精細化管理在企業(yè)辦公室管理中的應用

王貴娟 山西晉煤集團宏圣煤炭物流貿易有限公司

精細化管理作為企業(yè)辦公室一種十分高效的管理模式，可以有效提高企業(yè)辦公室工作效率以及工作質量。這種管理模式在更好地為辦公室提供合理資源的同時，可以節(jié)約不必要的工作開支，為辦公室的決策制定與部署，管理政務機要提供了更加明確簡單的環(huán)境。再者，詳細明了的精細化管理可以督促辦公室工作人員從公司大局出發(fā)衡量個人工作的價值，防止冗雜矛盾的管理制度拖累工作人員進行正常工作。最后，精細化的管理也方便企業(yè)其他部門對辦公室的工作有更深入的了解，辦公室精細化管理經驗也可以更好地與其他部門分享，并因地制宜輔助其他部門發(fā)展，進而促進整個企業(yè)的科學可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室中的工作阻礙

隨著我國經濟穩(wěn)中向好發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展與改革也離不開一系列順應時代的變化與創(chuàng)新，在這一過程當中，企業(yè)辦公室的管理模式較傳統(tǒng)就必須有所革新。由于辦公室職能較為復雜，是連接企業(yè)內部各個部門的主要樞紐，不僅僅是企業(yè)內最為重要的部門之一，也是企業(yè)內比較容易出現(xiàn)問題，容易出現(xiàn)阻礙工作流程，降低工作效率的因素的部門。進行辦公室精細化管理的前提，就是要先找出企業(yè)內辦公室現(xiàn)有工作中存在的問題與障礙。

（一）辦公室人員工作效率低

辦公室的工作要求員工需要較為豐富的文化水平以及較高的技能水平，也需要一定的工作經驗，更需要對工作負責任的態(tài)度和一絲不茍，認真仔細的工作作風。辦公室人員最忌諱拖拉懶散，做事拖泥帶水，不干脆，不認真。企業(yè)辦公室的部分員工有出現(xiàn)這樣的情況，必須及時改正。辦公室工作有很強的時效性，如果工作效率過低會直接影響企業(yè)的業(yè)務工作。

（二）崗位職不明確

企業(yè)辦公室崗位較多，需要十分細致明確的分工，讓每一個員工都有屬于自己的崗位，分工明確，工作內容清晰明了，要防止工作空崗和工作過飽和，一來可以節(jié)約工作成本，防止不必要的浪費，二來可以合理分配工作資源，提高效率。再者，辦公室工作需要良好的溝通與交流，需要員工互相協(xié)調配合，也需要辦公室與其他部門相互協(xié)商。辦公室人員除完成本職工作之外，也需要與其它部門做好協(xié)調。

（三）管理制度不完善

辦公室工作需要明確的分工與相互有效配合，也需要科學合理的制度進行管理以及明確清晰的工作流程，這就要求管理人員需要制定比較合理的管理制度和詳實具體的工作流程，并嚴格按照這些規(guī)章制度進行對員工的管理與獎懲。員工也應積極配合這些工作制度，積極反饋制度不合理，不完善的地方。工作流程中出此案的責任落實缺失，態(tài)度不端正等問題也應及時處理與改正。明確崗位責任與意識，把控好每一個工作環(huán)節(jié)防止出現(xiàn)問題。

二、精細化管理的具體方案

（一）加強細節(jié)監(jiān)察與管理，量化考核制度

辦公室工作煩瑣冗雜，這就需要更加精細化的方案進行管理。要求每一位員工在工作當中都要做到精細化、制度化、標準化。每一項工作內容都要有明確清晰的標準，工作流程都要有明確的指導方針，員工必須按照這些標準化的工作安排進行工作，進而提高工作效率，保證工作質量，及時反饋工作中存在的新的問題并配合有關部門積極解決。管理者也應精細化每一步監(jiān)察流程，精細化每一個考核標準，量化考核內容，定期對員工工作內容進行考核評估，嚴格按照考核標準與適宜的獎懲制度對員工進行改進與鼓勵。

（二）提高責任意識，加強溝通合作

辦公室的事務性工作需要員工具有高度責任意識，只有負責任，認真仔細的員工才可以進行辦公室有關工作。對于辦公室中出現(xiàn)的散漫怠惰，拖泥帶水的工作情況應堅決杜絕并予以適當懲罰，有必要時需要進行通報批評。員工已積極配合企業(yè)制度，明確自己的崗位責任，并與其它崗位，其他部門積極進行溝通協(xié)調，注重通力合作，互相協(xié)作，以公司整體利益為大局，時刻關心企業(yè)發(fā)展，努力工作，認真將每一項工作做到最好。辦公室管理人員在布置工作時也應充分考慮每一個人的工作能力與工作態(tài)度，充分發(fā)揮每一個員工的潛力，也要及時糾正每一個偏頗，對員工認真負責，與外界溝通也要發(fā)揮協(xié)調能力，及時傳達會議精神，積極聽取員工反饋。

（三）加大宣傳力度，促進企業(yè)整體精細化管理

辦公室精細化管理可以作為企業(yè)整體精細化管理的試點與試驗，其有效經驗與管理措施可以為全公司提供有效的管理模式，緊密結合財務，業(yè)務等多個部門進行溝通合作，共同促進企業(yè)的發(fā)展與改革。這就要求辦公室管理者與工作人員更要精細化每一個工作內容與環(huán)節(jié)，制定適合企業(yè)發(fā)展的標準化工作流程與檢查反饋方案，不斷優(yōu)化工作制度，積極創(chuàng)新工作模式，努力培養(yǎng)每一個人的“工匠精神”，以積極飽滿，昂揚向上的態(tài)度投入到日常工作當中，精益求精，求真務實，開拓進取，積極探索。將精細化、標準化、質量化的工作模式大力拓展的企業(yè)的每一個部門，為其它部門提供寶貴的精細化管理經驗，分享應用實踐成果，加強思想政治建設，是每一個人都具備精細化管理與工作的意識與理念，注重產品質量優(yōu)化，服務到位，銷售流程順暢，促進整個辦公室圓滿完成必要工作的同時，更是促進整個企業(yè)的向好發(fā)展與持續(xù)發(fā)展。

三、結語

企業(yè)辦公室精細化管理對于整個企業(yè)的發(fā)展都十分關鍵，需要管理者與工作人員積極配合，共同努力，以積極的態(tài)度去面對工作中的難題，及時解決，認真遵循企業(yè)制度，改善工作流程與內容，注重溝通交流，相互協(xié)作，為企業(yè)的科學可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮自己的能力。