財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理的探討

王霞 中國石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司濮陽服務(wù)部

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)上有很多大型企業(yè)開始著手建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，從而再次梳理企業(yè)的各種業(yè)務(wù)流程。財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)能夠有效減少運(yùn)營成本，提升企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的效率和會(huì)計(jì)工作效果，讓企業(yè)的各種資源能夠得到高效的利用和合理的配置。在會(huì)計(jì)工作當(dāng)中，應(yīng)付賬款是大部分企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心后第一個(gè)納入的財(cái)務(wù)流程。應(yīng)付賬款在財(cái)務(wù)共享模式下得到了有效的完善，但應(yīng)付賬款管理還存在一些問題，并亟須解決。

一、財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理所面對的問題

（一）信息溝通不暢

在財(cái)務(wù)共享模式下，應(yīng)付賬款管理工作是日常工作中非常重要的組成部分。但在應(yīng)付賬款管理過程中，出現(xiàn)了財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)工作前端脫離的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)核算人員無法充分了解業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，溝通也比較困難。在這種信息溝通不暢的情況下，企業(yè)在進(jìn)行應(yīng)付賬款管理工作過程中會(huì)出現(xiàn)很多職責(zé)模糊的地方，對應(yīng)付賬款管理帶來不利影響[1]。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)化不足

在財(cái)務(wù)共享模式下，應(yīng)付賬款管理所處環(huán)境已經(jīng)產(chǎn)生了很大的變化，尤其是應(yīng)付賬款檔案管理中的申請單、工資表、發(fā)票等。在這個(gè)背景下，管理中的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)產(chǎn)生非常多的不一致，不僅會(huì)提升財(cái)務(wù)管理難度，也會(huì)提升財(cái)務(wù)共享中心的成本消耗[2]。

（三）系統(tǒng)需要進(jìn)一步優(yōu)化

財(cái)務(wù)共享模式在我國實(shí)際運(yùn)用的時(shí)間尚短，具體的財(cái)務(wù)共享模式軟件、硬件等還在探索當(dāng)中，整個(gè)系統(tǒng)在應(yīng)用過程中還存在一些問題。在現(xiàn)在的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)下，很多財(cái)務(wù)共享軟件都能夠直接對接支付系統(tǒng)，但在系統(tǒng)安全機(jī)制方面，能夠配合企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的銀行比較少，對應(yīng)付賬款管理的推進(jìn)有負(fù)面影響。在財(cái)務(wù)共享模式下，核算人員的綜合能力和服務(wù)方面的質(zhì)量和效率等，對應(yīng)付賬款管理有比較大的影響。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享模式下，各個(gè)崗位的分工都已經(jīng)非常細(xì)化。財(cái)務(wù)核算人員在進(jìn)行應(yīng)付賬款核算過程中，如果不牽扯其它核算則被定位成會(huì)計(jì)操作員，這樣就會(huì)讓工作人員的職責(zé)和視野限制在應(yīng)付賬款之中，核算人員的相關(guān)知識也無法獲得比較全面的拓展。如果財(cái)務(wù)共享模式中激勵(lì)制度不完善，那么就會(huì)直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作人員缺乏工作積極性，從而影響應(yīng)付賬款管理的質(zhì)量[3]。

二、財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理策略

（一）優(yōu)化應(yīng)付賬款管理流程

要對應(yīng)付賬款管理流程進(jìn)行優(yōu)化，首先就要從發(fā)票信息收集過程中充分優(yōu)化管理流程。在物資管理相關(guān)部門配置電子監(jiān)督設(shè)備，嚴(yán)格控制物資的驗(yàn)收，單據(jù)保管等環(huán)節(jié)的真實(shí)性。對于出現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)的現(xiàn)象，則要加強(qiáng)整個(gè)流程的審核和自動(dòng)識別功能，同時(shí)建立采購人員黑名單制度。其次，針對有遺失或者積壓的票據(jù)等，可以利用影像系統(tǒng)采集記錄，普通發(fā)票通過電子發(fā)票平臺(tái)進(jìn)行解決。一般情況下由采購工作人員和供應(yīng)商將票據(jù)等通過影像傳輸?shù)截?cái)務(wù)共享中心，然后由財(cái)務(wù)審核人員進(jìn)行線上審核。最后，針對點(diǎn)對點(diǎn)付款的情況，可以將資金分配表審批時(shí)間提前，從而增加付款頻率，讓付款到期時(shí)間盡量接近實(shí)際付款時(shí)間。如果在付款過程中無法提前付款，那么應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)將相關(guān)供應(yīng)商列出，做好與之進(jìn)行溝通的準(zhǔn)備，減少溝通成本。

（二）部門職責(zé)清晰化

財(cái)務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款管理，要清楚了解賬款業(yè)務(wù)前端的情況，從而通過相關(guān)的制度，讓每個(gè)員工都能在了解自身工作職責(zé)的情況下規(guī)范操作。如，應(yīng)付賬款前端設(shè)置相應(yīng)的財(cái)務(wù)審核工作人員，以達(dá)到了解業(yè)務(wù)前端的目的。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式下，還需要配置記賬、審核、監(jiān)督等崗位，從而將各項(xiàng)管理工作都規(guī)范化，有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)應(yīng)付賬款可以進(jìn)行細(xì)分，分為記賬、清賬、函證對賬、業(yè)務(wù)清理。其中會(huì)計(jì)記賬、清賬標(biāo)準(zhǔn)化比較高，而對賬、業(yè)務(wù)清理則由經(jīng)營單位進(jìn)行。各部門之間將業(yè)務(wù)邊界厘定清楚，強(qiáng)化彼此之間的配合，這樣才能充分發(fā)揮應(yīng)付賬款管理的作用。

（三）加強(qiáng)工作人員的培養(yǎng)

因?yàn)樨?cái)務(wù)共享模式不同于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)新員工業(yè)務(wù)能力不足，老員工工作情緒不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)脫離等問題，公司應(yīng)該不斷加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)。具體而言，公司定期舉辦培訓(xùn)會(huì)，提高核算人員在財(cái)務(wù)知識領(lǐng)域方面的水平，加深財(cái)務(wù)共享模式下工作流程中重要節(jié)點(diǎn)的介紹，強(qiáng)化員工對系統(tǒng)和流程的熟悉程度等。其次，公司還需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算人員的共享服務(wù)觀念，在共享中心定期舉辦講座、交流會(huì)等，引導(dǎo)新老工作人員都參與到活動(dòng)當(dāng)中，從而強(qiáng)化員工的管理理念，同時(shí)還能讓其它部門的工作人員加入交流中，有效提升各部門之間的配合度和協(xié)同性。最后，公司還要有計(jì)劃的強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，在企業(yè)和部門內(nèi)部建設(shè)獨(dú)特的企業(yè)文化或者部門文化。公司部門也要積極開展團(tuán)建活動(dòng)，提升工作人員團(tuán)隊(duì)配合、協(xié)作能力等，從而提升工作人員的綜合素養(yǎng)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，財(cái)務(wù)共享模式已經(jīng)成為大型企業(yè)財(cái)務(wù)部門發(fā)展的必然趨勢，這個(gè)模式能夠有效整合數(shù)字信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐漸擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公和管理，有效構(gòu)建企業(yè)銀行稅務(wù)三者之間的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款管理的升級。在財(cái)務(wù)共享模式下，應(yīng)付賬款的管理要同各部門的業(yè)務(wù)有清晰的界定，從而強(qiáng)化整個(gè)付款流程的規(guī)范性。同時(shí)，各部門之間要加強(qiáng)合作，統(tǒng)一財(cái)務(wù)共享模式下的工作標(biāo)準(zhǔn)，提升企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性，簡化財(cái)務(wù)核算流程。