淺談住房公積金檔案的管理

賀楊

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，人民生活水平的不斷提升之下，住房公積金可以說是人們住房的一個(gè)保障金，是保障、維護(hù)人們住房的一個(gè)基本政策，有著十分重要的作用，而要想其能夠發(fā)揮出最大的功效，首要的便是住房公積金的檔案管理，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理方式，才能夠?yàn)槿藗儙砀玫姆?wù)與保障，才能夠使得人們生活住房的基本要求與需求得到很好的滿足，因此，做好住房公積金檔案管理這一基本業(yè)務(wù)，才能夠切實(shí)的保障人們的利益。本文便主要就住房公積金檔案的管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：住房公積金 ?檔案管理 ?探討

一、前言

現(xiàn)如今，人民生活水平的質(zhì)量在不斷的提升，住房貸款的數(shù)量也在日益劇增，從而也就使得住房公積金的業(yè)務(wù)得到不斷的推廣，住房公積金檔案的數(shù)量更是在大幅度的提升，因此，管理起來也較為的困難，但是作為整個(gè)住房公積金業(yè)務(wù)之中最為基本、也是最為重要的一項(xiàng)工作，每一位工作者都要仔細(xì)、謹(jǐn)慎的去面對(duì)，不斷查漏補(bǔ)缺，針對(duì)一些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)與危害，及時(shí)的進(jìn)行改正，從而打造出一個(gè)完善的住房公積金檔案管理體系，讓國家放心，讓人民滿意。

二、住房公積金檔案的特點(diǎn)

住房公積金檔案就是在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候，存留的客戶的一些資料，基本信息以及所辦理業(yè)務(wù)的內(nèi)容等等，除此之外，它也記錄了管理機(jī)構(gòu)工作的開展，有著較高的參考價(jià)值，以下是住房公積金檔案的一些特點(diǎn)：

1、包含了許多個(gè)組成者，以及豐富的種類和內(nèi)容

住房公積金檔案的組成包含了許多方面的部分，有管理機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位、繳存職工，而在這些部門之中，而包含了其他一些機(jī)構(gòu)、銀行等，可見，住房公積金檔案所涉及到部門非常之多，若是從檔案的內(nèi)容出發(fā)，則大致可以分為三大類，歸集、提取、貸款這三類，每一類之中又可以分成若干等分，且所包含的內(nèi)容也都是十分的復(fù)雜、繁多，因此，整個(gè)住房公積金檔案便是十分龐大的一個(gè)體系。

2、資料基本相同，且保存期限長

在住房公積金之中所辦理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)于客戶所留存的資料基本上都是一樣，而且在現(xiàn)行住房公積金的管理辦法之下，這些資料留存的時(shí)間一般都是在15年之上，這對(duì)于檔案管理來說，有著很大的困難，且大部分的資料都是重復(fù)相同的，長時(shí)間保存并沒有任何的意義，且占據(jù)了其他檔案管理的資源，再者，若是資料發(fā)生了變化，便需要進(jìn)行很大的改動(dòng)，這一工作量十分的大，既耗時(shí)又耗力。

3、整理立卷，較具時(shí)效性

當(dāng)相關(guān)業(yè)務(wù)全都辦理完成之后，便將其及時(shí)進(jìn)行歸檔，若是不能夠及時(shí)的完成，這對(duì)于后續(xù)工作的開展，將會(huì)產(chǎn)生很大的影響，就比如，一位客戶的檔案沒能及時(shí)歸檔，電子信息系統(tǒng)之中也就不會(huì)有次客戶的信息，客戶若是想要辦理其他業(yè)務(wù)之時(shí)，便需要再次重復(fù)填寫相關(guān)資料，實(shí)屬不便，因此，及時(shí)整理歸檔這種形式，能夠具有較高的時(shí)效性。

4、檔案資料存儲(chǔ)嚴(yán)密

住房公積金檔案并不是所有人都可以查閱的，只有客戶本身，以及相關(guān)的一些監(jiān)管部門能夠查看，因此，保密性還是很高的，客戶不用擔(dān)心自身的資料被外泄，很好的保障了客戶的信息資料與隱私。

三、住房公積金檔案管理工作的意義

住房公積金檔案管理工作在整個(gè)住房公積金的管理工作之中，是屬于基礎(chǔ)的部分，但同時(shí)，它也是推動(dòng)整個(gè)管理方式重要的一部分，且在社會(huì)生活之中，它也受到了人們廣泛的關(guān)注，除此之外，通過住房公積金檔案的管理工作，能夠看到整體管理機(jī)構(gòu)與服務(wù)工作的表現(xiàn)，以此來作為一種對(duì)其進(jìn)行整體的素質(zhì)考核的方式，因此，住房公積金檔案管理工作，不僅能夠?qū)φ麄€(gè)住房公積金的內(nèi)部進(jìn)行一個(gè)審核，也能夠讓廣大繳存人民進(jìn)行一個(gè)外部的監(jiān)督，可見，其管理工作存在著很大的意義，再者，它能夠記載當(dāng)?shù)鼐用竦氖杖肭闆r，以及房價(jià)發(fā)展的趨勢與規(guī)律，對(duì)市場房價(jià)的行情提供了很大的參考的依據(jù)，因此，每一位工作人員都要認(rèn)真的、以一個(gè)專業(yè)的角度去對(duì)待住房公積金檔案的管理工作，使其科學(xué)合理、有條不紊，從而更好的為人們服務(wù)，提供一個(gè)可靠的社會(huì)保障體系。

現(xiàn)如今，我國講究的是法治社會(huì)，人們的維權(quán)意識(shí)也變得越來越清晰，當(dāng)發(fā)生糾紛以及矛盾的時(shí)候，就需要去查詢?cè)嫉墓e金檔案，從而才能夠做出最為公正的判定，這個(gè)時(shí)候，住房公積金檔案管理工作的作用便突顯了出來，它能夠?yàn)槿藗儾樵冃庞?、風(fēng)險(xiǎn)管控、矛盾糾紛等提供依據(jù)，為人們省去了很大的麻煩，可見，住房公積金檔案的管理工作是十分具有意義的。

四、住房公積金檔案管理所存在的問題

1、檔案管理制作不統(tǒng)一

我國的住房公積金檔案管理并沒有制定一個(gè)統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn)，且各級(jí)之間的管理工作也沒有一個(gè)完善的銜接體系，這對(duì)于住房公積金檔案管理的有效性便會(huì)產(chǎn)生很大的不利影響，導(dǎo)致這一問題的主要是有兩方面的原因，一方面，是因?yàn)闆]有一個(gè)統(tǒng)一完善的管理制度，每一個(gè)地方所執(zhí)行的管理方式也都是不盡相同的，且大多數(shù)的決策也都是依靠著經(jīng)驗(yàn)所決定的，而另一方面，是因?yàn)樽》抗e金檔案管理本就是一個(gè)新生事物，又再加上其內(nèi)容的龐大復(fù)雜，有著較高的使用要求，使得以往的那一套管理制度放在現(xiàn)如今，并不適用，不能夠很好的滿足其中的需求。

2、檔案收集歸檔不完整

現(xiàn)如今的檔案管理模式，與使用和傳遞的需求并不相吻合，具有一定的差異性，這就導(dǎo)致了整個(gè)檔案管理工作的不完整性。一方面，檔案管理體系建設(shè)的還不到位，數(shù)據(jù)申報(bào)以及傳遞機(jī)制方面也具有一定的缺陷，且各部門之間也不能夠做到一個(gè)有效的配合，另一方面，大量的住房公積金檔案并沒有統(tǒng)一集中歸放于同一地方，而是分散在相應(yīng)單位之中進(jìn)行存儲(chǔ)，致使許多檔案管理變得混亂、復(fù)雜了起來，更別說數(shù)據(jù)信息全面的收集與整理。

3、工作人員的素質(zhì)水平較低

在住房公積金檔案管理這一方面的人才較為缺乏，因此，整個(gè)管理人員隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)以及素質(zhì)水平都不是很高，這在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。一方面，是因?yàn)樽》抗e金產(chǎn)生的時(shí)間也并不是很久，針對(duì)這一專業(yè)的人才較為匱乏，再加之現(xiàn)如今行業(yè)競爭十分的激烈，專業(yè)能力強(qiáng)且素質(zhì)水平又高的人更是少之又少，因而，整個(gè)管理人員的水平與能力，便不能夠很好的滿足現(xiàn)今檔案管理工作的需求，另一方面，現(xiàn)如今，信息技術(shù)的發(fā)展越來越發(fā)達(dá)，檔案管理工作也步入了信息化的程序，但是現(xiàn)有的工作人員，對(duì)于信息技術(shù)的使用并不是十分熟練，進(jìn)而也就影響了檔案信息化管理的開展，不能很好的滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

4、檔案管理難度的不斷增大

在社會(huì)的不斷發(fā)展之下，住房公積金檔案管理體系也得以不斷的完善，趨向于多元化、智能化、個(gè)性化的發(fā)展方向，住房公積金的業(yè)務(wù)也得以不斷的拓展和開發(fā)，這也就為檔案管理工作帶來更大的挑戰(zhàn)與困難。一方面，現(xiàn)如今，住房公積金的業(yè)務(wù)不斷開拓完善，除了貸前檔案管理之外，又多了貸中檔案管理以及貸后檔案管理，這無疑是增加了檔案管理工作的數(shù)量與難度，另一方面，住房公積金的檔案內(nèi)容也會(huì)發(fā)生一定的改變，因而便會(huì)有很大的不確定性，再加上，延長了住房公積金的制度之后，整體所需要管理的內(nèi)容也就變得更加的復(fù)雜，從而使得檔案管理有效性的下降，除此之外，住房公積金各方面的業(yè)務(wù)數(shù)量都日益劇增，很容易便會(huì)產(chǎn)生混淆數(shù)據(jù)、管理混亂等問題，致使無法高效的完成檔案管理工作，人民切身的利益也會(huì)受到很大的影響。

五、住房公積金檔案管理工作的措施

1、建立健全住房公積金檔案管理工作體系

為了促使住房公積金檔案管理工作能夠順利的開展，有效的提高整體檔案管理工作的效率，因此，一個(gè)完善的住房公積金檔案管理工作體系便顯得尤為重要了。首先，要根據(jù)檔案實(shí)際的使用情況與需求，來制定一個(gè)完善的檔案管理工作體系，然后再對(duì)檔案管理的收集、整理、歸納、查詢等一系列工作熟知了解之后，確保安全的基礎(chǔ)之上，才能夠?qū)n案的使用效率提升上來，其次，對(duì)于檔案管理的工作要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，清晰明確每一個(gè)崗位的工作職責(zé)，從而才能夠提升每一位工作人員的責(zé)任意識(shí)，促使其按照標(biāo)準(zhǔn)，充分履行自身的工作職責(zé)，最后，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理工作要定期進(jìn)行一個(gè)梳理，查漏補(bǔ)缺，針對(duì)其中的問題，找出相應(yīng)的解決策略，確保整體管理工作的完整性，為住房公積金整體業(yè)務(wù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、提高專業(yè)人員的素質(zhì)水平

住房公積金檔案管理工作的成效如何，與其中工作人員的專業(yè)能力以及素質(zhì)水平有著很大的關(guān)聯(lián)，因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行定期的培訓(xùn)與加強(qiáng)，更好的滿足檔案管理工作的需求。首先，住房公積金檔案管理工作的發(fā)展方向逐漸趨向于信息化與智能化，因此，在招收人才時(shí)，應(yīng)選擇一些具備信息技術(shù)能力的專業(yè)人才，從而更好適應(yīng)信息化的發(fā)展水平，其次，針對(duì)現(xiàn)有的一些工作人員，也要定期采取相應(yīng)的培訓(xùn)課程，來提高工作人員的專業(yè)能力以及素質(zhì)水平，從而才能夠使得檔案管理工作更加高效率高質(zhì)量的完成，為人們提供更好的服務(wù)，為住房公積金的發(fā)展提高保障。

3、相關(guān)保障工作的全面強(qiáng)化

住房公積金檔案管理工作的完善，相關(guān)保障工作的加強(qiáng)也是十分必要的。一方面，要建立一個(gè)專門的檔案管理部門，從而才能夠?qū)ζ涔芾砉ぷ鬟M(jìn)行一個(gè)更好的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，同時(shí)也能夠與其他部門之間建立一個(gè)穩(wěn)定的銜接與配合，整體的檔案管理工作體系也就變得更加嚴(yán)格、有序，另一方面，對(duì)于各層級(jí)的工作安排與職責(zé)要有一個(gè)明確的劃分，這樣在開展工作時(shí)，每個(gè)人都能夠井然有序的完成自己的工作部分，也就不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)亂的現(xiàn)象，從而使得整個(gè)檔案管理工作穩(wěn)定、協(xié)調(diào)的發(fā)展。

六、總結(jié)

綜上所述，住房公積金檔案管理工作是整個(gè)住房公積金工作之中基礎(chǔ)部分，若是沒能將其進(jìn)行一個(gè)完善的管理與發(fā)展，勢必會(huì)影響到整個(gè)集體的發(fā)展，以及人民的利益，因此，住房公積金檔案管理工作有著十分重要的作用，通過建立一個(gè)完善的檔案管理工作體系，提高工作人員的專業(yè)能力以及素質(zhì)水平，加強(qiáng)各方面的保障工作等各種措施，消滅住房公積金檔案管理工作之中現(xiàn)有的一些問題與困難，以此來確保整個(gè)檔案管理工作的開展能夠有條不紊、井然有序，符合社會(huì)發(fā)展的需求，穩(wěn)定的發(fā)展下去，使得檔案管理工作的效率與質(zhì)量不斷的提升，為住房公積金整體的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，才能夠?yàn)槿藗兲峁└玫姆?wù)與保障，為人們創(chuàng)造更大的利益。

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