淺談制造型企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)

郭東娥

摘要：檔案是制造型企業(yè)信息管理知識(shí)管理的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化是順應(yīng)時(shí)代信息化發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)字化檔案建設(shè)不但可以滿足職工快速高效查借閱檔案，對(duì)提高企業(yè)檔案管理水平，提升檔案開發(fā)效率，提升科研生產(chǎn)效率都可以起到重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;信息技術(shù)

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和企業(yè)再創(chuàng)業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化檔案也將成為一道亮點(diǎn)，時(shí)不我待，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的重中之重，本文對(duì)企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的需求、數(shù)字化檔案介紹、數(shù)字化檔案的主要特點(diǎn)、數(shù)字化檔案的優(yōu)劣勢(shì)和數(shù)字檔案存在的問(wèn)題及措施五方面進(jìn)行探討。

一、數(shù)字檔案建設(shè)的需求

1.1數(shù)字化檔案發(fā)展的形勢(shì)需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，在數(shù)字信息技術(shù)環(huán)境下，電子載體和數(shù)字傳播方式義軍突起，檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，數(shù)字檔案化也將是衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。

1.2數(shù)字化檔案的工作需求

檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，沖破網(wǎng)絡(luò)時(shí)間空間的局限，促使檔案管理、信息采集、信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，才能使從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效高效利用和現(xiàn)代化管理的需求。實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，檔案資源有效利用。改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案讀物的落后面貌。數(shù)字檔案館的最大特點(diǎn)就是做大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，突破用戶對(duì)檔案信息利用的時(shí)間和空間的局限。

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)工作的重要存儲(chǔ)工具和憑證性信息記錄手段，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。每個(gè)企業(yè)都具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬部門多且分散的特點(diǎn)，建立數(shù)字化檔案將最大限度的為全體職工服務(wù)。

二、數(shù)字檔案的介紹

檔案數(shù)字化是對(duì)著計(jì)算技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一中新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

數(shù)字檔案的工作形式是將檔案、文書等資料通過(guò)數(shù)字化加工服務(wù)（掃描、圖像處理）轉(zhuǎn)化為電子文件，并建立目錄和索引，制作成電子文書進(jìn)行歸檔，形成一套新型的現(xiàn)代化數(shù)字化檔案管理模式，便于高速檢索，便于遠(yuǎn)程查閱。

三、數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上閱覽和檔案的查借閱功能，數(shù)字化檔案可以大大提高工作效率、提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的值得轉(zhuǎn)變。

檔案數(shù)字化、信息化、工作流程化。首先對(duì)歸檔資料進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，憑借高科技的信息資源（掃描儀、影像儀等），再次審核電子材料，核對(duì)紙質(zhì)材料，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂，電子文檔歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息，整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審閱工作。同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查閱，以組織系統(tǒng)專網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程查閱檔案的功能，采用加密信息通道等多種方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

四、數(shù)字檔案的優(yōu)劣勢(shì)

隨著電子檔案和電子文書的不斷增多，檔案數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字化檔案的建立可以節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間和人力，同時(shí)數(shù)字檔案可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，在極廣闊的范圍內(nèi)發(fā)布數(shù)字檔案信息，不受時(shí)間地域的限制，提供快捷方便的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。但傳統(tǒng)的檔案管理仍具有自身的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案主要存儲(chǔ)原始檔案的實(shí)體，在歷史真跡、憑證價(jià)值方面具有法律效力的優(yōu)勢(shì)。其次傳統(tǒng)檔案的檔案原件以紙質(zhì)為主，其保存壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)數(shù)字化信息，且不容易被篡改。

傳統(tǒng)的資料歸檔以紙張為載體的保存方式，占據(jù)了大量空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢，隨著時(shí)間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問(wèn)題。而將紙介質(zhì)文件信息進(jìn)行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲(chǔ)、管理、共享等功能，還可以減少文件庫(kù)房占地，節(jié)省保管設(shè)備和人員，又方便統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢。

五、數(shù)字檔案存在的問(wèn)題及措施

近年來(lái)，數(shù)字檔案已成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)，正逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案方便存儲(chǔ)，利于資源共享成為數(shù)字檔案的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，在極速發(fā)展中，數(shù)字檔案的弊端也逐漸展露出來(lái)，制約了數(shù)字檔案的進(jìn)一步發(fā)展。

5.1完善數(shù)字檔案的管理

數(shù)字檔案館是隨著時(shí)代快速發(fā)展新興的產(chǎn)物，發(fā)展時(shí)間短，國(guó)家《檔案法》和企業(yè)檔案相關(guān)管理規(guī)定還不成熟，檔案管理員和其他部門兼職檔案員工作職責(zé)還不明確，只有建立健全檔案相關(guān)管理制度，使其具有相關(guān)法律效力，使其更利于公司的檔案發(fā)展，各檔案管理員職責(zé)明確，相互協(xié)作，高效工作。

5.2數(shù)字檔案的文件的失真

數(shù)字檔案是一種高科技技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)物，離不開高新技術(shù)的支撐，檔案數(shù)字化工作的生命線在于保持檔案的原貌，數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在掃描過(guò)程中，如：分辨率、明暗度、對(duì)比度等技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)回直接影像掃描的質(zhì)量，易造成文件模糊、信息丟失等不良現(xiàn)象。其次對(duì)數(shù)字檔案掃描后的圖像進(jìn)行歸檔或查借閱時(shí)，因格式選擇不當(dāng)易導(dǎo)致數(shù)據(jù)流失。這就要求購(gòu)買高品質(zhì)的設(shè)備，經(jīng)專業(yè)人員培訓(xùn)合格后上崗。

5.3數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性

數(shù)字化檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中，易受周圍環(huán)境和人為因素的影響，人員可對(duì)檔案文件進(jìn)行改動(dòng)，造成文件的真實(shí)存儲(chǔ)困難。檔案歸檔如果不及時(shí)、整理不規(guī)范，易造成檔案保存不完整。只有通過(guò)嚴(yán)格的管理制度，通過(guò)人員的積極主動(dòng)工作，運(yùn)用不可逆存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)最大程度的防范數(shù)據(jù)文件被修改，確保數(shù)據(jù)的完整有效。

5.4數(shù)字檔案存儲(chǔ)的永久性

數(shù)字檔案存儲(chǔ)于介質(zhì)中，介質(zhì)易于氧化和受到磁場(chǎng)的影響，極易破壞數(shù)字文件的保存內(nèi)容，且數(shù)字化信息的保存壽命只有幾十年，只有不斷復(fù)制來(lái)保存信息，但復(fù)制過(guò)程中就會(huì)造成盤中數(shù)據(jù)的丟失，所以對(duì)保存的介質(zhì)和技術(shù)要求就更高，加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，采用高質(zhì)量大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)字檔案。

5.5數(shù)字檔案的安全性

在數(shù)字時(shí)代里，由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客和系統(tǒng)不穩(wěn)定等因素存在，數(shù)字檔案管理受到嚴(yán)重的威脅，有可能被黑客截取、竊聽、盜用，文件丟失等現(xiàn)象，我們要對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行定期維護(hù)，加固安全保護(hù)措施，及時(shí)更新。

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