加強事業(yè)單位檔案管理的策略分析

趙桁萱

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;策略

檔案管理工作一直是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一。在檔案管理的實際工作中，工作人員會將檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性，作為核心的工作內(nèi)容，并會積極地對檔案內(nèi)容進(jìn)行及時化的更新。隨著信息科技不斷發(fā)展，信息化讓人們更多地享受到了便利性，因此，在事業(yè)在管理檔案信息時，可以借助信息化建設(shè)，加強事業(yè)單位檔案管理工作的效率。與此同時，工作人員還可以深入探究更多的管理措施，使事業(yè)單位在檔案管理方面能夠有更多的創(chuàng)新性策略。

一、加快檔案信息化建設(shè)，積極轉(zhuǎn)變管理模式

檔案管理信息化是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一。因此，事業(yè)單位需要重視檔案信息化建設(shè)的工作，借助信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作跨越式的發(fā)展。首先，事業(yè)單位需要在建設(shè)的過程中，重視硬件、軟件的投入，做到一次性到位、高標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)的原則，使日后檔案管理工作能力得到設(shè)備上的支撐。其次，在發(fā)展的初期，可以將檔案數(shù)字化建設(shè)工作，讓專業(yè)團(tuán)隊負(fù)責(zé)，有效解決內(nèi)容專業(yè)人才短缺的局面，加速信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時，事業(yè)單位需要重視自有員工的培養(yǎng)，為日后的檔案管理信息化工作儲備自己的專業(yè)人才隊伍。最后，在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位可以出臺相關(guān)的文件，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容、目標(biāo)、流程以及在某些階段應(yīng)該實現(xiàn)的目標(biāo)等，為檔案管理信息化建設(shè)的開展提供指導(dǎo)，確保相關(guān)工作能夠井然有序地推進(jìn)，促進(jìn)檔案管理模式盡快轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ健?/p>

二、重點培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，注重人才支撐

一方面，針對現(xiàn)階段檔案管理工作人才短缺的問題，企業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步通過勞務(wù)派遣、合同用工等方式，緩解正式員工數(shù)量緊張的問題，確保檔案管理工作能夠保持順利推進(jìn)的狀態(tài)。另一方面，事業(yè)單位需要注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)性。在培訓(xùn)方式上，事業(yè)單位可以組織相關(guān)的工作人員參加線上、線下的培訓(xùn)課程，打破過去線下培訓(xùn)的單一模式。同時，讓人們的學(xué)習(xí)不再受時間和空間的限制，管理人員可以根據(jù)自己的實際情況，安排學(xué)習(xí)時間，準(zhǔn)確掌握檔案資料的收集、整理、歸檔等標(biāo)準(zhǔn)。在培訓(xùn)內(nèi)容上，事業(yè)單位需要注重與時俱進(jìn)。在單位信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案管理工作的培訓(xùn)內(nèi)容，同樣需要注重培養(yǎng)員工應(yīng)用信息技術(shù)的能力。所以，事業(yè)單位在信息化建設(shè)初期，需要經(jīng)常性地組織以信息化為主題的檔案培訓(xùn)活動，讓管理人員能夠盡快地掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、加密技術(shù)以及檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。事業(yè)單位還可以與其他單位舉辦經(jīng)驗交流活動，彼此借鑒先進(jìn)的管理方法，進(jìn)一步加快本單位的檔案管理工作的創(chuàng)新步伐。

三、及時更新，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性

事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確性以及更新速度體現(xiàn)著本單位整體的發(fā)展水平。為了保證事業(yè)單位的檔案庫，能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案管理人員需要對其中的信息做及時性的更新，借此，保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。比如，當(dāng)單位發(fā)生人事變動時，檔案信息通常會做及時的更新。但是，當(dāng)人事變動的范圍較小或只有一個人的工作狀態(tài)發(fā)生變化時，管理人員同樣需要保證檔案管理系統(tǒng)中的信息及時更新。同時，當(dāng)事業(yè)單位在管理上進(jìn)行變動時，也需要檔案管理人員及時地記錄在檔案系統(tǒng)中。這樣，當(dāng)上級單位想要了解本單位情況時，能夠及時獲得準(zhǔn)確的信息，有利于上級指導(dǎo)接下來的工作。所以，在加強事業(yè)單位檔案管理工作方面，有必要強化管理人員的工作意識，讓他們能夠重視檔案信息的更新工作。

四、轉(zhuǎn)變事業(yè)單位思想認(rèn)知，落實加強檔案管理工作的策略

通常情況下，事業(yè)單位不重視檔案管理這一環(huán)節(jié)，對其重要性認(rèn)識得不夠清楚，所以，要想使各項改善策略得到實際性的落實，還需要提升工作人員的思想覺悟，將檔案管理工作放在其應(yīng)有的位置。最重要的是需要領(lǐng)導(dǎo)層轉(zhuǎn)變思想，這樣才能在檔案管理的工作上做出有效地決策，將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，并落實到實際工作中。然后，讓管理人員充分認(rèn)識自己的工作內(nèi)容，對單位發(fā)展起到的重要意義，當(dāng)工作人員認(rèn)識到工作的重要意義之后，就能夠自發(fā)的重視提升工作效率，保證工作質(zhì)量，借此實現(xiàn)加強檔案的管理工作。

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