企業(yè)職能部門員工績效管理優(yōu)化探析

吳程英

(廣東省現(xiàn)代農(nóng)業(yè)集團有限公司，廣東 廣州 510630)

1 研究背景

績效管理是人力資源管理乃至企業(yè)管理研究的重點?？冃а芯繉ο蠖酁榉锹毮懿块T員工，這一類員工比較容易清晰地界定工作目標、量化工作內(nèi)容，而職能部門員工由于工作性質(zhì)和工作內(nèi)容因素難以形成固定的考核指標體系和考核標準，考核過程缺乏量化數(shù)據(jù)支撐，因此一些企業(yè)對職能部門員工的績效考核容易流于形式，沒有充分發(fā)揮激勵作用[1]。探討如何更有效地開展職能部門員工績效管理，從而更好地提升組織的管理效率和服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。

2 解決策略

企業(yè)職能部門員工績效管理需結(jié)合企業(yè)發(fā)展階段，將企業(yè)文化和核心價值觀嵌入評價指標，結(jié)合員工在組織中的角色定位與工作特點，不斷優(yōu)化調(diào)整績效管理的具體形式。

2.1 考評主體多元化

由于與職能部門員工工作內(nèi)容比較繁雜，如果將其上級的評價作為員工績效信息的主要來源，可能會缺乏客觀、公平、公正的評價。因此，力求全方位、多維度地獲得被考核者的信息，信息來源包括：被考評者的上級、下級、平級(同事)、客戶(服務(wù)對象)以及本人等。采用績效考核工具360度評估法[2-5]。

2.2 以工作業(yè)績?yōu)橐罁?jù)

一些職能部門員工由于崗位類型和組織角色不同，工作內(nèi)容不同，每項工作的重要性、難易程度、時效性和質(zhì)量要求等都存在差異，不同部門員工甚至同一部門員工之間都難以形成固定、統(tǒng)一指標來考核。其工作過程相對顯化，需關(guān)注員工日常工作，以實績?yōu)榭己艘罁?jù)。

2.3 定性考核與量化考核相結(jié)合

職能部門員工的日常工作可大致分為常規(guī)工作和臨時工作，可定性考核與量化考核相結(jié)合。對于量化考核部分，做好工作分解，將工作內(nèi)容盡可能地提煉成具體工作事項，再將所有工作事項進行分門別類與標準化。

2.4 平衡考核體系設(shè)計與考核結(jié)果應(yīng)用

職能部門員工考核體系的設(shè)計要注意平衡的問題主要有：①公司層面考核指標和部門層面考核；②定性考核指標和定量考核指標；③結(jié)果考核指標和過程考核指標；④部門之間考核目標值及評分標準的平衡；⑤部門內(nèi)不同崗位之間考核目標值及評分標準的平衡。

考核結(jié)果的應(yīng)用則注意平衡兩個主要問題：①公司效益、部門業(yè)績和員工收益的平衡；②短期、中期和長期考核結(jié)果應(yīng)用的平衡。

3 績效管理優(yōu)化實踐

筆者結(jié)合績效考核與管理實踐，針對企業(yè)職能部門員工探索了一套適用于中小企業(yè)，基于員工日常工作完成事項標準化登記和工作成果展示，量化與定性考核相結(jié)合的多元化績效考核與管理體系。

3.1 梳理和編制員工常規(guī)工作事項清單

在明確員工崗位類型和管理層級的基礎(chǔ)上，以被考核者的崗位職責(zé)和工作分工為重點，全面梳理職能部門員工常規(guī)工作內(nèi)容，將工作內(nèi)容分解成工作事項并編制成清單，主要工作流程見圖1。首先由被考核者按單位統(tǒng)一要求和格式提供工作相關(guān)信息，分門別類逐項列出工作事項名稱，厘清工作程序、工作主體，根據(jù)工作事項完成的難易程度和重要性進行排序，整理成個人工作事項清單；其次，部門負責(zé)人對部門成員所有工作事項從規(guī)范化和標準化的角度進行審核，確保工作事項表述準確，沒有遺漏，對工作事項的難易程度和重要程度從部門的角度加以確認并排序，提出修改意見并經(jīng)員工確認后整理匯總成部門成員工作事項清單；再次，公司將收集到的來自各部門匯總的所有職能部門員工工作事項清單總表從合理化、規(guī)范化和標準化的角度進行審定。根據(jù)公司實際情況，將工作事項出現(xiàn)的頻率和特點提煉成共性的工作事項和特色工作事項，對所有工作事項確認后進行歸類編號(考慮工作量可不按難易程度和重要性排序)，制成《職能部門員工工作事項編號表》(簡稱《工作編號表》)，示例如表1、表2所示。對于臨時工作任務(wù)等非常規(guī)工作，以其它形式進行考核。

圖1 職能部門員工工作事項清單編制流程

表1 某公司職能部門員工共性工作事項示例

表2 某公司職能部門員工崗位工作事項示例

3.2 建立績效管理平臺

采用辦公自動化系統(tǒng)(簡稱OA系統(tǒng))輔助辦公，為方便數(shù)據(jù)采集、規(guī)范工作信息傳遞方式和節(jié)省考核成本，績效管理平臺可依托企業(yè)OA系統(tǒng)來建設(shè)。如果企業(yè)沒有自己的OA系統(tǒng)或者OA系統(tǒng)沒有自帶績效管理功能，可借助其它信息管理工具，上傳員工工作文件，將文件呈到相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)審批并做好審批過程記錄(備檔)。

員工工作文件是績效管理平臺信息收集的重點，要求員工定期登記工作事項完成情況。屬于常規(guī)工作的，按《工作編號表》標準格式做好登記，增設(shè)完成次數(shù)作為統(tǒng)計參數(shù)；屬于非常規(guī)工作的，在《工作編號表》找不到對應(yīng)事項編號的，自行描述工作完成事項和次數(shù)，登記周期可以是一周或一個月。另外，考慮每項工作的重要性、難易程度、時效性和質(zhì)量要求等存在差異，工作成果不一，工作文件可附加員工工作成果展示材料(公司可統(tǒng)一格式)，以半年或一年為周期，突出展示員工工作創(chuàng)新點、貢獻等業(yè)績。一般的三級管理組織內(nèi)，員工上傳工作文件后可先轉(zhuǎn)直接上級審批，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行備檔。

3.3 績效考核體系設(shè)計

員工績效考核評價不局限于上級評分，可以由上級(直接上級和間接上級)、所屬部門同事、其它部門同事及自己評分，根據(jù)每個考核主體掌握的被考核人工作信息細分考核類型，評價體系與評價指標設(shè)計基于企業(yè)崗位特點和崗位勝任力特征，力求增強崗位評價的可比性，將定性評價進行量化，評價指標最好不超過20個，權(quán)重是否均等可根據(jù)企業(yè)情況而定。對于不同管理層次的員工可有針對性地設(shè)計不同權(quán)責(zé)的評分表格，設(shè)計示例見表3。

表3 績效考核體系設(shè)計示例

3.4 績效考核結(jié)果評級及應(yīng)用

績效考核周期可以一年一次，按員工考核總成績進行排名，為增強員工考核結(jié)果的區(qū)分度，可將考核總成績和排名結(jié)合進行分級。由于職能部門員工業(yè)績較難與公司的經(jīng)營管理效益直接掛鉤，但對經(jīng)營管理產(chǎn)生影響，所以在考核結(jié)果的應(yīng)用上，要結(jié)合公司的發(fā)展階段和員工管理層級特點來設(shè)計獎懲方案，設(shè)計示例如表4所示。

表4 中層及以下員工考核結(jié)果分級及應(yīng)用示例

4 實踐總結(jié)

經(jīng)實踐證明，這種績效管理優(yōu)化方法有利于企業(yè)文化建設(shè)和績效提升，在具體的應(yīng)用中應(yīng)關(guān)注以下4個方面。

4.1 做好民意調(diào)查和員工意見收集

為促進員工對績效管理的重視和對績效管理方案的理解，可以在制度正式出臺前先以征求意見稿的形式印發(fā)給全體員工，以職能部門為單位收集員工意見。對于員工提出的未能采納的建議，應(yīng)盡力做好溝通協(xié)調(diào)工作，消除員工消極情緒。如果條件允許，可請專業(yè)的第三方機構(gòu)來設(shè)計與組織，以減少公司內(nèi)部矛盾。

4.2 充分調(diào)動中層管理人員績效管理的積極性

中層管理人員的重視和配合程度是影響績效管理的重要因素。部門正職等管理中層起著承上啟下的橋梁作用。具體來說，中層管理人員的責(zé)任包括對下屬員工績效的核實、評價和反饋面談，并且對下屬員工工作的改進提供指導(dǎo)和幫助。為保證績效管理取得理想效果，可組織中層管理人員召開專門的績效會議，對績效管理制度進行全面詳細的解讀、介紹績效評價體系和評價指標設(shè)計，明確績效管理責(zé)任、熟悉績效管理流程、落實相關(guān)監(jiān)督職責(zé)。

4.3 加強對考評者的培訓(xùn)

績效考評是績效管理的重要組成部分，其效果不僅取決于考評體系的科學(xué)性，還取決于考評者的評價能力。開展員工績效考評培訓(xùn)，主要圍繞以下3個重點：①減少考評誤差方法；②考核指標和考核標準；③幫助中層以上管理人員提高績效反饋和績效指導(dǎo)水平。提高考評者的評價能力不能完全保證評價過程的公正性，因為考評者能否盡可能地掌握工作信息、資料真實性，評價的公正性均影響考核結(jié)果。

4.4 優(yōu)化績效管理方法

由于從不同渠道收集考核信息，被考核者的人際關(guān)系對考核成績影響較大，特別是對于評分權(quán)重較大的考評主體和評價指標。所以，對考評權(quán)重的設(shè)計、考核結(jié)果的應(yīng)用應(yīng)慎重，應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段和管理實踐對績效管理方法不斷優(yōu)化和調(diào)整。比如，基于公司績效管理平臺收集員工工作完成登記信息，在這種方法運行3—5年可以測算出每個稱職員工常規(guī)工作完成量，從而將考核內(nèi)容中關(guān)于員工工作量的相關(guān)評價指標直接量化考核；為增強定性評價的準確性，員工考核周期可以縮短至一個季度一次，以形成更公正、更有可信度的考核結(jié)果。