新形勢下水利照片檔案收集存在問題及對策

劉洪霞，張 霞

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟南 250100）

水利照片檔案是指在水利工作過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的照片，以影像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。具有重要的憑證作用、宣傳作用、參考作用與藝術(shù)欣賞作用，水利照片檔案工作的重點是應(yīng)收盡收、規(guī)范整理、及時歸檔。目前各單位形成的照片檔案多為數(shù)碼照片檔案，傳統(tǒng)載體銀鹽照片檔案只在少部分單位保有存量。本文所指照片檔案為數(shù)碼照片檔案。

照片檔案是檔案一個門類，因其直觀、形象的特點，往往能以簡單的畫面表達出鮮明的主題，具有較強的感染力和說服力。水利檔案作為水利工作重要組成部分，在水利工程建設(shè)、運行管理、河（湖）長制等方面提供了重要技術(shù)基礎(chǔ)。隨著水利事業(yè)和信息化發(fā)展，在水利工作和各類活動中形成了大量的照片，這些照片檔案是水利檔案的重要組成部分和門類，既是水利工作的查考的依據(jù)，又是開展科學(xué)技術(shù)研究以及宣傳教育的生動素材，如運用照片檔案進行宣傳、編輯單位歷史記錄、記載水利專題活動等等。加強對照片檔案的收集管理與利用，讓其助力水利工作的作用更加凸顯。而收集是開啟照片檔案管理的第一步，收集照片的數(shù)量、質(zhì)量直接影響照片檔案后期的價值與利用。但在實際工作中，照片檔案在室藏檔案占比小，歸檔照片數(shù)量少，分散保存，收集不全，沒有集中統(tǒng)一管理，收集難成為檔案部門普遍存在的現(xiàn)象。

1 水利照片檔案收集存在的問題

1.1 照片檔案收集管理機制不健全

目前對于文書、科技檔案各單位大都制定相應(yīng)的規(guī)定，而對新型載體如照片、聲像檔案卻缺少必要的制度和要求，有的即使制定也未必真正落實。盡管國家檔案局2014 年出臺《數(shù)碼照片歸檔與管理》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確收集范圍、歸檔要求等，但很多單位對照片檔案收集歸檔沒有形成一種長期工作機制，處于一個自由空檔狀態(tài)，缺少有效保障措施，給照片檔案收集工作帶來一定難度。

1.2 對照片檔案缺乏了解，歸檔意識淡薄

新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案定義：“是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人在從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！痹诰唧w工作中許多人包括某些專職檔案管理人員思維意識還停留在傳統(tǒng)文書檔案、紙質(zhì)檔案收集歸檔管理，忽視聲像、照片檔案的管理，重視文書檔案忽略照片檔案。

工作中常見照片拍攝部門用后就將照片做為個人私有資料保存，不主動向檔案部門移交。往往是部門工作做了很多，照片拍的挺多，但歸檔移交檔案部門少之又少，基本處于各部門各自保存，當(dāng)其他部門需要時也無處可尋狀態(tài)。時間久了或因個人工作調(diào)整、調(diào)動也無法找到此次活動或事件形成的相關(guān)資料照片，更無法了解活動或事件的原貌。

另一方面，檔案部門的工作往往處在單位工作的末端，對重點工作、重要活動知之甚少，不了解各項工作動態(tài)、進展，對照片收集及照片質(zhì)量要求無法起到提醒、指導(dǎo)作用，在收集中過程中常處于被動狀態(tài)，對照片收集歸檔感到無處入手，這些因素導(dǎo)致公務(wù)活動結(jié)束后照片資料難以集中統(tǒng)一管理，檔案流失嚴(yán)重。

1.3 檔案管理人員對照片檔案重視不夠

檔案部門工作處于中心工作的末端，從而造成一些檔案人員認識局限、視野受限。日常工作各項檔案業(yè)務(wù)檢查考核指導(dǎo)也以文書檔案收集歸檔整理為主，聲像、照片等其他門類檔案不做太多要求，造成檔案人員從思想上不重視。另外檔案人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會少，有關(guān)照片檔案業(yè)務(wù)交流不多，對照片檔案管理知識了解少，導(dǎo)致檔案管理人員還停留文書檔案思維，沒有真正把照片檔案做為檔案中的一個有機組成部分，而室藏照片檔案歸檔數(shù)量一直不多，從而讓檔案人員也習(xí)以為常，缺少主動參與、主動收集意識。

2 建議對策

2.1 加強宣傳，提高對照片檔案管理的認識

善做“宣傳員”。加強對新修訂《檔案法》及《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等法律、規(guī)范的學(xué)習(xí)與宣傳力度，讓拍攝者及兼職檔案員明確收集范圍及要求，采取多種渠道，積極宣傳照片檔案工作。如利用“世界水日”宣傳、單位精神文明建設(shè)展覽等活動，提供各類照片，用照片的形式將水利工作足跡展現(xiàn)出來，宣傳照片檔案工作的作用和重要性，加強對照片檔案認識和重視，提高照片檔案工作在水利各項中的作用和地位。

2.2 增強檔案意識，主動參與水利業(yè)務(wù)

增強檔案意識，拓寬檔案工作領(lǐng)域，發(fā)揮檔案作用，提升檔案在水利工作中的地位，是檔案人員新形勢下亟待提高的觀念。檔案人員應(yīng)發(fā)揮和挖掘照片檔案價值，圍繞單位主要工作，服務(wù)于中心工作，將檔案真正融入到水利發(fā)展各個環(huán)節(jié)中，樹立全局、戰(zhàn)略、前瞻的創(chuàng)新意識。

做水利工作“參與者”，實行“精準(zhǔn)對接”。堅持“收、管、用”三者并重，加大對水利重大事件、重要活動、重要會議、重點建設(shè)項目照片檔案的收集指導(dǎo)力度。檔案人員分別對接各部門，加強與各部門兼職檔案員的交流，對接檔案各項業(yè)務(wù)，收集歸檔反映單位、各部門重點工作，如重點流域水利建設(shè)、工程管理、督導(dǎo)檢查、節(jié)水機關(guān)建設(shè)中形成的照片檔案。根據(jù)照片檔案歸檔整理要求，堅持提前介入、提前布置，提前指導(dǎo)。明確收集、整理和移交等要求，堅持在各項工作中始終將檔案融入水利工作的理念。

2.3 制定照片檔案管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理

制定、完善檔案各項規(guī)章制度，建立照片檔案管理制度，從照片形成、收集、歸檔、整理等方面細化管理，納入檔案部署、落實、檢查、考核中，逐步形成制度化、規(guī)范化管理。加強對照片檔案的集中、統(tǒng)一管理。采取必要的措施，引導(dǎo)與控制照片檔案的流向，加大對照片檔案的落實力度，明確責(zé)任分工，確立“誰拍攝、誰負責(zé)”的收集、整理原則，自覺主動實時定期將照片收集歸檔?？蓪⒄掌瑱n案收集積累納入年度考核，確保各處室移交檔案齊全、完整。

2.4 加強對檔案人員的培訓(xùn)與交流

按照照片檔案管理要求，利用線上、線下檔案學(xué)習(xí)平臺，強化學(xué)習(xí)，定期組織開展與檔案人員有關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。邀請檔案專家進行照片檔案、聲像、檔案信息化管理等方面專題培訓(xùn)，擴大業(yè)務(wù)交流機會，拓寬視野提升檔案人員專業(yè)水平。加強檔案資源建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)，全面提升照片檔案工作的管理水平。

總之，作為單位歷史記錄的照片檔案起著記載與傳承歷史的作用，是一種珍貴、很難再生的資源，規(guī)范照片檔案管理、發(fā)揮其利用價值勢在必行。