淺談財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作

王鈺 無錫衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校

據(jù)相關(guān)資料顯示，企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)工作方式有著極大的不同。其中，在財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作主要是將企業(yè)各部門中的會(huì)計(jì)檔案全部集中到財(cái)務(wù)共享中心，并實(shí)施統(tǒng)一管理；而傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作大多靠人工，并且各部門的會(huì)計(jì)檔案較為分散，不具備集中性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作效率較低。而在財(cái)務(wù)共享模式下，不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，并且還能夠在線上進(jìn)行管理工作的操作，科學(xué)提高會(huì)計(jì)檔案管理工作水平。

一、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變化分析

1.從會(huì)計(jì)檔案管理體系上看，財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)管理體制重心逐漸向依賴財(cái)務(wù)共享模式構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系發(fā)展，需要注意的是在新體系構(gòu)建并不完善的情況下，直接推行財(cái)務(wù)共享會(huì)在一定程度上對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理體系造成較大沖擊。

2.在會(huì)計(jì)檔案的形成過程中，檔案的形成過程正在不斷加長，企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式由傳統(tǒng)橫向?qū)俚鼗芾眢w系轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向的財(cái)務(wù)共享管理體系。從而有效加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門的聯(lián)系與溝通互動(dòng)，因此會(huì)計(jì)檔案的形成就與財(cái)務(wù)共享部門有了直接的聯(lián)系。

3.會(huì)計(jì)工作內(nèi)容以及檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體都出現(xiàn)了一定的改變。財(cái)務(wù)共享部門的檔案質(zhì)量，最終會(huì)影響到整個(gè)會(huì)計(jì)檔案的形成，并對整體質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任。因此，在財(cái)務(wù)共享部門中，加強(qiáng)內(nèi)部控制已經(jīng)成為日常工作中非常重要的環(huán)節(jié)之一。

二、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值

（一）提升會(huì)計(jì)檔案管理精細(xì)化

隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的不斷發(fā)展，共享模式影響下檔案管理工作需在云平臺上完成，對檔案進(jìn)行分類、電子化處理，并且將在財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)中心上傳原始單據(jù)，上傳后系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)進(jìn)行分類處理、生成編號，以智能化的數(shù)據(jù)采集處理方式，減少檔案工作失誤情況，從而提高檔案綜合治療。此外，會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過上傳整合處理后，將會(huì)與其他會(huì)計(jì)信息建立聯(lián)系，從而提升檔案管理精細(xì)化。

（二）提升會(huì)計(jì)檔案管理準(zhǔn)確性

在企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的影響下，會(huì)計(jì)檔案中賬簿與報(bào)表數(shù)據(jù)都是獨(dú)立存在的，同時(shí)也可以與其他會(huì)計(jì)系信息之間構(gòu)成相應(yīng)的聯(lián)系。相關(guān)人員僅需要利用相關(guān)技術(shù)對原始會(huì)計(jì)信息進(jìn)行掃描，在影像識別系統(tǒng)支持下對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)讀取，之后再上傳至云端形成財(cái)務(wù)報(bào)表，在此過程中會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，因此準(zhǔn)確性較強(qiáng)。

（三）提升會(huì)計(jì)檔案管理工作效率

財(cái)務(wù)共享模式會(huì)計(jì)檔案管理不僅擁有電子會(huì)計(jì)檔案，同時(shí)還擁有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。在共享平臺中，相關(guān)人員將數(shù)據(jù)信息上傳后能夠有效減少紙質(zhì)檔案，擴(kuò)大電子檔案儲存空間。另外，還可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行預(yù)測，之后通過進(jìn)一步處理、加工，大大縮短會(huì)計(jì)報(bào)表編制時(shí)間，從而有效節(jié)省人力、物力以及時(shí)間，提升效率。

三、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理策略

（一）統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案處理平臺

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下創(chuàng)建統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案處理平臺，能夠很大程度提升會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。因此，在平臺創(chuàng)建過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定，在信息化環(huán)境下需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理形成電子化檔案，隨后進(jìn)行歸檔，針對該工作內(nèi)容制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，在具體的實(shí)施過程中需要為工作人員調(diào)配相應(yīng)專業(yè)工作者加以指導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案處理平臺運(yùn)行。另外，財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施后，會(huì)計(jì)檔案管理硬件設(shè)施將會(huì)有一定程度上升，進(jìn)而會(huì)計(jì)檔案信息化水平將會(huì)隨之提升，最終提升企業(yè)各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)性能以及工作效率。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

在企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式不斷落實(shí)的影響下，會(huì)計(jì)檔案管理工作首先應(yīng)當(dāng)完善相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案歸檔制度。第一，相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并未打印成為書面形式之前，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對其妥善保管，并對副本進(jìn)行留檔處理；第二，合理建設(shè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理存儲制度，在國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)下，對會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，分開存放備用盤以及儲存盤，根據(jù)分類與順序，將現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)儲存設(shè)備對會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行編號，并將時(shí)間、內(nèi)容等標(biāo)注清楚；第三，完善查閱手續(xù)制度，在日常管理工作中工作者想要查看會(huì)計(jì)檔案，必須由專門負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽批，并辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)；第四，會(huì)計(jì)檔案定期備份。針對會(huì)計(jì)檔案備份，做到定期處理，并創(chuàng)建備查登記簿，其中包括備份時(shí)間、數(shù)量以及保管形式等。

（三）重視風(fēng)險(xiǎn)控制以及安全防范

財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)生了巨大變化，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以及影像資料是否一致經(jīng)常會(huì)被質(zhì)疑。在此情況下，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制，起到有效防范外部風(fēng)險(xiǎn)的作用。因此，在實(shí)際工作中首先需要不斷提升在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的數(shù)據(jù)處理治療，避免失誤，盡可能降低由于管理人員操作失誤所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，有效提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量及效果。除此之外，還應(yīng)當(dāng)提升員工安全防范意識，重視風(fēng)險(xiǎn)控制，提高風(fēng)險(xiǎn)控制質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，隨著新時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，財(cái)務(wù)共享模式逐漸普遍化，企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生變化，逐漸電子化、集中化發(fā)展。因此，在情況下企業(yè)相關(guān)部門以及相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)共享模式的使用，不斷完善與提高財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量，從而對會(huì)計(jì)檔案管理起到積極的推動(dòng)作用。此外，財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，制定出符合企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展的管理制度，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展、進(jìn)步。