檔案電子化建設(shè)淺談

黃晗｜文

檔案電子化從頂層設(shè)計(jì)到落實(shí)運(yùn)用，是一個(gè)牽涉面廣，技術(shù)要求高，既強(qiáng)調(diào)部門合作又要求相對(duì)獨(dú)立的專業(yè)工作。如果把檔案電子化的原則視為“道”，電子化的建章立制作為“法”，電子化的具體實(shí)踐是“術(shù)”，那么檔案電子化就是一個(gè)在明晰的原則下，建立完備的規(guī)章制度，采用具體手段得以實(shí)現(xiàn)的過程。

隨著信息技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，用戶需求和檔案部門自身建設(shè)的要求也不斷變化，檔案信息資源的開發(fā)力度持續(xù)加大，利用模式不斷優(yōu)化進(jìn)一步促進(jìn)了這些要求實(shí)現(xiàn)可能性。其中，檔案電子化因其在檔案資源保存、利用等方面所具有的無可比擬的優(yōu)勢(shì)，日益受到用戶和檔案部門的青睞，成為時(shí)下檔案工作發(fā)展的重要方向。

檔案電子化從頂層設(shè)計(jì)到落實(shí)運(yùn)用，是一個(gè)牽涉面廣，技術(shù)要求高，既強(qiáng)調(diào)部門合作又要求相對(duì)獨(dú)立的專業(yè)工作。如果把檔案電子化的原則視為“道”，電子化的建章立制作為“法”，電子化的具體實(shí)踐是“術(shù)”，那么檔案電子化就是一個(gè)在明晰的原則下，建立完備的規(guī)章制度，采用具體手段得以實(shí)現(xiàn)的過程。

檔案電子化之“道”——確立原則

1.建設(shè)目的要明確

檔案電子化從一開始就要明確目的。不同的檔案工作部門，檔案電子化的目的應(yīng)有側(cè)重，以一般查詢應(yīng)用為主要目的，還是需要深層次開發(fā)信息資源，滿足用戶高級(jí)需求，或是著重于壓縮保存空間。不同的目的對(duì)于電子檔案建設(shè)的要求是不同的，應(yīng)當(dāng)考慮具體檔案載體內(nèi)容，從一開始就明確建設(shè)目的和總體原則，為后續(xù)工作搭好框架。

2.利用需求要明晰

建立檔案電子數(shù)據(jù)庫最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是對(duì)檔案用戶需求的分析與研究。缺少必要的檔案用戶需求分析會(huì)導(dǎo)致檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)的盲目性，也使得檔案電子數(shù)據(jù)庫今后利用具有不確定性。因此，在檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)之前，進(jìn)行充分的用戶需求分析，對(duì)于明確方向，確立指導(dǎo)是十分必要的。

3.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案電子化建設(shè)面臨的很大問題。目前，從檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)的現(xiàn)狀來看，還沒有針對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)引體系、數(shù)據(jù)組織方式、數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)及軟件開發(fā)技術(shù)等方面制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這會(huì)為檔案電子化的利用、交換、整合帶來巨大困難，所以無論在較小的單位內(nèi)部建設(shè)檔案電子數(shù)據(jù)庫，還是在集團(tuán)公司內(nèi)建設(shè)檔案電子數(shù)據(jù)庫，都要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證同一范圍內(nèi)電子檔案的通用。

4.制度管理要強(qiáng)化

電子檔案修改不留痕跡這一特殊屬性，對(duì)于電子檔案的完整性、原始性、真實(shí)性、安全性都具有挑戰(zhàn)。因此，檔案電子化的過程中，只有建立完善的規(guī)章制度，約束電子檔案的實(shí)現(xiàn)主體——操作者或者使用人，再輔以相應(yīng)的技術(shù)手段，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生、使用、保管過程中不變形。

檔案電子化之“法”——建章立制

沒有規(guī)矩不成方圓，制度就是檔案電子化的規(guī)矩。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過長期的工作積累，已有現(xiàn)成規(guī)章制度可以遵循，而電子檔案作為新事物，相對(duì)制度建設(shè)還處于探索階段，總的看應(yīng)當(dāng)圍繞服務(wù)工作，擴(kuò)展維度，確保落地來開展。

1.制度設(shè)立原則

電子檔案制度要以服務(wù)電子檔案為中心，以檔案管理、電子文件等有關(guān)政策、法律、規(guī)章為依據(jù)。制度本身要有針對(duì)性、程序性，為檔案電子化工作提供可供遵循的依據(jù)。制度建立應(yīng)該先于檔案電子化的具體工作，并留有探索、改進(jìn)余地，且隨著電子化工作進(jìn)程，在工作中不斷探索、完善，并將好的方法措施補(bǔ)充調(diào)整進(jìn)入規(guī)章，固化為工作程序方法。

2.制度建立維度

要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，在建設(shè)、管理、應(yīng)用上不斷擴(kuò)展空間。時(shí)間上要先推進(jìn)現(xiàn)有檔案的信息化，數(shù)據(jù)的規(guī)范化，再推動(dòng)新生成檔案的電子化；在空間上，既要保留原有檔案電子化的存儲(chǔ)，也要推動(dòng)新的服務(wù)機(jī)組，專用庫房建設(shè)落地，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)做好檢索，應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作最優(yōu)效益。

3.制度落地措施

建立好的制度，仍需落實(shí)執(zhí)行，因此制度的指導(dǎo)性和約束性就尤為重要。電子檔案制度對(duì)檔案電子化過程中的相關(guān)人員做些什么工作、如何開展工作要有必要的指導(dǎo)和禁止，明確各級(jí)權(quán)限、程序、措施和獎(jiǎng)懲等，為推動(dòng)工作規(guī)范化運(yùn)行提供良好基礎(chǔ)。

檔案電子化之“術(shù)”——實(shí)現(xiàn)方式

為了實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，從電子檔案的內(nèi)容和形式來看，可分為文字圖表檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等，檔案部門從實(shí)體檔案的保存對(duì)象、目標(biāo)和需求出發(fā)，綜合分析各種文件格式的利弊，選擇最適于長期保存的文件格式，保證電子檔案的真實(shí)性和長期可讀性。

1.電子文字圖表類檔案長期保存格式

從文字圖表信息的呈現(xiàn)形式和效果來看，txt僅支持純文本描述，不支持圖表、圖像、結(jié)構(gòu)、格式的描述，而doc、wps、xml和pdf都支持；從文字圖表信息的穩(wěn)定性來看，txt、doc、wps都無法固化，內(nèi)容很容易被修改，甚至被惡意篡改，xml可以通過數(shù)字簽名技術(shù)來防止不被授權(quán)的修改，而pdf實(shí)際上是圖形文件，其內(nèi)容信息是固化的，具備不可編輯性；從獨(dú)立性來看，txt、xml和pdf都不依賴特定的軟硬件，可以在任何平臺(tái)讀取；再從標(biāo)準(zhǔn)性來看，pdf是國際標(biāo)準(zhǔn)，word雖不是標(biāo)準(zhǔn)，但其占領(lǐng)并主導(dǎo)了市場(chǎng)，其他應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)都以它為規(guī)范，以達(dá)到與其兼容的目的，從而成為事實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。綜合來看，對(duì)于電子文字圖表類檔案來說，pdf不論呈現(xiàn)形式和效果，還是穩(wěn)定性、獨(dú)立性和標(biāo)準(zhǔn)性都能很好地滿足其長期保存的需要。

2.電子照片檔案長期保存格式

從照片的呈現(xiàn)效果來看，jpeg、tiff、gif和pdf都可以滿足基本需要，但jpeg采用有損壓縮的方式對(duì)文件進(jìn)行壓縮，而tiff、gif和jpeg2000支持無損壓縮，可以做到既保證圖像質(zhì)量，又減少文件大?。粡募嫒菪院蜆?biāo)準(zhǔn)性來看，gif、pdf和jpeg2000都是標(biāo)準(zhǔn)，具備較好的兼容性，而tiff格式在不同圖像處理軟件之間的兼容性較差；從穩(wěn)定性來看，jpeg、tiff、gif都能被圖像處理軟件編輯，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，而pdf則相對(duì)穩(wěn)定；從獨(dú)立性來看，gif、pdf都不依賴任何操作系統(tǒng)和平臺(tái)。綜合看來，pdf、gif、tiff以及jpeg2000都可以用于電子照片檔案的長期保存，在選擇時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)、管理系統(tǒng)的需要而定。

3.電子錄音檔案長期保存格式

wav、mp3和flac都可以很好的呈現(xiàn)音頻信息，但mp3屬于有損數(shù)字音頻編碼和有損壓縮數(shù)碼錄音文件格式，壓縮后會(huì)損失部分信息，對(duì)于電子檔案長期保存來說，不利于保障其真實(shí)性和完整性，而wav和flac支持無損壓縮，可以很好地保留檔案信息原貌。從獨(dú)立性來看，flac不綁定軟硬件，易于讀取。就目前來說，flac是電子錄音檔案長期保存不錯(cuò)的選擇。

4.電子錄像檔案長期保存格式

mpeg和avi都是目前最流行的音頻文件格式，從兼容性、標(biāo)準(zhǔn)性來看，mpeg是國際標(biāo)準(zhǔn)，具有很強(qiáng)的規(guī)范性和兼容性，而avi雖不是標(biāo)準(zhǔn)格式，但其用戶群廣，兼容性強(qiáng)；從獨(dú)立性來看，mpeg和avi都獨(dú)立于軟硬件，不依賴特定平臺(tái)；從穩(wěn)定性來看，mpeg和avi都采用有損壓縮方式，而mpeg因其超高的壓縮性能，更勝一籌。對(duì)于電子錄像檔案長期保存來說，mpeg也許更適合。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相信會(huì)有更多的文件格式出現(xiàn)，或許會(huì)有更適合電子檔案長期保存的文件格式，然而，現(xiàn)階段，無論選擇哪種最適于本單位的電子檔案保存格式，都要格外關(guān)注電子檔案長期保存格式標(biāo)準(zhǔn)化，使得電子檔案具有長期可讀性和長遠(yuǎn)保存價(jià)值，才能最大范圍惠及電子檔案的生成者、管理者和使用者。