現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理簡(jiǎn)述

王亮 煙臺(tái)檢驗(yàn)認(rèn)證有限公司

當(dāng)前，企業(yè)發(fā)展已步入現(xiàn)代管理階段，檔案管理將同步進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理不僅具有方式和技術(shù)效率高的特點(diǎn)，而且使企業(yè)檔案的價(jià)值再次得到彰顯，這直接關(guān)系到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展，是企業(yè)的核心工作。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理發(fā)展

（一）由專一轉(zhuǎn)為多元化

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，通常使用手寫紙質(zhì)文件和打印等方法來(lái)移交，查閱和保存報(bào)告或正式文件。由于管理工作量大，對(duì)管理場(chǎng)所提出了更高的要求，增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，消耗了大量的人力和物力。我們只能通過(guò)手動(dòng)方式申請(qǐng)或查詢企業(yè)文件信息，這很容易導(dǎo)致工作繁忙檔案管理中存在錯(cuò)誤，因此在檔案管理中存在遺漏。在現(xiàn)代社會(huì)中，檔案管理正在朝著各種載體的方向發(fā)展，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，數(shù)字化和電子化。

（二）由內(nèi)向外發(fā)展

在現(xiàn)代體制下，盡管一些大中型企業(yè)可以自行管理檔案，但小型或微型企業(yè)仍然很多，難以完善相關(guān)的檔案管理體系。因此，我們需要將管理模式從本地管理更改為內(nèi)部和外部聯(lián)合管理，并且可以自行管理機(jī)密檔案或企業(yè)的核心技術(shù)。外包檔案管理公司需要管理普通檔案，可以減輕管理人員的工作量，節(jié)省隨機(jī)成本，時(shí)間成本和人工成本，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，促進(jìn)新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

二、現(xiàn)代制度下企業(yè)檔案管理的具體方法

（一）加強(qiáng)管理觀念

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)，應(yīng)更加注重獲取利潤(rùn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在某種程度上，缺乏對(duì)檔案管理的關(guān)注可能導(dǎo)致錯(cuò)誤的惡性循環(huán)。因此，有必要總結(jié)歷史行動(dòng)的軌跡，改變管理者的觀念，回顧過(guò)去的失敗經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，防止再次發(fā)生錯(cuò)誤。可以看出，檔案管理的重要性是不言而喻的。必須確定資源居住地和信息源的重要位置，運(yùn)用信息技術(shù)，打破檔案柜和檔案盒的思維限制，將大量的信息資源與光速網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，充分發(fā)揮價(jià)值和所含信息的作用在檔案中，為企業(yè)制定方案和計(jì)劃提供重要依據(jù)。抓住短暫的商機(jī)，以確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）提高管理人員的專業(yè)性

首先，企業(yè)要注意對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，并定期進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)。對(duì)于不同級(jí)別的人員，應(yīng)進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。對(duì)于老員工，有必要轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)。例如教這些老員工如何使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理。其次，對(duì)于一些年輕或新的檔案管理人員，他們應(yīng)該關(guān)注檔案管理的基本理論知識(shí)，關(guān)鍵是教他們專業(yè)知識(shí)。我們可以實(shí)行“新舊結(jié)合”的方針，以師徒為主的形式進(jìn)行一對(duì)一的培訓(xùn)，使他們可以在最短的時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識(shí)。只有這樣，企業(yè)中的所有檔案管理人員才能提高專業(yè)水平，始終滿足當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，并在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮有效作用。

（三）多元化的檔案管理

首先，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，需要建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，使檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，并確保信息技術(shù)手段的實(shí)施。根據(jù)指導(dǎo)原則和實(shí)踐基礎(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，實(shí)時(shí)訪問(wèn)有用信息，為企業(yè)決策提供參考，以提供可靠的數(shù)據(jù)支持。其次，通過(guò)數(shù)字檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)集約化，集中化的管理模式，打破無(wú)序，煩瑣的紙質(zhì)檔案的局限性，不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)“云技術(shù)”的優(yōu)勢(shì)。使檔案管理無(wú)限深度和廣度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，此外，我們可以實(shí)時(shí)收集和組織企業(yè)生產(chǎn)信息，銷售，管理，維護(hù)，客戶服務(wù)等信息，防止丟失或損壞對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。最后，通過(guò)系統(tǒng)的檔案管理模式，它可以與企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)平臺(tái)相關(guān)聯(lián)，以進(jìn)行集中和集成的管理。它需要建立一個(gè)內(nèi)部本地化系統(tǒng)，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建立相關(guān)的端口，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)客戶服務(wù)和產(chǎn)品銷售，在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)獲取該鏈接的情況，查詢每個(gè)階段的檔案并發(fā)送及時(shí)改變現(xiàn)在影響企業(yè)自身發(fā)展的因素，調(diào)整生產(chǎn)，銷售，管理方式。

（四）做好安全監(jiān)管

隨著時(shí)間的流逝，企業(yè)檔案的數(shù)量將繼續(xù)增加，這具有一定程度的復(fù)雜性和多樣性。因此，有必要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，以防止掩埋檔案本身的價(jià)值，甚至避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。通常，可以根據(jù)重要性的程度細(xì)分檔案管理，例如次要，不太常見(jiàn)，一般重要和核心。使用本地存儲(chǔ)管理和本地服務(wù)器備份數(shù)字檔案。由于大多數(shù)文件管理都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，因此很容易受到病毒的入侵。因此，在開(kāi)始存儲(chǔ)之前，必須安全地檢測(cè)電子信息數(shù)據(jù)，及時(shí)進(jìn)行防病毒處理，并升級(jí)病毒庫(kù)。

此外，企業(yè)要嚴(yán)格遵守《檔案法實(shí)施辦法》，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作依法進(jìn)行。同時(shí)，要加強(qiáng)法制觀念，配合檔案行政部門發(fā)布的規(guī)章制度，全面推進(jìn)“依法管理檔案”，正確處理業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政執(zhí)法之間的關(guān)系，根據(jù)企業(yè)需要制定不同的監(jiān)督指導(dǎo)方法和體系，實(shí)現(xiàn)多元化管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代管理時(shí)代，檔案管理也應(yīng)同步發(fā)展，需要采取有效的管理措施，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用，為企業(yè)戰(zhàn)略管理提供重要依據(jù)。根據(jù)客觀需求和自身實(shí)際，企業(yè)需要合理地匹配不同的組合方式，不僅可以簡(jiǎn)化信息資源的使用過(guò)程，提高檔案管理的效率和速度，還可以降低管理成本，確保信息的安全。