房地產(chǎn)檔案管理及立卷歸檔情況分析

摘要：為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作，保證檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，檔案專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對(duì)房地產(chǎn)檔案加強(qiáng)管理，了解基本情況，做好相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;房產(chǎn)檔案管理;房產(chǎn)檔案;檔案管理;立卷歸檔

房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，是以《房屋登記辦法》、《房屋登記簿管理試行辦法》與《房地產(chǎn)市場(chǎng)信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》為研發(fā)依據(jù)，遵循《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》，涵蓋房產(chǎn)電子介質(zhì)與紙質(zhì)介質(zhì)的檔案管理，是針對(duì)房產(chǎn)主管部門加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理、解決檔案信息錄入、檔案的查詢與借閱等的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案高效的數(shù)字化、信息化、智能化管理。

一、房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)基本情況概述

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。所謂房產(chǎn)檔案信息化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

二、干好房產(chǎn)檔案管理工作的基本要求

檔案管理工作人員要對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并做到以下幾點(diǎn)。

1、系統(tǒng)設(shè)置模塊。有用戶管理、流程管理、證件設(shè)置、業(yè)務(wù)設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、房屋數(shù)據(jù)、地址數(shù)據(jù)等系統(tǒng)內(nèi)所牽涉到的一些公共數(shù)據(jù)都可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置來(lái)建立。

2、產(chǎn)權(quán)登記。分為初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、補(bǔ)辦登記、換證登記、注銷登記，每個(gè)登記內(nèi)容基本相同，同時(shí)每一個(gè)登記都實(shí)行流程化，嚴(yán)格按照收件、初審、復(fù)審、終審、登簿、繕證、歸檔的案件流程。

3、抵押管理。有一般性抵押、預(yù)購(gòu)房抵押、最高額抵押、存量房抵押、在建工程抵押，同時(shí)分初始、轉(zhuǎn)移、變更、遺失登記。

4、預(yù)告登記。分為所有權(quán)的預(yù)告登記和抵押權(quán)的預(yù)告登記，預(yù)告登記的所有業(yè)務(wù)也嚴(yán)格按照收件、初審、復(fù)審、終審、登簿、繕證、歸檔的流程來(lái)進(jìn)行，同時(shí)能夠有機(jī)的同合同備案聯(lián)系起來(lái)。

5、查封登記。查封登記：主要包含產(chǎn)權(quán)人基本信息、查封文件基本信息、文件接收方登記等幾塊內(nèi)容。支持法院文書續(xù)封登記。解封登記：支持自動(dòng)解封和手工解封。

6、登記簿?？梢灾С质止そ⒌怯洸疽部梢灾С窒到y(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生登記簿，支持登記簿打印轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)、支持登記簿查詢等

7、檔案管理。檔案柜設(shè)置：增加檔案室、增加、修改、刪除檔案柜的信息，同檔案管理軟件完全吻合，為未來(lái)檔案電子化做鋪墊。

8、異議管理。異議登記支持產(chǎn)權(quán)、抵押等各類有爭(zhēng)議的登記，并同各項(xiàng)登記關(guān)聯(lián)，杜絕存在異議的業(yè)務(wù)登記。

9、報(bào)表統(tǒng)計(jì)。按照客戶自身的需求來(lái)設(shè)計(jì)報(bào)表，可以設(shè)置生成報(bào)表?xiàng)l件，有效的導(dǎo)出成execl表。

三、對(duì)房地產(chǎn)檔案立卷歸檔方法分析

1、文件資料的收集管理。凡不動(dòng)產(chǎn)登記中心繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。不動(dòng)產(chǎn)登記中心員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2、各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)。一是了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。二是認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。三是承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。

3、房地產(chǎn)檔案歸檔范圍。重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與不動(dòng)產(chǎn)登記中心有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。不動(dòng)產(chǎn)登記中心的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù);不動(dòng)產(chǎn)登記中心反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。不動(dòng)產(chǎn)登記中心內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。信訪工作資料。不動(dòng)產(chǎn)登記中心與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。不動(dòng)產(chǎn)登記中心管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。不動(dòng)產(chǎn)登記中心的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。不動(dòng)產(chǎn)登記中心的歷史沿革、大事記及反映不動(dòng)產(chǎn)登記中心重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。不動(dòng)產(chǎn)登記中心保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。不動(dòng)產(chǎn)登記中心重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。

4、房地產(chǎn)檔案平時(shí)歸卷。各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。

5、房地產(chǎn)檔案立卷。立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與 批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6、房地產(chǎn)檔案卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后;其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

作者簡(jiǎn)介：高慶東，男，漢族，1966年9月出生，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省白城市通榆縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心，研究方向?yàn)闄n案管理。