淺析當(dāng)前如何加強(qiáng)行政會(huì)議管理

劉燕婷 貴州中煙工業(yè)有限責(zé)任公司貴陽卷煙廠

習(xí)近平總書記多次強(qiáng)調(diào)，形式主義，官僚主義是我們黨的大敵，人民的敵人，要求堅(jiān)決整改，徹底整改。各級政府，企事業(yè)單位結(jié)合形式主義，官僚主義專項(xiàng)整治，創(chuàng)新會(huì)議管理手段，著力推進(jìn)會(huì)議精簡，為基層單位松綁減負(fù)提供切實(shí)指導(dǎo)，激勵(lì)干部職工擔(dān)當(dāng)作為提高新時(shí)代會(huì)議質(zhì)量的關(guān)鍵在于掌握會(huì)議活動(dòng)中形式主義，官僚主義的具體表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問題實(shí)質(zhì)，認(rèn)真分析問題原因，針對問題強(qiáng)化會(huì)議管理手段，進(jìn)一步提高會(huì)議質(zhì)量，有計(jì)劃地組織會(huì)議，形成建設(shè)性的實(shí)施方案，實(shí)施效果好，實(shí)施效率高.方案實(shí)施后評價(jià)客觀，工作高效開展。會(huì)議質(zhì)量差的主要問題如下：

1.會(huì)議方案不完善，導(dǎo)致會(huì)議效果不高

在企業(yè)中，業(yè)務(wù)主管部門大多是交叉的，業(yè)務(wù)領(lǐng)域相對分散。如無主管部門牽頭組織，未形成良好的會(huì)議計(jì)劃，各部門開展業(yè)務(wù)工作推進(jìn)時(shí)，組織會(huì)議較多，參會(huì)人員無決策權(quán)，不能及時(shí)決策，溝通不暢，導(dǎo)致會(huì)議精神傳達(dá)不到位，工作落實(shí)過程中相關(guān)部門配合不到位，最終工作推進(jìn)效果不高。另一方面，它違背了會(huì)議的特點(diǎn)，僅僅為了減輕負(fù)擔(dān)而減少會(huì)議次數(shù)。對于小型會(huì)議，如特別工作會(huì)議和及時(shí)解決突出問題的會(huì)議，一刀切。為了保持會(huì)議簡短，一些工作需要組織幾次，會(huì)議中只安排一次專項(xiàng)工作報(bào)告。會(huì)議簡化，在會(huì)上沒有提出明確的意見，因此效果大大降低。這些原因也影響了工作的進(jìn)展，這也違背了中央減負(fù)工作的精神。

2.會(huì)議的目的尚不清楚，這導(dǎo)致了晉升工作的不良影響

會(huì)議前，業(yè)務(wù)部門沒有完全溝通，會(huì)議的目的并不清楚，會(huì)議的準(zhǔn)備是草率的，討論或決策問題沒有完全理解和溝通在會(huì)議之前，和參與者不熟悉會(huì)議材料，所以他們不能在短時(shí)間內(nèi)提出更好的建議。會(huì)議材料的準(zhǔn)備不夠完善，決策項(xiàng)目和討論要點(diǎn)沒有總結(jié)，討論重要事項(xiàng)的時(shí)間顯然是不夠的，這使得討論成為一個(gè)普遍的空洞的討論。會(huì)議目的是為了解決問題，有時(shí)偏離會(huì)議目的，一味追求會(huì)議時(shí)間短，只充當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)的話筒，會(huì)議只經(jīng)過過程，沒有對后續(xù)工作提出明確的要求和指導(dǎo)，會(huì)議質(zhì)量不高。各地紛紛強(qiáng)化電視電話會(huì)議。表面上，他們開了一列直通車，減少了層層溝通的情況。然而，許多工作不能在一個(gè)視頻會(huì)議上完成。工作部署結(jié)合實(shí)際工作情況時(shí)，容易脫離實(shí)際。但他們擔(dān)心組織會(huì)議會(huì)被批評為層層溝通，工作推進(jìn)效果不好。

3.會(huì)議組織能力較弱，對會(huì)議現(xiàn)場控制能力欠缺

會(huì)議沒有明確的議程，導(dǎo)致對個(gè)人的冗長討論和對他人失去興趣。個(gè)別參會(huì)人員意見分散，討論不集中。會(huì)議尚未召開，結(jié)論已形成，會(huì)議討論過程流于形式。個(gè)別人員多次提出批評，僅作了否定意見，但沒有提出任何建設(shè)性意見。有些人提出了他們的意見，并被批評說“你可以做你所做的”。因此，會(huì)議上的氣氛很冷，沒有人愿意說更多的話。對后期工作沒有有效的指導(dǎo)和建議，會(huì)議最終召開無效果。

結(jié)合新時(shí)代要求，加強(qiáng)會(huì)議管理，完善會(huì)議管理手段。以上問題是導(dǎo)致會(huì)議活動(dòng)質(zhì)量高的慢性病。一些問題已經(jīng)形成了很長一段時(shí)間，而另一些問題則是新形勢發(fā)展變化產(chǎn)生的新問題。通過對以上現(xiàn)象的深入分析，抓住問題關(guān)鍵，抓緊抓實(shí)，結(jié)合信息化手段加強(qiáng)會(huì)議管理，為基層減負(fù)，提高會(huì)議質(zhì)量，增強(qiáng)會(huì)議對實(shí)際工作的指導(dǎo)作用。

1.根據(jù)中央和上級要求，解決組織會(huì)議的必要性。深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，特別是習(xí)近平總書記關(guān)于加強(qiáng)黨的作風(fēng)建設(shè)的重要論述，認(rèn)真對標(biāo)對照表，結(jié)合中央和上級要求和業(yè)務(wù)需要，梳理本單位內(nèi)部業(yè)務(wù)領(lǐng)域年度會(huì)議計(jì)劃，判斷會(huì)議組織是否必要，加強(qiáng)會(huì)議統(tǒng)籌安排，使各單位組織起來。會(huì)議組織有方向，有參考。

2.結(jié)合信息化建設(shè)OA 會(huì)議管理系統(tǒng)，加強(qiáng)會(huì)議管理。建立會(huì)議清單庫，從源頭管理。制定年度綜合管理計(jì)劃，根據(jù)上級和業(yè)務(wù)需要，梳理各業(yè)務(wù)領(lǐng)域年度會(huì)議計(jì)劃。完善OA 會(huì)議系統(tǒng)計(jì)劃信息，使會(huì)議計(jì)劃透明化，加強(qiáng)監(jiān)督管理。做好會(huì)議分類，年度，季度，月度會(huì)議，項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)會(huì)議及三重一大會(huì)議計(jì)劃，便于各單位組織會(huì)議，指導(dǎo)部門工作。加強(qiáng)計(jì)劃控制，控制年度會(huì)議總量，加強(qiáng)統(tǒng)籌安排，動(dòng)態(tài)控制增量，嚴(yán)格新會(huì)議審批管理，加強(qiáng)監(jiān)督監(jiān)控，每月，每季度回頭看，做好會(huì)議登記管理，形成會(huì)議清單庫，為今后年度制定會(huì)議計(jì)劃，控制會(huì)議次數(shù)提供數(shù)據(jù)支持。會(huì)議計(jì)劃提前安排，有利于部門提前謀劃相關(guān)業(yè)務(wù)工作，按節(jié)點(diǎn)推進(jìn)任務(wù)，及時(shí)決策和落實(shí)會(huì)議精神，重要事項(xiàng)完成情況及時(shí)反饋，根據(jù)計(jì)劃實(shí)際實(shí)施情況事后進(jìn)行有效評估，根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化實(shí)施方案，確保會(huì)議決策要點(diǎn)有效落實(shí)，實(shí)施措施準(zhǔn)確落實(shí)。

3.改進(jìn)會(huì)議管理系統(tǒng)，完善措施，進(jìn)一步提高會(huì)議質(zhì)量和工作的實(shí)施效果。對會(huì)議進(jìn)行精細(xì)化管理，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高管理標(biāo)準(zhǔn)，把握會(huì)議關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到會(huì)前會(huì)議集中，提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料，為參會(huì)人員認(rèn)真分析研究準(zhǔn)備會(huì)議提綱，提前準(zhǔn)備實(shí)施思路和措施。會(huì)議期間，關(guān)注會(huì)議地點(diǎn)，確保會(huì)議地點(diǎn)的順序，認(rèn)真對待會(huì)議風(fēng)格和紀(jì)律，制定和改進(jìn)嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律的規(guī)定，及時(shí)報(bào)告那些違反會(huì)議紀(jì)律的責(zé)任，促進(jìn)會(huì)議風(fēng)格和紀(jì)律的改進(jìn)，并確保會(huì)議現(xiàn)場的影響。與此同時(shí)，會(huì)議的主題和內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和安排，以改善討論的效果。會(huì)議結(jié)束后，我們應(yīng)密切關(guān)注在實(shí)際工作過程中在會(huì)議上制定的措施的執(zhí)行情況，并抓住這些措施。

4.加強(qiáng)計(jì)劃實(shí)施后的評價(jià)，不斷改進(jìn)工作，促進(jìn)效果。在實(shí)施方案實(shí)施過程中，加強(qiáng)協(xié)作單位資源調(diào)度，避免推諉扯皮現(xiàn)象。職能機(jī)關(guān)要按照實(shí)施方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)督檢查。不能只檢查，不解決問題，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)單位溝通解決。任務(wù)推進(jìn)結(jié)果及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。如與實(shí)施方案有偏差，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干預(yù)，降低風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)劃實(shí)施完成后，及時(shí)向會(huì)議決策小組反饋并進(jìn)行后評價(jià)，總結(jié)固化項(xiàng)目成果和問題，并盡快形成歸檔文件，為后續(xù)類似工作形成指導(dǎo)意見。