實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理探究

何小紅 南漳縣公共檢驗(yàn)檢測(cè)中心

實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化就是在原有檔案信息的基礎(chǔ)之上，對(duì)檔案的信息內(nèi)容存在的形式加以更改，使實(shí)驗(yàn)室相關(guān)檔案融于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、大眾，趨向于社會(huì)化發(fā)展，推動(dòng)資源在一定程度上的共享。這樣的管理方式需要有與時(shí)俱進(jìn)的思想意識(shí)，還必須要結(jié)合先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用手段。

一、實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的意義

（一）保證工作質(zhì)量

在實(shí)驗(yàn)的過程中，由于各個(gè)儀器會(huì)有眾多的有用信息和數(shù)據(jù)，使得信息的保存和管理工作尤其重要。數(shù)據(jù)處理得當(dāng)，才能確保實(shí)驗(yàn)可以正確開展，從而保證實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量。通過檔案的信息化管理，做好實(shí)驗(yàn)過程的記錄工作，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和歸納整理是科研工作的關(guān)鍵關(guān)節(jié)。

（二）提高工作效率

在實(shí)際工作中，各方面內(nèi)容的文件采用的是紙質(zhì)和電子存儲(chǔ)兩種方式相結(jié)合，但在查找和使用時(shí)，極其不便，嚴(yán)重影響工作效率。實(shí)驗(yàn)室的工作人員不僅要具備專業(yè)化水平，還要有耐心和細(xì)心，才能應(yīng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)各種各樣的復(fù)雜任務(wù)。利用信息化手段，可以數(shù)據(jù)處理更具有條理[1]。工作人員在查找資料時(shí)能節(jié)省時(shí)間，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，同時(shí)也能保證用戶在需要的時(shí)候，能迅速掌握自己想了解的信息。另外，對(duì)于一些大機(jī)構(gòu)而言，由于信息量太多，在保存和歸納上很難做到條理性，而信息化手段則可以保證檔案管理的有效性。

（三）是保障檢校工作的關(guān)鍵

信息化手段可以在管理系統(tǒng)中設(shè)置提醒功能和預(yù)警機(jī)制，并且可以真實(shí)的反映計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)所涉及的詳細(xì)記錄，包括設(shè)備和文件、數(shù)據(jù)以及工作人員等，檢校人員在日常的管理中，通過預(yù)警機(jī)制和數(shù)據(jù)信息記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整工作方式，減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率，確保工作結(jié)果的客觀、可靠性。

二、實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理中存在的問題

（一）專業(yè)化管理人才的匱乏

盡管檔案管理在實(shí)驗(yàn)室的管理當(dāng)中十分重要，然而，在現(xiàn)實(shí)中，由于各方面條件存在局限性，導(dǎo)致目前的檔案管理員的專業(yè)化水平參差不齊。一些檔案管理員并不是專職人員，而是身兼數(shù)職，有些管理員可能是實(shí)驗(yàn)室的財(cái)務(wù)管理人員，又甚或是由實(shí)驗(yàn)室物品管理人員來擔(dān)任這份工作。人才的后備力量跟不上，會(huì)導(dǎo)致檔案管理方面存在各種問題。

（二）思想意識(shí)不足

在日常的檔案管理工作中，工作人員往往更加重視按時(shí)完成設(shè)備檢校和正確的出具報(bào)告或證書，而忽視對(duì)相關(guān)資料的收集和整理歸檔。其實(shí)，重要資料的分類整理歸檔是一份復(fù)雜的任務(wù)，事關(guān)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的完整性，如果工作人員的日常管理中缺乏正確認(rèn)識(shí)，會(huì)導(dǎo)致資料的缺失，給查找信息增添了麻煩，也不利于及時(shí)更新信息[2]。

三、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理的相關(guān)舉措

為了解決以上問題中，需要采取以下措施：

（一）培養(yǎng)綜合型優(yōu)秀人才

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理工作有其特殊性，專業(yè)性理論知識(shí)強(qiáng)，工作內(nèi)容涉及面廣泛，是一份綜合性管理工作。因此，工作人員不僅要掌握一定的計(jì)量方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要能夠具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的實(shí)操能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)應(yīng)用和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。唯有如此，才能夠使用檔案信息化管理的實(shí)施。很多實(shí)驗(yàn)室機(jī)構(gòu)應(yīng)該跳出過去的管理方法，讓兼職人員去管理檔案是不可取的，必須要選聘專職人員，定期通過座談會(huì)和專家網(wǎng)課等方式豐富和更新人才的理論知識(shí)，組織培訓(xùn)，提升專業(yè)能力，讓工作人員在不斷學(xué)習(xí)中，充分認(rèn)識(shí)到工作內(nèi)容的特殊性，提高責(zé)任意識(shí)和使命感[3]。在掌握了專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)之后，各大機(jī)構(gòu)還要注重培養(yǎng)人員對(duì)信息化手段的敏感性，引導(dǎo)員工將人工管理和信息化手段管理結(jié)合起來，提高管理工作的整體水平。

（二）提高重視，建立完整的信息化管理模式

在信息化社會(huì)，如果實(shí)驗(yàn)室的檔案管理一直停留在過去傳統(tǒng)的管理模式中，勢(shì)必檔案管理不能及時(shí)有效發(fā)揮最大價(jià)值，所以，管理者要跟上時(shí)代，轉(zhuǎn)化思維方式。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案包括表格類和證書類。前者是由專門的人員進(jìn)行記錄，記錄的內(nèi)容有考核和項(xiàng)目審核等方面的內(nèi)容。后者則是實(shí)驗(yàn)室計(jì)量認(rèn)證、檢校以及設(shè)備等方面的證書。除此之外，還有質(zhì)量手冊(cè)和實(shí)驗(yàn)室相關(guān)政策要求等等方面內(nèi)容。由此可見，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理內(nèi)容十分復(fù)雜和龐大，建立完整的檔案管理體系是有必要的。管理者在建立完整的管理體系之前，要多參考和借鑒其他機(jī)構(gòu)的成功做法，并立足自身實(shí)際情況，制定符合自己的方法，讓信息化手段發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）做好分類工作，保證有序性

一套完整的管理體系，理應(yīng)包含檔案的分類管理。實(shí)驗(yàn)室檔案管理的工作人員在做分類工作時(shí)，應(yīng)善于列清單，將所有的檔案都分門別類，這種分類管理的模式，能夠?yàn)楹罄m(xù)的查閱和更新管理做好鋪墊，減少工作的重復(fù)性。將各個(gè)板塊的數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)權(quán)限進(jìn)行使用和整理，能夠保證檔案在時(shí)間上和類別上更有連續(xù)性，資料的完整度也能保持。例如，可以對(duì)不同類別的檔案做好編號(hào)，劃好文件放置區(qū)域，并使用表格法，使得劃分更加清晰和明確。總而言之，計(jì)量檔案信息化管理工作需要精益求精，一點(diǎn)點(diǎn)小小的失誤和懈怠都容易增加工作量，甚至發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)誤，所以管理者在工作中一定要做好每一個(gè)流程的有序管理。

四、結(jié)束語

總之，實(shí)驗(yàn)室檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要逐步完善各項(xiàng)管理機(jī)制，讓信息化和人工管理兩種方式在實(shí)際工作中相得益彰，還需提高工作人員總體水平，大力引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型的高素質(zhì)人才，提高管理工作效率。實(shí)踐證明，信息化手段有效提高了實(shí)驗(yàn)室檔案的管理水平，將所有工作信息連接成一個(gè)有機(jī)整體，使檔案管理工作日益完善，提升規(guī)范化和系統(tǒng)化，使計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案在計(jì)量檢定和檢校工作中發(fā)揮著積極作用。