔn)確、簡明、完整。發(fā)布性通知的正文一般比較簡略，寫清印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱，提出貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的要求即可。
有的發(fā)布性通知，根據(jù)所發(fā)布公文的重要程度，還要闡明其重要意義、貫徹執(zhí)行（實(shí)施）的必要性等。比如，“現(xiàn)將李明校長在2019級新生開學(xué)典禮上的講話印發(fā)給你們，李明校長的講話循循善誘，對于2019級新生的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練以及校園生活，進(jìn)行了科學(xué)的指導(dǎo)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，請認(rèn)真組織學(xué)習(xí)”。
（文中人名、地名、事件均屬于虛構(gòu)）
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