勘察設(shè)計(jì)院知識管理實(shí)施難點(diǎn)及應(yīng)對策略

基于內(nèi)部管理優(yōu)化的需要，在外部政策標(biāo)準(zhǔn)的指引下，近年來，多數(shù)勘察設(shè)計(jì)院引入和實(shí)施知識管理，并取得了一定的成效，但也日漸顯現(xiàn)出“對實(shí)際業(yè)務(wù)的影響和改進(jìn)不足、系統(tǒng)認(rèn)可和使用率不高、難以持續(xù)開展”的普遍問題。本文基于筆者在多家勘察設(shè)計(jì)院開展知識管理咨詢的經(jīng)驗(yàn)，對上述問題產(chǎn)生的內(nèi)在和根本原因進(jìn)行探討，并有針對性地提出應(yīng)對策略和實(shí)施建議。

勘察設(shè)計(jì)院“知識長尾模型”及知識管理實(shí)施目標(biāo)

對于勘察設(shè)計(jì)院這類知識和人才高度密集的專業(yè)服務(wù)組織而言，開展知識管理至關(guān)重要，但就其能實(shí)現(xiàn)的價值來說，卻有著不同的層次和可能性。圖1為勘察設(shè)計(jì)院知識長尾模型圖。

參考經(jīng)典的DIKW （數(shù)據(jù)-信息-知識-智慧） 模型，圖1中的“知識”是一個廣義的概念，包括以下幾個不同的層次：

知識的第一個層次：項(xiàng)目和日常工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文檔

這些數(shù)據(jù)和文檔形式多樣、來源不一，但都是場景化并具備實(shí)時性的，為了滿足正在進(jìn)行的項(xiàng)目和工作需要而產(chǎn)生，例如為了完成正在開展的工程項(xiàng)目所產(chǎn)生的圖紙（文檔）、收集的地理（行業(yè)）數(shù)據(jù)、外部情報(bào)等。因其產(chǎn)生是為了滿足特定業(yè)務(wù)場景的需要，因此，對于同類的業(yè)務(wù)和項(xiàng)目具有一定的參考價值，而當(dāng)業(yè)務(wù)場景如客戶需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，則難以直接復(fù)用。

圖1 勘察設(shè)計(jì)院“知識長尾模型”

知識的第二個層次：可復(fù)用的標(biāo)準(zhǔn)化、普適性專業(yè)知識

我們必須認(rèn)識到，作為勘察設(shè)計(jì)院主體的設(shè)計(jì)咨詢業(yè)務(wù)，每個項(xiàng)目在滿足行業(yè)共性質(zhì)量和效率要求的同時，也有自身的差異性和特色化，其主要來自設(shè)計(jì)工程師創(chuàng)造性工作，若要更好地滿足共性的質(zhì)量和效率要求，則需要積累形成可復(fù)用的標(biāo)準(zhǔn)化、普適性知識，如標(biāo)準(zhǔn)圖（規(guī)范）、算法（參數(shù)）、風(fēng)險(xiǎn)（設(shè)計(jì)）規(guī)則和信息模型等。這些知識積累得越多，復(fù)用就會越廣泛，在相關(guān)專業(yè)方向上的工作就會越高效，所具備的專業(yè)能力也就會越強(qiáng)。

知識的第三個層次：深具智慧的洞察、構(gòu)思和創(chuàng)新思路

在交付項(xiàng)目、發(fā)展專業(yè)的同時，最終決定設(shè)計(jì)院的行業(yè)地位和核心競爭力，并對全院發(fā)展及整體經(jīng)營產(chǎn)生帶來重大影響的是企業(yè)在持續(xù)的積累和思考中，形成和提出的創(chuàng)新設(shè)計(jì)思路（作業(yè)）方法、行業(yè)洞察（大數(shù)據(jù)+分析預(yù)測）、創(chuàng)新產(chǎn)品和服務(wù)構(gòu)想。這些思路和方法需兼具獨(dú)特性和可行性，采用全院多年在相關(guān)領(lǐng)域積累的知識、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，是集知識之大成的智慧成果。

知識有不同的表現(xiàn)和層次，上層的知識以下層知識的積累總結(jié)為前提和基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)躍遷和升級。知識管理正是通過對不同層次知識的提取和管理，實(shí)現(xiàn)自身的價值。積累和管理好數(shù)據(jù)和文檔，提高項(xiàng)目實(shí)施和作業(yè)效率；面向各個專業(yè)，總結(jié)提煉標(biāo)準(zhǔn)化知識，實(shí)現(xiàn)專業(yè)能力提升；面向企業(yè)，形成智慧成果，助力組織競爭力升級。

如若達(dá)不到上述管理要求，就會出現(xiàn)“對實(shí)際業(yè)務(wù)的影響和改進(jìn)不足、系統(tǒng)認(rèn)可和使用率不高、難以持續(xù)開展”的問題。而支撐和加速知識的躍遷和升級，逐步放大自身的價值，將有助于勘察設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)知識管理的目標(biāo)。

知識有不同的表現(xiàn)和層次，上層的知識以下層知識的積累總結(jié)為前提和基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)躍遷和升級。知識管理正是通過對不同層次知識的提取和管理，實(shí)現(xiàn)自身的價值。積累和管理好數(shù)據(jù)和文檔，提高項(xiàng)目實(shí)施和作業(yè)效率；面向各個專業(yè)，總結(jié)提煉標(biāo)準(zhǔn)化知識，實(shí)現(xiàn)專業(yè)能力提升；面向企業(yè)，形成智慧成果，助力組織競爭力升級。

實(shí)施難點(diǎn)及根因問題

目標(biāo)雖已清晰，要達(dá)成卻并不容易。從勘察設(shè)計(jì)院整體行業(yè)的管理基礎(chǔ)、信息化現(xiàn)狀、從業(yè)人員習(xí)慣共識來看，針對“支撐和加速知識躍遷和升級”的目標(biāo)，知識管理存在如下實(shí)施難點(diǎn)。這些難點(diǎn)問題的產(chǎn)生，包括一系列深層次的原因。

第一次躍遷“無積累→數(shù)據(jù)及文檔”的實(shí)施難點(diǎn)：數(shù)據(jù)及文檔分散，難以全面及時獲取

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是系統(tǒng)環(huán)境復(fù)雜，缺乏集成整合?？辈煸O(shè)計(jì)行業(yè)信息化與生產(chǎn)制造等行業(yè)信息化相比，缺乏ERP等體系化方案和平臺供參考和應(yīng)用，多是在缺乏體系和長期規(guī)劃的前提下急用先行地推進(jìn)實(shí)施。這就容易造成系統(tǒng)眾多且彼此之間不集成的局面，包括項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、檔案管理、出版打印、專項(xiàng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，各類數(shù)據(jù)和文檔分散在這些系統(tǒng)中，難以整理回收。

二是在項(xiàng)目過程中若未及時回收積累，事后回收整理困難。絕大多數(shù)數(shù)據(jù)和文檔，主要產(chǎn)生于工程項(xiàng)目實(shí)施過程。目前，大部分設(shè)計(jì)人員的數(shù)據(jù)分析整理、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、報(bào)告撰寫等工作主要在個人電腦上進(jìn)行，對協(xié)同設(shè)計(jì)、BIM等線上作業(yè)及資料傳輸平臺的應(yīng)用仍十分有限。如果不能在項(xiàng)目過程中及時回收這些數(shù)據(jù)和文檔，僅靠事后整理歸檔的方式，勢必會增加設(shè)計(jì)人員工作負(fù)擔(dān)，即便通過制度強(qiáng)制推進(jìn)，也會因?yàn)檎J(rèn)同度低、需要開展其他新增項(xiàng)目等原因，導(dǎo)致數(shù)據(jù)和文檔回收出現(xiàn)效率低、不及時和不全面等情況。

三是主觀意愿不強(qiáng)，集中管理后更容易流失泄露。對于數(shù)據(jù)和文檔的集中回收與管理，如果主觀意愿不強(qiáng)，容易產(chǎn)生“集中回收與管理后更容易造成流失和泄露”的擔(dān)憂。這種擔(dān)憂又會在一定程度上延緩上述問題的有效解決。

第二次躍遷“數(shù)據(jù)及文檔→知識”的實(shí)施難點(diǎn)：經(jīng)驗(yàn)得不到整合共享，專業(yè)知識難以總結(jié)提取

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是對知識應(yīng)用場景分析挖掘不夠。知識的提取總結(jié)目的在于應(yīng)用，而之所以要打破常規(guī)、應(yīng)用新知，其最終目的在于改進(jìn)現(xiàn)狀、提升效率。因此，知識應(yīng)用場景的分析挖掘，似乎較為普通，實(shí)際上卻需要以專業(yè)理解為基礎(chǔ)，深入業(yè)務(wù)全過程，識別效率提升瓶頸環(huán)節(jié)，尋找當(dāng)前或同行實(shí)踐中可以借鑒和推廣的知識經(jīng)驗(yàn)，這樣才知道需要去總結(jié)和提取哪些知識。而在實(shí)際的工作中，業(yè)務(wù)部門和設(shè)計(jì)人員出于工作時間緊迫和思維慣性等原因，鮮有機(jī)會進(jìn)行分析總結(jié)，更不用說提出針對具體主題和知識點(diǎn)的總結(jié)提取要求。

二是獨(dú)有知識和經(jīng)驗(yàn)共享愿意低，難以實(shí)現(xiàn)對知識的深挖和提煉。如前所述，要形成標(biāo)準(zhǔn)化和普適化的專業(yè)知識，不能僅通過現(xiàn)有實(shí)踐進(jìn)行收集和描述。加工提取更高層次知識的過程，是一個在已有數(shù)據(jù)和文檔上輸入專業(yè)理解和經(jīng)驗(yàn)，去粗取精、去偽存真的過程。輸入這些專業(yè)理解和經(jīng)驗(yàn)，通常掌握在為數(shù)不多的專家團(tuán)隊(duì)和員工手中，出于保護(hù)自己專業(yè)地位的需要，有時還因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)之間在業(yè)務(wù)上存在競爭關(guān)系，導(dǎo)致共享這些獨(dú)有的知識和經(jīng)驗(yàn)的意愿較低。因缺乏這些關(guān)鍵輸入，知識的深挖和提煉也難以實(shí)現(xiàn)。

第三次躍遷“知識→智慧”的難點(diǎn)：創(chuàng)新動力不足、技術(shù)及能力儲備不夠

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是缺乏有效的引導(dǎo)和機(jī)制，以激發(fā)知識的貢獻(xiàn)和創(chuàng)新。要形成深具智慧的創(chuàng)新思路和方案，需要組織成員開放貢獻(xiàn)自己的想法和知識，進(jìn)行多角度的嘗試和實(shí)踐，這需要有效的引導(dǎo)和機(jī)制。在多年的發(fā)展過程中，不少勘察設(shè)計(jì)院因行政性壟斷、內(nèi)部管理粗放和靈活性不足等原因，在創(chuàng)新理念文化和支撐機(jī)制建設(shè)上存在不足。

二是對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足。工業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等行業(yè)，積極擁抱云計(jì)算、數(shù)字化、智能化等趨勢和技術(shù)，產(chǎn)生了計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和仿真、智能制造、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等大批創(chuàng)新思路和成果。對比之下，雖然勘察設(shè)計(jì)企業(yè)也掌握了城市、市政、交通等發(fā)展的規(guī)律和知識，以及社會、人文、地理的大量數(shù)據(jù)，但在應(yīng)用新興技術(shù)并將它們轉(zhuǎn)化成創(chuàng)新型產(chǎn)品和服務(wù)、革新性作業(yè)方法上，仍很不充分，整體存在對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足的問題。

應(yīng)對策略和實(shí)施建議

針對上述實(shí)施難點(diǎn)及根因問題，結(jié)合筆者在多家勘察設(shè)計(jì)院開展知識管理咨詢實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)和感悟，提出以下應(yīng)對策略及實(shí)施建議。

一是以在項(xiàng)目過程中及時全面回收數(shù)據(jù)和文檔、并自動化進(jìn)入知識管理系統(tǒng)為目標(biāo)，規(guī)劃系統(tǒng)間文檔流轉(zhuǎn)和集成關(guān)系。針對項(xiàng)目完成后難以讓業(yè)務(wù)人員全面及時整理數(shù)據(jù)文檔的問題，規(guī)劃方案實(shí)現(xiàn)在項(xiàng)目過程中進(jìn)行文檔和數(shù)據(jù)回收，如在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中設(shè)置不同類別文檔目錄、在評審流程中設(shè)置檢查點(diǎn)確認(rèn)是否提交；同時規(guī)劃實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、檔案等系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的集成方案，實(shí)現(xiàn)自動化回收文檔到知識管理系統(tǒng)，確保全面及時回收的同時，降低業(yè)務(wù)人員額外整理提交的難度和工作量。

二是對存在效率瓶頸和能力不足的業(yè)務(wù)過程和環(huán)節(jié)，深入分析挖掘知識應(yīng)用的場景，總結(jié)提取專業(yè)知識。針對知識應(yīng)用場景分析挖掘不足，不知道該總結(jié)或提取哪些知識的問題。通過專項(xiàng)的科研項(xiàng)目或例行的分析總結(jié)活動，深入業(yè)務(wù)過程，識別存在效率瓶頸和能力不足的環(huán)節(jié)，定位當(dāng)前或同行實(shí)踐中可以借鑒和推廣的知識經(jīng)驗(yàn)，提出針對具體主題和知識點(diǎn)的總結(jié)提取要求。

三是建立有效的管理機(jī)制，引導(dǎo)及激發(fā)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)和員工進(jìn)行知識貢獻(xiàn)、共享及創(chuàng)新；兼顧信息安全保障，建立相關(guān)聯(lián)動機(jī)制及系統(tǒng)環(huán)境。針對獨(dú)有知識和經(jīng)驗(yàn)不愿共享、知識創(chuàng)新動力不足這一知識管理最為核心的問題，在管理機(jī)制建設(shè)上狠下功夫（重系統(tǒng)、輕管理也是目前知識管理實(shí)施中最普遍的問題），建立包括例行項(xiàng)目及工作經(jīng)驗(yàn)案例總結(jié)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提取、知識貢獻(xiàn)及創(chuàng)新評估激勵在內(nèi)的系列機(jī)制，還可以同時策劃有獎案例征集、專家微訪談等運(yùn)營活動，引導(dǎo)及激發(fā)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)和員工進(jìn)行知識貢獻(xiàn)、共享和創(chuàng)新。同時，針對知識集中管理后仍存在的泄露流失等信息安全問題，規(guī)劃建立聯(lián)動的密級、權(quán)限等管理機(jī)制，如將知識劃分成絕密/秘密/內(nèi)部公開等不同等級，分別規(guī)范其管理方式和權(quán)限范圍，并配套建設(shè)外發(fā)加密等系統(tǒng)，做到知識貢獻(xiàn)和共享的同時，又能兼顧好信息安全保障。

四是開放視野，引入及應(yīng)用優(yōu)勢廠商的前沿產(chǎn)品和技術(shù)，支撐基于大數(shù)據(jù)、智能化技術(shù)的知識管理功能實(shí)現(xiàn)。針對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足的問題，先做到開放視野，參考和學(xué)習(xí)同行甚至其他行業(yè)相似業(yè)務(wù)的創(chuàng)新思路和實(shí)踐，規(guī)劃自己的創(chuàng)新構(gòu)想和方案，如參考工業(yè)設(shè)計(jì)領(lǐng)域、通過建立風(fēng)險(xiǎn)問題庫和設(shè)計(jì)規(guī)則庫、實(shí)現(xiàn)智能評審圖紙的經(jīng)驗(yàn)，考慮設(shè)計(jì)圖紙智能評審的創(chuàng)新作業(yè)方法；再匹配引入及應(yīng)用優(yōu)勢廠商的前沿產(chǎn)品和技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)字地圖地理信息服務(wù)廠商等，與知識管理的專業(yè)產(chǎn)商一起，共同打造具備大數(shù)據(jù)分析處理能力以及智能化功能的知識管理系統(tǒng)。