醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理與使用的探討

黃永鑫

摘要：有效管理醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的一個重要作用就是為醫(yī)院醫(yī)療提供臨床輔助、護(hù)理方法、藥品單據(jù)、維護(hù)維修等可供參考的資料。但是在當(dāng)前的管理和使用中，還存在一些問題急需解決，因此，現(xiàn)階段，必須采取有效措施來提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用工作質(zhì)量。在對設(shè)備檔案進(jìn)行管理和使用時，嚴(yán)格落實相關(guān)規(guī)章制度，不斷提升人員的工作能力和素養(yǎng)，從而高質(zhì)量完成檔案管理工作，最大程度地減少檔案丟失和破損情況的出現(xiàn)，有效提升檔案歸檔、分類和整理效率，從而為醫(yī)院工作的有序開展提供保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;醫(yī)療設(shè)備;檔案管理;使用

隨著當(dāng)前醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的逐漸深入，再加上信息技術(shù)的發(fā)展和更新?lián)Q代，醫(yī)療設(shè)備不斷朝著現(xiàn)代化發(fā)展，精、高、尖醫(yī)療設(shè)備得到了有效運用，這就對當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)和高要求。但是受到以往管理制度不完善和人力消極因素作用等方面的影響，現(xiàn)階段該方面工作還存在一些不足之處，需要積極探索提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用工作效率的方法，從而最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用，使醫(yī)院整體工作水平得以提升。

一、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理與使用存在的問題

1.檔案管理意識不足

就醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作而言，需要醫(yī)院各部門之間的相互配合和協(xié)調(diào)，但是受部分工作人員檔案綜合管理意識不足的影響，導(dǎo)致在收集和管理醫(yī)療設(shè)備檔案的過程中，容易出現(xiàn)下列情況：對采購科來說，往往片面重視醫(yī)療設(shè)備的考察和采購等工作;設(shè)備使用科室對于設(shè)備的驗收和調(diào)試更關(guān)注;醫(yī)學(xué)裝備部更注重維修記錄和結(jié)果。從整體而言，這些部門的工作都存在一定片面性，各科室保存與自己相關(guān)的部分材料，忽視了相關(guān)醫(yī)療設(shè)備資料的綜合性。在這種情況下，就需要檔案管理人員具備較高的素養(yǎng)，介入到設(shè)備采購、使用、維修的各個環(huán)節(jié)，進(jìn)行有效監(jiān)督，及時收集和整理相關(guān)資料，從而確保檔案的完整性和全面性。

2.檔案管理和使用機(jī)制尚不完善

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院都會對病歷檔案、文書檔案和財務(wù)檔案的收集和管理過于重視，而對醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用工作較為忽略，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用機(jī)制仍不完善，無法有效推動相關(guān)工作的有序開展，造成管理和使用混亂的情況。如對有關(guān)部門的分工和責(zé)任界定不夠明確，時常出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案遺漏和丟失等情況，無法提供給科室和臨床更便捷、更高效的服務(wù);部分檔案管理人員認(rèn)為設(shè)備檔案歸檔后就可以了，不能以積極主動的態(tài)度和服務(wù)對檔案加以利用，從中獲取有效信息，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案成為“死檔”，無法全面發(fā)揮設(shè)備的效能和作用。因此，當(dāng)前要對醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用機(jī)制進(jìn)行完善并嚴(yán)格落實，從而保障醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的穩(wěn)定和高效運轉(zhuǎn)。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理與使用的策略

1.強(qiáng)化檔案管理和使用意識

就醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備而言是確保醫(yī)療衛(wèi)生工作有序進(jìn)行，為教學(xué)、護(hù)理、醫(yī)療等工作提供設(shè)備支撐的重要保障，同時也是影響醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要因素，會對醫(yī)院的技術(shù)水平、醫(yī)療質(zhì)量等產(chǎn)生直接影響。因此要有效提升醫(yī)療設(shè)備的使用效益，應(yīng)用好、管理好相關(guān)醫(yī)療設(shè)備，避免出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備開機(jī)率低和突發(fā)故障等情況，這就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用意識，提升醫(yī)療設(shè)備檔案的全面性，并進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，提高對醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用工作的重視度。醫(yī)院要積極采取多樣化的手段，就設(shè)備檔案管理制度在各科室進(jìn)行大力宣傳，不斷增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識，使之正確認(rèn)識到醫(yī)療設(shè)備檔案的價值，從而在全醫(yī)院營造“檔案管理，人人有責(zé)”的氛圍，通過宣傳典型事例，使相關(guān)人員對設(shè)備檔案在醫(yī)院管理工作中的重要地位加深認(rèn)識，從而有效提升人員參與設(shè)備檔案管理和使用的自覺性。

2.根據(jù)檔案內(nèi)容歸檔和使用

由于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備類型和數(shù)量眾多，因此，管理人員在對設(shè)備檔案進(jìn)行管理時，為了有效提升工作效率和質(zhì)量，就要先對檔案內(nèi)容進(jìn)行充分了解，明確各設(shè)備的使用說明書、檢測報告、使用和維護(hù)記錄以及其他相關(guān)文件等資料，根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類和歸檔，從而有效提升檔案使用效率。如果檔案擺放較為混亂，就會導(dǎo)致工作人員在需要時難以準(zhǔn)確、快速找到相關(guān)資料，同時檔案管理缺少精細(xì)化，也會違反有關(guān)規(guī)定，會受到相關(guān)處罰。檔案管理人員在準(zhǔn)確認(rèn)識到這一點后，就要在工作中根據(jù)相關(guān)規(guī)定和檔案內(nèi)容對其進(jìn)行歸檔和整理，盡職盡責(zé)，確保整個環(huán)節(jié)的精細(xì)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)檔案丟失和遺漏等問題，從而確保醫(yī)療設(shè)備檔案保存完好，為后續(xù)的使用提供依據(jù)，為促進(jìn)醫(yī)院的有序發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3.完善設(shè)備檔案管理和使用機(jī)制

現(xiàn)階段，醫(yī)院要充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用機(jī)制的完善工作，提出科學(xué)的檔案管理和使用模式，相關(guān)人員在檔案管理過程中要轉(zhuǎn)變以往的方式，充分利用好計算機(jī)，將醫(yī)療設(shè)備的檔案及時、準(zhǔn)確地錄入到相應(yīng)文檔中，認(rèn)真做好歸檔和整理工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定和要求，提升檔案整理工作的規(guī)范化和有效性。如果出現(xiàn)違反規(guī)定而導(dǎo)致檔案文件損壞或遺失等情況，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和后果，在準(zhǔn)確意識到這點后，管理和使用人員就會在工作過程中更加認(rèn)真和負(fù)責(zé)，不斷提升責(zé)任感，在靈活使用計算機(jī)，及時錄入相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)行仔細(xì)檢查和監(jiān)督，確保所有醫(yī)療設(shè)備檔案資料齊全完好，從而提升設(shè)備檔案的完整性，保障檔案信息庫的全面性，為相關(guān)醫(yī)療工作提供全面的、詳盡的數(shù)據(jù)和資料。可見，完善科學(xué)的檔案管理和使用機(jī)制，不但能推動檔案管理工作的有序進(jìn)行，還會為醫(yī)務(wù)人員提供更高效的服務(wù)，全面發(fā)揮出設(shè)備檔案的功能和作用，提高其使用效益，從而推動醫(yī)療工作的有序開展。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理和使用工作，還需要不斷提升相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，從而確保其能夠勝任該工作。因此，醫(yī)院要結(jié)合實際情況，對檔案管理和相關(guān)使用人員提出更高要求。就管理人員而言，在招聘時要確保其具有豐富的工作經(jīng)驗，確保應(yīng)聘人員明確檔案管理相關(guān)法規(guī)，掌握信息化的管理手段和方法，然后才能予以錄用，從而確保醫(yī)院在崗檔案管理人員能夠獨立進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔和整理等工作，同時，還要按照檔案內(nèi)容和類型，及時、準(zhǔn)確標(biāo)注出檔案的使用方法和注意事項等，從而使檔案管理和使用效率得到進(jìn)一步提升。因此，醫(yī)院在對設(shè)備檔案相關(guān)管理人員進(jìn)行招聘及上崗實際工作中，要保證其具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，在懂得合理使用計算機(jī)的同時還要具備較強(qiáng)的工作能力，通過專業(yè)規(guī)培、檔案進(jìn)修、外出學(xué)習(xí)等多種方式提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理者的專業(yè)技能水平，確保設(shè)備檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量，為充分發(fā)揮檔案功能和價值提供保障。

綜上所述，由于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備眾多，其檔案種類和數(shù)量繁多，管理起來工作量較重且繁瑣，因此，當(dāng)前要想提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理和使用效率，相關(guān)人員就必須改變傳統(tǒng)的工作方式，結(jié)合現(xiàn)代管理理念和方式進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案丟失或損壞等情況，在提升管理水平的同時注重宣傳，提高檔案使用意識和使用率，充分發(fā)揮出檔案的功能和價值，同時各人員還要嚴(yán)格遵循相關(guān)機(jī)制，積極做好本職工作，從而推動醫(yī)院各項工作的有序進(jìn)行。

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